Sistem organisasi dan alat produktiviti tidak sesuai untuk semua. Sesetengah orang suka perkara menjadi "begitu sahaja", manakala sesetengah yang lain berkembang dalam keadaan huru-hara. Untuk mencari tempat yang menggembirakan anda, kami menyusun strategi untuk memastikan semua orang teratur dan produktif berdasarkan enam jenis personaliti. Selain itu, jangan rasa terperangkap dalam satu jenis personaliti. Walaupun anda selalunya Seorang yang Tidak Teratur, beberapa pengesyoran Minimalis berkemungkinan akan berkesan untuk anda juga!
Orang yang Melakukan Berbilang Tugas
Adakah anda melompat daripada satu projek ke projek seterusnya? Adakah tetingkap pelayar anda mempunyai lebih daripada 46 tab yang terbuka sekarang? Anda mungkin Seorang yang Melakukan Berbilang Tugas. Walaupun anda berjaya menguruskan tugas itu, sesuatu yang bahaya akan sentiasa mengambil peluang untuk masuk.
Strategi:
Gunakan senarai tugasan dalam Dropbox Paper untuk sentiasa mengetahui aliran kerja anda yang berbeza. Senarai tugas amat membantu apabila bekerja dengan atau mengurus pasukan.
Cara menyediakan senarai tugasan Paper:
Sebaik sahaja anda mencipta dokumen Paper, cari butang senarai semak dalam bar alat pada bahagian bawah skrin anda. Untuk memulakan senarai tugasan anda dalam dokumen Paper baru anda:
Tambah tugasan anda dalam senarai semak
Tugaskan kepada diri sendiri atau ahli pasukan menggunakan ciri @mention
Tetapkan tarikh akhir untuk disiapkan
Si Minimalis
Satu kerusi. Satu meja. Satu komputer riba. Tiada yang lain. Orang yang minimalis mengabaikan perkara yang tidak penting untuk fokus menjadi produktif dan tenang.
Strategi:
Jadikan Dropbox anda mencerminkan gaya hidup anda. Arkibkan kekusutan dan simpan yang penting sahaja.
Cara mengatur arkib:
Mengusahakan projek untuk pelanggan, menyusun gambar atau menyimpan dokumen penting menimbulkan banyak kekacauan digital. Daripada mempunyai segala-galanya dalam satu lokasi kongsi, pisahkan Dropbox anda ke dalam folder "Bekerja" dan "Arkib". Dengan cara ini, anda boleh memastikan anda sentiasa mempunyai akses kepada fail anda tanpa perlu melihat semuanya. Simpan sejumlah besar foto atau video yang tidak diisih dalam Arkib sebelum anda memilih perkara yang ingin anda alihkan ke Bekerja. Atau, simpan versi projek yang tidak digunakan dalam Arkib yang boleh anda akses kemudian untuk mengolah semula untuk tujuan lain.
Orang yang Penuh Semangat
YOLO. Apabila anda mempunyai matlamat, tiada apa-apa yang akan menghalang anda daripada mencapai matlamat tersebut. Menyelesaikan sesuatu dan menyelesaikan dengan betul adalah nama permainan ini.
Strategi:
Memandangkan anda sudah pun mengatasi segala-galanya, jimat lebih banyak masa dengan mencipta folder kongsian kerjasama untuk memastikan semua orang teratur.
Cipta folder kerjasama yang dikongsi:
Fikirkan untuk berkongsi folder seperti berkongsi ruang kerja anda, tetapi tanpa mengganggu satu sama lain. Mula-mula, susun segala-galanya mengikut kehendak anda, dengan semua fail projek anda di satu tempat pusat. Kemudian, apabila anda mengongsinya, mana-mana ahli folder boleh membuat perubahan secara langsung, menjimatkan masa semua orang dan menggalakkan kerjasama.
Pelengah
Sekarang pukul 3:00 am, dan anda baru membaca artikel ini yang dihantar oleh rakan anda kepada anda sebulan yang lalu. Lebih baik lewat daripada langsung tidak. Ia sentiasa selesai, tetapi lazimnya sejurus sebelum tamat tempoh.
Strategi:
Anda tetap akan menunggu sehingga saat-saat akhir—tiada gunanya untuk cuba mengubah perkara itu. Sebaliknya, jadikan pengiraan saat akhir itu dengan memperkemas produktiviti anda.
Gunakan alat produktiviti:
Set alat produktiviti Dropbox membolehkan anda melakukan lebih banyak perkara dalam masa yang singkat. Gunakan Dropbox Paper untuk mencipta dan mengurus dokumen kerjasama. Buat pengeditan, tetapkan tugasan, berikan maklum balas dan banyak lagi dalam masa nyata pada masa anda. Gunakan Dropbox Sign untuk mengendalikan semua keperluan tandatangan dokumen anda secara sah dan serta-merta. Tidak perlu tergesa-gesa berlari ke pejabat pos untuk menghantar dokumen onboarding. Dan akhirnya, gunakan apl mudah alih Dropbox untuk mengimbas dokumen, menangkap imej dan meninggalkan maklum balas semasa dalam perjalanan. Tiada sebab anda tidak boleh mengulas pada suntingan video semasa anda berada dalam barisan di kedai runcit.
Orang yang Mementingkan Kesempurnaan
Sifar e-mel yang belum dibaca. Desktop komputer bersih. Segala-galanya berada di tempat yang betul, dan anda menyukai cara itu—sempurna.
Strategi:
Apabila anda menyusun segala-galanya dengan struktur yang bijak, kandungan lebih mudah dicari apabila anda memerlukan kandungan tersebut.
Struktur penamaan folder yang tepat:
Cipta resam penamaan folder yang konsisten dan dirancang dengan baik dan patuhi resam itu. Bagi kebanyakan aliran kerja, tempat yang baik untuk bermula adalah dengan folder teras dipecahkan mengikut tahun dan menempatkan subfolder mengikut bulan. Dalam subfolder tersebut, anda boleh meletakkan nama klien diikuti dengan tajuk kerja tertentu. Dengan cara ini, beberapa tahun dari sekarang, anda masih dapat mencari kandungan tertentu dengan cepat dan cekap.
Orang yang Tidak Teratur
36,789 e-mel yang belum dibaca. Anda mempunyai idea yang hebat dan seorang yang rajin, tetapi… kadang-kadang mungkin memerlukan sedikit bantuan. Sama seperti orang yang melakukan berbilang tugas, tetapi huru-hara mengambil alih tempat.
Strategi:
Automasikan sebanyak mungkin. Biarkan Dropbox mengendalikan perkara yang berulang supaya anda boleh fokus kepada gambaran keseluruhan.
Folder berautomasi dan gulungan kamera:
Automasi Dropbox membenarkan anda mencipta folder yang melakukan tugas tertentu secara automatik pada fail yang anda tambahkan pada folder itu. Folder akan menamakan semula, mengisih, mengetag, atau menukar mana-mana fail yang ditambahkan. Satu lagi tugas automatik yang boleh anda serahkan kepada Dropbox untuk dikendalikan ialah muat naik kamera. Apabila didayakan, foto anda akan ditambahkan pada awan secara automatik apabila anda memasang kamera, kad SD, telefon pintar, atau tablet anda. Anda boleh menetapkan muat naik kamera untuk menamakan semula fail secara automatik kepada hh-bb-tttt jj.mm.ss.jpg apabila menyalinnya ke Dropbox, agar folder tidak menjadi satu kekacauan yang besar dan memeningkan semasa anda membuat pemilihan foto.
Sekarang, jadi teratur!
Saya bercakap dengan anda, Pelengah. Membaca tentang cara Dropbox boleh membantu anda menjadi teratur adalah satu perkara, tetapi kini anda perlu mulakan. Mulakan dengan perlahan-lahan memperkenalkan strategi untuk jenis personaliti anda, satu alat pada satu masa. Sebaik sahaja anda melihat strategi ini menjadikan hidup anda lebih mudah, anda mungkin ingin menyemak strategi lain juga. Sekarang, berhenti memikirkan perkara tersebut dan mula mengatur!
