BioscienceLA kommer lenger når de kan ha fokus på oppdraget

Utfordring: Behov for sikker deling og lagring

BioscienceLA ble grunnlagt i 2018 og er en innovasjonskatalysator for biovitenskap og helseinnovasjon i Los Angeles-regionen. De skaper flere muligheter for finansiering, plass og talent, samt markedsføring og bevisstgjøring. Den uavhengige ideelle organisasjonen sørger for at Los Angeles har et samarbeidende og godt sammenslått økosystem som omfatter alle aspekter av Sør-Californias biovitenskap-klynge. Organisasjonen henvendte seg til DocSend for å sikre sikker deling av sensitiv økonomisk informasjon med styremedlemmer, formidle programinformasjon til programdeltakere og å inngå samarbeidsavtaler med deltakende organisasjoner.

Før DocSend indikerte David J. Whelan, administrerende direktør i BioscienceLA, at organisasjonen ville dele sensitiv informasjon med styret via e-postvedlegg. «Vi trengte en sikrere måte å dele sensitiv finansiell og strategisk informasjon med styret vårt på. E-postvedlegg ble borte eller var vanskelige å åpne på mobil, så det måtte finnes en bedre måte», fortalte Dave.

Løsning: En sikrere metode for lagring og deling av styrekommunikasjon i ideelle organisasjoner

Dave tok i bruk DocSends sikre dokumentdelingsplattform for trygt å distribuere kommunikasjon med organisasjonens styre og lære opp deltakerne i et nytt praksisprogram.

Da Dave først begynte i BioscienceLA som administrerende direktør, ønsket han å sikre at teamet hans kunne samarbeide effektivt eksternt. Som en tidlig bruker av Dropbox visste Dave at det var den riktige løsningen å ta med seg på grunn av mulighetene til nettsky-filsynkronisering og lagringsplass. Enten det er opprettelsen av programplaner, finansplaner eller interne notater, er Dave og hans organisasjon avhengig av at Dropbox trygt kan huse alle interne filer, slik at de kan forbli fokusert på oppdraget sitt. «Det er veldig enkelt for oss å få tilgang til planleggingsdokumenter vi har opprettet i Dropbox, uansett hvor vi er. Vi åpner et nytt kontor i Culver City, så det er viktig for oss å ha sikker tilgang til filene mens vi er på farten.»

Når han delte informasjon utenfor organisasjonen, ønsket Dave å sikre at all sensitiv informasjon ble beskyttet. Dave ønsket spesielt å beskytte de sensitive filene han deler med den ideelle organisasjonens styre. «Jeg deler presentasjoner og økonomi med styremedlemmene våre før og etter møter. Jeg ønsket å legge til ekstra beskyttelse for å sikre at disse materialene ikke kom i feil hender», fortalte Dave.

Mens andre dokumentdelingsløsninger var enkle å få tilgang til for tredjeparter, er Dave i stand til å beskytte sine sensitive dokumenter ved å legge til et passord og kreve e-postadresse for å få tilgang til PowerPoint-presentasjoner, PDF-er, Excel-dokumenter og Word-dokumenter som han deler i DocSend.

Sømløse oppdateringer til styrekommunikasjon

Ved sending av møteagendaer til styremedlemmer pleide Dave tidligere å sende vedlegg. «Å sende disse materialene som vedlegg var ikke bærekraftig for oss, fordi noen ganger måtte jeg gjøre oppdateringer på agendaen og ville ikke at oppdateringsversjonene skulle bli borte», fortalte Dave. For å opprettholde kortfattet kommunikasjon med styremedlemmene tok Dave i bruk DocSend som et enklere verktøy for å sømløst oppdatere dokumenter mot slutten, uten å måtte gå tilbake og oppdatere den originale koblingen. «Det er en mye mer respektfull måte å kommunisere med styremedlemmene våre på, når vi enkelt kan gå inn og gjøre endringer eller oppdateringer med DocSend bak kulissene, uten å måtte varsle alle», fortalte Dave.

Opplæring av programdeltakere med virtuelle datarom

Som en del av arbeidet for å fremme kapasiteten og innovasjonstakten innen biovitenskap, tilbyr BioscienceLA et BioFutures Internship Program som kobler studenter fra underrepresenterte bakgrunner med subsidierte praksisplasser hos biovitenskapsorganisasjoner i Los Angeles-området.

Når en bedrift godtar å ta imot en praktikant, får deltakende bedrifter tilsendt sine egne unike DocSend-plasser som inneholder programmateriell og deltakelseskontrakter. I tillegg får praktikantene også en tilpasset plass med persontilpassede dokumenter knyttet til programmet. Innholdsportalen inneholder alt partneren trenger å vite om praksisprogrammet, inkludert tidsplaner og ansvar. Dette forhindrer at materialer går tapt, og det skaper en mer personlig opplevelse med hver samarbeidsorganisasjon og praktikant. DocSend gjør det enkelt for BioScienceLA å skape en organisert opplæringsprosess og en samlet programopplevelse for samarbeidsorganisasjoner og praktikanter med DocSend.

Gjennomføring av samarbeidsavtaler med DocSend e-underskrift

Ved å bruke DocSends e-underskrift kan bedriftspartnere som deltar i BioscienceLAs praksisprogram, skrive under på samarbeidsavtalene. På samme måte, når en praktikant blir tatt opp i programmet, skriver hver studentdeltaker under på sine avtalekontrakter i DocSend. Både studenter og partnere kan enkelt se gjennom alle opplæringsdokumenter som beskriver deres ansvar i programmet, samt signere deltakelsesavtalene ved hjelp av DocSends e-underskrift. Dave sparer tid ved å enkelt dra og slippe egendefinerte underskriftsfelter i DocSend for å samle inn underskrevne deltakelsesavtaler.