Automatisering av dokumentarbeidsflyt handler om å optimalisere repeterende, tidkrevende oppgaver som å opprette, redigere, godkjenne, distribuere eller lagre dokumenter. Automatiser disse oppgavene, så kan du jobbe mye raskere og mer effektivt.
Med automatisering av dokumentarbeidsflyt får du høyere produktivitet, færre feil og smidigere samarbeid. Det frigjør deg til å fokusere på det som betyr noe – innholdet i dokumentene. Interessert? Lær hvordan Dropbox kan hjelpe deg med å automatisere dokumentarbeidsflyten din.
Hvorfor automatisere dokumentarbeidsflyten din?
Uansett bransje kan automatisering spare tid og hodebry under viktige prosesser som kontraktshåndtering, arkivhåndtering eller innholdsproduksjon.
Her er noen eksempler på dokumentarbeidsflyter og hvordan de kan dra nytte av automatisering:
- Kontraktshåndtering– håndter juridiske dokumenter, godkjenninger og signaturer raskere
- Journalhåndtering– håndter sensitiv informasjon og sørg for samsvar uten å måtte bekymre deg for å gjøre feil
- Produsere innhold– organisere utkast, revisjoner og administrere publisering raskere og med større nøyaktighet
Automatisering av dokumentarbeidsflyt kan være til fordel for advokatfirmaer, HR-avdelinger eller markedsførings- og reklamebyråer – men det kan gjelde for alle felt.
Det er ikke en tryllestav som gjør jobben for deg, men å automatisere selv små deler av arbeidsflyten sparer tid og krefter.
Slik automatiserer du dokumentarbeidsflyten din
Her er de grunnleggende trinnene for å sette opp en automatisert dokumentarbeidsflyt.
- Identifiser arbeidsflytbehov: Start med å analysere dokumentrelaterte oppgaver. Se etter repeterende handlinger og flaskehalser i dokumentoppretting, gjennomgang, godkjenning og andre stadier i arbeidsflyten. For eksempel flere personer som må signere en kontrakt.
- Kartlegg arbeidsflyten: Legg ut hele prosessen, inkludert hvem som er involvert i hvert trinn, nødvendige handlinger, avhengigheter og kritiske trinn. For eksempel kan en arbeidsflyt kartlegge flytting av ansattposter fra onboarding til lønn.
- Vurder og velg verktøy: Det avhenger av dine behov, men velg et verktøy som er i samsvar med arbeidsflytmålene. Hvis du trenger e-signaturer eller en plattform som kan håndtere mange filtyper, er Dropbox et godt alternativ som også kan sikre sensitive filer.
- Konfigurer automatisering: Konfigurer automatisering i det valgte verktøyet. Dette kan inkludere maler (ideelt for skjemaer eller fakturaer) eller varsler når en fil oppdateres. Du kan også opprette påminnelser for dokumentgodkjenninger, slik at de sendes automatisk.
- Tren team: Automatisering fungerer bare når alle vet hvordan de skal bruke verktøyene. Lær opp teamet ditt i den nye arbeidsflyten, og sørg for at de forstår rollene sine. Dette sikrer en smidig overgang, trygghet i verktøyet og mer effektivitet.
Nå som vi har dekket det grunnleggende, la oss utforske noen av måtene Dropbox kan gi teamet ditt liv til automatisering av dokumentarbeidsflyter.
Praktiske måter å bruke automatisering av dokumentarbeidsflyt på
Juridiske dokumenter
For advokatfirmaer betyr automatisering av dokumentarbeidsflyter betydelige tidsbesparelser. I dette tilfellet ere-signaturer i Dropbox en fantastisk fordel for bedre automatisering av arbeidsflyten. Dette er nyttig for raskt å sikre at juridiske samsvarsstandarder oppfylles og holde godkjenningsprosessen rask.
Funksjoner for sikker fildeling i Dropbox sikrer også konfidensialiteten og integriteten til juridiske dokumenter – slik at du ikke lenger trenger å bekymre deg for uautorisert tilgang.
Innholdsproduksjon
For markedsførings- og reklamebyråer kan automatisering gjøre innholdsproduksjon i stor skala mye enklere – det er også flott for redaksjonelle tidsfrister med høyt press.
AI-drevne funksjoner i verktøy som Dash kan generere raske og nøyaktige innholdssammendrag. Dette kan fremskynde redigeringsprosesser i arbeidsflyten din. For eksempel kan redaktører se på et sammendrag av 10 artikler for å se om de i stor grad passer til beskrivelsen – eller til og med bruke det til å finne deler i enkeltartikler som trenger justeringer.
Dropbox har også funksjoner for innholdssamarbeid, som redigering i sanntid og enkel versjonskontroll. Dette gjør det enklere å håndtere revisjoner og sikrer at store team holder seg på rett spor.
Hvis du ønsker å automatisere dokumentflyten din og spare tid, er Dropbox et godt alternativ. Dette verdifulle verktøyet er fullpakket med mange andre kraftige funksjoner som hjelper deg med å jobbe smartere.
Bruk Dropbox til å automatisere dokumentarbeidsflyten din
Tidsbesparelsene som selv en liten automatisering av dokumentarbeidsflyt gir, er et stort løft. Det reduserer menneskelige feil, optimaliserer oppgaver og forbedrer også samarbeid. Den er ideell for skjemaer eller kontrakter, sensitive dokumenter eller innholdsproduksjon i stor skala.
Utforsk Dropbox for å sette automatiseringsteknikkene vi har snakket om ut i livet. Du kan lage mer effektive arbeidsflyter som kjører effektivt i bakgrunnen – alt fra ett enkelt verktøy med en rekke andre produktivitetsfordeler.
Vanlige spørsmål
Du kan bruke automatisering av dokumentarbeidsflyt på nesten alle filer. Kontrakter, fakturaer, pasientjournaler, markedsføringsmateriell, HR-skjemaer og mer. Dropbox, inkludert e-signaturfunksjonene, er kompatibel med mange filtyper, inkludert de mest populære dokumentformatene. Og hvis du vil bruke en filtype vi ikke støtter, kan du ganske enkelt konvertere til PDF med vårt gratisverktøy.
Dropbox-funksjoner som kan hjelpe med automatisering av dokumentarbeidsflyt inkluderer e-signaturer, filversjonskontroller, redigering i sanntid, sikker fildeling og automatiske varsler/påminnelser. Dropbox er også et skalerbart alternativ, så det er et dokumentautomatiseringsverktøy som kan vokse i takt med dine behov.
Tiden det tar å implementere automatisering av dokumentarbeidsflyt avhenger av dine eksisterende dokumentprosesser og kompleksiteten til automatiseringen du tar i bruk. Det kan ta noen dager å sette opp grunnleggende arbeidsflyter og lære opp alle. Mer komplekse oppsett med flere trinn, dokumenttyper eller brukere kan ta uker å integrere. Husk at den første tiden som brukes vil spare tid senere.
Start med å tilby opplæring og tydelig dokumentasjon om hvordan verktøyet brukes. Med verktøy som Dropbox får du et intuitivt brukergrensesnitt som kan gjøre læringskurven enklere. Det kan også bidra til å motivere team ved å forklare hvordan automatisering vil gjøre jobben deres enklere. En ledende person eller intern forkjemper for å veilede andre og feilsøke er også gunstig. Kontinuerlig støtte er også nøkkelen til å holde brukeradopsjonen på rett spor.
