La oss si du er en som tenker kreativt og ser det store bildet når det gjelder prosjektstrategi. Kollegaen din, derimot, er bedre til å knuse tall og se på de små detaljene fra dag til dag.
Hvis dere får muligheten til å utnytte personlige styrker i løpet av et prosjekt, kan det være en vinnerkombinasjon. Men hva skjer hvis du eller kollegaen din plutselig slutter å kommunisere eller være like produktiv, så den andre må ta støyten? Det vil gå ut over moralen og kvaliteten på arbeidet.
Effektivt samarbeid er ofte lettere sagt enn gjort – spesielt når teamet består av mennesker med ulik faglig bakgrunn og erfaring. Men med de riktige verktøyene og strategiene kan du hjelpe teammedlemmene dine med å støtte hverandre og få frem det beste i hver av dem.
Så hvordan fremmer du teamarbeid blant kollegaer? Før vi ser på hva som først og fremst kjennetegner et godt team og hvordan teamet kan komme dit, kan det være fint å minne oss selv på viktigheten av teamarbeid.
Hvorfor er effektivt teamarbeid viktig?
La oss si det som det er – å jobbe med en gruppe mennesker er ikke alltid enkelt. Uten et felles mål eller et tillitsforhold mellom teammedlemmene, kan dere fremstå som usynkroniserte, og det kan bli vanskelig å finne motivasjon til å utføre jobben på en effektiv måte og til rett tid.
Team som jobber godt sammen finner derimot en rytme når de skal fullføre oppgaver og nå tidsfrister og skaper en følelse av lojalitet og tilhørighet. Da føler hvert enkelt medlem av teamet seg verdsatt og motivert til jobben.
Andre kjennetegn på effektivt teamarbeid:
Bygger sterke medarbeiderrelasjoner
Gi flere lærings- og utviklingsmuligheter
Øker effektivitet, produktivitet og kreativitet
Styrke ansvarsfølelsen, teammoralen og motivasjonen til å lykkes med prosjektet
Finne nye tilnærminger til og perspektiver på prosjekter og tilbakemeldinger
Fremme synergi – alle samles for å nå teammålene
De beste teamene blir ikke gode av seg selv, de kommer ikke på plass over natten. Det krever tid, tålmodighet og vilje fra hvert enkelt teammedlem på hvert nivå. Vi tar en nærmere titt på hva effektivt teamarbeid på arbeidsplassen innebærer.
Fem kjennetegn på effektive team
Arbeidsmiljøer som skaper og støtter dynamiske, sterke og produktive team har flere fellestrekk. Dette er fem viktige komponenter i effektivt teamarbeid.
1. Tydelig definerte ansvarsområder og mål
Alle roller i teamet – inkludert eventuelle «ledere», hvis dette er nødvendig – må være klart definert og gjenspeile hvert enkelt medlems styrker. Teamet ditt vil sannsynligvis ha en balanse mellom ferdigheter som bør utnyttes når oppgaver og ansvar delegeres.
Tenk på gruppeprosjektene på skolen – hvor ofte bar én person byrden for resten av teamet? Hvis du sørger for at alle forstår hva de kan bidra med i teamet og hvor mye arbeid det forventes at de tar på seg, kan du unngå en slik ubalanse. Teamstrukturen bør oppmuntre til en positiv dynamikk, ikke motvilje eller destruktiv atferd.
Når hvert enkelt teammedlem er fornøyd med personlige mål og ansvarsområder, samt det teamet jobber mot i fellesskap, er det mer sannsynlig at det er viktig for dem at teamet lykkes og at de har energi til å gjøre en så god innsats som mulig.
For å legge til rette for dette, bruk samarbeidsverktøy for å tildele oppgaver og lag en teamoppgaveliste med forfallsdatoer, slik at alle holder seg på sporet.
2. Samarbeid og støtte
Effektivt teamarbeid handler ikke bare om en felles innsats for å fullføre oppgavene og nå målet for et prosjekt eller en prosess. Det handler også om å be om hjelp fra kolleger når det oppstår problemer eller hindringer og å gi hjelp og støtte når det er behov for det.
Samarbeidende teamatferd oppmuntrer til innovasjon gjennom villig utveksling av ressurser, ekspertise og ideer. Prosjektledelse, beslutningstaking og problemløsningsprosesser blir mye mer produktive når teammedlemmer – ikke bare ledere eller ledelse – kan bruke sine ulike synspunkter og ekspertise til å finne løsninger.
Dropbox hjelper deg med å samle filer, verktøy og teammedlemmer i ett praktisk arbeidsområde. Del alt fra idémyldringsmaler til videoer, få tilgang til viktige filer og kommuniser via tilkoblede verktøy som Slack – alt uten å forlate Dropbox.
3. Ærlig og åpen kommunikasjon
Effektiv kommunikasjon gir effektivt teamarbeid Dette innebærer å lytte aktivt og ikke være redd for å stille spørsmål om beslutninger som har innvirkning på teamet. Det innebærer også at du og teamkollegene dine synes det er greit å gi og få konstruktiv kritikk når det er nødvendig.
Hvert enkelt teammedlem bør føle at innspillene de kommer med er viktige og blir godt tatt imot av hele gruppen. Dersom noen i en juniorstilling har lyst til å foreslå en ny og eksperimentell tilnærming til prosjektet, bør seniorkollegene lytte og støtte gjennomføringen av ideene, dersom mulig.
Verktøy som Slack lar deg holde kontakten med teamet ditt i sanntid for å sikre at alle er oppdatert.
4. Konfliktløsning
En viktig tidsfrist nærmer seg, og teamet ligger etter. Spenningene stiger, naturlig nok. I en slik situasjon er det måten spenningene blir håndtert på som skiller et sterkt team fra et svakt team.
Det er naturlig å være uenig med andre i teamet av og til. Men når teamet ikke har noen metoder for å løse konflikter som oppstår, vil det gå ut over teamarbeidet. Dette gjelder særlig for fjernteam. Det kan være vanskeligere å ordne opp i problemer i et distribuert team som mangler den ikke-verbale og kontekstuelle innsikten som de får et i fysisk arbeidsmiljø.
Hvis skjulte konflikter og passiv aggressivitet skaper problemer i teamet, er det viktig å identifisere og konfrontere problemet.
Effektive team forstår viktigheten av å høre ulike meninger, søke etter en løsning som fungerer for hele teamet og ikke bare spesifikke individer, og finne et kompromiss om nødvendig. Sørg for at dere fører oversikt over møtereferatene og samarbeider om en handlingsplan som alle i teamet kan referere til når de trenger den.
5. Tillit og respekt
Når de andre teamegenskapene på listen er på plass, fungerer teammedlemmene godt sammen!
Tillit og respekt handler ikke bare om å ha tro på prosessen og arbeidet som blir utført, men også om å overvinne problemer når det oppstår spenninger.
Foruten selve arbeidet, kan dette manifestere seg som å stole på at kollegene dine tar igjen møter og opplæringsmateriell asynkront når de har tid.
Slik oppnår – og opprettholder – teamet gode arbeidsvaner
Å oppnå gode samarbeidsvaner vil ikke være en endring som skjer over natten – det vil ta litt tid å finne ut hvilke metoder og verktøy som fungerer best for teamet ditt på et personlig og profesjonelt nivå.
Team som presterer godt:
Brainstorm ideer for å komme frem til en felles løsning
Sett SMART-mål og delmål for hvert prosjekt
Utnevne en teamleder når det er nødvendig for å delegere oppgaver og mekle på vegne av gruppen.
Å opprettholde gode samarbeidsvaner krever innsats fra alle teammedlemmer, ikke bare enkelte individer. Det finnes ingen universalløsning som passer for alle, som du kan sette opp én gang og så la være – i likhet med selve arbeidet bør effektiviteten av samarbeidsmetodene dine spores og gjennomgås, slik at du kan løse eventuelle problemer før de blir forstyrrende.
For å opprettholde et effektivt teammiljø:
Stol på prosessen, og vis respekt for tiden og innsatsen til hele teamet i samarbeidsprosessen.
Ta jevnlig kontakt med kollegene dine, men ikke kast bort tid på meningsløse teammøter. Bruk asynkrone kommunikasjonsmetoder som for eksempel videomeldinger for å effektivisere arbeidsflyter.
Gi anerkjennelse for prestasjoner, individuelt og felles, og bruk dem som en læringsmulighet for å få bedre ferdigheter.
Det er også viktig å sørge for at teamet er utstyrt med best mulig teknologi og verktøy. Alle plattformer, apper eller integrasjoner du introduserer bør være enkle å bruke og tilgjengelige for hvert enkelt teammedlem.
Løft teamarbeidet – og hold det der
Enten du vil redusere antallet unødvendige møter og få sagt mer på kortere tid, samle gruppen rundt felles mål eller bygge tilhørighet, har Dropbox verktøy som kan hjelpe deg med å oppnå og opprettholde utmerket teamarbeid.
Dropbox gir teammedlemmene et samlet sted å jobbe, kommunisere og samarbeide. Begynn med å opprette delte kalendere, gjøremålslister, interaktive sammendrag og møteagendaer i Dropbox Paper for å overvinne begrensningene ved eksternt samarbeid.
Du kan også integrere Dropbox med annen programvare for teambygging og samarbeid, som for eksempel Slack, for å virkelig utnytte kraften i samarbeid.
