Hva er Eisenhower-matrisen?

Forbedre ferdighetene dine innen oppgaveplanlegging og arbeidsmengdehåndtering med Eisenhower-matrisen, et verktøy for tidsstyring basert på metoder brukt av Dwight D. Eisenhower.

Ingen planlegger å være uproduktive, spesielt ikke på jobb. Men etter hvert som dagen går og det kommer inn hasteforespørsler, vokser gjøremålslisten din. Dette gjør det vanskeligere å holde fokus og være produktiv.

Enten du går glipp av viktige frister eller sliter med å holde tritt med langsiktige prosjekter, kan kunnskap om hvordan du prioriterer oppgaver være avgjørende for om du havner på etterskudd eller leder an. Det er her Eisenhower-matrisen kommer inn i bildet.

Å forstå Eisenhower-matrisen

Eisenhower-matrisen – også kjent som Eisenhower-boksen eller haster/viktig-matrisen – er et enkelt rammeverk for å prioritere oppgaver og håndtere arbeidsmengde. 

Den er oppkalt etter Dwight D. Eisenhower, en femstjernersgeneral og USAs 34. president. Eisenhower var kjent for å få gjort mye. Metodene hans for å sette mål og styre tid har blitt studert av mange mennesker, inkludert Stephen Covey. I boken sin «The 7 Habits of Highly Effective People» forvandlet Covey Eisenhowers ideer til et enkelt verktøy for å bestemme hvilke oppgaver som skal gjøres først: Eisenhower-matrisen.

Hva er Eisenhower-matrisen? I hovedsak er det en strategi som lar deg sette følgende sitat tilskrevet Eisenhower ut i livet: «Jeg har to typer problemer, det presserende og det viktige.» Det som haster er ikke viktig, og det som er viktig er aldri haster.» 

Alt du trenger å gjøre er å evaluere oppgavene dine i henhold til tvingende nødvendighet hvor viktige det er.

Hvordan fungerer Eisenhower-boksen?

Bedrifter og enkeltpersoner kan bruke Eisenhower-matrisen til å planlegge, delegere, prioritere og planlegge daglige eller ukentlige oppgaver. 

Ved å plassere oppgaver i en av de fire kvadrantene nedenfor, kan du se hvor presserende de er og finne ut hvordan du skal håndtere dem på riktig måte.

Første kvadrant

Haster og viktig (oppgaver som må fullføres umiddelbart) – dette er oppgaver som må «gjøres først» og som er viktige å håndtere så snart som mulig. Det er vanligvis forespørsler i siste liten som oppstår på grunn av uforutsette omstendigheter. Vanligvis bør slike oppgaver fullføres umiddelbart eller samme dag. Eksempler inkluderer å dekke et prosjekt for en syk kollega eller å håndtere en uforutsett nødsituasjon, for eksempel forstyrrelser i forsyningskjeden.

Andre kvadrant

Viktig, men ikke haster (oppgaver som skal planlegges til senere) – dette er langsiktige mål/oppgaver som er viktige, men som ikke har en spesielt fast tidsfrist, slik at du kan planlegge at de skal fullføres senere. Eksempler inkluderer å oppnå en profesjonell kvalifikasjon eller planlegge langsiktige forretningsmål, for eksempel budsjettreduksjon.

Tredje kvadrant

Haster, men ikke viktig (oppgaver som skal delegeres til noen andre) – disse oppgavene må fullføres umiddelbart, men de er kanskje ikke viktige nok til å kreve din oppmerksomhet, noe som betyr at de kan delegeres til andre medlemmer av teamet ditt. Eksempler inkluderer rutinearbeid, eller lange møter/telefonsamtaler uten et klart formål.

Fjerde kvadrant

Verken haster eller er viktige (oppgaver som skal elimineres) – disse oppgavene er distraherende og bør unngås om mulig. I mange tilfeller kan du ganske enkelt ignorere eller avbryte denne typen oppgaver. Eksempler inkluderer sosiale aktiviteter eller unødvendig lange arbeidspauser.

Eisenhower-boksen hjelper deg med å visualisere oppgavene dine basert på hvor viktige og haster de er. Når du tenker på arbeidet ditt på denne måten, er det lettere å gjøre de viktigste tingene først og fullføre dem så raskt som mulig.

Hvordan skiller du mellom prioritet og viktighet?

Det finnes ingen fast måte å skille mellom viktige og hasteoppgaver når du lager en prioritetsmatrise. Men det er viktig å tenke på. I virkeligheten er det vanligvis vanskeligere å bestemme hvilken kategori en oppgave hører inn under, sammenlignet med når du bare planlegger med en Eisenhower-boks.

I et nøtteskall er prioriterte oppgaver uunngåelige og krever øyeblikkelig oppmerksomhet, mens viktige oppgaver krever mer planlegging og bidrar til langsiktige mål. For eksempel har det høy prioritet å svare fort på telefonsamtaler fra en stor klient, mens det er like viktig å følge med på den nyeste forskningen innen feltet ditt.

Hva er fordelene med Eisenhower-matrisen?

En av de viktigste fordelene med Eisenhowers haster/viktig-matrise er hvor enkel den er å implementere. Det er ikke nødvendig å kjøpe en kostbar programvarepakke, og du trenger ikke å bruke mye tid på å produsere matrisen. 

Prioritetsmatrisen hjelper deg med å styre tiden din bedre ved å sette klare prioriteringer. Dette er veldig nyttig for ledere, bedriftseiere og frilansere som håndterer oppgaver fra mange prosjekter eller kunder samtidig.

Hva er ulempene med Eisenhower-matrisen?

Prioriteringsmatrisen har noen ulemper. Det kan være vanskelig å bedømme hvor viktig en oppgave er. Dette kan føre til at oppgaven gis til feil person, noe som kan redusere kvaliteten på arbeidet.

Videre er det viktig å huske at det ikke alltid er mulig å handle øyeblikkelig når du arbeider med aktiviteter som haster. Mangel på kunnskap, mangel på tid, reguleringer og byråkrati eller flere presserende / viktige oppgaver kan gjøre det umulig, noe som gjør prioritetsmatrisen litt mindre effektiv når det gjelder beslutningstaking og tidsstyring.

Hvordan bruke Eisenhower-boksen til å håndtere oppgavene dine og arbeidsmengden

Haster/viktig-matrisen kan være et utmerket utgangspunkt for arbeid og prosjektledelse. Etter dette kan du bruke den til å finne muligheter til å gjøre disse forbedringene i ditt daglige arbeid:

1. Administrer prosesser enklere

Når du har plassert oppgavene i riktig kvadrant, kan du begynne å sette opp tidsstyringsprosesser som hjelper deg å håndtere viktige aktiviteter i tide. Du kan for eksempel bruke Dropbox til å administrere gjøremålslisten mer effektivt ved å bruke en tidslinjemal. Du kan bruke disse oppgavehåndteringsverktøyene til å tildele viktige/ikke-hasteoppgaver til andre medlemmer av teamet ditt, samtidig som du kan angi forfallsdatoer og påminnelser for viktige/ikke-hasteoppgaver som kan planlegges til en senere dato.

2. Konfigurer automatisering for grunnleggende oppgaver

Det kan også være verdt å vurdere å implementere verktøy for automatisering på arbeidsplassen. Automatisering – der det er mulig – er en god måte å håndtere oppgaver som må gjøres, men som ikke krever mye planlegging eller analyse før du setter i gang. Ved hjelp av automatiseringsverktøy eller integrasjoner i Dropbox produktivitetsapp kan du «delegere» Q3-oppgaver (haster, men ikke viktig) på en måte som er tidseffektiv for virksomheten din. Du kan tildele oppgaver til teammedlemmer i Dropbox Paper med tidsfrister, eller overføre dem direkte til Trello-kort for teammedlemmene dine fra Dropbox-filer. Verktøy for automatisk innhenting av innhold kan hjelpe deg med å eliminere tidkrevende, feilutsatte oppgaver som kan føre til flaskehalser, slik at du og teamet ditt kan jobbe mer produktivt i fremtiden.

3. Optimaliser tidsstyringen

Videre bør du vurdere å kombinere Eisenhower-boksen med andre tidsstyringsmetoder for et bedre resultat. For eksempel, Eat the Frog. Eat the Frog stammer fra et ordtak av Mark Twain, som uttalte: "Hvis det er din oppgave å spise en frosk, er det best å gjøre det først om morgenen." I forretningssammenheng betyr dette at du først skal takle din største eller mest komplekse oppgave, før du fortsetter med de mindre oppgavene som du kan prioritere basert på andre faktorer, som tidsfrister. Så finnes også ABCDE-metoden, hvor du i hovedsak tildeler en bokstavverdi til oppgavene dine basert på rekkefølgen av betydning, før du fullfører dem i den rekkefølgen.

Kombiner Eisenhower-matrisen og Dropbox for å øke effektiviteten din

Eisenhower-boksen kan være et svært effektivt verktøy for oppgave- og tidsstyring, og det samme gjelder Dropbox-funksjonene. De to går hånd i hånd! Ved å lære å prioritere oppgaver kan du jobbe bedre, kutte ned på bortkastet tid og komme nærmere dine langsiktige forretningsmål.