Hvordan holde seg produktiv og effektiv på en distribuert arbeidsplass

For å bedre forstå utfordringene kunnskapsarbeidere står overfor i dag, har vi sammen med Economist Impact laget enstudie kalt «På jakt etter tapt fokus». Dataene vi samlet inn forsterket at med alle distraksjonene vi kan møte i moderne arbeid, må vi finne ut hvordan vi kan holde teamene våre produktive.

Likevel kan det være vanskelig å støtte hverandres produktivitet hvis teammedlemmer jobber på forskjellige steder. Det gjør alt, fra målsetting til prioritering, mer utfordrende, så vi måtte lage systemer for å støtte teamene våre på disse områdene.

Vår erfaring med Virtual First betyr at vi har måttet bli eksperter på å holde oss produktive eksternt. For å dele det vi lærte, har vi laget denne listen med gode tips som hjelper teamet vårt med å holde seg produktive.

1. Bestem deg for når du skal samarbeide

Hos Dropbox bruker vi kjernetimer for samarbeid, firetimersblokker der vi holder alle møtene våre. Ved å angi bestemte timer for samtaler, kan du sikre at alle er tilgjengelige for litt synkronisering, uavhengig av tidssone.

Dessuten blir vi like slitne av Zoom som alle andre, så å minimere møter og ha møtefrie timer har hjulpet oss å holde hodet klart. Det betyr at vi har tid til dyptgående arbeid og samarbeid.

Vi setter forskjellige tidsblokker avhengig av område for å imøtekomme ulike tidssoner, samtidig som vi fortsatt har nok overlapping til at vi kan møtes uansett hvor vi er.

Vi prøver å holde kommunikasjonen vår asynkron som standard. Vi er i stor grad avhengige av Slack og e-post for kommunikasjon. Men det er ikke sikkert at det er nok å redusere antall fysiske møter. Stadige e-poster og private meldinger kan være svært distraherende, spesielt hvis teamet ditt prøver å svare på dem umiddelbart. Faktisk viser forskning at det kan ta opptil åtte minutter å komme tilbake til en oppgave etter å ha svart på én enkelt direktemelding. Vi fant ut at uproduktive chatmeldinger er den største årsaken til tap av fokus generelt.

Det som gjør kommunikasjon virkelig asynkron er forventningen om at du kan svare når du har tid, uten noe av presset som navnet «direktemelding» kan tilsi. På den måten vet alle teammedlemmene at de vil ha lange arbeidstimer hver dag.

Regler og retningslinjer som disse kan danne nyttige ritualer som lar teamet ditt etablere sine arbeidsrytmer.

2. Identifiser hvilke miljøer som hjelper deg og teamet ditt med å fokusere

Ved å gå over til virtuelt først har de desentraliserte teamene våre større kontroll over arbeidsmiljøet sitt, noe som bidrar til å øke produktiviteten og trivselen på jobben. Vi oppfordrer teamene våre til å finne ut hva de foretrekker når det gjelder arbeidsform, ved å gi dem et «arbeidsark for hjemmekontor».

Alle fyller ut dette på forhånd, og så møtes vi for å diskutere hvordan ulike teammedlemmer foretrekker å jobbe. Dette lar ikke bare folk dele preferansene sine, men det er også en flott øvelse for teambuilding som hjelper alle å bli kjent med hverandre. 

Etter å ha analysert svarene fra arbeidsarket, har vi lært at fire kjernefaktorer påvirker produktiviteten mest:

• Personvern: Kan de konsentrere seg lettere på en kafé der de er omgitt av andre mennesker? Eller får de gjort mer isolert på hjemmekontoret ditt?

• Bakgrunnsstøy: Liker de alltid å spille humørløftende musikk mens de jobber? Eller foretrekker de dempet stillhet, kanskje med støydempende hodetelefoner som hjelp?

• Komfort: Har de et justerbart skrivebord og en stol som støtter ryggen? Foretrekker de å jobbe stående, og har de utstyret til å imøtekomme det? Har de håndleddsstøtte for å forhindre skader?

• Design: Foretrekker de å ha personlige kontordekorasjoner som planter, kunst eller et fargerikt krus? Eller ønsker de et bart skrivebord uten potensielle distraksjoner?

Å hjelpe teamet ditt med å designe arbeidsmiljøet sitt basert på denne selvinnsikten, vil hjelpe dem å føle seg avslappede, komfortable og fokuserte. Men noen ganger er ikke selv det best utstyrte kontoret og den gjennomtenkte planen nok til å holde oss på rett spor. Vi trenger hjelp til å holde oss ansvarlige.

3. Lag tydelig prioritering av oppgaver

I et intervju med Dropbox fortalte Oliver Burkeman, forfatter av 4000 Weeks: Time Management for Mortals, oss at mange tror at «det må finnes en måte å være hundre prosent den perfekte arbeideren og hundre prosent den perfekte personen med et liv utenfor jobben.» Men som Burkeman bemerker: «Prosenter fungerer ikke på den måten.»

Han lærte oss at siden teamet vårt jobber eksternt, jobber vi selvstendig – akkurat som i vår asynkrone arbeidstid. Det betyr at vi trenger disiplinen, kunnskapen og verktøyene for å styre tiden vår godt. Å prioritere hva vi skal gjøre på jobb og i privatlivet er det første verktøyet for å sikre at arbeidet vårt er produktivt og meningsfullt. I tillegg bidrar det til å finne den sunne balansen vi trenger for å føle oss fokuserte og tilfredse. 

For oss som jobber eksternt, er det spesielt viktig å prioritere oppgaver fordi vi ikke alltid kan be kollegene våre om avklaringer i sanntid, og vi er avhengige av hverandre. Å forstå at arbeidet vårt påvirker andre teammedlemmer, og at resultatet følgelig hjelper oss i prosessen med å prioritere oppgaver. 

Vi bruker også Eisenhower-matrisen. Dette innebærer å kategorisere oppgaver langs et firesidig rutenett:

• Haster og viktig: Gjør disse oppgavene så snart som mulig.

• Viktig, men ikke haster: Deleger disse oppgavene.

• Haster, men ikke viktig: Planlegg disse oppgavene til senere.

• Verken haster eller er viktig: Ikke fokuser på dette.

Det siste punktet er spesielt viktig i prioriteringen. Sørg for at teamet ditt vet at de ikke bør behandle alle oppgaver som om de står øverst på gjøremålslisten. Å si nei kan være utfordrende, så det hjelper å ha en plan for de mindre presserende oppgavene. For eksempel kan de delegere oppgaver de ikke trenger å ta seg av personlig.

Hvis et teammedlem har et ikke-essensielt møte, kan vedkommende delegere det til noen som deltar, eller bruke et verktøy for å sikre at de får den informasjonen de trenger. Møteopptak og transkripsjonsprogramvare som Otter kan oppsummere de viktigste punktene fra et møte og avklare om noen deler er relevante for de som ikke deltok. Lær teamet ditt disse ferdighetene ved å organisere workshops og tilby ressurser om effektiv oppgavehåndtering, for eksempel vårt «Arbeidsark for prioritering på jobben».

Med en plan på plass og tiltakspunkter klare, er det på tide å organisere teamets kommunikasjon.

4. Hold deg til det som fungerer

Vi finner at det å oppmuntre teamene våre til å lage daglige ritualer hjelper dem med å holde en jevn timeplan og forbedrer produktiviteten, og nyere studier støtter funnene våre. Her er noen typer ritualer som har fungert for oss: 

• Tilby ressurser for å støtte økt fokus. I øvelsen «Forbedre fokuset gjennom arbeidsdagen» i effektivitetspakken vår, forklarer vi hvordan du kan analysere distraksjoner og unngå dem. Ressursens distraksjonskort er et flott sted å starte, hvor teamet ditt kan loggføre alle distraksjonene de møter. Deretter kan de følge veiledningen for å lage små ritualer, som å sette telefonene på «Ikke forstyrr» i bestemte tidsrom.

• Å praktisere meditasjon for psykisk velvære. Vi anbefaler å ha korte meditasjonsøkter på 60 sekunder når du starter noen av møtene dine. Det setter alle i riktig tankesett til å være kreative og åpne for ideer, for ikke å nevne at det forbedrer humøret vårt når vi har en stressende dag.

Men det finnes enda flere måter å hjelpe teamets produktivitet på.

5. Invester i teamets produktivitet

Noen ganger krever økning av produktiviteten en forhåndsinvestering i tid eller penger. Derfor sørger vi for at teamet vårt har verktøyene de ber om. Det sparer ikke bare tid. Det får dem til å føle seg verdsatt og hørt.

Når teamet ditt for eksempel sier: «Det må finnes en måte å automatisere dette på», er det vanligvis verdt å la dem investere tid på forhånd for å finne ut hvordan de skal gjøre det. En måte å gjøre dette på er å opprette bestemte tidsluker for produktivitetsfremmende faglig utvikling. Du kan også organisere workshops i disse periodene for teamet ditt for å forbedre kjerneferdighetene de ønsker å utvikle.

Hos Dropbox bruker vi også samarbeidsverktøy som Dash for å finne, få tilgang til og dele arbeidsmaterialene våre fra ett enkelt dashbord – en enorm tidsbesparende og produktivitetsfremmende strategi. For å bruke den skriver du bare det du leter etter, for eksempel «sosiale medier-utgifter», så søker den etter relevante dokumenter gjennom alle mappene, appene og nettskyene dine. 

Den gir alle relevante dokumenter og et sammendrag basert på søkeordet ditt, henter informasjon fra dokumentene og sparer deg tiden det ville tatt å søke gjennom hvert enkelt dokument.

Like viktig som tekniske verktøy, kan det å tilby det fysiske utstyret teamet ditt trenger for å jobbe komfortabelt, som en ekstra skjerm, være banebrytende for produktivitet. Hvis du gir et godtgjørelse, som vår Perks Allowance, kan teamet ditt bruke det til utviklingskurs eller utstyr på arbeidsplassen. Den investeringen lønner seg når noe så enkelt som en skjerm betyr at de kan jobbe raskere.

6. Prøv selvregulerte pauser og «Pomodoro»-pauser

I vår studie om fokus og fjernarbeid fant vi ut at 63 % av fjernarbeidere  føler at de må være tilgjengelige hele tiden. Vi ønsker ikke at våre distribuerte team skal føle den slags press – en av de beste delene med fjernarbeid er friheten.

Derfor bruker vi timeboxing, praksisen med å dele opp en oppgave i separate tidsenheter og ta pauser i mellom. Å ta pauser mellom slike oppgaver fungerer så bra for oss at vi til og med skisserte vår egen personlige timeboxing-øvelse for å hjelpe andre med å gjøre det samme.

To av de mest populære systemene for å ta pauser og timeboxing er selvregulerte pauser og «Pomodoro»-pauser. Hvordan folk tar pauser er veldig individuelt. En sammenligning av begge utført av The British Psychological Society fant imidlertid at selvregulerte pauser fører til lavere nivåer av konsentrasjon og motivasjon.

Til syvende og sist er det opp til personlig preferanse, men vi oppfordrer folk til å prøve Pomodoro-teknikken, der du jobber i fokuserte intervaller:

• 25 minutter med grundig arbeid

• 5 minutter hvile

• Gjenta

• 15–30 minutters pause etter fire sykluser

Ved å strukturere pausene dine innenfor en arbeidsdag blir hjernen din mer våken, og du blir mer bevisst på tidshåndtering. Men det er lettere å få mest mulig ut av fokustiden din når du er i et miljø som legger til rette for det.

7. Lag en plan

Vi er ikke perfekte. Akkurat som 99 % av amerikanere sliter vi med utsettelse. Men etter vår erfaring er en av de beste måtene å slå tilbake på å lage en solid plan for å dissekere et prosjekt i mindre oppgaver. Dette har vært spesielt viktig for vårt distribuerte team siden hvert medlem styrer sine oppgaver og sin tid.

Å dele opp en stor oppgave eller informasjon i mindre oppgaver kalles chunking, og det kan til og med hjelpe deg med å huske alt du trenger å gjøre. En studie om chunking-metoder viste at det å dele opp en stor informasjonsbit, som et tall, i flere mindre biter kan hjelpe deg med å huske hele informasjonen.

Her er noen praktiske trinn vi bruker når vi tar fatt på et stort prosjekt:

1. Definer målet: Når teamet ditt starter prosjektet, identifiser den tiltenkte effekten av prosjektet. Vil det øke inntektene? Redusere infrastrukturkostnader? Skape et banebrytende nytt produkt?
2. Sett milepæler: Kartlegg milepælene teamet må nå for å nå dette målet. Dette kan være alt fra individuelle salgsmål til teammål rundt å bygge spesifikke funksjoner for et produkt.
3. Bryt det ned: Nå kan du bli enda mer detaljert ved å dele milepælene inn i mindre, handlingsrettede trinn som hvert teammedlem kan ta for å nå dem.
4. Prioriter: Fokuser først på oppgaver med stor innvirkning. Vi skal dykke enda mer ned i dette senere, men én ting å huske på når man prioriterer et lags oppgave er om noen er blokkert. Hvis én persons fremgang avhenger av at en annen fullfører en bestemt oppgave, prioriter denne og gi personen som er ansvarlig for utførelsen den hjelpen de trenger for å fullføre den raskt.

Når teamet ditt har bestemt seg for hva de skal gjøre og i hvilken rekkefølge, kan de bestemme hvilke møter og oppgaver som krever pauser, og hvilke dere kan gruppere etter hverandre. Denne teknikken er spesielt nyttig for å lage effektive tidsblokker i kalenderen din. For råd om når du bør sette sammen møter og oppgaver i grupper, og når du bør skille dem med pauser, kan du ta en titt på vår personlige øvelse for grupp- og buffermøter.

Når du har en plan, er det på tide å bli litt mer detaljert ved å finne ut hvordan du skal gjennomføre den.

8. Lag ansvarlighetssystemer

Vi må alle holde oss selv ansvarlige (eller få noen andre til å gjøre det). Det holder oss på rett spor og hjelper oss med å nå målene våre. Det er spesielt nyttig i et distribuert miljø, hvor tilsynet kan være begrenset. Her er noen måter vi har brukt opp gjennom årene som har fungert for teamet vårt:

1. Selvansvarlighet: La teamet ditt sette personlige belønninger for å oppnå mål, for eksempel å unne seg noe hyggelig (som middag med en venn). Omvendt, hvis de går glipp av en frist, bør de ha en plan for å ta igjen den uten å overbelaste seg selv.
2. Fagfellestøtte: Opprett ansvarlighetspartnere blant kolleger. Regelmessige innsjekkinger kan holde alle motiverte og på rett spor.
3. Ledertilsyn: Planlegg regelmessige fremdriftsvurderinger og sett mål sammen. Dette gir veiledning og ekstern bekreftelse for ansatte.
   

På distribuerte arbeidsplasser er det avgjørende å være bevisst på disse systemene. I et intervju med Dropbox for Remotely Curious la fokusekspert professor Gloria Mark fra University of California, Irvine, til at fjernarbeidere bør sette seg emosjonelle mål (hvordan de ønsker å føle seg på en gitt dag) og projisere mål daglig for å holde seg ansvarlige på et personlig og profesjonelt nivå. 

Teamet ditt kan stille seg spørsmål som «Hva ønsker jeg å oppnå?» og «Hvordan ønsker jeg å føle meg?» når de starter dagene. Dr. Mark sa: «Bare det å stille disse spørsmålene i begynnelsen av dagen hjalp folk å holde seg på sporet fordi det satte målene i forgrunnen og bidro til å rette oppmerksomheten.»

9. Hold deg fysisk aktiv

Vi har funnet ut at fysisk aktivitet og trening er svært effektivt for å holde oss motiverte og fokuserte gjennom dagen. De får oss ikke bare til å føle oss mer produktive og energiske, men er også en fin måte for team å knytte kontakter på rundt noe sunt og morsomt. På et kontor ville man fått litt naturlig aktivitet i bevegelse mellom rommene, men når man jobber eksternt er det vanskelig å finne tid til fysisk aktivitet.

Derfor liker vi å planlegge«Møt og beveg deg»-møter, hvor vi oppfordrer deltakerne til å bevege seg litt mens vi snakker sammen. Det hindrer oss i å multitaske og gir oss muligheten til litt fysisk aktivitet mens vi jobber.

Men det er noen hensyn å ta. Først bør du velge et møte som passer godt til planene dine. Hvis du holder en presentasjon eller bruker visuelle hjelpemidler, vil det være vanskelig å bevege seg rundt. I stedet kan et mer uformelt møte eller en-til-en passe bedre.

Du bør også planlegge ruten din til et sted uten for mye bakgrunnsstøy, som en rolig park i stedet for fortauet i en travel gate. Du kan til og med gå rundt i ditt eget hjem for å få ro og komfort. Uansett hvordan du gjør det, kan litt bevegelse ha noen alvorlige fordeler – en studie fant at bare en time med trening i uken kan forbedre fysisk helse og arbeidsytelse.

Selv om velværeukene bare skjer én gang i året, kan øktene lære Dropbox-brukere å gjøre fysisk aktivitet til en mer konsekvent del av livene sine. Her er noen av våre favorittmåter å holde seg i bevegelse året rundt: 

• Gående møter: Gjør en Zoom-samtale om til et gående møte for å komme i gang mens dere diskuterer.

• Aktive arbeidsstasjoner: Vurder å bruke et ståbord eller en gåmatte under skrivebordet. Dropbox, for eksempel, oppmuntrer til aktive skrivebordsoppsett og bidrar til å dekke kostnadene med vår Perks Allowance som en del av fordelsgodtgjørelsen.

• Daglige turer: Hvis teamet ditt jobber hjemmefra, kan du oppfordre dem til å ta en tur for å avslutte dagene sine, og simulere en pendling.

• Start en klasse: Oppfordre teamet ditt til å bestille en treningstime midt på dagen og legge til litt bevegelse i dagene deres.

For å hjelpe teamet vårt med å få mest mulig ut av tiden sin for fysisk aktivitet, oppfordrer vi dem til å planlegge den rundt sitt daglige energinivå. Teammedlemmer som synes fysisk aktivitet er energigivende, kan gjøre det før de gjør sitt dyptgående arbeid. De som synes det er slitsomt, bør kanskje planlegge det til når det tyngste arbeidet er gjort. 

Vi laget en øvelse for«Styr energinivået ditt» som en del av velværesettet vårt for å hjelpe folk med å finne ut hva som fungerer best for dem. Du og teamet ditt kan bruke den til å kartlegge timene dere føler dere spesielt høye eller lave energinivåer, og hvilke oppgaver som fyller eller tapper energinivået deres. Bevæpnet med den informasjonen kan teamet ditt designe dagene sine rundt energinivået sitt for å sørge for at de gjør de mest komplekse oppgavene når de har energi til å håndtere dem.

10. Evaluer deg selv regelmessig

Hos Dropbox liker vi å evaluere produktiviteten vår ved å gjennomgå kalenderne våre og vurdere hvor godt vi bruker tiden vår. Vi markerer møter og oppgaver som rødt, gult eller grønt for å indikere om det var en dårlig, grei eller god bruk av tiden vår. Så bruker vi denne informasjonen til å vurdere hvordan vi kan bli mer produktive. Det hjelper teamene våre med å holde seg på rett spor og sørge for at de bruker tiden sin så effektivt som mulig.

Et annet utmerket produktivitetshack er å identifisere når du er i en flyttilstand – preget av dypt fokus og effektivitet – og evaluere forholdene som hjalp deg med å komme dit. Dette kan være litt vanskelig å gjøre, men én studie viser at det kan være lettere å oppnå en flyttilstand hvis du minimerer distraksjoner og setter deg klare mål. 

Du kan til og med utfordre teamet ditt til å notere hvilke forhold og mål som hjalp dem med å oppnå flyttilstandene sine den siste uken. Deretter kan dere holde et møte der dere kan gjøre en teambuilding-aktivitet for å avdekke forskjellene og likhetene i hvordan hvert medlem når maksimal konsentrasjon.

Fjernproduktivitet ser annerledes ut for alle

Å hjelpe teamet ditt med å nå topp produktivitet på tvers av spredte lokasjoner kan se annerledes ut på individuelt nivå – vi vet at det gjør det for teamet vårt. Derfor må du bli kjent med teamet ditt og utruste dem med et bredt utvalg av strategier for å se hva som fungerer best for hver person.

Mange av disse tipsene handler om å hjelpe teamet ditt med å oppnå og opprettholde fokus, men som du kan se, er ikke dette de eneste måtene å bidra til å gjøre effektfullt arbeid. 

For flere tips om hvordan du kan forbedre produktiviteten og gjøre en forskjell, kan du lytte til vår Remotely Curious-podcast: Focus, med fokusekspert professor Gloria Mark.