Table of contents
Vi har alle vært der: Vi leter desperat etter et digitalt dokument eller en fil. Kanskje er det en selvangivelse du trenger som inntektsbevis, et bilde du tok på turen til Kreta, eller en PDF av en kontrakt du har signert. De er der, trygt og sikkert lagret med Dropbox' førsteklasses passordbeskyttelse og katastrofesikring, men hvor er de egentlig igjen? Hva kalte du filen?
Med merking er det like enkelt å finne en bestemt fil som å laste den opp. Med noen få enkle trinn kan du sørge for at den digitale verdenen din forblir organisert og tilgjengelig. Her er noen av de beste måtene å organisere filene dine med merker og effektivisere søkeprosessen etter viktige (og mindre viktige) dokumenter, bilder og annet i livet ditt.

Bli personlig
Ett enkelt merke er effektivt. Et gjennomtenkt merkesystem er imidlertid en superkraft.
Før du begynner å merke i vilden sky, bør du tenke nøye gjennom hva du merker og hvorfor. Kanskje du leter etter bolig eller tenker på å begynne å lete, og da er det alt som hører med – regnskap, kontoutskrifter, regneark med betalingsberegninger, finansieringsbevis for boliglån og mer – som får et «#hus»-merke. Du kan merke selvangivelsen med «#selvangivelse», slik at du lett kan finne den igjen. Du kan også merke med hvert enkelt år, til når du for eksempel raskt trenger å finne selvangivelsen fra 2024. Kanskje du merker enkeltbilder med sted, år og personene som er på dem. Mappen med fotoalbumet kan få de samme merkene, slik at du også raskt finner den. (Og glem ikke merket «#fantastiske_måltider» for bildene av mat.)
Det er ingen regler for å bygge ut merkesystemet ditt. Én enkelt fil kan støtte opptil 20 merker, slik at du kan være kreativ med merkene du legger til og systemet du skaper. Men når du bygger ut systemet bør du huske at det er bedre å være konsekvent og fornuftig enn useriøs og ha uorden. Et merkesystem fungerer tross alt bare hvis du bruker det riktig.
Begynn merkingen
Å komme i gang med merkeprosessen kan høres skremmende og uhåndterlig ut, men det er enkelt. Bare logg på Dropbox-kontoen din, og klikk deretter på avmerkingsboksen til venstre for filen eller mappen du vil merke. Se etter boksen «Legg til et merke» i panelet til høyre, og skriv deretter inn teksten til merket. Hvis det er et nytt merke, oppretter du det. Hvis det er et merke du allerede har opprettet, vil det dukke opp. Husk at alle merker må bestå av mindre enn 32 tegn og bare kan inneholde bokstaver, tall og understrekinger. Du fjerner et merke ved å klikke i avmerkingsboksen, se på listen over merker som vises under forhåndsvisningen av filen, og klikke på X-en for å fjerne eventuelle merker.
Og hvis du bruker Dropbox Professional eller teamabonnement på jobb, kan du opprette mapper som automatisk bruker én eller flere merker hver gang en fil legges til i mappen. I stedet for å merke hvert feriebilde eller hver video individuelt, kan du ganske enkelt lage en «#Florida-tur 2025»-mappe og legge til merkene «Florida_reise» og "#2025» i mappen, og hver fil du legger til vil få disse to merkene.
Finn innholdet ditt raskere
Så du bygger et elegant og intelligent merkingssystem. Filene og mappene, bildene og dokumentene ligger i Dropbox-kontoen din, slik at du finner dem når du trenger dem.
Men hvordan kan du dra nytte av merkingssystemet og finne dem? Det er også enkelt: bruk merker for å søke. Hvis du skriver inn et ord eller en setning i søkefeltet øverst på skjermen, vil du se en liste over merker som kan være aktuelle. Klikk på ett individuelt merke, og listen fylles ut med alt som har dette merket. Du kan også søke etter flere merker samtidig for å hjelpe deg med å avgrense søket. Hvis «#2024» gir for mange resultater, vil alternativene begrenses ved å legge til flere merkesøk som «#klippestup» eller «#selvangivelse».
Din verden er kompleks. Et smart og effektivt merkingssystem kan imidlertid bidra til å skape orden, slik at du og venner og familie raskt og enkelt kan finne alt dere trenger. Ikke bruk tid på å lete etter den videoen fra Paris eller selvangivelsen fra et halvt tiår siden. Merk det én gang, finn det når du trenger det, og gå videre med livet ditt.