Hopp til hovedinnhold

Slik kan HR-team effektivisere innføringsprosessen for nyansatte.

6 minutter å lese

20. januar 2025

Hva er innføringsprosessen for nyansatte i HR?

Innføringsprosessen introduserer nyansatte for bedriften. Prosessen hjelper de nye medarbeiderne med å forstå den nye arbeidsplassen sin, rollen de har og hva som forventes av dem i den nye stillingen.

Det er en viktig prosess som bidrar til å integrere de nye medarbeiderne i organisasjonen og informerer dem om bedriftens kultur og de andre ansatte.

Hvorfor er innføringen av ansatte så viktig?

Ifølge forskning fra Brandon Hall Group forbedrer selskaper som har en sterk onboarding-prosess sin retensjon av nyansatte med 82 % og produktiviteten med over 70 %.

En god innføringsprosess gir den nyansatte positive forventninger til selskapet ditt og sørger for at de føler seg velkommen. Prosessen skal bidra til at de finner seg til rette raskere, utvikler gode relasjoner til de nye kollegene sine og føler seg engasjert i den nye rollen sin.

En profesjonell smiler mens han snakker på mobilenheten sin.

Hvordan foregår innføringsprosessen for nyansatte?

Innføringsprosessen for nyansatte varierer fra organisasjon til organisasjon. Likevel involverer prosessen som regel de følgende fem trinnene:

1. Rekrutteringsstadiet – før innføringen begynner

Ansettelsesprosessen ses gjerne på som en egen prosess, men den henger tett sammen innføringsprosessen. Innføringen begynner på en måte allerede i starten av ansettelsesprosessen, hvor den nyansatte får et godt inntrykk i form av en tydelig jobbeskrivelse og gjennomførte intervjuer.

Perioden fra et tilbud gis til den nyansatte er på plass første dag, kalles den innledende fasen. I denne fasen svarer du på spørsmål som den nyansatte har før de starter, holder kontakten med dem og sørger for at de har alt de trenger til den første dagen sin.

2. Uken før oppstart

Når den første dagen til den nyansatte nærmer seg, er det tid for å sende dem relevant papirarbeid, selskapets retningslinjer og skjemaer samt organisere utstyret og fikse tilgangen deres.

I denne fasen gjør du følgende:

  • sender dem relevante dokumenter og materiale, som kontrakter som skal signeres og håndbøker

  • sender dem relevant utstyr, som en bærbar datamaskin og konfigurerte ressurser slik som en jobb-e-postkonto og nettverkstilgang

  • bekrefter personopplysningene deres som skal legges til i det interne systemet

  • planlegger introduksjonsmøter og en samtale for den første dagen

  • sender dem en velkomst-e-post med viktig informasjon, slik som hvordan de finner kontoret hvis de skal jobbe på stedet

En fjernarbeider som ser på datamaskinen sin under et virtuelt møte.
En fjernarbeider som smiler mot datamaskinen sin.

Vanlige utfordringer under innføringsprosessen

Her er noen vanlige utfordringer som HR-team opplever under innføringsprosessen:

  • Mangel på en innledende fase, som fører til at de nyansatte føler seg uforberedt og overveldet den første dagen.
  • Ignorerte tilbakemeldinger, som gjør at de ansatte ikke føler seg hørt eller verdsatt.
  • Informasjon av lav kvalitet eller unøyaktig informasjon til nye ansatte, noe som fører til forvirring eller frustrasjon
  • Misvisende jobbeskrivelse og uklare forventninger, som gjør at de ansatte føler seg usikre på hvilken rolle de har i selskapet.
  • Manglende demonstrasjoner av relevant programvare, som gjør at den nyansatte ikke kan utføre jobben sin effektivt.
  • For mye informasjon på en gang, som gjør at den nyansatte føler seg overbelastet.
  • Mangel på introduksjoner og teambuildingaktiviteter, som gjør at den nyansatte føler seg isolert fra kollegene sine.

Alle disse faktorene kan gi en negativ opplevelse av innføringsprosessen og dermed resultere i uengasjerte og umotiverte ansatte.

Det er svært viktig at selskaper investerer tid og ressurser i å skape en grundig og effektiv innføringsprosess, slik at nyansatte har større sjanse for å lykkes. På denne måten kan de sørge for en mer smidig overgang til den nye rollen samt skape et positivt og produktivt arbeidsmiljø.

En ny ansatt i Cobalt Circle Corporation setter inn en e-signatur i et digitalt dokument.

Slik effektiviserer du innføringsprosessen

Vi har sett nærmere på innføringsprosessen og diskutert personene og materialene som inngår i den. Prosessen tar som regel lengre tid enn den burde, så hvordan kan du effektivisere den?

Dropbox tilbyr en pakke med verktøy som hjelper HR-ansatte med å effektivisere innføringsprosessen for nyansatte. Med disse verktøyene kan du gjøre følgende:

  • tilpasse dokumenter og maler med logoer, skrifttyper og farger slik at alle innføringsmaterialene får en helhetlig varemerkeprofilering

  • Administrer viktige dokumenter ved å spore visninger, videresendinger og nedlastinger med DocSend

  • Forbedre behandlingstiden og automatiser arbeidsflyter med informasjonssporing og innebygde påminnelser ved hjelp av Dropbox Sign

  • følge med på den interne fremgangen ved å spore filaktivitet og kommentarvarsler

  • skape et tillitsfullt miljø blant de ansatte og kandidatene ved å alltid beskytte sensitive opplysninger

Ved å innlemme disse funksjonene i HR-arbeidsflyten sparer du masse tid slik at du heller kan fokusere på å styrke forholdet til de nye kollegene dine.

Signer papirer uten alt papirarbeidet

Med juridisk bindende e-signaturer kan du sende ut nye ansettelsesdokumenter og få dem signert, raskt.

Gjør det enkelt å innføre nyansatte

Dropbox gir HR-ansatte et komplett sett med verktøy og ressurser som effektiviserer innføringsprosessen for nyansatte.

Med funksjoner som automatisert arbeidsflyt, redigerbare maler og sikker fildeling, kan HR-medarbeidere enkelt samarbeide med ansettelsesansvarlige og sikre en smidig overgang for nyansatte.

Ved hjelp av Dropbox sine innføringsverktøy kan HR-ansatte spare tid, redusere den administrative belastningen og sørge for at nyansatte får en positiv opplevelse når de integreres i organisasjonen.

Se relaterte ressurser

En person jobber hjemmefra ved et skrivebord og smiler til den bærbare datamaskinen foran seg mens de skriver og deler filer med teamet sitt.

Den beste måten å dele dokumenter med et team mens man jobber eksternt

Samarbeid uanstrengt hvor som helst. Lær sikre og effektive måter å dele filer med teamet ditt mens du jobber eksternt, ved å bruke de beste verktøyene og strategiene.

To personer på et kontor ser på en dataskjerm sammen og diskuterer redigeringer som skal gjøres i en fil.

Effektiv dokumentversjoneringskontroll

Dokumentversjonskontroll hjelper deg med å spore endringer, forhindre datatap og sørger for at alle i teamet ditt jobber med riktig versjon av en fil. Lær mer.

En person som sitter i en bil signerer en PDF på nettbrettet sitt med en e-signatur.

Slik skriver du under på et PDF-dokument og får elektroniske e-underskrifter på nett

Du trenger ikke lenger fysisk papir for å få en juridisk bindende signatur. Oppdag hvordan Dropbox Sign effektiviserer kontraktssigneringsprosessen for deg og kundene dine – alt takket være e-signaturer.