Intrapersonlig kommunikasjon – hvordan teamet ditt oppfatter seg selv og arbeidet sitt – former vår interne dialog og samhandling med andre. Det motsatte er også sant. Mellommenneskelig kommunikasjon – hvordan vi snakker med andre og omvendt – kan ha betydelig innvirkning på vår forbindelse med andre og måtene vi får gjort arbeid sammen på. Det å jobbe distribuert kan gjøre det mer utfordrende å håndtere negative tanker og opprettholde tydelig, positiv kommunikasjon. Likevel er begge deler avgjørende for teamets velvære og produktivitet.
I denne artikkelen gir vi praktiske strategier og øvelser for å forbedre teamets mellommenneskelige og intrapersonlige kommunikasjon. Disse strategiene fremmer et sunnere arbeidsmiljø der teammedlemmene føler seg trygge, støttet og tilkoblet.
Intrapersonlig kommunikasjon vs. mellommenneskelig kommunikasjon
Intrapersonlig kommunikasjon er den interne dialogen som former tanker og handlinger, og fungerer som stemmen i hodene våre vi ikke alltid er klar over. Å ha et positivt selvbilde kan styrke denne indre dialogen, og øke kreativiteten, fokuset og beslutningstakingen.
Men hjernen er ikke alltid rasjonell, og til tross for innsats for personlig vekst, kan usikkerheter fortsatt snike seg inn. Hvis negative tanker ikke kontrolleres, kan de senke moralen og svekke beslutningstaking.
Mellommenneskelig kommunikasjon, derimot, refererer til den eksterne dialogen mellom mennesker. Det innebærer utveksling av informasjon, ideer og følelser, og hvordan vi samhandler med andre gjennom samtaler, kroppsspråk og sosiale signaler. Det påvirker hvordan vi oppfatter og samhandler med verden, og hjelper oss med å bygge relasjoner med andre.
Sammen påvirker begge kommunikasjonsformene teamdynamikken.
Når mellommenneskelig kommunikasjon bryter sammen, kan det føre til negativ selvsnakk, som å overtenke noens tonefall, tvile på intensjoner eller kaste bort tid på å prøve å tolke uklare meldinger. På samme måte, hvis vi snakker negativt til oss selv, er det mer sannsynlig at vi misforstår og tolker tilbakemeldinger fra andre som kritikk, noe som skaper misforståelser og anstrenger forhold.
Derfor er det viktig å hjelpe teamet ditt med å bygge begge disse kommunikasjonsferdighetene. La oss se på noen eksempler på positiv og negativ mellommenneskelig og intrapersonlig kommunikasjon.
Eksempler på intrapersonlig kommunikasjon
Vi opplever alle intrapersonlig kommunikasjon på en unik måte, formet av våre erfaringer og hvordan vi tolker situasjoner. Likevel dukker det ofte opp vanlige mønstre.
Positiv intrapersonell kommunikasjon:
- Visualisere suksess: «Jeg kan stoffet mitt, jeg har dette.»
- Bekreftende evner: «Jeg har håndtert vanskelige oppgaver før; jeg kan gjøre dette!»
Negativ intrapersonell kommunikasjon:
- Selvtvil: «Hvorfor gjorde jeg det?» Hva tenkte jeg egentlig på?
- Unngå utfordringer: «Jeg klarer ikke den oppgaven; det er for mye.»
Å gjenkjenne disse tankene kan hjelpe oss å forstå deres innvirkning på kommunikasjonsstilen vår i personlige og profesjonelle sammenhenger.
Eksempler på mellommenneskelig kommunikasjon
I virtuelle omgivelser er måtene vi kommuniserer med kolleger på viktig. Tekst og tegnsetting formidler tonen, og små detaljer kan utgjøre en stor forskjell.
Sterk mellommenneskelig kommunikasjon:
- Gir konstruktiv tilbakemelding: «Presentasjonen var flott! Neste gang kan vi legge til et lysbilde for viktige målinger.»
- Gir tydelige instruksjoner: «Flott innsikt!» La oss vurdere å legge til salgstrender fra forrige kvartal for mer kontekst.
Ukonstruktiv mellommenneskelig kommunikasjon:
- Avbryter en samtale: «Vent, nei, la oss bare gjøre det på min måte.»
- Passiv-aggressive reaksjoner: «Jada, hvis du synes det er den beste ideen ...»
Potensialet for miskommunikasjon i en virtuell setting er høyere enn på tradisjonelle arbeidsplasser, gitt mangelen på konsekvent ansikt-til-ansikt-interaksjon. Derfor er det viktig å utstyre eksterne team med praksiser og verktøy de kan innlemme i sine daglige rutiner for å gjenkjenne og motvirke disse uhensiktsmessige mønstrene.
Hvordan du kan forbedre din egen intrapersonlige kommunikasjon
Å jobbe eksternt er en ferdighet– og akkurat som alle andre ferdigheter krever det tid og øvelse å mestre. En viktig del av å finpusse denne ferdigheten er å gjenkjenne mønstre i din egen intrapersonlige kommunikasjon og hvordan de dukker opp mens du jobber i teamet ditt.
Negativ intrapersonlig kommunikasjon og selvsnakk kan gjøre normale mentale øvelser til verst tenkelige scenarioer, noe som kan føre til uhensiktsmessige mønstre som overdrevent unnskyldende kommunikasjon eller motvilje mot å si ifra. I fjernarbeid kan følelser av isolasjon noen ganger forsterke negative tanker uten at de blir distrahert av personlige interaksjoner.
Nedenfor har vi skissert øvelser og rammeverk som kan hjelpe deg med å gjøre din indre dialog til en kilde til kreativitet og støtte.
Bruk øvelsen «skriv om uhensiktsmessige tanker»
En viktig ferdighet for å mestre intrapersonlig kommunikasjon er å lære å oppdage når negative tanker dukker opp og finne ut hvor de kommer fra.
For å få taket på dette, kan du prøve å bruke øvelsen vår «skrivom uhensiktsmessigetanker». Vi utformet dette arbeidsarket for å hjelpe oss med å finne, vurdere og justere tanker som kan påvirke våre egne handlinger og beslutninger.
Slik kan du bruke det:
1. Gjennomgå de «vanlige tenkestilene»: Etter en diskusjon eller på slutten av et gruppemøte, ta deg tid til ågjennomgå «veiledningen for tenkestiler» og skriv ned svaret ditt på spørsmålene «den mest uhensiktsmessige tenkestilen jeg oftest bruker er ____» og «Jeg er best på å omformulere uhensiktsmessige tanker når ____».
2. Bruk«tankesporingsarket»: Noen dager etter at du har funnet ut av tankestilen din, noter ned alle tankene du husker å ha hatt i løpet av dagen på «tankesporingsarket» ditt. Reflekter spesifikt over hvordan den ene tanken påvirket handlingene dine i den situasjonen, eller hva som skjedde deretter.
3. Prøv nå å «omskrive» tankene dine: Gå gjennom notatene dine og velg to tanker du anser som «uhensiktsmessige». Skriv ned hvorfor tanken kan være sann på arbeidsarket ditt. For eksempel kan en ansatt som tenker: «Holdt jeg meg produktiv nok?» nevne dager da de ikke fullførte alt de hadde planlagt som bevis på at deres negative selvsnakk er gyldig.
4. Veiled deg selv gjennom å «omformulere» tankene dine: Bruk informasjonen du har samlet til å omskrive den opprinnelige, uhensiktsmessige tanken. For eksempel kan «Er jeg produktiv nok?» bli til «Jeg gjør jevne fremskritt og lærer å prioritere bedre hver dag».
Selv om denne øvelsen er nyttig, er det viktig å huske på at arbeidet ikke stopper der. Det krever kontinuerlig innsats for å se reell endring. Sikt på å sette av bare 20 minutter i kalenderen din én gang i uken til litt selvrefleksjon. Dette bidrar til å bygge en vane med å transformere gamle tankemønstre og omprogrammere nye.
Øv på nye måter å «skifte perspektiver» på
En annen måte du kan redusere virkningen av uhensiktsmessige tankemønstre på er å endre vanene dine til vaner som fremmer positiv intrapersonlig kommunikasjon. Denne øvelsen bidrar til å erstatte negativ selvsnakk med bekreftende, støttende budskap som forsterker ens evner, verdi og potensial for suksess.
Du kan dele det opp i tre deler:
1. Lær å avlære: Start med en «mental vårrengjøring» for å reflektere over hvordan dine nåværende tanker, vaner og verdier kan påvirke din intrapersonlige kommunikasjon ved å bruke vår«lær å avlære 101»-guide.
2. Skift perspektiv: Snakk deretter til deg selv som du ville gjort til en venn. Bruk vanene og tankene dine fra forrige øvelse som eksempler, og reflekter over hvordan du ville følt deg hvis du snakket med en venn slik du snakker med deg selv.
Delta i mindfulness-teambuildingaktiviteter
Når det gjelder intrapersonlig kommunikasjon, er en fin måte å løfte teamets humør på gjennom en enkel takknemlighetsøvelse, som å sette opp en gruppebasert «takknemlighetstavle». Ved å oppmuntre team til både å dele og høre positive tilbakemeldinger fra kolleger, kan vi bedre internalisere denne positiviteten og reflektere tilbake i vår egen intrapersonlige kommunikasjon. Å dele takknemlighetsstunder kan hjelpe i denne prosessen, dempe eventuell negativitet som kan ha bygget seg opp og fremme positive samtaler i teamet vårt.
Slik fungerer det:
1. Som et team, «legg igjen en kommentar»: Vi bruker Miro til å sette opp takknemlighetstavlen vår, og ber teammedlemmene legge igjen en kommentar når de føler seg takknemlige overfor noen i teamet i løpet av uken. Hvis noen for eksempel hjalp dem med et prosjekt, kan de legge til en takk og en kort historie om det.
2. Les og del: Vi leser kommentarer fra styret i begynnelsen av møtene eller når det føles riktig. Dette bidrar til å holde takknemlighet og positiv anerkjennelse i gang. Teammedlemmer kan gå tilbake til tavlen når som helst de trenger en påminnelse om de gode tingene som skjer, spesielt når de jobber asynkront.
Å skape rom for oss selv og teamene våre til å være åpne og ærlige om hvilke utfordringer vi står overfor med vår egen intrapersonlige kommunikasjon, lar oss knytte dypere bånd, spesielt i distribuert arbeid. Gjennom denne åpne dialogen kan vi også dele hvordan vi bruker daglige ritualer og verktøy for å forbedre denne kommunikasjonen.
Som vi diskuterer i vår Remotely Curious-podkast «Not Okay» – er vi alle sosiale vesener, og vi lærer av hverandre.
Hvordan hjelpe teamet ditt med å utvikle sterkere mellommenneskelig kommunikasjon
Når det gjelder å hjelpe team med mellommenneskelig kommunikasjon, er det første steget å etablere en tillitskultur mellom teammedlemmene. Tillit setter tonen og påvirker måten budskapene mottas. Når det er tillit, føler et team seg trygge på å si ifra, stille spørsmål og dele ideer åpent. Men å bli kjent med kollegene dine og etablere en tillitskultur i et distribuert team krever bevissthet.
Hos Dropbox fungerer Virtual First bra for oss fordi vi anerkjente behovet for menneskelig kontakt for å bygge tillit og forbedre relasjoner da vi utformet modellen. Derfor samles vi regelmessig personlig, og disse samlingene utformer vi rundt klare mål – enten det er teambuilding, ferdigstillelse av en strategi eller arbeid med viktige leveranser.
Her er noen måter du kan forbedre teamets mellommenneskelige kommunikasjonsferdigheter på:
Hjelp teamet ditt med å lære å skrive for forståelse
God mellommenneskelig kommunikasjon på arbeidsplassen handler om å få arbeidet gjort effektivt sammen. I et virtuelt miljø, utenfor Zoom, er vi i stor grad avhengige av e-post, dokumentdeling og Slack-meldinger for å kommunisere. Derfor er det lett at budskapene og intensjonene våre blir begravd i endeløse tråder og tekstlinjer.
En måte å imøtekomme behovet for tydelig skriftlig kommunikasjon på er å arrangere et fokusert skriveverksted basert på verktøysettet vårt Skriv for forståelse. I et kommende teammøte kan denne workshopen brukes til å lære teamet ditt hvordan de kan forenkle språket, fokusere på hovedpunkter og strukturere kommunikasjonen for å forhindre misforståelser.
Slik arrangerer du workshopen:
1. Forklar de fem viktigste reglene for god skriving: Lær teamet ditt de grunnleggende reglene for god og konsis skriving ved å fokusere på viktige prinsipper, som å sette hovedideen foran i stedet for å begrave den i unødvendige detaljer, for eksempel. Du kan bruke Skriving 101-arbeidsarket vårt i Dropbox Paper til å vise frem eksempler som følger disse reglene og de som ikke gjør det, slik at de kan se nøyaktig hvordan effektiv mellommenneskelig kommunikasjon ser ut.
2. Oppfordre teamet ditt til å vurdere skrivingen sin: Be teamet ditt om å velge de tre første e-postene fra sendte e-poster og evaluere dem. La dem bruke skrivepoengkortet til å vurdere klarhet, tone og struktur. For å sikre at denne prosessen føles trygg, la alle holde sine individuelle vurderinger private, men oppfordre dem til å skrive ned sine endelige poengsummer og identifisere områder for forbedring.
3. Gå gjennom hvordan du skriver om for klarhet: Som leder av denne workshopen, velg et eksempel på en e-post fra din egen sendte mappe eller lag en eksempeltekst. Del originalen, forklar Writing Scorecard-vurderingen og fremhev forbedringsområder. Deretter leder du teamet ditt gjennom en omskriving, med fokus på de fem prinsippene: hovedideen først, konsisthet, aktiv tale, oppdeling av kompleks informasjon og klarhet. Vis før- og etter-versjonene for å illustrere hvordan små redigeringer kan forbedre kommunikasjonen.
Ved å lære bort og praktisere disse ferdighetene styrker du teamets mellommenneskelige kommunikasjon. Denne investeringen i klarhet i skrivingen bidrar til å bane vei for mer effektivt samarbeid og et mer sammenhengende og tillitsfullt arbeidsmiljø.
Vær tydelig om forventningene til etikette
I et virtuelt arbeidsmiljø er klare forventninger til etikette avgjørende for effektiv mellommenneskelig kommunikasjon. Som vi diskuterte i episoden vår om etikette i Remotely Curious, krevde overgangen til en Virtual First-modell hos Dropbox at vi måtte definere når og hvordan vi samarbeidet. Uten slike retningslinjer kan det oppstå misforståelser og anstrengt dynamikk.
Å sette klare regler bidrar til å opprettholde respekt og produktivitet i fjernarbeid, der uuttalte normer ansikt til ansikt ofte går tapt. Å være tydelig om disse «usynlige reglene» fremmer bedre forståelse og smidigere samhandling.
Noen få til å gjøre dette:
- Avklar forventningsmøtene: Mellommenneskelig kommunikasjon trives med visuelle signaler, så etabler retningslinjer for videobruk. Gi teamet ditt beskjed om når kameraene skal være på og når det er greit å holde dem av. Å oppmuntre til virtuelle bakgrunner kan også bidra til å skape en konsistent, distraksjonsfri opplevelse som føles mer komfortabel for alle.
- Sett en agenda: Uten en tydelig agenda kan virtuelle møter lett føre til uorganisering. Bruk vårt møteforberedelsesark til å sende ut en agenda på forhånd og etablere en struktur for samtalen. For å holde ting på rett spor, start møter med raske oppdateringer eller sett spesifikke tidspunkter for spørsmål og svar. Denne tilnærmingen gir alle en mulighet til å forberede seg, slik at de vet når de skal engasjere seg aktivt og når de skal lytte.
- Unngå avbrudd: For å gjennomføre effektive møter, si eksplisitt at du ønsker å høre alles perspektiv. Det er viktig å lede samtaler tilbake på sporet når det oppstår avbrudd, på en profesjonell og høflig måte. Dette sikrer at alle stemmer blir hørt, noe som styrker teamrelasjonene.
Ved å sette forventninger til hvordan man skal kommunisere under møter, gjør du teamet ditt i stand til å navigere virtuell kommunikasjon med klarhet og respekt, noe som til slutt forbedrer deres mellommenneskelige forbindelser. Når alle forstår reglene for engasjement, jevner det ut spillereglene og sørger for at alle føler seg verdsatt og bemyndiget til å bidra.
Hjelp teamet ditt med å transformere kommunikasjonen sin
Både mellommenneskelig og intrapersonlig kommunikasjon påvirker hvordan teamet ditt føler om arbeidet sitt og relasjonene de bygger med hverandre.
Hvis de ikke føler seg komfortable med å si ifra, og kommunikasjonsstilene er uklare, kan de utvikle negativ selvsnakk. På samme måte, når teammedlemmer sitter fast i denne syklusen uten en sjanse til å rydde opp i tankene sine eller søke støtte, kan det smitte over på samhandling og påvirke teamdynamikken.
Begge typer kommunikasjon er lærbare ferdigheter som trenger øvelse. Å identifisere negativ selvsnakk er ikke en rask løsning, og å forvente god kommunikasjon uten å sette klare retningslinjer vil sannsynligvis ikke fungere.
Vårt råd? Gi teamet ditt de riktige verktøyene og retningslinjene for å bidra til å skape et rom for ærlig og nyttig kommunikasjon, både internt og eksternt.
Ønsker du flere øvelser og rammeverk som kan påvirke dynamikken i det distribuerte teamet ditt positivt? Sjekk ut hele vårt virtuelle verktøysett for førstegangsbruk.
