Organisasjonssystemer og produktivitetsverktøy er ikke én størrelse som passer alle. Noen liker at ting er helt «på stell», andre trives med kaos. For at du skal trives, har vi satt sammen strategier for å bli organisert og produktiv basert på seks personlighetstyper. Men ikke føl deg presset inn i én personlighetstype. Selv om du stort sett er en rotekopp, er det sannsynlig at noen av anbefalingene for minimalister vil fungere for deg også!
Sjongløren
Hopper du mellom prosjekter hele tiden? Har nettleservinduet ditt over 46 åpne faner akkurat nå? Da kan du være en sjonglør Selv om du elsker å sjonglere, er det alltid en fare for at noe glipper.
Strategi:
Bruk gjøremålslister i Dropbox Paper for å holde oversikt over de ulike arbeidsstrømmene dine. Oppgavelister er spesielt nyttige når man jobber med eller leder et team.
Slik konfigurerer du en gjøremålsliste i Paper:
Når du har opprettet et Paper-dokument, kan du finne sjekklisteknappen på verktøylinjen nederst på skjermen. Slik starter du gjøremålslisten i det nye Paper-dokumentet:
Legg til oppgaven din i sjekklisten
Tilordne den til deg selv eller teamkollegaen din ved hjelp av @mention funksjonen
Fastsett en forfallsdato for fullføring
Minimalisten
Én stol. Ett skrivebord. Én bærbar datamaskin. Det er alt. Minimalisten ignorerer det uvesentlige og har fullt fokus på produktivitet og ro.
Strategi:
Få Dropbox til å gjenspeile livsstilen din. Arkiver vekk rotet, og ha kun det du trenger for hånden.
Slik organiserer du arkivene:
Å jobbe med et prosjekt for kunder, sortere gjennom bilder eller lagre viktige dokumenter skaper mye digitalt rot. I stedet for å ha alt på ett delt sted, kan du dele Dropbox-mappene dine inn i mappene «Arbeid» og «Arkiv». På denne måten kan du sørge for at du alltid har tilgang til filene dine uten å måtte se dem alle. Lagre store mengder usorterte bilder eller videoer i Arkiv før du velger hva du vil flytte til Arbeider. Eller lagre ubrukte versjoner av prosjekter i arkivet som du kan få tilgang til senere for å omarbeide til et annet formål.
Den handlekraftige
YOLO. Når du har et mål, kan ingenting hindre deg i å nå det. Alt handler om å få ting gjort og å gjøre dem riktig.
Strategi:
Siden du allerede har full oversikt, kan du spare mer tid ved å opprette felles, delte mapper for å organisere alt annet.
Opprett felles, delte mapper:
Tenk på å dele en mappe som å dele arbeidsområdet ditt, men uten å være i veien for hverandre. Først, organiser alt slik du liker det, med alle prosjektfilene dine på ett sentralt sted. Når du deler den, kan alle medlemmer av mappen gjøre endringer direkte, noe som sparer tid for alle og oppmuntrer til samarbeid.
Somlekoppen
Klokka er 15.00, og først nå leser du artikkelen en venn sendte deg for en måned siden. Bedre sent enn aldri. Ting blir alltid gjort, men vanligvis rett før fristen.
Strategi:
Du vil uansett alltid vente til siste minutt – det er bortkastet å prøve å endre på det. Få heller det siste minuttet til å telle ved å være produktiv på en mer effektiv måte.
Bruk produktivitetsverktøy:
Dropbox sin pakke med produktivitetsverktøy lar deg få gjort mer på kortere tid. Bruk Dropbox Paper til å opprette og administrere samarbeidsdokumenter. Gjør endringer, tildel oppgaver, gi tilbakemeldinger og mer i sanntid, når du har tid. Bruk Dropbox Sign til å håndtere alle dine behov for dokumentsignering på en lovlig og umiddelbar måte. Det er ikke nødvendig å løpe febrilsk til postkontoret for å sende et onboarding-dokument i posten. Og til slutt kan du bruke Dropbox-mobilappen til å skanne dokumenter, ta bilder og gi tilbakemeldinger mens du er på farten. Det er ingen grunn til at du ikke kan kommentere en videoredigering mens du står i kø i matbutikken.
Perfeksjonisten
Ingen uleste e-poster. Skrivebordet på datamaskinen er ryddig. Alt er der det skal være, og det er slik du vil ha det – perfekt.
Strategi:
Når du organiserer alt med en gjennomtenkt struktur, er det enklere å finne innhold når du trenger det.
Presis struktur på mappenavn:
Utarbeid en gjennomtenkt, fast standard for mappenavn, og hold deg til den. For de fleste arbeidsstrømmer er det lurt å starte med å bryte ned kjernemapper i år, og så ha undermapper for hver måned. I undermappene kan du ha kundenavn, fulgt av navn på spesifikke jobber. På den måten kan du gjenfinne bestemt innhold raskt og effektivt, selv flere år senere.
Rotekoppen
36 789 uleste e-poster. Du har supre ideer og jobber hardt, men … det kan være at du trenger litt hjelp av og til. På samme måte som sjongløren, men kaoset har en tendens til å ta overhånd.
Strategi:
Automatiser i så stor grad som mulig. La Dropbox håndtere gjentakende oppgaver, så kan du konsentrere deg om det store bildet.
Automatiserte mapper og kamerarull:
Dropbox-automatisering lar deg opprette mapper som automatisk utfører bestemte oppgaver på filene du legger til i dem. Mappen gir nytt navn til, sorterer, merker eller konverterer alle filer som legges til. En annen automatisert oppgave du kan la Dropbox håndtere, er kameraopplastinger. Når denne funksjonen er aktivert, blir bildene dine automatisk lagt til i nettskyen når du kobler til kameraet, SD-kortet, smarttelefonen eller nettbrettet. Du kan angi at kameraopplastinger automatisk skal gi filene nytt navn til åååå-mm-dd hh.mm.ss.jpg når de kopieres til Dropbox, slik at det ikke blir et stort, uoversiktlig rot når du velger bilder.
Få orden på ting nå!
Ja, jeg snakker til deg, somlekopp! Å lese om hvordan Dropbox kan hjelpe deg med å være organisert er én ting, men nå må du komme i gang selv. Start med en rolig introduksjon av strategien for din personlighetstype, ett verktøy av gangen. Når du ser hvor mye enklere livet ditt blir, får du antageligvis lyst til å sjekke de andre strategiene også. Ikke tenk mer på det, bare kom i gang med organiseringen!
Se relaterte ressurser
Hva er planleggings-, utførelses-, kontroll- og korrigeringssyklusen (PDCA)?
Uansett hvilken bransje du jobber i, er det å overvinne utfordringer en daglig oppgave. Oppdag hvordan du kan gjøre problemløsningsprosessen din mer raffinert – og mer tilfredsstillende – ganske enkelt ved å bruke PDCA-syklusen.
