Hva er PERT?

Historien til "Program Evaluation and Review Technique"

PERT-akronymet står for «Program Evaluation and Review Technique», et program som har vært i bruk av ulike organisasjoner i over 50 år. PERT-teknikken ble opprinnelig utviklet i 1958 for bruk av det amerikanske marinens spesialprosjektkontor, og er et prosjektstyringssystem som er utviklet for å hjelpe til med planlegging av store og komplekse prosjekter. Det starter med en samlet programevaluering, og fremmer en grundig analyse av ethvert prosjekt før oppstartdatoen. Den ble brukt på Polaris-missildesignet så vel som under vinter-OL i Grenoble i 1968. Selv om lignende styringskonsepter har blitt utviklet og forbedret siden, var PERT den første teknikken av sitt slag.

Hvordan prosjektstyring med PERT fungerer

Som nevnt ovenfor er PERT designet for å implementeres med prosjekter som er svært komplekse, som må fullføres gjennom sekvensielle oppgaver og / eller kjøres sammen med andre prosjekter. Det overordnede målet med PERT er å få prosjekter fullført i tide og på budsjett, samt å nøyaktig vurdere samlet oppgavebeskrivelse i løpet av oppgavebeskrivelsesfasen.

Oppgavebeskrivelse for PERT-prosjektet ditt

Oppgavebeskrivelse er en viktig del av PERT, da det er der du lager en handlingsplan for prosjektet ditt. Teknikken tar høyde for ting som kan gå galt eller tar lengre tid enn de burde, samt viktige ”milepæler” gjennom hele livet. Sammenlignet med teamets vanlige teknikk for oppgavebeskrivelse, kan PERT virke ekstremt grundig, og påkaller alt fra ressursadministrasjon til individuell prestasjon. Med sine militære røtter handler PERT-metoden om forberedelse, og etterlater ingen stein som ikke er snudd.

PERT-uttrykk for oppgavebeskrivelse

En PERT-oppgavebeskrivelse vil bruke følgende utrykk for å definere viktige hendelser, tidsplaner og ressurser:

Hendelser

PERT-hendelser fungerer som milepæler i prosessen din. De krever ingen ressurser i seg selv: i stedet kan en PERT-hendelse ikke fullføres før hver oppgave som fører fram til den er fullført.

• En PERT-hendelse refererer til starten eller fullføringen av en eller flere aktiviteter
• En forgjengerhendelse kommer rett før en eller flere hendelser
• En etterfølgerhendelse inntreffer umiddelbart etter en eller annen hendelse

Aktiviteter

PERT-aktiviteter er aktiviteter som krever ressurser:

• En PERT-aktivitet refererer til å utføre en oppgave som bruker ressursene dine, enten det er tid, materialer, penger eller til og med maskiner. Du kan ikke utføre en PERT-aktivitet før hendelsen som markerer begynnelsen er fullført, for eksempel hvis noe i forrige hendelsesfase er uferdig, kan den nye ikke begynne.
• En PERT-underaktivitet refererer til de mindre oppgavene en PERT-aktivitet kan deles inn i. For eksempel kan aktiviteten "klargjøre utkast" brytes ned til "klargjøre utkast 1, 2 og 3" hvis det er sannsynlig at flere økter er nødvendig.

Tid

PERT-tidspunkter er nøkkelen til teknikken og er designet for å tillate optimal ytelse og tilbakeslag:

• Den optimistisk varigheten refererer til minimum tid som er nødvendig for å fullføre en aktivitet, forutsatt at alt går greit og går enda bedre enn forventet
• Den pessimistisk varigheten er motsatt, og angir den maksimale tiden som trengs for å fullføre oppgaven, forutsatt at alt som kan gå galt, går galt - ikke medregnet totale katastrofer
• Den mest sannsynlige varigheten ligger i det lykkelige mellomsjiktet når det gjelder den forventede tiden som trengs, forutsatt at alt går som vanlig
• Forventet varighet er den beste gjetningen din for levering, med noen innrømmelser for ting som går galt, og bør være basert på modellens gjennomsnittstid for en rutinemessig fullføring av oppgaven

Administrering

Flere andre begreper hjelper til med å definere viktigheten, fremdriften og forventningen til hver hendelse eller aktivitet:

• Kritisk vei gir en oversikt over hele prosjektet fra dag én til sluttdatoen, og hjelper med å definere den totale tiden i dager, måneder eller år som teamet ditt trenger for å fullføre alt. Metoden for kritisk vei er faktisk en egen tilnærming som er utviklet omtrent samtidig som PERT, selv om de to primært brukes i forbindelse med hverandre.
  
  
• Kritisk aktivitet er betegnelsen på oppgaver som ikke kan overskride eller ta opp flere ressurser enn planlagt. En kritisk aktivitet er, som navnet tilsier, avgjørende for vellykket prosjektgjennomføring.
• Float eller slakk refererer til tiden og ressursene som er tilgjengelige under prosjektet. Fri flyt refererer til den innflytelsen i ressurser du har dersom teamet ditt skulle bli utsatt, mens negativ slakk refererer til oppgaver som har et ressursunderskudd.
• Ledetid er tiden en foregående hendelse må fullføres innen for at en hendelse skal nås.
• Forsinkelsestid er den korteste tiden en hendelse kan følge etter en annen.
• Hurtigsporing er når teamet ditt bestemmer seg for å kjøre kritiske oppgaver samtidig for å forkorte den totale kritiske banen.
• Krasjer kritisk vei betyr det at du injiserer ytterligere ressurser i en aktivitet på kritisk vei, og dermed forkorter tiden det tar å fullføre, og gjør den kritiske veien kortere.

Trinn for PERT-prosjektplanlegging

Nå som du kjenner alle nøkkelordene, her er hvordan du omsetter dem til praktiske handlinger:

1. Identifiser oppgavene dine: Du bør sette opp alle oppgavene som trengs for å fullføre prosjektet ditt, noe som kan være litt tidkrevende. Men hvis du har et komplekst prosjekt på gang, er det viktig å få oversikt over det på dette tidlige stadiet.
2. Definer en riktig rekkefølge: Bestem den beste rekkefølgen for å få optimale resultater fra hver oppgave. Husk at du kan kjøre flere oppgaver parallelt. Sett oppgaveavhengigheter i en fornuftig rekkefølge.
3. Estimer tid: Finn ut hvor mye tid hver oppgave trenger, og lag en optimistisk, pessimistisk og forventet tid.
4. Lag et PERT-diagram: Lag en visualisering av prosjektet ditt.
5. Tildel flyteverdi: Sørg for at du vet hvor mange ressurser hver oppgave vil kreve.
6. Estimat for kritisk vei: Basert på rammeverket ditt så langt, angi en dato for total ferdigstillelse.

Planleggingsoppgaver i PERT

En PERT-tabell hjelper deg med å registrere varighetene og aktivitetsrekkefølgen. Dette er ikke bare nyttig i planleggingsfaser, det er også en verdifull tidsplan du kan referere til for hele prosjektet. Nedenfor er et PERT-tabelleksempel:

Lage et PERT-nettverksdiagram

Når tabellen din er laget, kan du opprette et tilsvarende PERT-diagram. Dette fungerer som et flytskjema for å gi en klar visuell indikasjon på prosjektsekvensen. Det kan også være lurt å bruke et digitalt Gantt-diagram. Diagrammet ditt skal bestå av knutepunkter, med hvert knutepunkt som beskriver en aktivitet, så vel som dens optimistiske, pessimistiske og forventede varigheter.

Her er et eksempel på et fullstendig PERT-nettverksdiagram.

PERT-teknikk: Fordeler og ulemper

Som du kan se er PERT-teknikken selv i planleggingsfasene ingen liten oppgave. Du og teamet ditt skal tenke nøye igjennom om dette er den beste styringsteknikken for det valgte prosjektet. Generelt er PERT-tilnærmingen ikke veldig skalerbar til små prosjekter. I tillegg, hvis du prøver å bruke den på ganske greie prosjekter, kan du havne i en situasjon med "jo flere kokker, jo mer søl". Vurder følgende fordeler og ulemper før du går videre med denne metoden:

Fordeler med PERT-teknikken

• Skaper et klart og lettfattelig bilde på hele prosjektet
• Tillater dybdeanalyse av prosjektressurser og prestasjoner før oppstart
• Skaper en tydelig tidslinje for en strukturert tilnærming
• Hjelper med å fremme ansvarlighet ettersom alle har klart definerte roller og tidsplaner
• Tar høyde for forsinkelser
• Kan motivere teammedlemmer gjennom en klar samarbeidsplan
• Kan lede til raskere fullføring av prosjektet fordi alle vet hva de skal gjøre og når, dvs. ingen forsinkelser gjennom dårlig kommunisering av forventninger

Ulemper med PERT-teknikken

• Når du begynner å bryte ned alle nødvendige aktiviteter, kan du begynne å nå et overveldende antall oppgaver
• Ikke særlig anvendelig for mindre prosjekter og enkle oppgaver
• Knutepunkter og diagrammer hjelper deg med å vise forventninger, men ikke live-statusen
• Forventninger er ikke alltid virkeligheten etter hvert som prosjektet skrider frem
• Dramatisk økt administrasjon i løpet av fasen for oppgavebeskrivelse
• Tidsestimater kan føles undertrykkende og ikke gunstige for kreative oppgaver.

Er PERT-teknikken riktig for deg og teamet ditt?

Hvis prosjektet ditt involverer mange mennesker og mange oppgaver, vil et PERT-nettverksdiagram som fungerer som en blåkopi gi alle et sterkt prosjektstyringsverktøy de kan bruke som et fundament fremover. Når det er sagt, hvis prosjektet ditt ikke er så komplisert, kan du bare gjøre det grumsete og kaste bort verdifull tid på å kartlegge noe som ikke trenger slike detaljer.

Hva er alternativene til PERT?

Hvis du tror teamet ditt kan dra nytte av noen av konseptene til PERT uten å ta i bruk metoden, kan du prøve å lete etter verktøy som omfatter den samme mentaliteten med litt mindre papirarbeid. Dropbox tilbyr oppgavehåndteringsverktøy som gjør det enkelt å holde deg oppdatert på hva teamet ditt gjør. Med appintegrasjoner inkludert Xero, Monday og Trello kan du enkelt administrere økonomi, teamoppgaver og enkelt takle problemer alt fra Dropbox.

Prosjektledere kan oppleve at det et team egentlig trenger ikke er en kompleks planleggingsteknikk like mye som en tydelig definert arbeidsprosess og verktøyene for å oppnå den.