Hva er arkivbehandling?
Arkivbehandling, også kjent som journalføring, er, som navnet antyder, prosessen med å organisere og sikre en organisasjons arkiver. For virksomheter bør denne prosessen løpe i hele selskapets livssyklus, noe som betyr at dokumentene som er lagret kan gjenspeile historien til virksomheten. Arkivbehandling handler imidlertid om mer enn bare å ha et arkivskap. Vellykket arkivbehandling skal kjøre på en prosess som inkluderer klassifisering, opprettelse og mottak og vedlikehold av dokumenter. Sikker utsortering eller sletting av en organisasjons journaler bør også være en del av journalføringsprosessen.
Følgende dokumenter skal alle vurderes for arkivering av en arkivleder/-ansvarlig:
Papirdokumenter eller andre offline formularer for poster
Digitale dokumenter
Kontrakter
Rapporter
Revisjoner
Sertifikater
E-poster og meldinger på sosiale medier
Videoer
Foretak akkumulerer disse elementene med jevne mellomrom. Det er nettopp derfor det er så viktig å ha en reguleringsprosess som kan sortere klinten fra hveten og lagre viktige elementer i de vitale postene dine. Dropbox fungerer som en verdifull moderne oppdatering av det tradisjonelle postsenteret. Det stopper ikke med bare å trykke på Lagre. Disse filene må vedlikeholdes, så du styrer ikke bare nye innkommende elementer, men også arkivadministrasjon.
Hvorfor trenger bedrifter å bruke arkivbehandling?
Bortsett fra generell administrasjon, er det noen viktige grunner til at bedrifter begynner å administrere arkivposter. Ikke bare kan de forhindre at du får ubehageligheter, hvis bedriften din noensinne anklages for noe usmakelig, kan arkivpostene dine også hjelpe deg med å komme deg ut igjen. Du skal heller ikke anta at inaktive poster ikke lenger er viktige. Her er bare noen typer poster som må være kompatible med visse oppbevaringsperioder i USA:
IRS
Den store for de i USA. Skattemyndighetene vil kreve dokumentasjon på skatten din. Du bør oppbevare disse viktige dokumentene i minst fire år.
Fair Labor Standards Act
FLSA vil ha forskjellige lover for ulike typer lønnsregistreringer. Vanligvis bør en oppbevaringsperiode på minst tre år være tilstrekkelig.
Personaljournaler
Ta vare på disse registrene i minst seks år etter at den ansatte slutter. Dette er viktig som bevis på at de faktisk jobbet i bedriften din, men kan også hjelpe deg med å skaffe referanser når du blir bedt om det. Dersom en ansatt ønsker å iverksette tiltak mot deg, må du også benytte deg av disse dokumentene.
Ansettelsesfiler
Alle filer som gjelder ansettelse av en medarbeider bør oppbevares i minst tre år. Kommisjonen for like muligheter i arbeidslivet krever at disse opplysningene oppbevares i minst ett år.
Annet
Der finnes også de mindre skumle postene som du bør oppbevare for din egen sjelefred. Kvitteringer på betalte offentlige utgifter, velkomst-e-poster for ny programvare og spekulative jobbsøknader kan alle være nyttige å lagre.
Hvordan sette opp et arkivbehandlingssystem
Det er viktige overveielser å gjøre før du går videre og oppretter et arkivbehandlingssystem. Det er en foretaksomfattende prosess som vil kreve noen ved roret og innledende opplæring for hele teamet. Et vellykket arkivbehandlingssystem trenger:
En senior medarbeider som er ansvarlig for arkivbehandling
Dette skal ikke være en generell plikt for noen i personaladministrasjonen, det skal være én senior medarbeider som fullt ut eier denne prosessen. Arkivbehandling er like viktig som økonomien din, og du forventer ikke at noen skal "gjøre sitt" for økonomien, du har et dedikert teammedlem til å fungere som dokumentansvarlig og som hovedarkivar.
Beslutninger om hvordan, hvilke og når poster skal føres
Avgjør sammen med ledende ansatte, og med innspill fra resten av teamet, hvilke viktige poster som må oppbevares. Velg hvor lang oppbevaringsperioden skal være, og bestem også hvordan de skal slettes ved slutten av postenes livssyklus. Tidsperioden du oppbevarer dokumenter kan variere avhengig av type. For eksempel bør firmaattestene dine være blant de permanente postene dine, men du kan slette ansattes lønnsavregningsdetaljer etter noen år.
Budsjett for elektronisk arkivbehandling
Digitale dokumenter utgjør sannsynligvis mesteparten av bedriftens administrasjon og korrespondanse, og for å oppbevare alt dette trygt, må du ta i bruk informasjonsteknologi. Software as a Service-modeller betyr at et arkivbehandlingsprogram ikke bare er en engangsavgift, men et løpende månedlig abonnement. Pass på at du har budsjettert for dette.
Tillat opplæring og kontinuerlig overvåkning
Det kan være nødvendig å ha tilgang til dokumenter for alle i virksomheten din, og de bør være en sentral del av din eneste sannhetskilde. Så teamet ditt må få opplæring i hvordan de skal få tilgang til og håndtere dokumenter på en ansvarlig måte som en del av et dokumenthåndteringsprogram. Dette er tross alt noen av bedriftens viktigste dokumenter, så du må håndheve datastyring og sette opp en policy for arkivhåndtering.
Du må også fortsette å overvåke dette systemet, spesielt for digitale poster, for å sikre at det ikke forekommer uautorisert bruk eller utilsiktet sletting. På den måten kan du alltid være forberedt på å utføre en filgjenoppretting før det er for sent. Gjenoppretting etter katastrofe bør også vurderes, for eksempel hvis virksomheten din blir rammet av et internettvirus.
Andre hensyn
Hvis bedriften din utfører en offentlig funksjon, som for eksempel forsyningstjenester, kan viktige dokumenter være underlagt informasjonsfrihetsloven som regulerer føderale dokumenter. Det betyr at enkelte deler av journalføringen din kanskje må være offentlige. Sørg for at du har lagt til denne muligheten i prosessene dine når du begynner å introdusere bokføring i organisasjonen din.
Velge en løsning for forretningsjournalføring
Å ha et ordentlig digitalt arkivbehandlingssystem er kjernen i arkivbehandlingsprosessen. Dropbox er en kraftig fillagringsløsning som er perfekt for arkivbehandling, og tilbyr alle verktøyene du trenger for å lagre filer på en sikker måte, pluss mange flere funksjoner for å gjøre de generelle arbeidsflytene dine og informasjonsadministrasjonen enklere.
Du kan også flytte papirdokumentene dine til det digitale arkivet med enkel dokumentskanning. Benytt deg av avanserte teamkontroller, passordbeskyttelse og tidsbegrenset tilgang for førsteklasses sikkerhet og informasjonsstyring. Enda bedre, med tilleggsfunksjonen utvidet versjonshistorikk kan du gjenopprette endrede eller slettede filer i opptil 10 år.
Med Dropbox kan du være trygg på at poster er helt trygge uten å være skjult eller utilgjengelige for autoriserte brukere.
Informasjonen ovenfor er ikke ment å være juridisk rådgivning. Vi anbefaler deg å konsultere en advokat hvis du har juridiske spørsmål.
