Achtergrond

Mileshko Creative is een creatief bureau in Atlanta, Georgia, dat een breed scala aan fotografie-, video-, grafisch ontwerp- en animatiediensten aanbiedt. Het bedrijf werkt voor merken als Chick-fil-A en Wellstar Health System, en ontwikkelt strategieën en advies om impactvolle communicatie voor haar klanten te creëren. "Wanneer bedrijven bij ons aankloppen, vragen we: 'Wat heb je nodig?' We geloven dat we onze klanten het beste van dienst zijn, als wij alles regelen", zegt Zach Yokum, Creative Director bij Mileshko Creative.  

Voor Mileshko Creative is opschalen of afschalen op basis van de behoeften van de klant essentieel. Van het aansturen van een filmploeg van 20 personen tot minimale budgetvriendelijke taken: het bureau levert eenvoud en effectiviteit bij elk project. Wij werken volgens het Duitse gezegde'weniger, aber besser', wat zoveel betekent als 'minder, maar beter'. Uiteindelijk besparen onze klanten tijd en geld en krijgen wij meer werk. 

Uitdaging: agressieve deadlines 

De grootste uitdaging voor Mileshko Creative is het halen van de krappe deadlines van haar klanten. Zo moet het bureau bijvoorbeeld vaak binnen 48 uur een video van vier minuten leveren, of een sizzle reel van 30 seconden de dag na een publiek evenement. “Soms moeten we binnen 30 minuten 10 tot 20 foto's bewerken om ze op sociale media te plaatsen of met de media te delen. "Ons werk vereist dat de leden van het productieteam snel materiaal kunnen delen en raadplegen, zodat redacteuren aan projecten kunnen werken en deze op tijd kunnen opleveren", aldus Yokum.    

Vanwege beperkingen in de bestandsgrootte en complexe interfaces werd de workflow bij gebruik van andere opslag- en bestandsoverdrachtoplossingen echter omslachtig. Bovendien konden niet alle klanten de gedeelde links openen vanwege de machtigingen van hun e-mailaccount. Bovendien werd het verzenden van fysieke harde schijven duur en onveilig. Dit alles vertraagde uiteindelijk het productieproces en zorgde ervoor dat het voor het team lastig was om projecten op tijd op te leveren.

Oplossing: samenwerking verbeteren

Met Dropbox vond Mileshko Creative precies wat het nodig had om de samenwerking te versnellen, projecten op tijd af te leveren en het bedrijf te laten groeien.  "Het was een gamechanger", zegt Yokum. "We hebben verschillende oplossingen geprobeerd, maar die waren veel te ingewikkeld. Nu kunnen we met Dropbox direct bestanden versturen en onze externe editors snel en efficiënt aan projecten laten werken." En in tegenstelling tot andere tools voor het delen van bestanden, bewaart het team nu alle bestanden op één plek en deelt het op elk moment links zonder materiaal opnieuw te hoeven uploaden. Zo is het materiaal altijd toegankelijk.

Dropbox helpt het agentschap bovendien bij het organiseren van werk en het verbeteren van de efficiëntie. Wanneer Mileshko Creative een project krijgt, maakt het team een speciale Dropbox-map aan met een unieke identificatiecode voor eenvoudige toegang. Binnen deze map maakt het agentschap geordende submappen aan voor verschillende bestandstypen, zoals audio, video en definitieve exporten, volgens een bepaalde structuur. Met de selectieve synchronisatiefunctie kan het team alleen de bestanden synchroniseren die nodig zijn, voltooide bestanden in de cloud opslaan en indien nodig nieuwe bestanden downloaden.

“Iets vinden gaat snel en eenvoudig, zowel op je desktop als in Dropbox. "Als een mappenstructuur niet voldoende is, helpt Dropbox Dash ons bij het vinden, beveiligen, organiseren en delen van bestanden. Zo kunnen we eenvoudig alles wat we nodig hebben, overal in ons systeem vinden", aldus Yokum.

Het bewerkingsteam heeft binnen het project mappen aangewezen voor verschillende fasen, waaronder versies die nog in ontwikkeling zijn en definitieve exporten. Deze blijven allemaal binnen de Dropbox-structuur, zodat ze eenvoudig te volgen zijn. Wanneer het tijd is om de bestanden met de klant te delen, biedt het team doorgaans alleen toegang tot de exportbestanden. Als de klant om bronbestanden vraagt, kan het team hier eenvoudig aan voldoen door toegang te bieden tot de volledige projectmap. Hierdoor kan Mileshko Creative het creatieve proces beschermen door te bepalen hoeveel werk achter de schermen wordt gedeeld, terwijl klanten verzorgde, definitieve bestanden ontvangen zonder overspoeld te worden met ruwe bestanden, concepten of onnodig projectmateriaal.

Resultaten: meer projecten en inkomsten 

Met Dropbox beschikt Mileshko Creative over de opslag- en deelmogelijkheden die het nodig heeft om met verschillende bestandstypen te werken, ongeacht de grootte. Dit is vooral belangrijk bij video, aangezien de productie kan stoppen als bestanden niet vooraf kunnen worden bekeken in het opslagsysteem. "We hoeven ons nooit zorgen te maken of een bestand te groot is of niet wordt ondersteund, wat niet altijd gegarandeerd is met andere cloudgebaseerde opslagoplossingen", aldus Yokum.

Mileshko Creative hanteert bovendien aanzienlijk lagere opslagkosten vergeleken met vergelijkbare oplossingen. Het Dropbox-account van Mileshko Creative kost 88% minder per jaar vergeleken met andere bedrijven die tot wel $ 25.000 per jaar rekenen. Dankzij deze besparingen komen er middelen vrij voor andere gebieden, zoals upgrades van apparatuur en aanvullende klantenservice, terwijl de workflow soepel en efficiënt blijft. "Klanten zijn blij dat ze hun projecten binnen een paar dagen, en niet binnen een paar weken, ontvangen", aldus Yokum. "Als we de foto's dezelfde dag of zelfs de volgende dag kunnen leveren, zijn ze altijd erg onder de indruk."

Dankzij de snelheid, het gemak en de eenvoud van Dropbox kan Mileshko Creative een breed scala aan services aanbieden en zijn bedrijf opschalen. "Wij zijn dol op Dropbox omdat het past bij onze filosofie om alles simpel en effectief te houden. "Met Dropbox is minder meer: meer zaken, meer omzet en meer tevreden klanten", concludeert Yokum.