Achtergrond

Surefire Video is een creatief bureau in Atlanta, Georgia, dat een breed scala aan diensten aanbiedt op het gebied van fotografie, video, grafisch ontwerp en animatie. Het bedrijf tilt merken als Chick-fil-A en Wellstar Health System naar een hoger niveau en verzorgt strategie en advies om impactvolle communicatie voor haar klanten te creëren. “Wanneer bedrijven bij ons aankomen, vragen we ze: ‘Wat hebben jullie nodig?’” "Wij zijn ervan overtuigd dat we onze klanten het beste van dienst kunnen zijn door alles tot in de puntjes te verzorgen", aldus Zach Yokum, CEO en creatief directeur van Surefire Video.  

Het is voor Surefire Video essentieel om de schaal aan te passen aan de behoeften van de klant. Van het aansturen van filmploegen van 20 personen tot het uitvoeren van budgetvriendelijke taken, het bureau levert eenvoud en effectiviteit in elk project. “Wij werken volgens het Duitse gezegde'weniger, aber besser', wat zich vertaalt naar 'minder, maar beter' – uiteindelijk besparen onze klanten tijd en geld en krijgen wij meer werk.” 

Uitdaging: strakke deadlines 

De grootste uitdaging voor Surefire Video is het halen van de strakke deadlines van klanten. Het bureau moet bijvoorbeeld vaak binnen 48 uur een video van vier minuten opleveren, of de dag na een publieksevenement een korte trailer van 30 seconden. “Soms moeten we binnen 30 minuten 10 tot 20 foto's bewerken om ze op sociale media te plaatsen of met de media te delen. "Onze taak vereist dat leden van het productieteam snel materialen kunnen delen en raadplegen, zodat redacteuren aan projecten kunnen werken en op tijd kunnen opleveren," aldus Yokum.    

Vanwege beperkingen in bestandsgrootte en complexe interfaces werd de workflow echter omslachtig bij gebruik van andere oplossingen voor opslag en bestandsoverdracht. Daarnaast hadden niet alle klanten toegang tot gedeelde links vanwege beperkingen in de e-mailaccountrechten. Het verzenden van fysieke harde schijven werd ook kostbaar en onveilig. Dit alles vertraagde uiteindelijk het productieproces en maakte het voor het team moeilijk om projecten op tijd af te leveren.

Oplossing: betere samenwerking

Met Dropbox vond Surefire Video precies wat ze nodig hadden om de samenwerking te versnellen, projecten op tijd af te leveren en het bedrijf te laten groeien. "Het was een echte gamechanger", zegt Yokum. "We hebben verschillende oplossingen geprobeerd, maar die waren veel te ingewikkeld. Nu kunnen we met Dropbox direct bestanden versturen en kunnen onze editors op afstand snel en efficiënt aan de slag met projecten." En in tegenstelling tot andere tools voor het delen van bestanden, bewaart het team nu alle bestanden op één plek en kunnen ze op elk moment links delen zonder de materialen opnieuw te hoeven uploaden. Dit zorgt ervoor dat de inhoud altijd toegankelijk is.

Dropbox helpt het bureau ook bij het organiseren van het werk en het verbeteren van de efficiëntie. Wanneer Surefire Video een project binnenkrijgt, maakt het team een speciale Dropbox-map aan met een unieke identificatiecode voor gemakkelijke toegang. Binnen deze map maakt het bureau georganiseerde submappen aan voor verschillende bestandstypen, zoals audio, video en definitieve exportbestanden, volgens een bepaalde structuur. De functie voor selectieve synchronisatie stelt het team in staat om alleen de benodigde bestanden te synchroniseren, voltooide bestanden in de cloud op te slaan en nieuwe bestanden naar behoefte te downloaden.

"Iets vinden gaat snel en gemakkelijk, zowel op de desktop als in Dropbox." "Als een mapstructuur niet voldoende is, helpt Dropbox Dash ons bij het vinden, beveiligen, organiseren en delen van bestanden, waardoor we eenvoudig kunnen ophalen wat we nodig hebben vanuit elke locatie in ons systeem", aldus Yokum.

Het redactieteam heeft binnen het project mappen aangemaakt voor verschillende fasen, waaronder versies in bewerking en definitieve exportbestanden. Al deze mappen blijven binnen de Dropbox-structuur voor eenvoudige tracering. Wanneer het tijd is om de resultaten met de klant te delen,geeft het team doorgaans alleen toegang tot de exportbestanden. Als de klant om bronbestanden vraagt, kan het team daar gemakkelijk aan voldoen door toegang te delen tot de volledige projectmap. Hierdoor kan Surefire Video hun creatieve proces beschermen door te bepalen hoeveel van het werk achter de schermen wordt gedeeld, terwijl klanten gepolijste, definitieve bestanden ontvangen zonder overladen te worden met ruwe bestanden, concepten of onnodig projectmateriaal.

Resultaat: meer projecten en hogere omzet 

Surefire Video maakt gebruik van Dropbox en beschikt over de opslag- en deelmogelijkheden die nodig zijn om met diverse bestandstypen en -groottes te werken. Dit is vooral cruciaal bij video, omdat de productie kan stilvallen als bestanden niet in het opslagsysteem kunnen worden bekeken. "We hoeven ons nooit zorgen te maken of een bestand te groot is of niet wordt ondersteund, wat bij andere cloudopslagoplossingen niet altijd gegarandeerd is", aldus Yokum.

Surefire Video heeft bovendien aanzienlijk lagere opslagkosten in vergelijking met vergelijkbare oplossingen. Een Dropbox-account van Surefire Video kost jaarlijks 88% minder dan bij andere bedrijven die tot wel $25.000 per jaar in rekening brengen. Deze besparingen maken middelen vrij voor andere gebieden, zoals upgrades van apparatuur en extra klantenservices, en dat alles met behoud van een naadloze en efficiënte workflow. "Klanten zijn dolblij dat ze hun projecten binnen enkele dagen in plaats van weken ontvangen," zegt Yokum. "Als we foto's dezelfde dag of zelfs de volgende dag kunnen leveren, zijn ze altijd enorm onder de indruk."

De snelheid, het gemak en de eenvoud van Dropbox stellen Surefire Video in staat een breed scala aan diensten aan te bieden en haar bedrijf te laten groeien. “We zijn dol op Dropbox omdat het aansluit bij onze filosofie om alles simpel en effectief te houden. "Bij Dropbox geldt: minder is meer; meer business, meer omzet en meer tevreden klanten," concludeert Yokum.