Waarom kan ik pdf-bestanden niet bewerken?

De pdf (Portable Document Format) is gecreëerd door John Warnock en Charles Geschke, de medeoprichters van Adobe. De indeling is ontworpen voor universeel gebruik—dat wil zeggen dat een Mac-gebruiker een document kan delen met een Windows-gebruiker (of vice versa) en het bestand er op beide apparaten hetzelfde uitziet.

In de loop van de tijd zijn er allerlei functies in de indeling geïntegreerd. Wachtwoordbeveiliging, eSignatures, media-integraties, interactieve formuliervelden en meer hebben ervoor gezorgd dat de pdf het fundament van veel workflows, projecten en bedrijven is geworden.

Tegenwoordig zijn pdf's zo gebruikelijk dat vrijwel elk materiaal op het internet dat geen tekst, html of video bevat, veilig in een pdf zit vergrendeld. Van sollicitatieformulieren en cv's tot white papers en ebooks, de pdf is een veelzijdige bestandsindeling die je overal voor gebruiken kunt.

Toch is de pdf niet zonder problemen. Door alle nieuwe functies en functionaliteiten die aan de indeling zijn toegevoegd, kun je een pdf soms niet bewerken en soms zelfs niet openen.

Veelvoorkomende redenen waarom je een pdf niet kunt bewerken

Een pdf-bestand maken en delen is eenvoudig, maar af en toe kom je problemen tegen wanneer je een pdf wilt bewerken die je van iemand anders hebt ontvangen. Dit kan met name frustrerend zijn wanneer je het document moet bewerken als je haast hebt, zoals bij een contact dat ondertekend moet worden.

Er zijn een aantal redenen waarom het soms moeilijk kan zijn om een pdf te bewerken. Hieronder bespreken we de meestvoorkomende problemen.

• Je hebt geen beheerdersrechten: iemand anders heeft het pdf-bestand gemaakt en geen bewerkingsopties voor andere gebruikers ingeschakeld.
• Het bestand is beveiligd: het pdf-bestand is versleuteld met wachtwoordbeveiliging.
• Je pdf-lezer staat dit niet toe: je gebruikt misschien een pdf-lezer waarmee je alleen bestandsvoorbeelden kunt bekijken en bestanden niet kunt bewerken.
• Het pdf-bestand is gemaakt met een ongeschikt programma: het pdf-bestand is gemaakt met een oud of ineffectief programma, waardoor het moeilijk te bewerken is.
• De pdf-editor is moeilijk te gebruiken: de bewerkingssoftware die je gebruikt, is te ingewikkeld.

Wat te doen als je geen beheerdersrechten hebt voor een pdf-bestand

Pdf-bestanden die met Adobe-software zijn gemaakt, bevatten machtigingsinstellingen. Deze worden opgegeven door gebruikers met de rol van bestandsbeheerder, een rol die wordt toegewezen door de oorspronkelijke maker van het bestand.

De machtigingsinstellingen bestaan uit 'alleen-lezen', 'bewerken' en 'wachtwoord-beveiligd'. Als je alleen een voorbeeld van een pdf kunt bekijken, kan het zijn dat je het bestand niet kunt bewerken omdat het machtigingsniveau op 'alleen-lezen' staat ingesteld.

Een manier om dit te omzeilen is door de pdf van Adobe Acrobat naar een andere toepassing zoals Microsoft Word te exporteren. Vervolgens sla je het bestand opnieuw als pdf op met de functie Opslaan als. Dit wordt echter niet aangeraden voor documenten die gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten.

Een pdf-lezer met een functie voor bewerken is misschien effectiever. Met de Adobe Acrobat Reader-app voor mobiele apparaten en computers kun je pdf's ondertekenen en annoteren. Als je meer bewerkingsmogelijkheden nodig hebt, kun je een betaald abonnement op Acrobat Reader Pro afsluiten.

Wat te doen als een pdf-bestand beveiligd is

Als je het pdf-bestand zelf hebt gemaakt of beheerdersrechten hebt maar wachtwoordbeveiliging niet meer nodig is, kun je deze beveiligingsoptie eenvoudig verwijderen. Ga in Adobe Acrobat naar Tools > Beveiligen > Versleutelen > Beveiliging verwijderen.Typ het wachtwoord in het vak en klik op OK.

Als je geen beheerdersrechten hebt en je een pdf-bestand niet kunt bewerken in de voorbeeldmodus, is het lastiger om de beveiliging te verwijderen.

Het kan frustrerend zijn als je alleen maar tekst wilt bewerken of de paginavolgorde wilt wijzigen in je pdf—maar je niet eens in het bestand kunt komen. 

Om een pdf-bestand te ontgrendelen zodat je dit in Adobe Acrobat kunt bewerken, moet je de bestandseigenaar zijn en/of het wachtwoord kennen. In Acrobat kun je een vergeten wachtwoord niet herstellen.

Als je eigenaar van het pdf-bestand bent en je het wachtwoord niet meer weet, stelt Adobe de volgende oplossing voor:

1. Open het pdf-bestand in Adobe Acrobat DC.

2. Ga naar 'Bestand' > 'Afdrukken'.

3. Kies in het dialoogvenster 'Adobe PDF' als printer en selecteer vervolgens 'Afdrukken'.

4. Geef het bestand een naam en selecteer vervolgens 'Opslaan'.

• Er wordt nu een pdf-bestand gemaakt, dat vervolgens wordt geopend in Acrobat DC.

Je drukt het pdf-bestand niet daadwerkelijk in fysieke vorm af, maar maakt in plaats daarvan een nieuwe versie van het document zonder wachtwoordbeveiliging.

Let op: Met deze methode verwijder je interactieve elementen zoals hyperlinks, bladwijzers en knoppen uit de nieuwe versie.

Wat te doen als je pdf-editor lastig in gebruik is

Hier zijn twee eenvoudige oplossingen voor: vraag om support van de leverancier van de pdf-editor of stap over op een andere editor.

Pdf-editors zoals Adobe Acrobat DC zijn programma's waarmee je pdf-bestanden kunt bewerken door onder meer tekst toe te voegen of te verwijderen, en de opmaak en structuur van het document te wijzigen.

Met Dropbox kun je eenvoudig op één plek pdf-bestanden uploaden, bewerken en delen. Hiervoor heb je geen software van derden of diepgaande technische kennis nodig.

Zonder nieuwe apps te installeren, kun je pdf-bestanden snel en veilig rechtstreeks vanuit je cloudopslag bewerken. En of je nu in Word of PowerPoint werkt, met Dropbox kun je in een handomdraai verschillende bestandstypen naar pdf converteren.

Kun je een pdf na ondertekening niet meer bewerken? Je bent niet de enige

Het niet meer kunnen bewerken van een ondertekende pdf is een veelvoorkomend probleem. Dit gebeurt meestal wanneer je een pdf met een tool voor digitale handtekeningen zoals Dropbox Sign hebt ondertekend, omdat het bestand dan wordt ingesteld op alleen-lezen voor andere gebruikers.

Als je hebt verzocht om iemands e-handtekening in een pdf-formulier (zoals een contract of opdrachtbevestiging) en je het bestand hebt teruggekregen, kun je dit mogelijk niet meer bewerken omdat het ondertekend is. De ondertekenaar kan handmatig instellen dat het pdf-bestand na ondertekening wordt vergrendeld. Het verandert dan in een alleen-lezen bestand.

Als je het pdf-bestand wilt bewerken, moet je teruggaan naar de niet-ondertekende versie. Reviseer deze versie van het bestand en verstuur het vervolgens opnieuw voor ondertekening. 

Op deze manier weet iedereen die met het bestand te maken heeft dat hetgeen wat ondertekend is, door alle partijen overeengekomen is en er geen late toevoegingen of wijzigingen zijn aangebracht die gemist kunnen worden.

Waarom kan ik een pdf-bestand niet met Adobe Acrobat bewerken?

Adobe Acrobat is niet alleen aantoonbaar de meest gebruikte software voor het lezen en bewerken van pdf's—de medeoprichters van Adobe hebben de indeling in de jaren '90 zelf ontwikkeld.

Soms kan het echter gebeuren dat je een pdf-bestand niet kunt bewerken met Acrobat. Omdat de software van Adobe toonaangevend is voor het maken en bewerken van pdf-bestanden, kunnen veel van de problemen, zoals het niet kunnen openen van bestanden die met een wachtwoord zijn beveiligd, alleen worden opgelost met Adobe-tools zoals Acrobat.

Als je een pdf-bestand dat op je computer is opgeslagen met Acrobat DC probeert te bewerken, lukt dat misschien niet omdat

• De software verouderd is
• Acrobat niet de de standaard pdf-eigenaar op je computer is
  • In dat geval open je bestanden mogelijk in Adobe Reader DC en niet in Acrobat DC.
  • Om dit te wijzigen, klik je met de rechtermuisknop op het miniatuur van een pdf-bestand en ga je naar Eigenschappen en Wijzigen naast 'Openen met'. Selecteer 'Adobe Acrobat DC' in de lijst, klik op OK en nogmaals op OK wanneer je het dialoogvenster weer ziet.

Kun je een pdf-bestand bewerken in je Dropbox-account?

Ja, je kunt met Dropbox pdf-bestanden op verschillende apparaten bewerken.

Wanneer je een voorbeeld van een bestand bekijkt in je Dropbox-account op dropbox.com, kun je het volgende doen:

• Tekst toevoegen, bewerken, verwijderen of markeren
• Opmerkingen en aantekeningen toevoegen
• Formuliervelden slepen en neerzetten
• Je handtekening plaatsen of het pdf-bestand naar iemand versturen met het verzoek een handtekening te plaatsen
• De opmaak van het pdf-bestand wijzigen door pagina's toe te voegen, te verwijderen, opnieuw te ordenen of te draaien

Je kunt de bewerkte pdf als een nieuw bestand in je account opslaan, of de oorspronkelijke versie met de bewerkte pdf vervangen.

Als Dropbox-gebruiker kun je je mobiele apparaat gebruiken om fysieke documenten te scannen en deze als pdf-bestanden in je Dropbox-account op te slaan. Bovendien kun je afbeeldingen die in je Dropbox-account zijn opgeslagen, naar pdf-scans converteren met behulp van de mobiele Dropbox-app.

Wil je een pdf-bestand bewerken terwijl je onderweg bent? Met de mobiele app kun je pdf-bestanden rechtstreeks op je iPhone of Android-apparaat bewerken. Zo voeg je probleemloos tekst of een handtekening toe aan pdf-bestanden. De wijzigingen worden direct opgeslagen in je Dropbox-account.

Als je nog steeds problemen ondervindt met het bewerken van pdf-bestanden, leg je deze voor aan de Dropbox-community. Misschien zijn er andere gebruikers die hetzelfde probleem als jij hebben gehad en er een goede oplossing voor hebben gevonden.

Documenten als pdf's scannen en deze naadloos met Dropbox bewerken

Van documenten die ondertekend moeten worden tot gezamenlijke videoprojecten, Dropbox is een opslagruimte voor al je materiaal.

Je Dropbox-account is niet enkel een cloudopslag voor bestanden en mappen. Het is ook dé plek waar je je bestanden ordent, bewerkt en deelt, en moeiteloos samenwerkt, waar en wanneer je maar wilt.

Scan documenten met behulp van de Dropbox-app voor iOS en Android en sla deze op als pdf's in je Dropbox-account. Open je pdf-bestanden op je computer en begin deze direct te bewerken op dropbox.com. Het is tijd om het volgende productiviteitsniveau te ontgrendelen.