Er zijn tegenwoordig veel termen die betrekking hebben op bestandsbeheer. Maar het is geen pijnlijk proces!
In deze gids leggen we uit hoe Dropbox u kan helpen bij het maken van back-ups en synchroniseren van uw bestanden, en waarom het de moeite waard is om beide oplossingen te gebruiken. Maar laten we eerst eens kijken naar de belangrijkste verschillen tussen back-up en synchronisatie.
Back-up maken versus synchroniseren: korte samenvatting
Backup
Het kopiëren van bestanden en mappen van één apparaat of locatie naar een andere, waardoor een extra versie wordt gemaakt voor het geval het origineel verloren gaat of wordt verwijderd.
Synchronisatie
Bestanden opslaan in een externe opslagruimte die toegankelijk is vanaf meerdere apparaten. Bestanden worden 'gesynchroniseerd' en wijzigingen worden automatisch doorgevoerd op de aangesloten apparaten.
Wat houdt een back-up in?
Simpel gezegd is het maken van een gegevensback-up het proces van het handmatig of automatisch kopiëren van bestanden en mappen van de ene locatie naar de andere. Deze locatie kan fysiek zijn, zoals een externe harde schijf, of op afstand, zoals in de cloud.
Denk eens aan de tijd dat je je hart en ziel in een document steekt. Opeens, boem, stroomstoring! EenBackup is een reddingsboei: u beschikt over een kopie van uw meesterwerk, die in een veilige kluis is opgeslagen. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw harde werk altijd veilig is.
Voor professionals, zoals fotografen en video-editors, is het hebben van een back-up essentieel. Stel, je verwijdert per ongeluk een belangrijk bestand, je harde schijf laat het afweten of je computer crasht terwijl je aan een project werkt. Dan weet je in ieder geval zeker dat je reservekopieën hebt die je kunt gebruiken.
Er zijn drie hoofdtypen back-ups:
1. Volledige back-up
Een volledige back-up van elk gekozen bestand en elke gekozen map.
2. Incrementele back-up
Slaat alleen de bestanden op die zijn gewijzigd sinds de laatste back-up, maar zodra de wijzigingen zijn aangebracht.
Als u bijvoorbeeld gedurende de week aan een project werkt, worden met eenincrementele back-up de nieuwe wijzigingen vastgelegd, telkens wanneer u ze doorvoert.
3. Differentiële back-up
Slaat alle bestanden op die zijn gewijzigd sinds de laatste volledige back-up, maar pas nadat de volgende back-up is uitgevoerd.
Als u bijvoorbeeld op maandag een back-up van uw bestanden maakt en gedurende de week wijzigingen aanbrengt, worden bij de volgende differentiële back-up alleen de wijzigingen sinds de laatste volledige back-up vastgelegd. Dit gebeurt dus niet in realtime.
Voordelen van back-ups
Het maken van een gegevensback-up kent verschillende voordelen. Het belangrijkste is dat je bestanden en mappen veilig blijven als je gegevens kwijtraakt door onbedoeld verwijderen of hardwarefouten.
Enkele andere redenen om een back-up te maken van je bestanden:
Bestanden worden gerepliceerd en niet vervangen, dus zelfs als je per ongeluk je back-up verwijdert of kwijtraakt, blijft de originele kopie bestaan
Bestanden zijn beschermd tegen virussen, malware en ransomware-aanvallen
Cloudback-upservices zoals Dropbox Backup maken het eenvoudig om uw gegevens te herstellen en terug te halen wanneer u ze nodig hebt
Dankzij cloudback-ups kun je ook snel en eenvoudig weer aan de slag nadat je het besturingssysteem hebt gewijzigd of een nieuw apparaat hebt ingesteld
Nadelen van een back-up
Afhankelijk van het type en de methode kleven er enkele nadelen aan het maken van een gegevensback-up.
Het maken van een back-up kan tijdrovend zijn, vooral als u bestanden naar een externe harde schijf moet kopiëren. Deze methode heeft zijn nut, maar moet deel uitmaken van een sterkeback-upstrategie. Vertrouw er niet op als uw enige back-upoplossing.
Gegevensback-up kan ook inefficiënt zijn, vooral als het gaat om back-ups op fysieke media. Als u het bestand waarvan u een back-up hebt gemaakt wilt bekijken en wijzigen, moet u naar het opslagapparaat gaan en de nieuwe versie eroverheen kopiëren nadat u de wijzigingen hebt aangebracht. De meeste mensen hebben daar geen tijd voor.
Dropbox Backup kan uw leven gemakkelijker maken, omdat het een altijd beschikbare back-upoplossing biedt. U stelt de service één keer in en maakt automatisch een back-up van uw bestanden wanneer u updates doorvoert.
Wat is synchroniseren?
Sync, een afkorting van 'synchronisatie', houdt in dat bestanden worden opgeslagen in een externe opslagplaats die vanaf meerdere apparaten toegankelijk is. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in een bestand of map, worden de gegevens op dezelfde manier bijgewerkt op al uw apparaten.
Stel je voor dat je een presentatie aan het maken bent op je laptop, maar dat je ogen later naar je telefoon dwalen. En voilà! De wijzigingen die u op uw laptop aanbrengt, zijn ook op uw telefoon zichtbaar. Sync fungeert als een betrouwbare assistent en zorgt ervoor dat uw bestanden op al uw apparaten up-to-date zijn.
Nog een voorbeeld: stel je voor dat je op je persoonlijke laptop (een Mac) werkt, maar dat je toegang nodig hebt tot iets dat is opgeslagen op je werklaptop (een Windows-apparaat). Normaal gesproken moet u op uw andere laptop inloggen om het gewenste bestand te openen. Maar wanneer u gegevens synchroniseert tussen al uw apparaten, wordt alles in de cloud opgeslagen en is het toegankelijk via een desktop-app of een gedeeld bestand.
Er zijn twee hoofdtypen gegevenssynchronisatie:
1. Tweerichtingssynchronisatie
Gegevens worden gesynchroniseerd tussen twee of meer verbonden applicaties of apparaten, meestal via een cloudservice.
Als u bijvoorbeeld een foto maakt met uw telefoon, wordt deze ook weergegeven op uw computer. Bewerk de foto op uw computer en de foto wordt ook op uw telefoon bijgewerkt.
2. Eenrichtingssynchronisatie
Gegevens kunnen slechts in één richting worden gesynchroniseerd, doorgaans binnen een tool of op een specifieke locatie. Dit wordt soms een datapush genoemd.
Als u bijvoorbeeld een bestand uploadt, wordt dit gesynchroniseerd met het apparaat van uw collega. Als uw collega het bestand echter wijzigt, worden die wijzigingen pas automatisch gesynchroniseerd wanneer u een datapush uitvoert.
Voordelen van synchronisatie
Met synchronisatie heb je eenvoudiger toegang tot bestanden en mappen waar en wanneer je ze nodig hebt. Door je desktop en mobiele apparaten met elkaar te verbinden, kun je je iPhone of Android-telefoon gebruiken om verder te gaan waar je was gebleven als de batterij van je laptop leeg is, en omgekeerd.
Gegevens die met de cloud worden gesynchroniseerd, maken bovendien een eenvoudigere, meer gestroomlijnde samenwerking binnen teams mogelijk. In plaats van een digitaal bestand heen en weer te sturen per e-mail, kunt u er tegelijkertijd aan werken. De bewerkingen worden bovendien automatisch voor iedereen bijgewerkt.
Nadelen van synchronisatie
Een van de belangrijkste dingen waarmee je rekening moet houden bij gegevenssynchronisatie is dat er niet één bronbestand is: wanneer een bestand van één locatie wordt verwijderd, wordt het verwijderd van alle apparaten die eraan zijn gekoppeld.
Bovendien bestaat het risico dat bestanden worden overschreven, omdat oudere versies worden vervangen door nieuwere versies terwijl een bestand wordt bewerkt. Bij sommige cloudsynchronisatieproviders is het onmogelijk om dat werk terug te krijgen.
Maak je geen zorgen over menselijke fouten. Dropbox biedt uitkomst, want hiermee kunt u moeiteloos oudere versies van uw gesynchroniseerde bestanden tot wel 30 dagen terugzetten. Als je de klok terugdraait, is Dropbox een eenvoudige oplossing.
Back-up maken en synchroniseren: waarom je beide nodig hebt
Afzonderlijk hebben gegevensback-up en synchronisatie elk hun voordelen. Ze voldoen aan vergelijkbare behoeften op het gebied van bestandstoegang, maar verschillen enigszins qua doel en beschermingsniveau voor je bestanden.
Maar als ze samen worden gebruikt, kunnen ze uw productiviteit en veiligheid aanzienlijk vergroten.
Met Dropbox Backup kunt u uw belangrijke bestanden en mappen veilig en beschermd houden tegen allerlei soorten gegevensrisico's. Uw bestanden worden apart opgeslagen van gedeelde bestanden in uw Dropbox-account, zodat ze niet kunnen worden overschreven.
Voor bestanden en mappen waar u regelmatig toegang toe nodig hebt, kunt u deze synchroniseren met cloudopslag. Zo kunt u in realtime samenwerken en soepeler werken op verschillende apparaten. Door uw bestanden op te slaan in Dropbox en ze te synchroniseren tussen apparaten, maakt u opslagruimte vrij op de interne harde schijf van een apparaat.
En dat is nog niet alles. Met de Dropbox-desktopapp blijven bestanden en mappen toegankelijk, zelfs als u geen internetverbinding hebt. Zodra u weer online bent, werkt Dropbox uw gesynchroniseerde bestanden en mappen automatisch bij met de laatste wijzigingen.
Rust in uw digitale leven
Met Dropbox kunt u bestanden op verschillende apparaten en platforms synchroniseren en er vervolgens overal toegang toe krijgen. Back-up is inbegrepen bij alle Dropbox-abonnementen. Alles wat u nodig hebt om uw bestanden te synchroniseren en te back-uppen, is dus inbegrepen in één abonnement.
Wacht niet tot er iets misgaat: metDropbox Backup kunt u automatisch een back-up maken van belangrijke bestanden op uw apparaten en deze eenvoudig herstellen.
Maak een back-up van meerdere apparaten met slechts een paar klikken. Zo weet u zeker dat uw bestanden veilig zijn. U kunt ze overal benaderen waar u ze nodig hebt, dankzij hun eigen ruimte. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over overschrijven. Ervaar de kracht van onfeilbare back-ups en probeer Dropbox Backup vandaag nog uit!
