Hoe u productief en impactvol kunt blijven op een gedistribueerde werkplek

Om de uitdagingen waar kenniswerkers vandaag de dag mee te maken hebben beter te begrijpen, hebben we samen met Economist Impact een onderzoek uitgevoerdmet de titel “In search of lost focus”. De verzamelde gegevens bevestigden dat we, gezien de vele afleidingen op de werkvloer, moeten uitzoeken hoe we onze teams productief kunnen houden.

Toch kan het lastig zijn om elkaars productiviteit te ondersteunen als teamleden op verschillende locaties werken. Dat maakt alles, van het stellen van doelen tot het stellen van prioriteiten, een grotere uitdaging. Daarom moesten we systemen creëren om onze teams op die gebieden te ondersteunen.

Dankzij onze ervaring met Virtual First zijn we experts geworden in productief blijven op afstand. Om onze ervaringen te delen, hebben we een lijst met belangrijke tips samengesteld waarmee ons team productief blijft.

1. Beslis wanneer u wilt samenwerken

Bij Dropbox werken we met de kernuren voor samenwerking: blokken van vier uur waarin we al onze vergaderingen houden. Door specifieke beltijden in te stellen, zorgt u ervoor dat iedereen, ongeacht tijdzone, beschikbaar is om te synchroniseren.

Bovendien hebben we net als iedereen last van Zoom-moeheid. Door vergaderingen te minimaliseren en uren te creëren waarin niet hoeft te worden vergaderd, blijven onze hersenen fris. Dat betekent dat we tijd hebben voor diepgaand werk en samenwerking.

We hanteren verschillende tijdsblokken per gebied, zodat we rekening houden met de verschillende tijdzones en er toch genoeg overlapping is, zodat we elkaar kunnen ontmoeten, ongeacht waar we zijn.

Wij proberen onze communicatie standaard asynchroon te houden. Voor onze communicatie zijn we sterk afhankelijk van Slack en e-mail. Maar het beperken van persoonlijke ontmoetingen is misschien niet voldoende. De constante stroom e-mails en privéberichten kan erg afleiden, vooral als je team ze meteen probeert te beantwoorden. Uit onderzoek blijkt namelijk dat het tot acht minuten kan duren voordat je weer verder kunt met je taak nadat je op één bericht hebt gereageerd. We ontdekten dat onproductieve chatberichten de belangrijkste oorzaak zijn van concentratieverlies.

Wat communicatie echt asynchroon maakt, is de verwachting dat u op uw eigen tempo kunt reageren, zonder de druk die de naam “instant message” misschien met zich meebrengt. Op die manier weet elk teamlid dat hij of zij elke dag urenlang intensief aan het werk zal zijn.

Dergelijke regels en richtlijnen kunnen nuttige rituelen vormen waarmee uw team een werkritme kan vaststellen.

2. Identificeer welke omgevingen u en uw team helpen zich te concentreren

Dankzij Virtual First hebben onze verspreide teams meer controle over hun werkomgeving, wat hun productiviteit en welzijn op het werk ten goede komt. We moedigen onze teams aan om hun werkvoorkeuren te ontdekken door ze een 'werkblad voor thuiswerken' te geven.

Iedereen vult dit vooraf in en daarna komen we bij elkaar om te bespreken hoe de verschillende teamleden het liefst werken. Hierdoor kunnen mensen niet alleen hun voorkeuren delen, maar het is ook een geweldige manier om de teamband te versterken, omdat iedereen elkaar zo beter leert kennen. 

Nadat we de antwoorden op het werkblad hadden geanalyseerd, kwamen we erachter dat er vier kernfactoren zijn die de productiviteit het meest beïnvloeden:

• Privacy: Kunnen ze zich beter concentreren in een koffiezaak waar ze omringd zijn door andere mensen? Of werken ze liever alleen thuis, op kantoor?

• Achtergrondgeluiden: Houden ze er altijd van om tijdens het werk naar stemmingsverhogende muziek te luisteren? Of geven ze de voorkeur aan stille stilte, eventueel met een koptelefoon met ruisonderdrukking?

• Comfort: Hebben ze een verstelbaar bureau en een stoel die hun rug ondersteunt? Werken ze het liefst staand en beschikken ze over de hulpmiddelen die dat mogelijk maken? Hebben ze polsondersteuning om blessures te voorkomen?

• Ontwerp: Geven ze de voorkeur aan persoonlijke kantoordecoraties zoals planten, kunst of een kleurrijke mok? Of willen ze een leeg bureau zonder mogelijke afleidingen?

Wanneer u uw team helpt hun werkomgeving in te richten op basis van deze zelfkennis, zullen zij zich meer ontspannen, op hun gemak en gefocust voelen. Maar soms zijn zelfs het best uitgeruste kantoor en een goed doordacht plan niet voldoende om ons op het goede spoor te houden. Wij hebben hulp nodig om verantwoording af te leggen.

3. Creëer een duidelijke taakprioritering

In een interview met Dropbox vertelde Oliver Burkeman, auteur van 4,000 Weeks: Time Management for Mortals, ons dat veel mensen geloven: "Er moet een manier zijn waarop je honderd procent de perfecte werknemer kunt zijn en honderd procent de perfecte persoon met een leven buiten je werk." Maar zoals Burkeman opmerkt: “Percentages werken niet op die manier.” 

Hij leerde ons dat we, omdat ons team op afstand werkt, onafhankelijk werken, net als tijdens onze asynchrone werkuren. Dat betekent dat we de discipline, kennis en hulpmiddelen nodig hebben om onze tijd goed te beheren. Prioriteiten stellen in wat we op het werk en in ons privéleven doen, is de eerste manier om ervoor te zorgen dat ons werk productief en effectief is. Bovendien helpt het ons de gezonde balans te vinden die we nodig hebben om ons gefocust en voldaan te voelen. 

Voor mensen die op afstand werken, is het prioriteren van taken extra belangrijk. We kunnen onze collega's namelijk niet altijd direct om verduidelijking vragen en we zijn afhankelijk van elkaar. Als we beseffen dat ons werk effect heeft op andere teamleden en dus ook op het resultaat, helpt ons dat bij het prioriteren van taken. 

We gebruiken ook de Eisenhower-matrix. Dit houdt in dat taken worden gecategoriseerd langs een raster met vier zijden:

• Dringend en belangrijk: voer deze taken zo snel mogelijk uit.

• Belangrijk maar niet urgent: delegeer deze taken.

• Dringend maar niet belangrijk: plan deze taken voor later.

• Noch dringend, noch belangrijk: concentreer je hier niet op.

Het laatste punt is vooral van belang bij het stellen van prioriteiten. Zorg ervoor dat uw team weet dat ze niet elke taak moeten behandelen alsof deze bovenaan hun to-dolijst staat. Nee zeggen kan lastig zijn. Daarom is het handig om een plan te hebben voor de minder urgente taken. Ze kunnen bijvoorbeeld taken delegeren die ze niet persoonlijk hoeven uit te voeren.

Als een teamlid een niet-essentiële vergadering heeft, kan hij of zij deze delegeren aan iemand die wel aanwezig is. Ook kan hij of zij een hulpmiddel gebruiken om ervoor te zorgen dat hij of zij de benodigde informatie krijgt. Met behulp van opnames van vergaderingen en transcriptiesoftware zoals Otter kun je de belangrijkste punten van een vergadering vastleggen en duidelijk maken of onderdelen relevant zijn voor degenen die er niet bij waren. Leer je team deze vaardigheden door workshops te organiseren en hulpmiddelen aan te bieden voor effectief taakbeheer, zoals ons werkblad 'Prioriteiten stellen op het werk'.

Wanneer u een plan hebt en actiepunten hebt opgesteld, is het tijd om de communicatie van uw team te organiseren.

4. Blijf bij wat werkt

We zien dat het stimuleren van dagelijkse rituelen in teams hen helpt een consistent schema aan te houden en de productiviteit verbetert.Recente onderzoeken bevestigen onze bevindingen. Hier zijn een paar soorten rituelen die voor ons gewerkt hebben: 

• Het ter beschikking stellen van hulpmiddelen ter ondersteuning van een betere focus. In onze Effectiviteitskit-oefening 'Verbeter je focus op het werk' leggen we uit hoe je afleidingen kunt analyseren en hoe je ze kunt vermijden. De afleidingsscorekaart van het hulpmiddel is een goed startpunt. Hier kan je team alle afleidingen registreren die ze ervaren. Vervolgens kunnen ze de gids volgen om kleine rituelen te creëren, zoals het op bepaalde tijden op 'Niet storen' zetten van hun telefoon.

• Meditatie beoefenen voor psychologisch welzijn. Wij adviseren om aan het begin van een vergadering korte meditatiesessies van 60 seconden te houden. Dat zorgt ervoor dat iedereen in de juiste gemoedstoestand verkeert om creatief te zijn en open te staan voor ideeën. Bovendien verbetert het onze stemming als we een stressvolle dag hebben.

Maar er zijn nog meer manieren om de productiviteit van uw team te verhogen.

5. Investeer in de productiviteit van uw team

Soms is er om de productiviteit te verhogen een initiële investering in tijd of geld nodig. Daarom zorgen wij ervoor dat ons team de beschikking heeft over de tools die ze nodig hebben. Het bespaart niet alleen tijd. Ze voelen zich dan gewaardeerd en gehoord.

Als je team bijvoorbeeld zegt: "Er moet een manier zijn om dit te automatiseren", is het meestal de moeite waard om ze vooraf tijd te laten investeren om uit te zoeken hoe ze dat kunnen doen. Eén manier om dit te bereiken, is door speciale tijdslots te creëren voor professionele ontwikkeling die de productiviteit verhoogt. Je kunt tijdens deze tijdslots ook workshops voor je team organiseren om de basisvaardigheden die ze willen ontwikkelen, te verbeteren.

Bij Dropbox maken we ook gebruik van hulpmiddelen voor samenwerking, zoals Dash, om onze werkmaterialen te vinden, openen en delen via één dashboard. Dit bespaart enorm veel tijd en verhoogt de productiviteit. Om het te gebruiken typt u gewoon wat u zoekt, bijvoorbeeld 'uitgaven aan sociale media'. Het programma zoekt dan in al uw mappen, apps en clouds naar relevante documenten. 

Het biedt u alle relevante documenten en een samenvatting op basis van uw zoekterm. De informatie wordt uit de documenten gehaald en u bespaart tijd bij het doorzoeken van elke document.

Net zo belangrijk als technische hulpmiddelen is het ter beschikking stellen van de fysieke apparatuur die uw team nodig heeft om comfortabel te kunnen werken, zoals een tweede monitor. Dit kan een enorme productiviteitswinst opleveren. Als u een toelage verstrekt, zoals onze Perks Allowance, kan uw team deze gebruiken voor ontwikkelingscursussen of werkplekapparatuur. Die investering loont als ze dankzij iets simpels als een beeldscherm sneller kunnen werken.

6. Probeer zelfregulerende en “Pomodoro”-pauzes

Uit ons onderzoek naar focus en werken op afstand bleek dat 63% van de thuiswerkers  het gevoel heeft dat ze altijd beschikbaar moeten zijn. We willen niet dat onze verspreide teams die druk voelen. Een van de beste aspecten van werken op afstand is de vrijheid.

Daarom gebruiken we timeboxing: het opdelen van een taak in afzonderlijke tijdseenheden en het nemen van pauzes tussendoor. Voor ons werkt het zo goed om tussen taken door pauzes te nemen. We hebben zelfs een eigen timeboxing-oefening gemaakt om anderen te helpen hetzelfde te doen.

Twee van de populairste systemen voor het nemen van pauzes en timeboxing zijn zelfgereguleerde pauzes en “Pomodoro”-pauzes. Hoe mensen pauzes nemen, is heel persoonlijk. Uit een vergelijking van beide door de British Psychological Society bleek echter dat zelfgereguleerde pauzes leiden tot een lager concentratie- en motivatieniveau.

Uiteindelijk hangt het af van uw persoonlijke voorkeur, maar we raden mensen aan om de Pomodoro-techniek te proberen, waarbij u in gerichte intervallen werkt:

• 25 minuten diepgaand werk

• 5 minuten rust

• Herhalen

• 15-30 minuten pauze na vier cycli

Door uw pauzes binnen een werkdag te structureren, wordt uw geest alerter en wordt u zich bewuster van uw tijdmanagement. Maar het is makkelijker om optimaal te profiteren van je focustijd als je je in een omgeving bevindt die dat mogelijk maakt.

7. Maak een plan

Wij zijn niet perfect. Net als 99% van de Amerikanen hebben we last van uitstelgedrag. Maar onze ervaring leert dat de beste manier om terug te vechten is door een goed plan te maken en een project op te delen in kleinere taken. Dit is vooral belangrijk voor ons verspreide team, omdat elk lid zijn eigen taken en tijd beheert.

Het opdelen van een grote taak of een stuk informatie in kleinere stukjes wordt chunking genoemd. Dit kan je zelfs helpen alles te onthouden wat je moet doen. Uit een onderzoek naar chunking-methoden is gebleken dat het opdelen van een groot stuk informatie, zoals een getal, in meerdere kleinere stukken je kan helpen het geheel te onthouden.

Hier zijn enkele praktische stappen die wij gebruiken wanneer wij een groot project uitvoeren:

1. Definieer het doel: wanneer uw team aan het project begint, identificeert u het beoogde effect van het project. Zal het inkomsten genereren? Infrastructuurkosten verlagen? Een baanbrekend nieuw product creëren?
2. Stel mijlpalen in: breng de mijlpalen in kaart die het team moet bereiken om dat doel te bereiken. Dit kan van alles zijn, van individuele verkoopdoelen tot teamdoelen rondom het bouwen van specifieke functies voor een product.
3. Splits het op: Nu kunt u nog specifieker te werk gaan en de mijlpalen opsplitsen in kleinere, uitvoerbare stappen die elk teamlid kan nemen om ze te bereiken.
4. Prioriteren: concentreer u eerst op taken met de grootste impact. We zullen hier later dieper op ingaan, maar houd bij het prioriteren van de taken van een team altijd in gedachten of er iemand is geblokkeerd. Als de voortgang van één persoon afhankelijk is van het voltooien van een specifieke taak door een ander, geef die persoon dan prioriteit en geef de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering de hulp die hij of zij nodig heeft om de taak snel af te ronden.

Zodra uw team heeft besloten wat ze moeten doen en in welke volgorde, kunt u bepalen welke vergaderingen en taken pauzes vereisen en welke u achter elkaar kunt afhandelen. Deze techniek is vooral handig om efficiënte tijdsblokken in uw agenda te creëren. Voor advies over wanneer u uw vergaderingen en taken het beste kunt groeperen en wanneer u ze moet scheiden met pauzes, kunt u onze persoonlijke oefening voor het groeperen en bufferen van vergaderingen bekijken.

Zodra je een plan hebt, is het tijd om te bedenken hoe je het gaat uitvoeren.

8. Creëer systemen van verantwoording

Wij moeten allemaal zelf verantwoordelijkheid nemen (of dat door iemand anders laten doen). Het houdt ons op het goede spoor en helpt ons onze doelen te bereiken. Dit is vooral handig in een gedistribueerde omgeving, waar het toezicht beperkt kan zijn. Dit zijn een paar manieren waarop we de afgelopen jaren hebben gewerkt en die voor ons team hebben gewerkt:

1. Zelfverantwoordelijkheid: laat uw team persoonlijke beloningen instellen voor het behalen van doelen. U kunt zichzelf bijvoorbeeld trakteren op iets leuks (zoals samen met een vriend gaan eten). En als ze een deadline missen, moeten ze een plan hebben om dat in te halen, zonder zichzelf te overbelasten.
2. Peer support: zorg voor verantwoordelijkheidspartners onder collega's. Regelmatige gesprekken zorgen ervoor dat iedereen gemotiveerd blijft en op koers blijft.
3. Toezicht door het management: plan regelmatig voortgangsgesprekken en stel samen doelen. Dit biedt medewerkers houvast en externe validatie.
   

Op gedistribueerde werkplekken is het van groot belang om bewust met deze systemen om te gaan. In een interview met Dropbox voor Remotely Curious voegde focusexpert professor Gloria Mark van de Universiteit van Californië in Irvine eraan toe dat thuiswerkers emotionele doelen moeten stellen (hoe ze zich op een bepaalde dag willen voelen) en dagelijks projectdoelen moeten stellen om op persoonlijk en professioneel vlak verantwoordelijk te blijven. 

Jouw team kan zichzelf aan het begin van de dag vragen stellen als: "Wat wil ik bereiken?" en "Hoe wil ik me voelen?". Dr. Mark zei: "Door deze vragen simpelweg aan het begin van de dag te stellen, bleven mensen op koers, omdat het doelen naar voren bracht en hielp de aandacht te richten."

9. Blijf fysiek actief

Wij hebben ontdekt dat fysieke activiteit en beweging zeer effectief zijn om ons de hele dag gemotiveerd en gefocust te houden. Ze zorgen er niet alleen voor dat we productiever en energieker zijn, maar vormen ook een geweldige manier voor teams om met elkaar in contact te komen via iets gezonds en leuks. Op kantoor is er voldoende natuurlijke activiteit als je van de ene naar de andere kamer gaat, maar als je op afstand werkt, is het lastig om tijd te vinden voor fysieke activiteit.

Daarom plannen we graag ‘Meet & Move’-bijeenkomsten, waarbij we de deelnemers aanmoedigen om wat te bewegen terwijl we kletsen. Zo voorkomen we dat we met meerdere zaken tegelijk bezig zijn en zorgen we ervoor dat we fysiek actief blijven tijdens het werk.

Maar er zijn wel wat overwegingen. Allereerst wilt u een vergadering kiezen die past bij uw plannen. Als je een presentatie geeft of beeldmateriaal gebruikt, kan het lastig zijn om je te verplaatsen. Een meer informele ontmoeting of één-op-één zou wellicht beter passen.

Plan uw route ook op een plek met weinig achtergrondgeluid, bijvoorbeeld een rustig park in plaats van de stoep van een drukke straat. U kunt zelfs even rustig door uw eigen huis lopen, op zoek naar rust en gemak. Hoe u het ook doet, een beetje bewegen kan serieuze voordelen hebben. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat slechts een uur bewegen per week de fysieke gezondheid en werkprestaties kan verbeteren.

Hoewel de Wellness Weeks slechts eenmaal per jaar plaatsvinden, kunnen Dropboxers dankzij de sessies leren om fysieke activiteit een vast onderdeel van hun leven te maken. Hier zijn een paar van onze favoriete manieren om het hele jaar door in beweging te blijven: 

• Wandelvergaderingen: verander een Zoom-gesprek in een wandelvergadering om te bewegen terwijl je praat.

• Actieve werkplekken: overweeg het gebruik van een staand bureau of een loopmat onder het bureau. Dropbox stimuleert bijvoorbeeld het gebruik van actieve bureaus en helpt de kosten te dekken met onze Perks Allowance, een onderdeel van hun perks Allowance.

• Dagelijkse wandelingen: Als uw team thuiswerkt, kunt u hen aanmoedigen om aan het begin van de dag een wandeling te maken, waarmee u een woon-werkverkeer simuleert.

• Start een les: moedig je team aan om een fitnessles halverwege de dag te boeken en wat beweging aan hun dag toe te voegen.

Om ons team te helpen hun tijd aan lichaamsbeweging optimaal te benutten, moedigen we hen aan om hun tijd aan lichaamsbeweging af te stemmen op hun dagelijkse energieniveau. Teamleden die energie krijgen van fysieke activiteit, kunnen dit doen voordat ze aan het diepere werk beginnen. Als u het te vermoeiend vindt, kunt u het beter plannen wanneer u klaar bent met het zwaarste werk. 

We hebben deoefening ‘Beheer uw energieniveau’ ontwikkeld als onderdeel van onze welzijnskit. Zo willen we mensen helpen ontdekken wat het beste voor hen werkt. U en uw team kunnen het gebruiken om bij te houden wanneer u zich bijzonder energiek of juist energiek voelt en welke taken uw energieniveau juist aanvullen of juist uitputten. Gewapend met deze informatie kan je team hun dagen indelen op basis van hun energieniveau. Zo zorgen ze ervoor dat ze de meest complexe taken uitvoeren wanneer ze daar voldoende energie voor hebben.

10. Evalueer jezelf regelmatig

Bij Dropbox beoordelen we onze productiviteit graag door onze agenda's te bekijken en te beoordelen hoe goed we onze tijd besteden. Wij markeren vergaderingen en taken met de kleuren rood, geel of groen om aan te geven of het een slechte, redelijke of goede besteding van onze tijd was. Vervolgens gebruiken we deze informatie om te evalueren hoe we productiever kunnen zijn. Zo blijven onze teams op schema en zorgen we ervoor dat ze hun tijd zo effectief mogelijk gebruiken.

Een andere uitstekende productiviteitstruc is om te herkennen wanneer je in een flow zit – gekenmerkt door diepe focus en efficiëntie – en de omstandigheden te evalueren die je geholpen hebben om in die flow te komen. Dit kan lastig zijn, maar uit onderzoek blijkt dat het makkelijker is om een flow te bereiken als je afleidingen minimaliseert en duidelijke doelen stelt. 

Je kunt je team zelfs uitdagen om op te schrijven welke omstandigheden en doelen hen de afgelopen week hebben geholpen om in een flow te komen. Organiseer vervolgens een bijeenkomst waarin je een teambuildingactiviteit doet, waarbij je de verschillen en overeenkomsten ontdekt in de manier waarop elk teamlid maximale concentratie bereikt.

Productiviteit op afstand ziet er voor iedereen anders uit

Hoe u uw team kunt helpen om op verschillende locaties de maximale productiviteit te behalen, kan voor elk individu anders zijn. Wij weten dat dit voor ons team ook zo is. Daarom is het belangrijk dat u uw team goed leert kennen en hen voorziet van een breed scala aan strategieën om erachter te komen wat voor iedere persoon het beste werkt.

Veel van deze tips zijn erop gericht om je team te helpen gefocust te raken en te blijven. Maar zoals je ziet, zijn dat niet de enige manieren om impactvol werk te leveren. 

Luister voor meer tips over hoe u uw productiviteit kunt verbeteren en impact kunt creëren naar onze Remotely Curious Podcast: Focus, met focusexpert Professor Gloria Mark.