Table of contents
We kennen het allemaal wel: je bent wanhopig op zoek naar dat digitale document of bestand. Misschien gaat het om een belastingaangifte die je nodig hebt als bewijs van inkomen, een foto die je hebt genomen tijdens je reis naar Kreta of een pdf van een contract dat je hebt ondertekend. Je weet zeker dat het er is, veilig opgeslagen met de superieure wachtwoordbeveiliging en bescherming tegen rampen van Dropbox, maar waar staat het ook al weer? En hoe heb je het genoemd?
Met tags is het vinden van een bepaald bestand net zo eenvoudig als het uploaden ervan. In een paar eenvoudige stappen zorg je ervoor dat je digitale content georganiseerd en vindbaar blijft. Dit zijn enkele van de beste manieren om je bestanden te organiseren met tags en het zoeken naar belangrijke (en minder belangrijke) documenten, foto's en meer te stroomlijnen.

Maak het persoonlijk
Eén tag is al krachtig. Maar een doordacht tagsysteem biedt ongekende mogelijkheden.
Voordat je van alles en nog wat gaat taggen, moet je erover nadenken wat je precies wilt taggen en waarom. Misschien ben je op zoek naar een huis. Dan markeer je alle relevante documenten – financiële verklaringen, bankafschriften, spreadsheets met betalingsberekeningen, documenten over voorafgaande goedkeuring van de hypotheek enz. – met de tag '#huis'. Je kunt je belastingaangiften taggen met '#belastingaangifte', zodat je die allemaal snel kunt vinden, ook per jaar, voor wanneer je de aangifte voor 2024 snel moet kunnen vinden. Tag foto's bijvoorbeeld met de locatie, het jaar en de mensen op de foto. De map met fotoalbums kan dezelfde tags krijgen, zodat je het gewenste album snel kunt vinden. (En vergeet de tag '#geweldige_maaltijden' niet voor al die foto's van eten!)
Er zijn geen regels voor je tagsysteem. Een afzonderlijk bestand ondersteunt maximaal 20 tags, dus je kunt creatief met de tags omgaan die je toevoegt en het systeem dat je daarvoor maakt. Maar houd voor ogen dat het beter is om consistent en doordacht te werk te gaan dan onbezonnen en slordig. Een tagsysteem werkt alleen als je het correct gebruikt.
Begin met taggen
Misschien aarzel je om met taggen aan de slag te gaan, omdat het je moeilijk en omslachtig lijkt, maar het is eigenlijk heel eenvoudig. Meld je aan bij je Dropbox-account, klik op het selectievakje links van het bestand dat of de map die je wil taggen. Zoek het vakje 'Een tag toevoegen' in het rechterdeelvenster en voer dan de tekst van de tag in. Als het een nieuwe tag is, wordt deze nu gemaakt. Als het een tag is die je al hebt gemaakt, wordt deze nu getoond. Tags mogen uit maximaal 32 tekens bestaan en mogen alleen letters, cijfers en onderstrepingstekens bevatten. Het verwijderen van een tag gaat net zo snel als het maken ervan. De tags worden in een lijst weergegeven onder de voorbeeldweergave van bestanden en als je op de X naast een tag klikt, verwijder je de betreffende tag.
Als je Dropbox Professional of teamabonnementen voor werk gebruikt, kun je bovendien mappen maken die automatisch een tag of tags toepassen wanneer een bestand aan een map wordt toegevoegd. In plaats van dat je elke vakantiefoto of -video afzonderlijk moet taggen, kun je een map '#Vakantie Spanje 2025' maken en de tags '#Vakantie_Spanje' en '#2025' aan de map toevoegen. Elk bestand dat je toevoegt, krijgt dan die twee tags.
Je materiaal sneller vinden
Op die manier bouw je een elegant en slim tagsysteem. De bestanden en mappen, afbeeldingen en documenten staan in je Dropbox-account en je kunt ze op elk gewenst moment openen.
Maar hoe kun je profiteren van je tagsysteem en tags vinden? Ook dat is eenvoudig: je kunt op tags zoeken. Als je een woord of woordgroep in de zoekbalk bovenaan het scherm typt, zie je een lijst met tags die van toepassing zijn. Klik op een tag. De lijst wordt nu gevuld met alle elementen die de betreffende tag bevatten. Je kunt naar meerdere tags tegelijk zoeken. Daarmee verfijn je je zoekopdracht. Als je te veel resultaten krijgt met bijvoorbeeld '#2024', voeg dan aanvullende tags toe, zoals '#kitesurfen' of '#belastingteruggave'. Het aantal resultaten wordt dan beperkt.
De wereld is tegenwoordig heel complex. Maar met een slim en effectief tagsysteem schep je orde in alle bestanden die je hebt verzameld. Je vindt snel en eenvoudig waar je naar op zoek bent. Het kost je geen uren meer om die video over je reis naar Parijs of die belastingaangifte van 10 jaar geleden te vinden. Voeg één keer een tag toe om bestanden in een oogwenk te vinden en bespaar zo zeeën aan tijd.