Een bestand beveiligen met een wachtwoord

Het zijn geen slechteriken meer die met zaklampen door een archiefkast bladeren. Tegenwoordig kan iemand in een oogwenk informatie zien, stelen of vernietigen. De dreiging is zeer reëel voor zaken als financiële gegevens, maar ook voor de persoonlijke informatie van klanten.

Wachtwoordbeveiliging is niets nieuws, maar toch hebben veel bedrijven het niet op orde. Je kunt documenten of spreadsheets in je Office-pakket versleutelen, maar hoe zit het met onbekende bestanden of mappen?

Afbeeldingen, videobestanden, grafische bestanden en databasebestanden bieden niet dezelfde bescherming. Plaats ze echter in je Dropbox-account, stel het bestand in als beveiligd met een wachtwoord en klaar is kees.

In deze gids leggen we uit hoe u uw bestanden met een wachtwoord kunt beveiligen op een Mac, een Windows-computer of op elk apparaat met Dropbox. Maar laten we eerst eens kijken waarom het zo belangrijk is om bestanden met een wachtwoord te beveiligen.

Waarom moet ik mijn bestanden met een wachtwoord beveiligen?

Er zijn verschillende redenen om uw bestanden met een wachtwoord te beveiligen. Zo voorkomt u dat u in verlegenheid wordt gebracht en dat u een lastig telefoontje moet plegen, maar ook dat u het concurrentievoordeel van uw bedrijf verliest. Doe je dit niet, dan zijn hier een paar problemen waar je tegenaan zou kunnen lopen:

• Verlies van voordeel: als bedrijfsplannen, productideeën, marketingstrategieën of financiële gegevens in de verkeerde handen vallen, kunnen deze tegen je worden gebruikt. Door een wachtwoord toe te voegen houd je de controle.
• Verlies van vertrouwen: zou jij je gegevens aan een bedrijf geven dat het nalaat je persoonlijke informatie te beschermen, zelfs als het om iets simpels gaat als een adres? Wij ook niet, en uw klanten ook niet.
• Ongelukjes: een typefout in een e-mailadres, een per ongeluk verkeerd gedeelde link en andere foutjes kunnen onschuldig zijn, maar als je een bestand met een wachtwoord beveiligt, hebben de meeste fouten geen gevolgen.
• Gecompromitteerd apparaat: je kunt er niet zomaar op vertrouwen dat het wachtwoord van je apparaat je gegevens veilig houdt. Maar beveilig Dropbox-bestanden met een wachtwoord en je voegt een beveiligingslaag toe voor het hele bedrijf.
• Falende naleving: de kans bestaat dat je door gebrekkige beveiliging te maken krijgt met toezichthoudende instanties, wat gevolgen kan hebben voor je bedrijf, zoals boetes of zelfs juridische stappen. Wachtwoorden dekken je hiertegen in.

Volgens een rapport in de Harvard Business Review presteren bedrijven die met een datalek te maken hebben gehad op de NASDAQ na 2 jaar 11,9% slechter. Er is dus een duidelijke economische drijfveer voor gegevensbeveiliging en wachtwoordbescherming.

Er zijn allerlei redenen om je bestanden met een wachtwoord te beveiligen, maar de cruciale reden voor je bedrijf is dat het ook je financiën en reputatie kan helpen beschermen.

Bestanden of mappen beveiligen met een wachtwoord in Windows

U kunt bestanden zoals Microsoft Word-documenten in uw Office-suite op een Windows-computer met een wachtwoord beveiligen. Microsoft heeft een aantal instructies waarin het volgende staat:

1. Open uw document, selecteer Bestand > Info > Document beveiligen > Versleutelen met wachtwoord.
2. Voer een wachtwoord in en herhaal dit om het te bevestigen
3. Sla je bestand op om er zeker van te zijn dat het wachtwoord is ingesteld

Je kunt ook een wachtwoord instellen voor mappen in Windows met behulp van de volgende stappen:

1. Klik met de rechtermuisknop op de map in Windows Verkenner
2. Selecteer Eigendommen.
3. Ga naar Algemeen en klik vervolgens op de knop Geavanceerd onder Kenmerken
4. Vink Inhoud versleutelen om gegevens te beveiligen aan
5. Ga terug naar je map en je zult een klein geel slotje zien op elk bestandspictogram

Je map is nu beveiligd met een wachtwoord. Dit werkt op accountniveau, dus tijdens het gebruik van Windows worden je bestanden automatisch ontsleuteld.

Het gebruik van Windows om bestanden of mappen met een wachtwoord te beveiligen, kan enkele nadelen hebben vergeleken met het gebruik van Dropbox. De wachtwoordbeveiliging is beperkt tot de specifieke Windows-machine en het specifieke Windows-account, waardoor het minder effectief is om vanaf verschillende apparaten toegang te krijgen tot bestanden of deze te delen. Ongeautoriseerde toegang tot je Windows-account kan ook de wachtwoordbeveiliging omzeilen, waardoor de bestandsbeveiliging wordt gecompromitteerd.

Ondanks deze nadelen kan de wachtwoordbeveiliging van Windows nog steeds voldoende zijn voor eenvoudige, niet-complexe taken.

Snelle, eenvoudige en krachtige wachtwoordbeveiliging met Dropbox

De bovenstaande tips voor een Mac- of Windows-apparaat zijn handig als u wilt weten hoe u een bestand of map op uw lokale computer met een wachtwoord kunt beveiligen. Maar wat als u die gegevens ergens anders wilt opslaan of met iemand anders wilt delen? Wat doe je in hemelsnaam? Je kunt alle typen bestanden of mappen beschermen of delen in Dropbox op een manier waarop Windows en Mac dat niet kunnen.

Het is eenvoudiger met Dropbox. Niet alleen voor opslag of synchronisatie, maar ook om uw gegevens veilig en onder uw controle te houden—waar ze zich ook bevinden. Zo helpt Dropbox u bij het beheren en verwerken van gevoelige gegevens:

• Voeg wachtwoordbeveiliging toe aan elk bestand: voordat u een koppeling naar een map of bestand deelt,stelt u eenvoudig een wachtwoord in. Zo bepaalt u wie uw gegevens kan zien. Voordat iemand een bestand kan bekijken of downloaden, moet diegene het wachtwoord invoeren.
• Meervoudige verificatie: u kunt eenvoudig meervoudige verificatie toevoegen aan uw Dropbox-account. Zo krijgt u de beste beveiliging voor alles wat u daar opslaat.
• Machtigingen instellen voor links: Met Dropbox kunt u eenvoudig machtigingen instellen, wachtwoorden toevoegen en vervaldatums instellen voor links. Zo kunt u de toegang tot bestanden in uw hele organisatie nauwkeurig beheren.

Om een bestand op dropbox.com met een wachtwoord te beveiligen:

1. Wijs de naam van het bestand aan en klik op Delen.
2. Klik op Instellingen.
3. Klik op de Link voor bewerken of Link voor bekijken waaraan je een wachtwoord wilt toevoegen.
4. Zet de optie Wachtwoord vereisen op Aan.
5. Stel uw bestandswachtwoord in.
6. Klik op Opslaan.

Dropbox biedt beveiligingsniveaus, waarbij wachtwoorden slechts een onderdeel zijn van een meervoudige verdediging.

Bepaal wie wat ziet met wachtwoordbeveiliging voor al je bestanden

Alles wat je in Dropbox opslaat, heeft al meerdere beschermingslagen, en door wachtwoordbeveiliging toe te voegen kun je een muur binnen een muur bouwen voor nauwkeurige controle over al je bestanden.

Wanneer u content uploadt, een bestand deelt of een map deelt met Dropbox, is er een optie om een wachtwoord toe te voegen. Het is eenvoudig om dit te doen op elk apparaat of besturingssysteem—allemaal binnen uw account met slechts een paar klikken.