Doorgaan naar hoofdtekst

Je HR-onboardingproces voor nieuwe medewerkers versnellen

6 min. lezen

20 januari 2025

Wat houdt het onboardingproces van medewerkers voor HR in?

Onboarding is het proces waarbij je een nieuwe medewerker introduceert in je organisatie. Het helpt nieuwe medewerkers inzicht te krijgen in hun nieuwe werkplek, hun rol en wat er van hen wordt verwacht in hun nieuwe functie.

Het is een belangrijk proces dat nieuwe medewerkers helpt in je organisatie te integreren, ze wegwijs te maken in de bedrijfscultuur en ze kennis te laten maken met de mensen.

Waarom is de onboarding van medewerkers zo belangrijk?

Volgens onderzoek van Brandon Hall Group verbeteren bedrijven met een sterk onboardingproces hun retentie van nieuwe werknemers met 82% en hun productiviteit met meer dan 70%.

Een goed onboardingproces kan helpen om heldere verwachtingen te scheppen over de ervaring van de nieuwe medewerker bij je bedrijf en ervoor zorgen dat hij of zij zich welkom voelt. Het proces moet hen helpen sneller te wennen, relaties op te bouwen met hun nieuwe collega's en uiteindelijk voortvarend aan de slag te gaan in hun nieuwe rol.

Een professional glimlacht terwijl hij/zij op zijn/haar mobiele apparaat praat.

Hoe ziet het onboardingproces voor nieuwe medewerkers eruit?

Het onboardingproces voor nieuwe medewerkers verschilt per organisatie. Meestal bestaat het echter uit de volgende vijf stappen:

1. De wervingsfase – preboarding

Het wervingsproces staat vaak los van de onboarding, maar is er nauw mee verbonden. In sommige opzichten begint onboarding helemaal aan het begin van het wervingsproces, namelijk met het maken van een goede indruk door middel van duidelijke functiebeschrijvingen en sollicitatiegesprekken.

De periode tussen het verzenden van een aanbiedingsbrief en de eerste dag van de nieuwe medewerker staat bekend als 'preboarding'. In deze fase beantwoord je alle vragen van de nieuwe medewerker voordat deze begint, houd je contact en zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker alles heeft wat hij of zij nodig heeft voor hun eerste dag.

2. De week voordat je begint

Nu de startdatum van de nieuwe medewerker nadert, is het tijd om het relevante papierwerk, het bedrijfsbeleid en de formulieren toe te sturen, en de apparatuur en toegang te regelen.

In deze fase:

  • stuur je relevante documenten en materialen toe, zoals te ondertekenen contracten en personeelshandboeken

  • stuur je apparatuur toe, zoals een laptop en regel je andere zaken, zoals een zakelijk e-mailaccount en netwerktoegang

  • bevestig je de persoonlijke gegevens die aan je interne systemen moeten worden toegevoegd

  • plan je kennismakingsgesprekken en je introductiegesprek op de eerste dag

  • stuur je een welkomstmail met belangrijke informatie, zoals de route naar kantoor, als de medewerker op locatie gaat werken

Een medewerker op afstand kijkt naar een computerscherm tijdens een virtuele vergadering.
Een externe professional lacht naar de laptop.

Veelvoorkomende problemen met het onboardingproces

Enkele veelvoorkomende problemen waar HR-teams mee te maken krijgen bij onboarding zijn:

  • een gebrek aan pre-boarding, waardoor nieuwe medewerkers zich op de eerste dag onvoorbereid en overweldigd voelen
  • het negeren van feedback, waardoor medewerkers zich ongehoord en niet gewaardeerd voelen
  • Informatie van lage kwaliteit of onjuiste informatie voor nieuwe medewerkers, wat leidt tot verwarring of frustratie
  • misleidende functieomschrijvingen en onduidelijke verwachtingen, waardoor nieuwe medewerkers zich niet thuis voelen of onzeker zijn over hun rol in het bedrijf
  • het niet uitleggen van de relevante software, waardoor de nieuwe medewerker de functie niet effectief kan vervullen
  • te snel te veel informatie, waardoor de nieuwe medewerker wordt bedolven onder een lawine aan documentatie
  • een gebrek aan introducties en teambuildingactiviteiten, waardoor nieuwe medewerkers zich geïsoleerd en niet verbonden voelen met hun collega's

Al deze factoren kunnen bijdragen aan een negatieve onboardingervaring en uiteindelijk resulteren in een niet-betrokken en ongemotiveerde medewerker.

Het is van cruciaal belang voor bedrijven om tijd en middelen te investeren in het creëren van een uitgebreid en effectief onboardingproces om hun nieuwe medewerkers klaar te stomen voor succes. Zo kunnen ze zorgen voor een soepele overgang naar hun nieuwe rol en een positieve, productieve werkomgeving.

Een nieuwe medewerker van Cobalt Circle Corporation plaatst een e-handtekening in een digitaal document.

Het onboardingproces versnellen

We hebben het onboardingproces verkend en het gehad over de verschillende mensen en materialen die erbij zijn betrokken. Maar als dit vaak langer duurt dan nodig is, wat kun je dan doen om het proces te stroomlijnen?

Dropbox biedt een reeks tools waarmee HR-professionals de onboarding van nieuwe medewerkers kunnen versnellen. Hiermee kun je:

  • documenten en sjablonen aanpassen met logo's, lettertypen en kleuren voor een consistente branding in al je onboardingmateriaal.

  • Beheer belangrijke documenten door weergaven, doorsturen en downloads bij te houden met DocSend

  • Verbeter de doorlooptijd en automatiseer workflows met informatietracking en ingebouwde herinneringen via Dropbox Sign

  • op de hoogte blijven van de interne voortgang met het volgen van bestandsactiviteit en meldingen van opmerkingen

  • een betrouwbare reputatie opbouwen bij medewerkers en kandidaten door gevoelige informatie te allen tijde te beschermen

Wanneer je deze functies gebruikt als onderdeel van je HR-workflow, besparen ze je aanzienlijk veel tijd, zodat je je kunt richten op het onderhouden van de relatie met je nieuwe collega's.

Onderteken papierwerk zonder al het papierwerk

Met juridisch bindende e-handtekeningen kunt u nieuwe werknemersdocumenten versturen en snel laten ondertekenen.

Het onboarden van nieuwe medewerkers: een fluitje van een cent

Dropbox biedt HR-professionals een uitgebreide set tools en hulpmiddelen om het onboardingproces voor nieuwe medewerkers te stroomlijnen.

Met functies zoals geautomatiseerde workflows, aanpasbare sjablonen en mogelijkheden tot het delen van beveiligde bestanden kunnen HR-professionals eenvoudig samenwerken met wervingsmanagers en zorgen voor een soepele overgang voor nieuwe medewerkers.

Door gebruik te maken van de onboardingtools van Dropbox kunnen HR-professionals tijd besparen, de administratieve last verminderen en nieuwe medewerkers een positieve ervaring bieden bij hun integratie in de organisatie.

Gerelateerde bronnen bekijken

Iemand werkt thuis aan een bureau en glimlacht terwijl hij/zij naar de laptop voor zich kijkt, terwijl hij/zij typt en bestanden deelt met zijn/haar team.

De beste manier om documenten te delen met een team terwijl u op afstand werkt

Werk moeiteloos samen, waar u ook bent. Ontdek hoe u veilig en efficiënt bestanden kunt delen met uw team terwijl u op afstand werkt, met behulp van de beste hulpmiddelen en strategieën.

Twee mensen op kantoor kijken samen naar een computerscherm en bespreken welke wijzigingen ze in een bestand willen aanbrengen.

Effectief versiebeheer van documenten

Met documentversiebeheer kunt u wijzigingen bijhouden, gegevensverlies voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen in uw team aan de juiste versie van een bestand werkt. Meer informatie.

Een persoon die in de auto zit, ondertekent een PDF-bestand op zijn tablet met een e-handtekening.

Ontdek hoe je online een pdf ondertekent en elektronische handtekeningen genereert

U hebt geen fysiek papier meer nodig om een wettelijk bindende handtekening te verkrijgen. Ontdek hoe Dropbox Sign het contractondertekeningsproces voor u en uw klanten stroomlijnt, allemaal dankzij eSignatures.