Intrapersoonlijke communicatie – hoe uw team zichzelf en hun werk ervaart – beïnvloedt onze interne dialoog en interacties met anderen. Het omgekeerde is ook waar. Interpersoonlijke communicatie – hoe we met anderen praten en andersom – kan een grote impact hebben op onze verbinding met anderen en de manier waarop we samen werken. Wanneer u verspreid werkt, kan het lastiger zijn om met negatieve gedachten om te gaan en een heldere, positieve communicatie te onderhouden. Toch zijn beide essentieel voor het welzijn en de productiviteit van het team.
In dit artikel bieden we praktische strategieën en oefeningen om de interpersoonlijke en intrapersoonlijke communicatie van uw team te verbeteren. Deze strategieën zorgen voor een gezondere werkomgeving waarin teamleden zich zelfverzekerd, ondersteund en verbonden voelen.
Intrapersoonlijke communicatie versus interpersoonlijke communicatie
Intrapersoonlijke communicatie is de interne dialoog die gedachten en acties vormgeeft en fungeert als de stem in ons hoofd waarvan we ons niet altijd bewust zijn. Een positief zelfbeeld kan de innerlijke dialoog versterken en zo de creativiteit, focus en besluitvorming een boost geven.
Maar het brein is niet altijd rationeel en ondanks de inspanningen om jezelf te ontwikkelen, kunnen er nog steeds onzekerheden ontstaan. Als u negatieve gedachten niet onder controle houdt, kunnen ze uw moraal ondermijnen en uw besluitvorming belemmeren.
Interpersoonlijke communicatie verwijst daarentegen naar de externe dialoog tussen mensen. Het gaat om het uitwisselen van informatie, ideeën en gevoelens en de manier waarop we met anderen omgaan via gesprekken, lichaamstaal en sociale signalen. Het beïnvloedt de manier waarop wij de wereld waarnemen en ermee omgaan, en het helpt ons relaties met anderen op te bouwen.
Samen beïnvloeden beide communicatievormen de teamdynamiek.
Wanneer de interpersoonlijke communicatie verstoord raakt, kan dit leiden tot negatieve zelfpraat. Zo kan het voorkomen dat je te veel nadenkt over de toon van iemand, dat je twijfelt aan zijn of haar bedoelingen of dat je tijd verspilt aan het proberen te interpreteren van onduidelijke boodschappen. Als we negatief over onszelf praten, is de kans groter dat we de feedback van anderen verkeerd opvatten en als kritiek interpreteren. Hierdoor ontstaan misverstanden en komen relaties onder druk te staan.
Daarom is het zo belangrijk om uw team te helpen deze communicatievaardigheden te ontwikkelen. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden van positieve en negatieve interpersoonlijke en intrapersoonlijke communicatie.
Voorbeelden van intrapersoonlijke communicatie
We ervaren intrapersoonlijke communicatie allemaal op onze eigen manier, gevormd door onze ervaringen en de manier waarop we situaties interpreteren. Toch zijn er vaak gemeenschappelijke patronen te ontdekken.
Positieve intrapersoonlijke communicatie:
- Visualiseer succes: “Ik ken mijn materiaal, ik kan dit.”
- Bevestigende vaardigheden: "Ik heb al eerder moeilijke taken afgehandeld; ik kan dit!"
Negatieve intrapersoonlijke communicatie:
- Zelfvertrouwen: “Waarom heb ik dat gedaan? Waar dacht ik wel aan?
- Uitdagingen vermijden: “Ik kan die taak niet aan, het is te veel.”
Als we deze gedachten herkennen, kunnen we beter begrijpen welke impact ze hebben op onze communicatiestijl in zowel persoonlijke als professionele situaties.
Voorbeelden van interpersoonlijke communicatie
In virtuele omgevingen is de manier waarop we met collega's communiceren belangrijk. Tekst en leestekens bepalen de toon, en kleine details kunnen een groot verschil maken.
Sterke interpersoonlijke communicatie:
- Constructieve feedback geven: “De presentatie was geweldig! De volgende keer kunnen we een dia toevoegen met belangrijke statistieken.”
- Duidelijke instructies geven: “Geweldige inzichten! Laten we de verkooptrends van het afgelopen kwartaal toevoegen voor meer context.”
Onconstructieve interpersoonlijke communicatie:
- Onderbreken tijdens een telefoongesprek: "Wacht, nee, laten we het gewoon op mijn manier doen."
- Passief-agressieve reacties: “Ja, als jij denkt dat dat het beste idee is…”
De kans op miscommunicatie is in een virtuele omgeving groter dan op traditionele werkplekken, omdat er geen sprake is van consistente persoonlijke interactie. Daarom is het van groot belang om teams die op afstand werken te voorzien van werkwijzen en hulpmiddelen die zij kunnen integreren in hun dagelijkse routines, zodat zij deze nutteloze patronen kunnen herkennen en tegengaan.
Hoe u uw eigen intrapersoonlijke communicatie kunt verbeteren
Op afstand werken is eenvaardigheid, en net als elke andere vaardigheid kost het tijd en oefening om het onder de knie te krijgen. Een belangrijk onderdeel van het aanscherpen van deze vaardigheid is het herkennen van patronen in uw eigen intrapersoonlijke communicatie en hoe deze tot uiting komen in de samenwerking met uw team.
Negatieve intrapersoonlijke communicatie en zelfpraat kunnen normale mentale repetities veranderen in denken in het ergste geval. Dit kan leiden tot nutteloze patronen, zoals overdreven verontschuldigende communicatie of terughoudendheid om iets te zeggen. Bij thuiswerken kunnen gevoelens van isolatie soms negatieve gedachten versterken, als ze niet worden afgeleid door persoonlijke interactie.
Hieronder vindt u oefeningen en kaders waarmee u uw interne dialoog kunt omzetten in een bron van creativiteit en ondersteuning.
Gebruik de oefening ‘herschrijf nutteloze gedachten’
Een belangrijke vaardigheid om intrapersoonlijke communicatie onder de knie te krijgen, is leren herkennen wanneer negatieve gedachten opkomen en achterhalen waar ze vandaan komen.
Om dit onder de knie te krijgen, kunt u onzeoefening 'herschrijf nuttelozegedachten' proberen. We hebben dit werkblad ontworpen om je te helpen bij het identificeren, beoordelen en aanpassen van gedachten die van invloed kunnen zijn op je eigen acties en beslissingen.
Zo kunt u het gebruiken:
1. Bekijk de 'veelvoorkomende denkstijlen': Neem na een discussie of aan het eind van een groepsbijeenkomst de tijd om de 'gidsvoor denkstijlen' te bekijken en schrijf je antwoord op de vragen 'de meest nutteloze denkstijl die ik het vaakst gebruik is ____' en 'Ik ben het beste in het herformuleren van nutteloze gedachten als ____.'
2. Gebruik het"gedachtenregistratieblad": Een paar dagen nadat u uw denkstijl hebt ontdekt, noteert u alle gedachten die u zich herinnert gedurende de dag op uw "gedachtenregistratieblad". Denk er specifiek over na hoe die ene gedachte jouw handelen in die situatie beïnvloedde, of wat er daarna gebeurde.
3. Probeer nu je gedachten te ‘herschrijven’: Ga nog eens door je aantekeningen en selecteer twee gedachten die je als ‘niet behulpzaam’ beschouwt. Schrijf op je werkblad op waarom de gedachte waar zou kunnen zijn. Een werknemer die zich bijvoorbeeld afvraagt: "Ben ik wel productief genoeg?", kan dagen aanhalen waarop hij niet alles heeft afgemaakt wat hij had gepland, als bewijs dat zijn negatieve zelfpraat terecht is.
4. Begeleid jezelf bij het ‘herkaderen’ van je gedachten: Gebruik de informatie die je hebt verzameld om de oorspronkelijke, nutteloze gedachte te herschrijven. Bijvoorbeeld, “Ben ik productief genoeg?” zou kunnen worden: “Ik boek gestaag vooruitgang en leer elke dag beter prioriteiten te stellen”.
Hoewel deze oefening nuttig is, is het belangrijk om in gedachten te houden dat het werk daar niet stopt. Het kost voortdurende inspanning om echte verandering te zien. Probeer elke week 20 minuten in uw agenda te reserveren voor zelfreflectie. Hiermee ontwikkel je de gewoonte om oude denkpatronen te transformeren en nieuwe patronen aan te maken.
Oefen nieuwe manieren om ‘perspectieven te verschuiven’
Een andere manier om de impact van nutteloze denkpatronen te verminderen, is door uw gewoonten aan te passen en te kiezen voor gewoonten die positieve intrapersoonlijke communicatie bevorderen. Met deze oefening kunt u negatieve zelfpraat vervangen door bevestigende, ondersteunende berichten die uw vaardigheden, waarde en potentieel voor succes versterken.
Je kunt het opsplitsen in drie delen:
1. Leer af te leren: begin met een ‘mentale voorjaarsschoonmaak’ om te reflecteren op hoe je huidige gedachten, gewoontes en waarden je intrapersoonlijke communicatie kunnen beïnvloeden met behulp van onze gids‘leer af te leren 101’.
2. Verander je perspectief: praat vervolgens tegen jezelf zoals je tegen een vriend zou praten. Gebruik je gewoonten en gedachten uit de vorige oefening als voorbeeld en bedenk hoe je je zou voelen als je tegen een vriend(in) zou praten zoals je tegen jezelf praat.
Neem deel aan mindfulness-teambuildingactiviteiten
Als het gaat om intrapersoonlijke communicatie, kun je het beste een teammentaliteit aanhouden. Een eenvoudige dankbaarheidsoefening is bijvoorbeeld het opzetten van een groeps'dankbaarheidsbord'. Een goede manier om de teamspiritop te krikken is door een dankbaarheidsbord te maken. Door teams aan te moedigen om positieve feedback van collega's te delen en te horen, kunnen we deze positiviteit beter internaliseren en hierop inspelen in onze eigen intrapersoonlijke communicatie. Het delen van momenten van dankbaarheid kan helpen in dit proces, het kan eventuele negativiteit die is ontstaan wegnemen en positieve gesprekken binnen ons team stimuleren.
Zo werkt het:
1. Laat als team een reactie achter: We gebruiken Miro om ons dankbaarheidsbord op te zetten en vragen teamleden om een reactie achter te laten wanneer ze dankbaar zijn voor iemand in het team gedurende de week. Als iemand hen bijvoorbeeld heeft geholpen met een project, kunnen ze er een bedankbriefje en een kort verhaaltje over schrijven.
2. Lezen en delen: We lezen de opmerkingen van het bestuur voor aan het begin van de vergadering of wanneer we dat goed vinden. Dit zorgt ervoor dat dankbaarheid en positieve erkenning blijven stromen. Teamleden kunnen het bord op elk gewenst moment raadplegen als ze herinnerd willen worden aan de goede dingen die gebeuren, vooral wanneer ze asynchroon werken.
Door ruimte te creëren voor onszelf en onze teams om open en eerlijk te zijn over de uitdagingen die we tegenkomen in onze eigen intrapersoonlijke communicatie, kunnen we op diepere niveaus verbinding maken, vooral bij verspreid werken. Door deze open dialoog kunnen we ook delen hoe we dagelijkse rituelen en hulpmiddelen gebruiken om deze communicatie te verbeteren.
Zoals we bespreken in onze Remotely Curious-podcast "Not Okay" — we zijn allemaal sociale wezens en we leren van elkaar.
Hoe u uw team kunt helpen sterkere interpersoonlijke communicatie te ontwikkelen
Als het gaat om het helpen van teams met hun interpersoonlijke communicatie, is de eerste stap het creëren van een cultuur van vertrouwen tussen teamleden. Vertrouwen bepaalt de toon en heeft invloed op de manier waarop de boodschappen worden ontvangen. Als er vertrouwen is, voelt een team zich vrij om zich uit te spreken, vragen te stellen en openlijk ideeën te delen. Maar om je collega's te leren kennen en een cultuur van vertrouwen te creëren in een verspreid team, is doelgerichtheid vereist.
Bij Dropbox bevalt Virtual First ons goed, omdat we bij het ontwerpen van het model al inzagen dat menselijk contact belangrijk is om vertrouwen op te bouwen en relaties te verbeteren. Daarom komen we regelmatig persoonlijk bij elkaar en richten we deze bijeenkomsten in op duidelijke doelen, zoals teambuilding, het finaliseren van een strategie of het werken aan dringende resultaten.
Hier zijn een paar manieren waarop u de interpersoonlijke communicatievaardigheden van uw team kunt verbeteren:
Help uw team leren hoe ze moeten schrijven om begrip te kweken
Goede interpersoonlijke communicatie op de werkvloer draait om het effectief samenwerken. In een virtuele omgeving, buiten Zoom, zijn we sterk afhankelijk van e-mails, het delen van documenten en Slack-berichten om te communiceren. Daarom raken onze boodschappen en intenties gemakkelijk bedolven onder eindeloze draden en regels tekst.
Eén manier om tegemoet te komen aan de behoefte aan duidelijke schriftelijke communicatie, is door een gerichte schrijfworkshop te organiseren op basis van onze Write For Understanding-toolkit. Deze workshop kan tijdens een aankomend teamoverleg worden gebruikt om uw team te leren hoe ze taal kunnen vereenvoudigen, zich kunnen concentreren op de belangrijkste punten en hun communicatie kunnen structureren om misverstanden te voorkomen.
Hoe organiseert u de workshop:
1. Leg de vijf belangrijkste regels voor goed schrijven uit: Leer je team de basisregels voor goed, beknopt schrijven door je te concentreren op de belangrijkste principes, zoals het hoofdidee vooraan zetten in plaats van het te begraven in onnodige details. Je kunt ons werkblad 'Schrijven 101' in Dropbox Paper gebruiken om voorbeelden te laten zien die deze regels wel en niet volgen. Zo kunnen leerlingen precies zien hoe effectieve interpersoonlijke communicatie eruitziet.
2. Moedig je team aan om hun schrijfwerk te beoordelen: vraag je team om de eerste drie e-mails uit hun verzonden mailbox te selecteren en te beoordelen. Laat ze de Writing Scorecard gebruiken om de duidelijkheid, toon en structuur te beoordelen. Om ervoor te zorgen dat dit proces veilig aanvoelt, moet u iedereen de mogelijkheid geven om hun individuele beoordelingen privé te houden. Maar moedig hen wel aan om hun uiteindelijke scores op te schrijven en de gebieden te identificeren die verbeterd kunnen worden.
3. Bespreek hoeu de tekst kunt herschrijven voor meer duidelijkheid: Selecteer als workshopleider een e-mailvoorbeeld uit uw eigen verzonden map of maak zelf een voorbeeldtekst. Deel het origineel, leg de Writing Scorecard-beoordeling uit en benadruk de gebieden die verbeterd kunnen worden. Leid uw team vervolgens door het herschrijven, waarbij u zich richt op de vijf principes: het hoofdidee eerst, beknoptheid, actieve vorm, het opsplitsen van complexe informatie en duidelijkheid. Laat de voor- en na-versies zien om te laten zien hoe kleine aanpassingen de communicatie kunnen verbeteren.
Door deze vaardigheden te onderwijzen en te oefenen, versterkt u de interpersoonlijke communicatie van uw team. Deze investering in duidelijke teksten creëert een effectievere samenwerking en creëert een werkomgeving waarin meer verbinding en vertrouwen heerst.
Wees expliciet over de verwachtingen met betrekking tot etiquette
In een virtuele werkomgeving zijn duidelijke etiquetteverwachtingen essentieel voor effectieve interpersoonlijke communicatie. Zoals we bespraken in onze aflevering van Remotely Curious, Etiquette, was het voor de overgang naar een Virtual First-model bij Dropbox nodig om te definiëren wanneer en hoe we samenwerken. Zonder dergelijke richtlijnen kunnen misverstanden en gespannen verhoudingen ontstaan.
Door duidelijke regels op te stellen, kun je het respect en de productiviteit op afstand behouden, terwijl onuitgesproken normen op kantoor vaak verloren gaan. Door expliciet te zijn over deze ‘onzichtbare regels’ ontstaat er een beter begrip en verlopen de interacties soepeler.
Een paar manieren om dit te doen:
- Maak duidelijk hoe aan verwachtingen moet worden voldaan: interpersoonlijke communicatie is gebaat bij visuele signalen. Stel daarom richtlijnen op voor het gebruik van video. Laat je team weten wanneer de camera's aan moeten staan en wanneer het oké is om ze uit te laten. Het aanmoedigen van virtuele achtergronden kan ook bijdragen aan een consistente, afleidingsvrije ervaring die voor iedereen prettiger aanvoelt.
- Stel een agenda op: virtuele vergaderingen kunnen zonder een duidelijke agenda gemakkelijk tot chaos leiden. Gebruik ons werkblad 'Voorbereiding op vergaderingen' om van tevoren een agenda te versturen en een structuur voor het gesprek vast te leggen. Om de zaken op koers te houden, begin je vergaderingen met korte updates of plan je specifieke tijden voor vragen en antwoorden. Deze aanpak geeft iedereen de kans zich voor te bereiden en zorgt ervoor dat ze weten wanneer ze actief moeten deelnemen en wanneer ze moeten luisteren.
- Vermijd onderbrekingen: om effectief te vergaderen, moet u expliciet aangeven dat u graag ieders perspectief wilt horen. Het is belangrijk om gesprekken op een professionele en beleefde manier weer op het goede spoor te krijgen wanneer ze worden onderbroken. Zo wordt ervoor gezorgd dat alle stemmen gehoord worden en de relaties binnen het team worden versterkt.
Door verwachtingen te scheppen over de manier waarop er tijdens vergaderingen wordt gecommuniceerd, zorgt u ervoor dat uw team de virtuele communicatie op een heldere en respectvolle manier kan uitvoeren. Dit verbetert uiteindelijk de interpersoonlijke relaties. Als iedereen de spelregels begrijpt, ontstaat er een gelijk speelveld en voelt iedereen zich gewaardeerd en bevoegd om zijn/haar bijdrage te leveren.
Help uw team hun communicatie te transformeren
Zowel interpersoonlijke als intrapersoonlijke communicatie heeft invloed op hoe uw teamleden over hun werk denken en op de relaties die zij met elkaar opbouwen.
Als ze zich niet op hun gemak voelen om te praten en hun communicatiestijl is onduidelijk, kunnen ze vervallen in negatieve zelfpraat. Wanneer teamleden in deze cyclus terechtkomen en geen kans krijgen om hun gedachten op een rijtje te zetten of om steun te vragen, kan dit doorwerken in de interacties en de teamdynamiek beïnvloeden.
Beide vormen van communicatie zijn vaardigheden die je kunt aanleren en die oefening vereisen. Het is niet zo dat je negatieve zelfpraat op een snelle manier kunt identificeren. Verwachten dat er goede communicatie plaatsvindt zonder duidelijke richtlijnen te stellen, werkt waarschijnlijk niet.
Ons advies? Bied uw team de juiste hulpmiddelen en richtlijnen, zodat er een ruimte ontstaat voor eerlijke en behulpzame communicatie, zowel intern als extern.
Wilt u meer oefeningen en raamwerken om de dynamiek van uw verspreide team positief te beïnvloeden? Ontdek onze Virtual First Toolkit.
