Organisatiesystemen en productiviteitstools zijn niet universeel. Sommige mensen vinden het fijn als dingen precies zijn, terwijl anderen juist gedijen in chaos. Daarom hebben we op basis van zes persoonlijkheidstypes enkele strategieën op een rijtje gezet die iedereen georganiseerd en productief houdt, zodat ook jij je plek van gelukzaligheid zult vinden. Voel je overigens niet in een hokje gestopt wat betreft je persoonlijkheidstype. Zelfs als je grotendeels een chaoot bent, kun je waarschijnlijk ook prima uit de voeten met de tips voor minimalisten!
De multitasker
Werk je aan verschillende projecten tegelijk? Heb je in je browser op dit momenten meer dan 46 tabbladen geopend? Dan ben je misschien een multitasker. Hoewel je gedijt bij het in de lucht houden van meerdere ballen, bestaat er het gevaar dat je iets over het hoofd ziet.
Strategie:
Gebruik takenlijsten in Dropbox Paper om overzicht te houden op uw verschillende werkzaamheden. Takenlijsten zijn vooral handig als u met een team werkt of een team aanstuurt.
Een takenlijst in Paper instellen:
Zodra je een Paper-document hebt gemaakt, zoek je in de werkbalk onderaan je scherm de knop Checklist. Zo stel je een takenlijst op in je nieuwe Paper-document:
Voeg je taak toe aan de checklist
Wijs deze aan jezelf of je teamgenoot toe met de functie @vermelden
Stel een einddatum in voor voltooiing
De Minimalist
Eén stoel. Eén bureau. Eén laptop. En verder niets. De minimalist negeert niet-essentiële zaken om zich te kunnen richten op productiviteit en rust.
Strategie:
Laat je Dropbox een weerspiegeling zijn van je levensstijl. Archiveer de rommel en houd alleen het hoognodige bij de hand.
Zo organiseer je archieven:
Werken aan een project voor klanten, foto's sorteren of belangrijke documenten opslaan, zorgt voor veel digitale rommel. In plaats van alles op één gedeelde locatie te bewaren, verdeelt u uw Dropbox in de mappen 'Werk' en 'Archief'. Zo weet u zeker dat u altijd toegang hebt tot uw bestanden, zonder dat u ze allemaal hoeft te bekijken. Sla grote hoeveelheden ongesorteerde foto's of video's op in Archief voordat u kiest wat u wilt verplaatsen naar Werken. U kunt ongebruikte versies van projecten ook opslaan in het Archief, zodat u ze later kunt gebruiken om er andere dingen mee te doen.
De go-getter
YOLO. Wanneer je eenmaal ergens je zinnen op hebt gezet, houdt niets je tegen om het voor elkaar te krijgen. Bij jou draait alles om dingen gedaan krijgen en ze goed gedaan te krijgen.
Strategie:
Aangezien je alles al volledig onder controle hebt, kun je nog meer tijd besparen door een gedeelde map voor samenwerking te maken om anderen ook georganiseerd te houden.
Gedeelde mappen voor samenwerking maken:
Je zou het delen van een map kunnen vergelijken met het delen van een werkruimte, zonder dat je elkaar in de weg zit. Organiseer allereerst alles zoals jij dat wilt, met al je projectbestanden op een centrale plek. Als je deze vervolgens deelt, kan elk lid van de map rechtstreeks wijzigingen aanbrengen, wat iedereen tijd bespaart en de samenwerking aanmoedigt.
De uitsteller
Het is 3 uur 's nachts en je leest nu pas dit artikel dat een vriend je ruim een maand geleden heeft opgestuurd. Beter laat dan nooit. De klus wordt altijd geklaard, maar meestal nét op het nippertje.
Strategie:
Je wacht sowieso altijd tot het laatste moment, het heeft geen zin om dat proberen te veranderen. Haal daarom het meest uit de laatste paar minuten door je productiviteit te stroomlijnen.
Gebruik productiviteitstools:
Met de productiviteitstools van Dropbox krijgt u meer gedaan in minder tijd. Gebruik Dropbox Paper om gezamenlijke documenten te maken en beheren. Bewerk documenten, wijs taken toe, geef feedback en doe meer in realtime, terwijl u de tijd heeft. Met Dropbox Sign regelt u op een rechtsgeldige en directe manier al uw documentondertekeningen. U hoeft niet snel naar het postkantoor te rennen om een onboardingdocument te versturen. En tot slot kunt u met de mobiele Dropbox-app documenten scannen, afbeeldingen vastleggen en feedback achterlaten terwijl u onderweg bent. Er is geen reden waarom je geen commentaar zou kunnen leveren op een videobewerking terwijl je in de rij staat bij de supermarkt.
De perfectionist
Nul ongelezen e-mails. Een opgeruimd bureaublad op de computer. Je houdt van perfectie en dat alles op de juiste plek staat.
Strategie:
Als je alles organiseert volgens een doordachte structuur, kun je materiaal eenvoudiger vinden wanneer je het nodig hebt.
Een zorgvuldige naamgeving van mappen:
Bedenk een consistente en goed doordachte naamgeving voor mappen en houd je daaraan. Voor de meeste werkstromen geldt dat je het best kunt beginnen met kernmappen die op jaar zijn ingedeeld, waarin zich onderliggende mappen op maand bevinden. In deze onderliggende mappen zou je de namen van klanten kunnen toepassen, gevolgd door de titels van specifieke taken. Zo kun je over een paar jaar nog altijd eenvoudig en efficiënt specifiek materiaal terugvinden.
De chaoot
36.789 ongelezen e-mails. Je hebt geweldige ideeën en bent een harde werker, maar soms kun je misschien wat hulp gebruiken. Eigenlijk ben je een chaotische versie van de multitasker.
Strategie:
Automatiseer zoveel mogelijk. Laat Dropbox de terugkerende dingen afhandelen, zodat jij je op het grote geheel kunt richten.
Geautomatiseerde mappen en camerarol:
Dropbox-automatisering stelt je in staat mappen te maken die automatisch specifieke bewerkingen uitvoeren op de bestanden die je eraan toevoegt. Elk toegevoegd bestand wordt door de map hernoemd, gesorteerd, getagd of geconverteerd. Een andere geautomatiseerde taak die je door Dropbox kunt laten afhandelen is camera-uploads. Wanneer je dit inschakelt, worden je foto's automatisch toegevoegd aan de cloud wanneer je je camera, SD-kaart, smartphone of tablet aansluit. Je kunt camera-uploads zo instellen dat bestanden die je naar Dropbox kopieert, automatisch worden hernoemd naar jjjj-mm-dd uu.mm.ss.jpg, zodat het geen gigantische, overweldigende puinhoop wordt als je selecties maakt.
Ga aan de slag met organiseren!
Ik heb het tegen jou, uitsteller. Lezen over hoe Dropbox je kan helpen te organiseren is één ding, maar nu moet je nog aan de slag gaan. Begin met het langzaam doorvoeren van de strategie die bij je persoonlijkheidstype past en introduceer één tool tegelijk. Als je eenmaal doorhebt hoeveel eenvoudiger dit je leven maakt, wil je waarschijnlijk ook de overige strategieën bekijken. Nu is het tijd om plannen in daden om te zetten!
