Wat is records management?
Records management, ook wel documentbeheer genoemd, is, zoals de naam al aangeeft, het organiseren en beveiligen van de administratie van een organisatie. Dit proces moet de volledige levenscyclus van het bedrijf doorlopen, wat betekent dat de opgeslagen documenten de geschiedenis van het bedrijf weergeven. Records management is echter meer dan een simpele archiefkast. Succesvol records management draait op een proces dat de indeling, aanmaak, ontvangst en het onderhoud van records omvat. Het veilig verwijderen of wissen van de administratie van een organisatie maakt ook deel uit van het proces.
De volgende documenten komen allemaal in aanmerking voor archivering door een documentbeheerder:
Papieren documenten of een andere vorm van offline records
Digitale documenten
Contracten
Rapporten
Audits
Certificaten
E-mails en berichten op sociale media
Video's
Bedrijven verzamelen dit soort items voortdurend. Juist daarom is het zo belangrijk om een regelgevingsproces te hebben dat het kaf van het koren scheidt en belangrijke gegevens opslaat in je belangrijke records. Dropbox is een waardevolle moderne update van het traditionele recordcentrum. Meer dan een opslag alleen. Je moet deze bestanden onderhouden, dus je beheert niet alleen nieuwe binnenkomende items, maar ook het archiefbeheer.
Waarom zouden bedrijven records management moeten gebruiken?
Naast het algemene beheer, is er voor bedrijven een aantal belangrijke redenen om met recordbeheer te beginnen. Niet alleen kunnen ze voorkomen dat je in de problemen komt, maar als je bedrijf ooit beschuldigd wordt van iets onfris, helpen je records je ook om er weer uit te komen. Je kunt er beter ook niet van uitgaan dat inactieve records niet meer belangrijk zijn. Dit zijn een paar soorten records die aan bepaalde bewaartermijnen moeten voldoen in de Verenigde Staten:
IRS
De grote uitdaging voor de inwoners van de Verenigde Staten. De IRS heeft je belastingaangifte nodig. Je dient ernaar te streven deze belangrijke gegevens minimaal vier jaar te bewaren.
Fair Labor Standards Act
De FLSA hanteert verschillende wetten voor verschillende soorten loonstrookjes. In de regel zal een bewaartermijn van minimaal drie jaar voldoende zijn.
Personeelsgegevens
Bewaar deze gegevens minimaal zes jaar nadat uw werknemer is vertrokken. Dit is belangrijk als bewijs dat ze daadwerkelijk bij uw bedrijf hebben gewerkt, maar het kan u ook helpen bij het verzamelen van referenties als daarom wordt gevraagd. Als een werknemer actie tegen u wil ondernemen, moet u ook deze gegevens kunnen raadplegen.
Sollicitatiegegevens
Alle dossiers die betrekking hebben op het inhuren van een personeelslid, moeten ongeveer drie jaar bewaard worden. De Equal Employment Opportunity Commission vereist dat deze gegevens minimaal een jaar bewaard worden.
Overig
Er zijn ook wat meer saaie records die je voor je eigen gemoedsrust moet bewaren. Ontvangstbewijzen van betaalde nutsrekeningen, welkomstmails voor nieuwe software en speculatieve sollicitaties zijn allemaal handig om bij te houden.
Hoe stel je een records management-systeem in
Voordat je verder gaat met het records management-systeem moet je eerst een belangrijke afweging maken. Er moet iemand aan het roer staan en het hele team moet worden getraind, want het is een bedrijfsbreed proces. Een geslaagd records management-systeem heeft:
Een ervaren medewerker die verantwoordelijk is voor records management
Dit mag geen overkoepelende taak zijn voor iemand bij HR, er moet één ervaren medewerker zijn die dit proces volledig in handen heeft. Records management is net zo belangrijk als je financiën en je verwacht ook niet dat iemand 'zijn steentje bijdraagt' aan financiën; je hebt een volledig toegewijd teamlid om als documentmanager en hoofdarchivaris op te treden.
Hoe, welke en wanneer records moeten worden bijgehouden
Besluit met het ervaren personeel en de input van de rest van het team welke belangrijke gegevens moeten worden bijgehouden. Kies hoelang de bewaarperiode moet zijn en bepaal ook hoe ze aan het einde van de levenscyclus van de records moeten worden verwijderd. De bewaartermijn van de documenten varieert afhankelijk van het type. Zo moeten bijvoorbeeld je oprichtingsakte deel uitmaken van je permanente administratie, maar de salarisadministratie van je werknemers kun je na een paar jaar verwijderen.
Maak een budget voor elektronisch records management
Digitale documenten vormen waarschijnlijk het grootste deel van de bedrijfsadministratie en -correspondentie. Om dit allemaal veilig te bewaren, moet je gebruik maken van informatietechnologie. Een Software as a Service-model houdt in dat een records management-programma een doorlopend maandabonnement is en niet slechts een eenmalige kostenpost is. Zorg dat je hier een budget voor hebt.
Zorg voor training en dat je alles continu in de gaten kunt houden
Iedereen in uw bedrijf moet toegang hebben tot uw gegevens en deze moeten een belangrijk onderdeel zijn van uw centrale bron van waarheid. Daarom moet uw team getraind worden in het verkrijgen van toegang tot en het verantwoord omgaan met gegevens als onderdeel van een programma voor archiefbeheer. Dit zijn tenslotte enkele van de belangrijkste documenten voor uw bedrijf. Daarom is het belangrijk dat u zorgt voor data governance en een beleid voor records management opstelt.
Je moet dit systeem, met name de digitale gegevens, ook voortdurend in de gaten houden om te voorkomen dat er ongeoorloofd gebruik of onbedoelde verwijdering plaatsvindt. Zo kun je altijd voorbereid zijn en bestanden herstellen voordat het te laat is. Ook moet je rekening houden met herstel na een ramp, bijvoorbeeld als je bedrijfsactiviteiten worden getroffen door een internetvirus.
Andere overwegingen
Als uw bedrijf een publieke functie vervult, zoals nutsbedrijven, vallen uw gegevens mogelijk onder de Wet openbaarheid van bestuur, die van toepassing is op federale gegevens. Dat betekent dat sommige delen van uw administratie mogelijk openbaar toegankelijk moeten zijn. Zorg ervoor dat u deze mogelijkheid aan uw processen toevoegt wanneer u boekhouding in uw organisatie gaat invoeren.
Een oplossing kiezen voor bedrijfsadministratie
Een goed digitaal records management-systeem is essentieel voor het records management-proces. Dropbox is een krachtige oplossing voor bestandsopslag die perfect is voor records management en biedt alle tools die je nodig hebt om bestanden veilig op te slaan, plus nog veel meer functies om je algemene workflows en informatiebeheer te vereenvoudigen.
Je kunt je papieren documenten ook eenvoudig naar je digitale archief verplaatsen met behulp van de scanfunctie voor documenten. Profiteer van geavanceerde teamfuncties, wachtwoordbeveiliging en tijdgebonden toegang voor optimale beveiliging en optimaal informatiebeheer. Nog beter is dat je met de invoegtoepassing Uitgebreide versiegeschiedenis gewijzigde of verwijderde bestanden tot wel 10 jaar geleden kunt terughalen.
Met Dropbox weet je zeker dat records volkomen veilig zijn, zonder dat de bestanden verborgen of ontoegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers.
Bovenstaande informatie is niet bedoeld als juridisch advies. Als je juridische vragen hebt, raden we je aan om een advocaat te raadplegen.
