Hoe je succesvol thuis kunt werken
Extern werken kan voor velen een droom kan lijken omdat er niet gereisd hoeft te worden, je later kunt beginnen en je je minder zorgen hoeft te maken over je kleding. Maar deze ontspannende en flexibele werkdag heeft ook nadelen.
Hoewel je hier misschien niet over hebt nagedacht, vergt thuiswerken wat werk. Je hebt de beste balans nodig om het meeste uit jezelf en je team te halen. Dit betekent dat je niet pas 2 minuten voor negen uit je bed moet komen en dat je ook niet de hele dag in je pyjama moet rondhangen.
Je normen wat dat betreft verlagen, kan een impact hebben op je algemene werkmindset en hoewel je omgeving anders is, wil je wel dat je houding om hard te werken intact blijft.
Werken vanuit huis is een unieke uitdaging. Je hebt niet hetzelfde persoonlijke contact met je team als wanneer je op kantoor zou werken. Dat hoeft niet negatief te zijn want het is goed mogelijk om een volledig samenwerkend team te zijn zonder dat jullie fysiek bij elkaar moeten zijn.
Werkt thuiswerken echt?
De terughoudendheid van je bedrijf of welk bedrijf dan ook met betrekking tot extern werken is terug te leiden naar de manier waarop we gewend zijn te werken. Van oudsher geldt dat acht uur op kantoor werken leidt tot succesvolle werkdagen, dus waarom zou je het wiel opnieuw moeten uitvinden?
Er zijn veel redenen waarom managers en leidinggevenden denken dat ze bang moeten zijn voor werken op afstand. Als je team dit probleem bespreekt, zorg dan dat je de volgende zorgen en oplossingen in overweging neemt:
Zorg 1: we kunnen bestanden buiten het kantoor om niet veilig delen
Met veilig bestanden delen van Dropbox kan dat wel. Je account en bestanden worden veilig bewaard, met meerdere beveiligingslagen. Ongeautoriseerde toegang wordt een halt toegeroepen en je kunt je veiligheidsinstellingen aanpassen naar de behoeften van jou en je team, inclusief het gebruik van meerstapsverificatie.
Daarnaast heb je via pc, web, mobiel of verbonden apps van derden toegang tot je bestanden. Zelfs wanneer je teamleden niet beschikken over hun kantoorwerkstations, houdt Dropbox ze nog steeds verbonden.
Zorg 2: het team zal gemakzuchtig worden
Een sterke bedrijfscultuur en supportstructuur zijn essentieel voor het motiveren van je team, ongeacht waar ze werken. Als je team alleen werkt als de baas in de buurt is, dan is er iets misgegaan in de manier waarop je je kantoor runt. Een dergelijke mentaliteit is immers niet beter dan die van kinderen in een klaslokaal.
Over gemotiveerde en geïnspireerde medewerkers hoeft geen toezicht gehouden te worden en als dat wel zo is, kan het zijn dat ze geen volledig vertrouwen hebben in wat ze doen en dat leidt tot uitstelgedrag. Houd de moraal hoog door verbonden te blijven, relevante productiviteitstools te bieden en ervoor te zorgen dat iedereen duidelijk weet wat de doelen zijn, ongeacht waar ze zich bevinden.
Beste tips voor werken op afstand
Overtuigd om thuiswerken een kans te geven? Hier volgen enkele tips om succesvol op afstand te werken.
1. Verander dingen niet te veel
Blijf om te beginnen op dezelfde tijd opstaan. Slaap is een heel belangrijk onderdeel van je algemene welzijn en mentale gesteldheid dus als je ineens tussen 01:00 en 03:00 uur naar bed gaat in plaats van je normale tijd om 23:00 uur, dan kunnen de gevolgen enorm zijn.
Probeer minstens zeven tot acht uur slaap te krijgen en probeer je alarmklok niet op een later tijdstip in te stellen. Zodra je jezelf toestaat om te doen wat je hersenen associëren met weekendgedrag, zul je je distantiëren van de werkmindset waar je jaren aan hebt gewerkt en zullen al die belangrijke werkgewoontes verdwijnen.
2. Houd je aan je dresscode
Probeer zoveel mogelijk kleding te dragen die je naar je werk zou dragen. De meeste moderne kantoren zijn heel makkelijk hierin, dus met een stap terug van je comfortabele jeans en je favoriete T-shirt kom je al snel uit op je pyjama.
Je pyjama is dan misschien wel heel comfortabel, maar die associeer je met ontspanning, niet met hard werken. Simpel gezegd kan het dragen van 'werkkleding', zelfs casual, ervoor zorgen dat je in de juiste gemoedstoestand bent om te werken. Je zult zien wat een enorm verschil andere kleding kan maken.
3. Creëer een gewoonte vóór het werk, zoals bij woon-werkverkeer
Niemand geniet van woon-werkverkeer, maar dat is wel een belangrijk moment op je dag. De vervelende treinreis, de lange busrit, hoe vervelend die ook zijn, ze zorgen wel voor een duidelijk onderscheid tussen werk en privé.
Geef jezelf de tijd om in de juiste stemming te komen. Luister 15 minuten naar muziek als je normaal gesproken altijd naar muziek luistert wanneer je naar je werk reist. Lees een hoofdstuk als je normaal altijd onderweg een boek bij je hebt. Dit werkt allemaal psychologisch zodat je klaar bent om je beste werk af te leveren.
Onthoud om actief te blijven en de deur uit te gaan. Omdat je niet meer op kantoor werkt, betekent niet dat je geen wandeling meer kunt maken. Begin en eindig je dag met een wandeling als vervanging voor woon-werkverkeer en om je hoofd leeg te maken en je voor te bereiden op het begin van de dag of om te ontspannen.
4. Probeer andere aanpakken
Een van de moeilijkste aspecten van werken op afstand is de omschakeling van je traditionele kantoorwerkgewoontes naar die van je thuisomgeving, maar waarom zou je jezelf beperken tot wat je altijd hebt gedaan? Praat met je team, kom erachter wat het beste voor iedereen werkt en bekijk welke veranderingen je kunt doorvoeren om beter samen te werken, ondanks dat jullie van elkaar gescheiden zijn. Als je daarnaast een volledig extern bedrijf wilt zijn, moet je eraan denken dat kernteams als HR en de financiële afdeling eenvoudig verbonden moeten zijn met alle medewerkers, dus zorg er daarom voor dat de bedrijfsbrede communicatie nog steeds plaatsvindt.
Het is ook belangrijk om werkgerelateerde meldingen uit te schakelen zodra je klaar bent met werken. Soms voelen werknemers zich onder druk gezet om altijd bereikbaar te zijn als ze thuiswerken. Bedrijfsbrede strategieën zoals asynchrone vergaderingen kunnen ervoor zorgen dat werknemers op afstand niet het gevoel hebben dat ze buiten werktijd op berichten moeten reageren.
5. Maak contact met je collega's
Zoom, Slack (beide zijn met Dropbox geïntegreerd), videoconferenties of een ouderwets telefoongesprek; er is geen reden om niet met je team in contact te blijven alleen omdat jullie je niet in dezelfde ruimte bevinden.
Wanneer je daarnaast hard aan het werk bent en helemaal in je werk opgaat, praat je sowieso niet veel. Het is handig om een chatprogramma geïnstalleerd te hebben zodat je met je team kunt communiceren en je niet de hele tijd door het kantoor aan het lopen bent, ongeacht of je nu extern moet werken of niet.
Kan extern werken voordelig zijn voor een team?
Absoluut. Een andere omgeving kan altijd positief werken. De flexibiliteit van werken op afstand, bijvoorbeeld zodat je een loodgieter kunt laten komen tijdens je lunchpauze of zodat je naar je tandarts kan voor een afspraak in de middag, kan de tevredenheid van medewerkers en bedrijfscultuur enorm verbeteren.
Niet alleen dat, maar bijna de helft van de medewerkers zegt dat de mogelijkheid om thuis te werken, of dat nu fulltime of parttime is, hoog op het lijstje staat wanneer ze op zoek zijn naar een nieuwe baan. Door de kans aan te bieden om vanuit huis te werken en voor medewerkers om een goede balans tussen werk en privé te hebben, trek je ook nieuw talent aan.
Om effectiever thuis te kunnen werken, heb je de juiste software nodig. Dropbox biedt een uitgebreid pakket aan productiviteits- en samenwerkingstools waarmee jij en je team optimaal kunnen samenwerken, waar je ook bent. Van afzonderlijke team- en persoonlijke accounts om je werkbestanden te onderscheiden van je persoonlijke accounts tot browsergebaseerde videobeoordelingen: Dropbox heeft alles wat je nodig hebt om succesvol thuis te werken.
