BioscienceLA skupia się na misji i osiąga jeszcze większe sukcesy

Wyzwanie: potrzeba bezpiecznego udostępniania i przechowywania

Założona w 2018 roku firma BioscienceLA jest katalizatorem innowacji w dziedzinie nauk przyrodniczych i innowacji zdrowotnych w regionie Los Angeles. Zapewnia więcej możliwości w zakresie finansowania i przestrzeni, wyszukuje utalentowane osoby, a także dba o komunikację i budowanie świadomości. Ta niezależna organizacja non-profit dba o to, aby Los Angeles miało zapewniający współpracę, dobrze połączony ekosystem, który obejmuje wszystkie aspekty klastra nauk przyrodniczych w Kalifornii Południowej. Organizacja zaczęła korzystać z DocSend, aby bezpiecznie udostępniać poufne informacje finansowe członkom zarządu, rozpowszechniać informacje o programach wśród uczestników oraz zawierać umowy partnerskie z innymi organizacjami.

David J. Whelan, dyrektor generalny BioscienceLA, powiedział, że przed DocSend organizacja udostępniała poufne informacje zarządowi za pośrednictwem załączników do wiadomości e-mail. „Potrzebowaliśmy bezpieczniejszego sposobu udostępniania poufnych informacji finansowych i strategicznych naszemu zarządowi. Załączniki wiadomości e-mail gubiły się lub trudno było je otworzyć na urządzeniu przenośnym, więc musieliśmy znaleźć lepszy sposób” – mówi Dave.

Rozwiązanie: bezpieczniejszy sposób przechowywania i udostępniania komunikacji zewnętrznej organizacji non-profit

Dave skorzystał z bezpiecznej platformy udostępniania dokumentów DocSend, aby bezpiecznie komunikować się z zarządem organizacji oraz uczestnikami nowego programu stażowego.

Kiedy Dave dołączył do BioscienceLA jako dyrektor generalny, chciał mieć pewność, że jego zespół będzie mógł efektywnie współpracować na odległość. Jako wczesny użytkownik Dropbox Dave wiedział, że jest to właściwe rozwiązanie, które można zastosować ze względu na możliwości synchronizacji i przechowywania plików w chmurze. Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie planów programowych lub finansowych czy notatek wewnętrznych, Dave i jego organizacja polegają na Dropbox w zakresie bezpiecznego przechowywania plików wewnętrznych organizacji, dzięki czemu mogą skupić się na swojej misji. „Uzyskiwanie dostępu z dowolnego miejsca do dokumentów planowania, które utworzyliśmy w Dropbox, jest dla nas naprawdę łatwe. Otwieramy nową siedzibę w Culver City, więc możliwość bezpiecznego korzystania z plików w podróży jest dla nas ważna”.

Udostępniając informacje poza swoją organizacją, Dave chciał mieć pewność, że wszystkie poufne dane będą chronione. W szczególności Dave chciał chronić poufne pliki, które udostępnia zarządowi organizacji non-profit. „Udostępniam prezentacje i informacje finansowe członkom zarządu zarówno przed spotkaniami, jak i po nich. Chciałem zastosować dodatkowe zabezpieczenia, aby mieć pewność, że te materiały nie dostaną się w niepowołane ręce” – opowiada Dave.

Podczas gdy inne rozwiązania do udostępniania dokumentów były łatwo dostępne dla osób trzecich, Dave może chronić swoje poufne dokumenty, dodając hasło i wymagając adresu e-mail od osób, które chcą uzyskać dostęp do prezentacji PowerPoint, plików PDF oraz dokumentów Excel i Word, które udostępnia w DocSend.

Bezproblemowa komunikacja z zarządem

Wcześniej Dave wysyłał plany spotkań członkom zarządu w formie załączników. „Wysyłanie tych materiałów jako załączników w dłuższej perspektywie nie było dla nas odpowiednie, ponieważ czasami musiałem zaktualizować program i nie chciałem, aby nowe wersje gdzieś się zagubiły” – mówi Dave. W celu zapewnienia zwięzłej komunikacji z członkami zarządu Dave wybrał DocSend jako łatwiejszy sposób bezproblemowego aktualizowania dokumentów po jego stronie bez konieczności zmieniania oryginalnego łącza. „Jest to zdecydowanie odpowiedniejszy sposób komunikowania się z członkami zarządu, ponieważ możemy z łatwością wprowadzać zmiany lub aktualizacje w tle za pomocą DocSend bez konieczności powiadamiania wszystkich” – twierdzi Dave.

Wdrażanie uczestników programu za pomocą wirtualnych pokoi danych

Realizując misję, której celem jest rozwijanie zakresu i tempa innowacji w dziedzinie nauk przyrodniczych, firma BioscienceLA oferuje program stażowy BioFutures Internship Program, zapewniający studentom z niedostatecznie reprezentowanych środowisk dotowane staże w organizacjach zajmujących się naukami przyrodniczymi w rejonie Los Angeles.

Firmy uczestniczące w programie, które zgodzą się przyjąć stażystów, otrzymują swoje własne, unikalne Przestrzenie DocSend zawierające materiały programowe i umowy uczestnictwa. Dodatkowo stażyści również otrzymają spersonalizowaną Przestrzeń zawierającą spersonalizowane dokumenty związane z programem. Portal zawartości zawiera wszystko, co partnerzy powinni wiedzieć o programie stażu, w tym harmonogramy i obowiązki. Dzięki temu materiały nie gubią się, a doświadczenie każdej organizacji partnerskiej i każdego stażysty jest bardziej spersonalizowane. DocSend ułatwia firmie BioScienceLA opracowanie zorganizowanego procesu wdrażania i ogólnego środowiska uczestnictwa w programie zarówno dla organizacji partnerskich, jak i stażystów.

Zawieranie umów o partnerstwie za pomocą podpisów elektronicznych DocSend

Korzystając z podpisów elektronicznych DocSend, partnerzy firmy uczestniczący w programie stażowym BioscienceLA mogą podpisywać umowy partnerskie. Podobnie, po przyjęciu stażysty do programu, każdy uczestnik podpisuje swoje umowy w DocSend. Zarówno studenci, uczniowie, jak i partnerzy, mogą łatwo przeglądać wszystkie dokumenty wdrożeniowe dotyczące ich obowiązków w programie, a także podpisywać umowy uczestnictwa za pomocą podpisu elektronicznego DocSend. Dave oszczędza czas dzięki łatwemu przeciąganiu i upuszczaniu niestandardowych pól podpisu w DocSend, aby zebrać podpisane umowy uczestnictwa.