Tło

Mileshko Creative to agencja kreatywna z siedzibą w Atlancie, w stanie Georgia, oferująca szeroki zakres usług w zakresie fotografii, wideo, projektowania graficznego i animacji. Firma, która pomogła w rozwoju marek, takich jak Chick-fil-A i Wellstar Health System, zajmuje się strategią i doradztwem w celu tworzenia skutecznych komunikatów dla swoich klientów. „Kiedy firmy zgłaszają się do nas, pytamy je: »Czego potrzebujecie?«. Uważamy, że zadbanie o wszystko jest najlepszym sposobem, aby służyć naszym klientom” – twierdzi Zach Yokum, dyrektor kreatywny w Mileshko Creative.  

Mileshko Creative ma kluczowe znaczenie dla skalowania w górę lub w dół w zależności od potrzeb klienta. Od obsługi 20-osobowych ekip zdjęciowych po zadania o minimalnym budżecie, agencja zapewnia prostotę i skuteczność w każdym projekcie. „Działamy zgodnie z niemiecką zasadą„weniger, aber besser”, co można przetłumaczyć jako „mniej, ale lepiej” — w efekcie nasi klienci oszczędzają czas i pieniądze, a my otrzymujemy więcej pracy”. 

Wyzwanie: agresywne terminy 

Największym wyzwaniem dla Mileshko Creative jest dotrzymywanie napiętych terminów klientów. Na przykład agencja często musi dostarczyć czterominutowy film w ciągu 48 godzin lub 30-sekundowy zwiastun następnego dnia po wydarzeniu publicznym. „Czasami musimy edytować od 10 do 20 zdjęć w ciągu 30 minut, aby opublikować je w mediach społecznościowych lub udostępnić mediom. Nasza praca wymaga, aby członkowie zespołu produkcyjnego szybko udostępniali sobie materiały i uzyskiwali do nich dostęp, tak aby montażyści mogli pracować nad projektami i dostarczać je na czas” – mówi Yokum.    

Jednak z powodu ograniczeń rozmiaru plików i złożonych interfejsów, przepływ pracy stał się uciążliwy w przypadku korzystania z innych rozwiązań do przechowywania i przesyłania plików. Ponadto nie wszyscy klienci mogli uzyskać dostęp do udostępnianych linków ze względu na uprawnienia konta e-mail. Wysyłka fizycznych dysków twardych stała się również kosztowna i niebezpieczna. Wszystko to ostatecznie spowolniło proces produkcji i utrudniło zespołowi dotrzymywanie projektów na czas.

Rozwiązanie: poprawa współpracy

Dropbox okazał się dla Mileshko Creative idealnym rozwiązaniem, które przyspieszyło współpracę, pozwoliło terminowo realizować projekty i skalować działalność. „To była prawdziwa rewolucja” – twierdzi Yokum. „Próbowaliśmy różnych rozwiązań, ale były one zbyt skomplikowane. Teraz, korzystając z Dropbox, możemy natychmiast wysyłać pliki i umożliwiać naszym redaktorom pracującym zdalnie szybkie i wydajne rozpoczęcie pracy nad projektami”. Inaczej niż w przypadku innych narzędzi do udostępniania plików, korzystając z Dropbox zespół przechowuje teraz wszystkie pliki w jednym miejscu i udostępnia łącza w dowolnym momencie bez konieczności ponownego przesyłania materiałów. Dzięki temu treści są zawsze dostępne.

Dropbox pomaga również agencji w organizacji pracy i poprawie wydajności. Kiedy Mileshko Creative otrzymuje projekt, zespół tworzy dedykowany folder Dropbox z unikalnym identyfikatorem, aby ułatwić dostęp. W tym folderze agencja tworzy uporządkowane podfoldery dla różnych typów plików, takich jak audio, wideo i ostateczne eksporty, zgodnie z określoną strukturą. Funkcja selektywnej synchronizacji pozwala zespołowi synchronizować tylko niezbędne pliki, przechowywać gotowe pliki w chmurze i pobierać nowe w razie potrzeby.

„Znalezienie czegoś jest szybkie i łatwe, niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera stacjonarnego, czy z Dropboxa. Jeśli struktura folderów nie wystarczy, Dropbox Dash pomaga nam wyszukiwać, zabezpieczać, organizować i udostępniać pliki, dzięki czemu możemy łatwo pobrać to, czego potrzebujemy, z dowolnego miejsca w naszym systemie” — mówi Yokum.

Zespół redakcyjny utworzył w ramach projektu foldery przeznaczone dla różnych etapów pracy, w tym wersje robocze i ostateczne eksporty, które pozostają w strukturze Dropbox, co ułatwia śledzenie zmian. Kiedy nadchodzi czas udostępnienia projektu klientowi, zespół zazwyczaj udostępnia tylko pliki eksportowane. Jeśli klient wymaga plików źródłowych, zespół może łatwo spełnić tę prośbę, udostępniając cały folder projektu. Dzięki temu Mileshko Creative może chronić swój proces twórczy, kontrolując, jaka część pracy za kulisami jest udostępniana, a klienci otrzymują dopracowane, gotowe materiały bez konieczności przeglądania surowych plików, wersji roboczych lub niepotrzebnych materiałów projektowych.

Wyniki: więcej projektów i przychodów 

Dzięki Dropboxowi Mileshko Creative ma możliwości przechowywania i udostępniania danych, których potrzebuje, aby pracować z różnymi typami plików, niezależnie od ich rozmiaru. Jest to szczególnie istotne w przypadku materiałów wideo, ponieważ produkcja może zostać zatrzymana, jeśli nie będzie można wyświetlić podglądu plików w systemie pamięci masowej. „Nigdy nie musimy się martwić, czy plik jest za duży lub nieobsługiwany, czego nie zawsze można zagwarantować w przypadku innych rozwiązań do przechowywania danych w chmurze” – mówi Yokum.

Mileshko Creative charakteryzuje się również znacznie niższymi kosztami magazynowania w porównaniu do podobnych rozwiązań. Roczny koszt utrzymania konta Dropbox firmy Mileshko Creative wynosi o 88% mniej w porównaniu do innych firm, które pobierają opłatę w wysokości do 25 000 USD rocznie. Oszczędności te uwalniają zasoby, które można przeznaczyć na inne obszary, takie jak modernizacja sprzętu i dodatkowe usługi dla klientów, a jednocześnie zapewniają płynny i wydajny przepływ pracy. „Klienci są zachwyceni, gdy otrzymują swoje projekty w ciągu kilku dni, a nie tygodni” – mówi Yokum. „Kiedy możemy dostarczyć zdjęcia tego samego dnia lub nawet następnego, klienci są zawsze pod ogromnym wrażeniem”.

Dzięki szybkości, wygodzie i prostocie Dropboxa Mileshko Creative może oferować szeroką gamę usług i skalować swój biznes. „Uwielbiamy Dropbox, ponieważ jest zgodny z naszą filozofią stawiającą na prostotę i efektywność. Dzięki Dropboxowi mniej znaczy więcej; więcej biznesu, więcej przychodów i więcej zadowolonych klientów” – podsumowuje Yokum.