Tło

Surefire Video to agencja kreatywna z siedzibą w Atlancie w stanie Georgia, oferująca szeroki zakres usług z zakresu fotografii, wideo, projektowania graficznego i animacji. Promując takie marki, jak Chick-fil-A i Wellstar Health System, firma zajmuje się strategią i doradztwem w celu tworzenia skutecznej komunikacji dla swoich klientów. „Kiedy firmy przychodzą do nas, pytamy je: 'Czego potrzebujecie?' „Wierzymy, że dbanie o wszystko to najlepszy sposób, aby służyć naszym klientom” – mówi Zach Yokum, dyrektor generalny i dyrektor kreatywny Surefire Video.  

W przypadku Surefire Video kluczowe jest dostosowywanie skali działania do potrzeb klienta. Od obsługi 20-osobowych ekip zdjęciowych po zadania o minimalnym budżecie, agencja zapewnia prostotę i skuteczność w każdym projekcie. „Działamy zgodnie z niemiecką zasadą„weniger, aber besser”, co można przetłumaczyć jako „mniej, ale lepiej” — w efekcie nasi klienci oszczędzają czas i pieniądze, a my zyskujemy więcej pracy”. 

Wyzwanie: agresywne terminy 

Największym wyzwaniem dla Surefire Video jest dotrzymywanie napiętych terminów klientów. Przykładowo agencja często musi dostarczyć czterominutowy film w ciągu 48 godzin lub 30-sekundowy materiał promocyjny dzień po wydarzeniu publicznym. „Czasami musimy edytować 10–20 zdjęć w ciągu 30 minut, aby móc je opublikować w mediach społecznościowych lub udostępnić mediom. Nasza praca wymaga od członków zespołu produkcyjnego szybkiego udostępniania materiałów i uzyskiwania do nich dostępu, aby montażyści mogli pracować nad projektami i dostarczać je na czas” – mówi Yokum.    

Jednak ograniczenia rozmiaru plików i skomplikowane interfejsy utrudniają przepływ pracy przy korzystaniu z innych rozwiązań do przechowywania i przesyłania plików. Ponadto nie wszyscy klienci mogli uzyskać dostęp do udostępnianych linków ze względu na uprawnienia konta e-mail. Wysyłka fizycznych dysków twardych stała się również kosztowna i niebezpieczna. Wszystko to ostatecznie spowolniło proces produkcji i utrudniło zespołowi terminowe dokończenie projektów.

Rozwiązanie: poprawa współpracy

Dropbox okazał się dla Surefire Video idealnym rozwiązaniem, które przyspieszyło współpracę, pozwoliło terminowo realizować projekty i skalować działalność. „To była prawdziwa rewolucja” – twierdzi Yokum. „Próbowaliśmy różnych rozwiązań, ale były one zbyt skomplikowane. Teraz, korzystając z Dropbox, możemy natychmiast wysyłać pliki i umożliwiać naszym redaktorom pracującym zdalnie szybkie i wydajne rozpoczęcie pracy nad projektami”. Inaczej niż w przypadku innych narzędzi do udostępniania plików, korzystając z Dropbox zespół przechowuje teraz wszystkie pliki w jednym miejscu i udostępnia łącza w dowolnym momencie bez konieczności ponownego przesyłania materiałów. Dzięki temu treści są zawsze dostępne.

Dropbox pomaga również agencji w organizacji pracy i poprawie wydajności. Kiedy Surefire Video otrzymuje projekt, zespół tworzy dedykowany folder Dropbox z unikalnym identyfikatorem, aby ułatwić dostęp. W tym folderze agencja tworzy uporządkowane podfoldery dla różnych typów plików, takich jak audio, wideo i ostateczne eksporty, zgodnie z określoną strukturą. Funkcja selektywnej synchronizacji pozwala zespołowi synchronizować tylko niezbędne pliki, przechowywać gotowe pliki w chmurze i pobierać nowe w razie potrzeby.

Znalezienie czegoś jest szybkie i łatwe, zarówno na komputerze, jak i w Dropboxie. Jeśli struktura folderów nie wystarczy, Dropbox Dash pomaga nam wyszukiwać, zabezpieczać, organizować i udostępniać pliki, dzięki czemu możemy z łatwością pobierać potrzebne nam dane z dowolnego miejsca w systemie” – mówi Yokum.

Zespół edycyjny wyznaczył w projekcie foldery dla różnych etapów, w tym dla wersji „w toku” i ostatecznych eksportów. Wszystkie te elementy pozostają w strukturze Dropbox, co ułatwia ich śledzenie. Kiedy nadchodzi czas udostępnienia danych klientowi, zespół zazwyczaj zapewnia dostęp wyłącznie do plików eksportowych. Jeśli klient zażąda plików źródłowych, zespół może łatwo spełnić jego prośbę, udostępniając dostęp do całego folderu projektu. Dzięki temu Surefire Video może chronić swój proces twórczy, kontrolując, jaka część pracy wykonywanej poza sceną jest udostępniana innym, a klienci otrzymują dopracowane, sfinalizowane zasoby, nie będąc przytłoczonymi nieprzetworzonymi plikami, wersjami roboczymi lub zbędnymi materiałami projektowymi.

Wyniki: więcej projektów i przychodów 

Dzięki Dropboxowi Surefire Video zyskuje funkcje przechowywania i udostępniania danych niezbędne do obsługi różnych typów plików, niezależnie od ich rozmiaru. Jest to szczególnie istotne w przypadku materiałów wideo, ponieważ produkcja może zostać zatrzymana, jeśli plików nie będzie można wyświetlić w systemie pamięci masowej. „Nigdy nie musimy się martwić, czy plik jest za duży lub nieobsługiwany, czego nie zawsze można zagwarantować w przypadku innych rozwiązań do przechowywania danych w chmurze” – mówi Yokum.

Surefire Video charakteryzuje się również znacznie niższymi kosztami przechowywania danych w porównaniu do podobnych rozwiązań. Roczny koszt utrzymania konta Dropbox w firmie Surefire Video jest o 88% niższy w porównaniu do innych firm, które pobierają opłatę w wysokości do 25 000 USD rocznie. Dzięki tym oszczędnościom zasoby można przeznaczyć na inne obszary, np. modernizację sprzętu czy dodatkowe usługi dla klientów, a wszystko to przy jednoczesnym zachowaniu płynnego i wydajnego przepływu pracy. „Klienci są zachwyceni, gdy otrzymują swoje projekty w ciągu kilku dni, a nie tygodni” – mówi Yokum. „Zawsze są pod ogromnym wrażeniem, gdy możemy dostarczyć zdjęcia tego samego dnia lub nawet następnego”.

Dzięki szybkości, wygodzie i prostocie Dropbox firma Surefire Video może oferować szeroką gamę usług i zwiększać skalę swojej działalności. Uwielbiamy Dropbox, ponieważ jest zgodny z naszą filozofią, która zakłada prostotę i efektywność. „Dzięki Dropboxowi mniej znaczy więcej; więcej biznesu, więcej przychodów i więcej zadowolonych klientów” – podsumowuje Yokum.