Jak stworzyć skuteczny przepływ pracy pozwalający zwiększyć efektywność cyklu sprzedaży

Według danych Salesforce z 2021 r. 72% specjalistów ds. sprzedaży nie spodziewa się osiągnięcia swojego rocznego celu. Ponadto przedstawiciele handlowi poświęcają na sprzedaż tylko 28% swojego tygodnia — zamiast sprzedawać, spędzają zbyt dużo czasu na ręcznych czynnościach administracyjnych.

Brzmi znajomo? Wszystkie te codzienne zadania, takie jak prowadzenie dokumentacji i wprowadzanie danych, mogą w danym momencie wydawać się drobne, ale z czasem zaczynają się sumować. 

Jak więc usprawnić proces sprzedaży, aby pozostać na dobrym kursie i zawierać więcej transakcji? Potrzebny jest efektywny przepływ pracy!

Co to jest proces sprzedaży?

Przepływ pracy związany ze sprzedażą jest podobny do procesu sprzedaży lub lejka sprzedażowego. To powtarzalny zestaw kroków podejmowanych przez zespół sprzedaży w celu przekształcenia potencjalnych klientów w rzeczywistych klientów.

W zależności od sposobu pracy Twojej i Twojego zespołu, proces sprzedaży składa się zazwyczaj z siedmiu kluczowych kroków. Zaczyna się od identyfikacji nowych potencjalnych klientów, a kończy na wspieraniu klienta na kolejnym etapie jego ścieżki zakupowej.

Krok 1: Poszukiwanie klientów

Pozyskiwanie potencjalnych nowych klientów.

Krok 2: Kwalifikacja potencjalnego klienta

Nawiązywanie kontaktu z leadami na wczesnym etapie i zadawanie im ukierunkowanych pytań w celu ustalenia, czy są zainteresowani zakupem.

Krok 3: Badania

Dalsze analizowanie zakwalifikowanych leadów w celu zaoferowania bardziej spersonalizowanych lub dostosowanych do ich potrzeb produktów i doświadczeń zakupowych.

Krok 4: Prezentacja/demo

Formalna prezentacja lub demonstracja sposobu korzystania z produktu lub usługi.

Krok 5: Obsługa obiektów

Negocjowanie wszelkich kwestii, które mogłyby uniemożliwić zamknięcie transakcji sprzedaży lub umowy.

Krok 6: Zamknięcie

Uzyskanie akceptacji kluczowych decydentów, przedstawienie wyceny lub propozycji oraz złożenie podpisów.

Krok 7: Pielęgnowanie

Przeprowadzenie klienta od sprzedaży do wdrożenia i kolejnych etapów.

Dlaczego warto zbudować przepływ pracy w zakresie sprzedaży?

Niezależnie od tego, czy pracujesz w terenie czy zdalnie, skuteczny przepływ pracy zapewnia spójność. Pomaga sprzedawcom pozostać na właściwej ścieżce i gwarantuje, że wysiłki zmierzające do konwersji potencjalnych klientów nie pójdą na marne.

Ponadto, przepływ pracy sprzedaży:

• Pomaga nowym przedstawicielom handlowym szybko wdrożyć się do pracy.

• Zapewnia przedstawicielom handlowym wspólny plan działania. 

• Dostarcza bardziej szczegółowe informacje na temat leadów i konwersji na każdym etapie lejka sprzedażowego.

• Pomaga zrozumieć, gdzie można wprowadzić usprawnienia.

Szczegółowy przewodnik po tworzeniu przepływu pracy w zakresie sprzedaży

Przeanalizowaliśmy poszczególne etapy procesu sprzedaży i ustaliliśmy, dlaczego ważne jest, aby zespoły sprzedaży tworzyły spójny przepływ pracy. Przyjrzyjmy się teraz, jak stworzyć skuteczny przepływ pracy w zakresie sprzedaży, który pomoże Ci szybciej zamykać transakcje.

1. Oceń swój obecny proces sprzedaży

Twój zespół sprzedaży będzie miał cenne informacje zwrotne na temat tego, co sprawdza się, a co nie w ich codziennym życiu. Zapoznanie się z aktualną strategią może pomóc w powiązaniu sukcesu Twojego przepływu pracy z kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) i współczynnikiem konwersji.

Czy dostrzegasz jakieś podobieństwa pomiędzy ostatnimi 10 transakcjami, które zamknął Twój zespół? Jeśli tak, czego możesz się nauczyć z tych przykładów? Współpracuj ze swoim zespołem, aby określić:

• Jak od początku do końca przebiegały te transakcje?

• Jak długo trwał proces?

• Ile czasu zajęło przejście z jednego etapu do drugiego?

• W jaki sposób przedstawiciele handlowi nawiązują kontakt z potencjalnymi klientami?

Nie pozostawiaj żadnej części przepływu pracy wolnej do interpretacji – kroki powinny być jasne i możliwe do wykonania.

2. Zrozum ścieżkę zakupową

Wykorzystując wiedzę uzyskaną od Twojego zespołu, przyjrzyj się drodze zakupowej Twojej grupy docelowej z jej perspektywy.

Aby lepiej zrozumieć doświadczenie klienta, weź pod uwagę poniższe kwestie:

• Jakie ich bolączki może rozwiązać Twój produkt lub Twoja usługa? 

• W jaki sposób Twój zespół upewnia się, że wartość produktu/usługi jest skutecznie przekazywana leadom?

• Jak dostosować strategię sprzedaży, aby zespół mógł nawiązywać i pielęgnować relacje z potencjalnymi klientami?

• Czy są jakieś przeszkody w procesie sprzedaży, które utrudniają potencjalnym klientom przejście od jednego kroku do następnego?

• Czy jakieś działania w ramach procesu są nieefektywne? Czy można je usunąć lub zmodyfikować, tak aby zapewniały lepsze wyniki?

W miarę jak czasy się zmieniają, zmieniają się również Twoje persony zakupowe. Nie ograniczaj się do utworzenia przepływu pracy i porzucenia go — stale analizuj strategię sprzedaży z perspektywy swoich klientów. Regularnie przeprowadzaj szkolenia, aby członkowie Twojego zespołu czuli się pewnie i komfortowo w trakcie procesu.

3. Wykorzystaj w pełni talenty swojego zespołu

Wdrożenie przepływu pracy w zakresie sprzedaży nie musi oznaczać ograniczenia kreatywności!

Każdy członek zespołu prawdopodobnie będzie lepszy w innej części procesu sprzedaży — mogą nawet sprawdzić się w zadaniach, o których wcześniej nie pomyślałeś. Próbując usprawnić proces sprzedaży, zastanów się, jak wykorzystać umiejętności swojego zespołu, aby uczynić ten proces bardziej angażującym dla wszystkich.

Możesz na przykład podzielić zadania według specjalizacji:

• sprzedaż w mediach społecznościowych,
• kontakt na platformach takich jak LinkedIn,
• przygotowywanie prezentacji sprzedażowych,
• opracowywanie propozycji,
• prowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi klientami i wysyłanie do nich wiadomości e-mail.

Dzięki tego typu współpracy możesz zidentyfikować przyczynę(y) zatrzymania sprzedaży i odkryć nowe sposoby na dostosowanie procesu do potrzeb klientów.

4. Wyposaż swój zespół w odpowiednie narzędzia

W procesie sprzedaży może występować wiele ukrytych czynników powodujących stratę czasu. Zamiast skupiać się na działaniach generujących przychody, często tracimy czas na zadania administracyjne, np. ręczne wprowadzanie danych do systemu CRM.

Oczywiście w dużych firmach o ugruntowanej pozycji systemy CRM pozostają głównym źródłem wiedzy dla sprzedawców. Jednak w przypadku mniejszych, bardziej zwinnych zespołów, które nie potrzebują jeszcze systemu CRM, włączenie automatyzacji i inteligentnych narzędzi cyfrowych do przepływu pracy może pomóc w wypełnieniu luki.

Dzięki DocSend możesz na przykład kontrolować każdy aspekt udostępnianych dokumentów i uzyskiwać przydatne informacje na podstawie tych materiałów — na przykład, kto je otwierał i w jaki sposób użytkownicy z nich korzystali. Można także tworzyć wirtualne pokoje danych, osadzać umowy o zachowaniu poufności i konwertować pliki na dokumenty umożliwiające podpisywanie zaledwie kilkoma kliknięciami.

Narzędzia do automatyzacji, takie jak Bardeen AI, mogą skalować wysiłek Twojego zespołu na wielu etapach cyklu sprzedaży. Czasochłonne zadania, takie jak wyszukiwanie i kwalifikowanie potencjalnych klientów, można usprawnić do jednego kliknięcia dzięki agentom AI – narzędziom, które będą przeglądać witryny potencjalnych klientów w poszukiwaniu najbardziej aktualnych informacji.

Tego typu narzędzia nie zastąpią systemu CRM, ale dodanie ich do przepływu pracy na wczesnym etapie może pomóc sprzedawcom zaoszczędzić czas i uzyskać lepszy wgląd w sytuację – bez konieczności przechodzenia na CRM wcześniej niż jest to niezbędne.

5. Mierz wyniki

W miarę ewoluowania przepływu pracy w zakresie sprzedaży trzeba mierzyć skuteczność wprowadzanych zmian, aby upewnić się, że faktycznie przynoszą one oczekiwane rezultaty. Wskaźniki, których można użyć w tym celu, obejmują:

• odsetek zakwalifikowanych połączeń spośród wszystkich wykonanych początkowych połączeń sprzedażowych;

• średni czas spędzony przez potencjalnych klientów na każdym etapie procesu;

• krok, który zajmuje potencjalnym klientom najwięcej czasu;

• odsetek potencjalnych klientów, w przypadku których udaje się zamknąć transakcję po prezentacji/demonstracji;

• wskaźnik migracji klientów.

Jeśli chodzi o analitykę w DocSend, możliwość sprawdzenia, kto i kiedy przegląda dokumenty, to zaledwie wierzchołek góry lodowej. Za pomocą DocSend możesz na bieżąco sprawdzać, w jaki sposób odbiorcy reagują na Twoje oferty i oferty sprzedażowe.

Zobacz, ile czasu ludzie spędzają na przeglądaniu Twoich dokumentów, które strony są wyświetlane najdłużej, a także z jakimi treściami, stronami i formatami użytkownicy najczęściej się stykają. Ponadto funkcja „wymagaj adresu e-mail w celu wyświetlenia” pozwala sprawdzić, z kim udostępniono Twoje dokumenty, co daje przydatne informacje w przypadku niespodziewanego dołączenia do transakcji nowych interesariuszy.

Osiągnij sukces dzięki niezawodnemu przepływowi pracy

W sprzedaży najważniejsze są wyniki – a zespół sprzedaży nieposiadający odpowiedniego przepływu pracy traci wiele możliwości i czasu w związku z niepotrzebnymi działaniami, co ostatecznie odbija się na wynikach finansowych.

Tworząc przepływ pracy sprzedażowej, eliminujesz domysły i nadmiar obowiązków administracyjnych, wykorzystując proste, powtarzalne procesy, które pozwalają Twoim sprzedawcom skupić się na sprzedaży.

Aby zobaczyć te kroki w praktyce, przeczytaj,w jaki sposób agencja oferująca pełen zakres usług projektowania stron internetowych i budowania marki zaoszczędziła czas, włączając Dropbox i DocSend do swojego cyklu sprzedaży.