Jak zautomatyzować obieg dokumentów i zaoszczędzić czas

Automatyzacja obiegu dokumentów polega na optymalizacji powtarzalnych, czasochłonnych zadań, takich jak tworzenie, edytowanie, zatwierdzanie, dystrybucja i przechowywanie dokumentów. Zautomatyzuj te zadania, a będziesz mógł pracować znacznie szybciej i wydajniej.

Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów możesz cieszyć się większą produktywnością, mniejszą liczbą błędów i płynniejszą współpracą. Dzięki temu możesz skupić się na tym, co najważniejsze — na treści dokumentów. Zainteresowany? Dowiedz się, w jaki sposób Dropbox może pomóc Ci zautomatyzować obieg dokumentów.

Dlaczego warto zautomatyzować obieg dokumentów?

Bez względu na branżę, w której działasz, automatyzacja może zaoszczędzić czas i oszczędzić trudy takich ważnych procesów, jak zarządzanie umowami, obsługa dokumentacji czy produkcja treści.

Oto kilka przykładów obiegów dokumentów i korzyści, jakie może przynieść ich automatyzacja:

• Zarządzanieumowami — szybsze radzenie sobie z dokumentami prawnymi, zatwierdzeniami i podpisami
• Obsługa dokumentacji— zarządzaj poufnymi informacjami i zapewnij zgodność z przepisami, nie martwiąc się o popełnianie błędów
• Tworzenie treści— organizowanie wersji roboczych, poprawek i zarządzanie publikacjami szybciej i dokładniej

Automatyzacja obiegu dokumentów może przynieść korzyści kancelariom prawnym, działom kadr czy firmom zajmującym się marketingiem i reklamą, ale można ją zastosować w każdej branży.

To nie magiczna różdżka wykona za Ciebie całą pracę, ale automatyzacja nawet niewielkich części Twojego przepływu pracy pozwoli Ci zaoszczędzić czas i wysiłek. 

Jak zautomatyzować obieg dokumentów

Poniżej przedstawiono podstawowe kroki konfiguracji zautomatyzowanego obiegu dokumentów.

• Określ potrzeby związane z przepływem pracy: zacznij od analizy zadań związanych z dokumentami. Zwróć uwagę na powtarzające się czynności i wąskie gardła podczas tworzenia, przeglądania i zatwierdzania dokumentów oraz na innych etapach przepływu pracy. Na przykład, gdy wiele osób musi podpisać umowę.
• Zaplanujprzepływ pracy: Przedstaw cały proces, uwzględniając osoby zaangażowane w poszczególne etapy, wymagane działania, zależności i kroki krytyczne. Na przykład przepływ pracy może obejmować przenoszenie dokumentacji pracowniczej z etapu wdrażania do etapu listy płac.
• Oceń i wybierz narzędzia: Zależy to od Twoich potrzeb, ale wybierz narzędzie zgodne z celami przepływu pracy. Jeśli potrzebujesz podpisów elektronicznych lub platformy obsługującej wiele typów plików, Dropbox będzie dobrym wyborem, gdyż pozwala także zabezpieczyć poufne pliki.
• Skonfiguruj automatyzację: Skonfiguruj automatyzację w wybranym narzędziu. Mogą to być szablony (idealne do formularzy i faktur) lub powiadomienia o aktualizacji pliku. Możesz również utworzyć przypomnienia o zatwierdzeniu dokumentów, aby były wysyłane automatycznie.
• Szkolenie zespołów: Automatyzacja działa tylko wtedy, gdy wszyscy wiedzą, jak korzystać z narzędzi. Przeszkol swój zespół w zakresie nowego przepływu pracy, upewniając się, że jego członkowie rozumieją swoje role. Dzięki temu przejście będzie płynne, narzędzie będzie sprawiało Ci pewność, a wydajność większa.

Teraz, gdy omówiliśmy podstawy, przyjrzyjmy się bliżej sposobom, w jakie Dropbox może wcielić w życie automatyzację obiegu dokumentów w Twoim zespole.

Praktyczne sposoby wykorzystania automatyzacji obiegu dokumentów

Dokumenty prawne

Dla kancelarii prawnych automatyzacja przepływu dokumentów oznacza znaczną oszczędność czasu. W tym przypadku podpisy elektroniczne w Dropbox stanowią fantastyczną zaletę, jeśli chodzi o większą automatyzację przepływu pracy. Jest to przydatne, gdy chcemy szybko sprawdzić, czy spełnione są wymogi prawne i przyspieszyć proces zatwierdzania.

Funkcje bezpiecznego udostępniania plików w Dropbox gwarantują również poufność i integralność Twoich dokumentów prawnych — nie musisz więc martwić się o nieautoryzowany dostęp.
 

Produkcja treści

Dla firm zajmujących się marketingiem i reklamą automatyzacja może znacznie ułatwić tworzenie treści na dużą skalę — sprawdza się również doskonale w przypadku napiętych terminów redakcyjnych.

Funkcje oparte na sztucznej inteligencji w narzędziach takich jak Dash umożliwiają szybkie i dokładne generowanie podsumowań treści. Może to przyspieszyć procesy edycyjne w Twoim procesie pracy. Redaktorzy mogą na przykład przejrzeć streszczenie 10 artykułów i sprawdzić, czy w ogólnym zarysie odpowiadają one założeniom projektu — lub nawet wykorzystać je do wykrycia fragmentów poszczególnych artykułów, które wymagają poprawek.

Dropbox oferuje również funkcje współpracy nad treściami, takie jak edycja w czasie rzeczywistym i łatwa kontrola wersji. Dzięki temu zarządzanie poprawkami staje się prostsze, a duże zespoły mają pewność, że nadążają za projektem.

Jeśli chcesz zautomatyzować obieg dokumentów i zaoszczędzić czas, Dropbox będzie dla Ciebie doskonałym wyborem. To cenne narzędzie jest wyposażone w wiele innych przydatnych funkcji, które pomogą Ci pracować mądrzej.

Użyj Dropboxa do automatyzacji obiegu dokumentów

Oszczędność czasu, jaką daje nawet niewielka automatyzacja obiegu dokumentów, jest ogromna. Zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego, optymalizuje zadania i usprawnia współpracę. Świetnie nadaje się do formularzy i umów, poufnych dokumentów lub produkcji treści na dużą skalę.

Poznaj Dropbox i wdróż w życie omówione przez nas techniki automatyzacji. Możesz tworzyć bardziej wydajne przepływy pracy, które będą sprawnie działać w tle — wszystko przy użyciu jednego narzędzia z szeregiem innych korzyści podnoszących produktywność.