Efektywna praca w zespole: jak wyrobić i utrzymać dobre nawyki

Powiedzmy, że jesteś osobą myślącą kreatywnie, która patrzy na strategię projektu z szerszej perspektywy. Z kolei Twój współpracownik lepiej radzi sobie z liczbami i skupia się na drobnych, codziennych aspektach pracy. 

Jeśli w trakcie projektu będziecie mieli możliwość wykorzystania swoich mocnych stron, taka kombinacja może okazać się bardzo korzystna. Co jednak, jeśli jedna z osób nagle przestanie się komunikować lub być tak produktywna jak wcześniej, zostawiając drugą osobę samą sobie? Morale zacznie się obniżać, a jakość pracy – pogarszać.

Efektywna praca zespołowa często jest trudniejsza do osiągnięcia, zwłaszcza gdy w skład zespołu wchodzą osoby o różnym wykształceniu i doświadczeniu zawodowym. Jednak dzięki odpowiednim narzędziom i strategiom możesz pomóc członkom swojego zespołu wspierać się nawzajem i wydobyć to, co najlepsze w każdym z nich.

Jak więc promować pracę zespołową wśród pracowników? Zanim wyjaśnimy kluczowe cechy, jakimi charakteryzują się świetne zespoły, oraz sposoby na ich pozyskanie, przypomnijmy sobie, dlaczego praca zespołowa jest tak ważna.

Dlaczego efektywna praca w zespole jest ważna?

Bądźmy szczerzy – praca w grupie ludzi nie zawsze jest łatwa. Kiedy brakuje wspólnego celu lub poczucia zaufania między członkami zespołu, można odnieść wrażenie, że nie jesteśmy ze sobą zsynchronizowani – i może na tym ucierpieć nasza motywacja do wykonywania pracy wydajnie i na czas.

Z drugiej strony zespoły, które dobrze ze sobą współpracują, nie tylko odnajdują rytm w wykonywaniu zadań i dotrzymywaniu terminów, ale mają też większe poczucie lojalności i przynależności. Dzięki temu poszczególni członkowie zespołu czują się docenieni i bardziej angażują się w swoją pracę.

Ponadto efektywna praca w zespole:

• Buduje silne relacje pracownicze

• daje więcej możliwości nauki i rozwoju;

• Zwiększa wydajność, produktywność i kreatywność

• zwiększa poczucie odpowiedzialności, morale zespołu i motywację do skutecznej realizacji projektów;

• wprowadza nowe metody i perspektywy do projektów oraz pozwala uzyskiwać nowe opinie;

• promuje synergię – wszyscy łączą swoje wysiłki, aby osiągnąć cele zespołu.

Najlepsze zespoły nie powstają tak po prostu i nie pojawiają się z dnia na dzień. Osiągnięcie tego wymaga czasu, cierpliwości i chęci każdego członka zespołu na każdym poziomie. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo, na czym polega efektywna praca zespołowa w miejscu pracy.

5 kluczowych cech efektywnych zespołów

Istnieje wiele wspólnych cech spotykanych w środowiskach pracy, które pozwalają tworzyć i wspierać dynamiczne, silne i produktywne zespoły. Oto pięć ważnych elementów efektywnej pracy w zespole.

1. Jasno określone obowiązki i cele

Wszystkie role w zespole – w tym wyznaczonych „liderów”, jeśli są potrzebni – muszą być jasno określone i odzwierciedlać mocne strony każdej osoby. Twój zespół prawdopodobnie będzie dysponował całym wachlarzem umiejętności, które należy uwzględnić przy delegowaniu zadań i obowiązków.

Pomyśl o swoich projektach grupowych w szkole lub na studiach – jak często zdarzało się, że jedna osoba dźwigała ciężar za resztę zespołu? Tego rodzaju nierównowagi można uniknąć, upewniając się, że wszyscy rozumieją swój wkład w zespół i oczekiwany nakład pracy. Struktura zespołu powinna sprzyjać pozytywnej dynamice, a nie resentymentom czy szkodliwym zachowaniom.

Kiedy każdy członek zespołu czuje się dobrze ze swoimi osobistymi celami i obowiązkami, jak również z tym, do czego zespół wspólnie dąży, jest bardziej prawdopodobne, że będzie mu zależało na sukcesie zespołu i będzie czerpać z tego energię do jak najlepszego wykonywania swojej pracy.

Aby to ułatwić, korzystaj z narzędzi do przydzielania zadań i utwórz listę zadań z terminami, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, co mają robić.

2. Współpraca i wsparcie

Efektywna praca w zespole nie polega jedynie na wspólnym wysiłku w celu wykonania zadań i skutecznej realizacji projektu lub procesu. Chodzi w niej również o zwracanie się o pomoc do współpracowników, gdy pojawiają się problemy lub przeszkody, a także o udzielanie pomocy i wsparcia, gdy jest ono potrzebne.

Współpraca w zespole sprzyja innowacyjności poprzez chętną wymianę zasobów, wiedzy specjalistycznej i pomysłów. Procesy zarządzania projektami, podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów stają się o wiele bardziej produktywne, gdy członkowie zespołu — nie tylko liderzy czy kadra kierownicza — mogą wykorzystać swoje różne punkty widzenia i wiedzę specjalistyczną, aby znaleźć rozwiązania.

Dropbox pomaga Ci zgromadzić pliki, narzędzia i członków zespołu w jednym wygodnym miejscu pracy. Udostępniaj wszystko, od szablonów burzy mózgów po filmy, uzyskuj dostęp do ważnych plików i komunikuj się za pośrednictwem połączonych narzędzi, takich jak Slack — wszystko to bez opuszczania Dropbox.

3. Szczera i otwarta komunikacja

Efektywna komunikacja przekłada się na efektywną pracę w zespole. Wiąże się to z koniecznością aktywnego słuchania i wyzbycia się obaw przed kwestionowaniem decyzji, które mają wpływ na zespół. Oznacza to też, że zarówno Ty, jak i członkowie Twojego zespołu, czujecie się komfortowo, przekazując i otrzymując konstruktywną krytykę, gdy jest ona potrzebna.

Każdy członek zespołu powinien czuć, że jego wkład ma znaczenie i jest mile widziany w całej grupie. Jeśli ktoś na niższym stanowisku chce zaproponować nowe, eksperymentalne podejście do projektu, jego bardziej doświadczeni współpracownicy powinni go wysłuchać i w miarę możliwości zapewnić wsparcie w realizacji tych pomysłów.

Narzędzia takie jak Slack umożliwiają łączność z zespołem w czasie rzeczywistym i gwarantują, że wszyscy są na bieżąco.

4. Rozwiązywanie konfliktów

Zbliża się ważny termin, a zespół ma opóźnienie. To zrozumiałe, że panuje duże napięcie. W takiej sytuacji różnica między silnym a słabym zespołem polega na tym, jak wszyscy radzą sobie z presją.

To naturalne, że od czasu do czasu nie zgadzamy się z innymi członkami zespołu. Jednak gdy pojawiają się konflikty i w żaden sposób nie da się ich rozwiązać, zaczyna to osłabiać pracę zespołową. Jest to szczególnie widoczne w zespołach zdalnych – w rozproszonym zespole trudniej jest naprawić rozłamy, ponieważ nie można polegać na takich samych komunikatach niewerbalnych i kontekstowych, co w środowisku, w którym spotykamy się twarzą w twarz.

Jeśli niesnaski i pasywna agresja zaczynają powodować problemy w zespole, ważne jest, aby zidentyfikować przyczynę problemu i się z nią zmierzyć. 

Skuteczne zespoły rozumieją, jak ważne jest wysłuchiwanie różnych opinii, poszukiwanie rozwiązań, które zadowolą cały zespół, a nie tylko konkretne osoby, oraz znalezienie kompromisu, jeśli zajdzie taka potrzeba. Pamiętaj o zapisywaniu protokołów ze spotkań i wspólnie opracowujcie plan działania, do którego każdy członek zespołu będzie mógł się odwołać w razie potrzeby.

5. Zaufanie i szacunek

Kiedy pozostałe cechy wymienione na tej liście są dobrze ugruntowane, oznacza to, że członkowie zespołu dobrze się dogadują. 

Zaufanie i szacunek to nie tylko wiara w proces i wykonywaną pracę, ale także umiejętność pokonywania problemów w obliczu napięć.

Oprócz samej pracy, może się to przejawiać jako zaufanie do współpracowników, że będą nadrabiać zaległości na spotkaniach i nadrabiać zaległości w materiałach szkoleniowych, gdy znajdą na to czas.

Jak wypracować (i utrzymać) dobre nawyki w pracy zespołowej

Wyrobienie sobie dobrych nawyków pracy zespołowejnie nastąpi z dnia na dzień — potrzeba czasu, aby dowiedzieć się, jakie metody i narzędzia sprawdzają się najlepiej w Twoim zespole na poziomie osobistym i zawodowym.

Zespoły osiągające wysokie wyniki:

• Burza mózgów w celu znalezienia wspólnego rozwiązania

• Ustalaj cele i zadania SMART dla każdego projektu

• W razie potrzeby przypisz lidera zespołu, który deleguje zadania i prowadzi mediacje w imieniu grupy

Utrzymanie dobrych nawyków pracy zespołowej wymaga zaangażowania każdego członka zespołu, a nie tylko wybranych osób. Nie ma uniwersalnego rozwiązania, które można wdrożyć raz, a potem odpuścić. Podobnie jak sama praca, skuteczność metod pracy zespołowej powinna być monitorowana i sprawdzana, aby można było rozwiązać wszelkie problemy, zanim staną się uciążliwe.

Aby utrzymać środowisko wspierające efektywność zespołu:

• uwierz w proces i szanuj czas oraz wysiłek, jaki cały zespół wkłada w pracę zespołową;

• Utrzymuj regularne kontakty ze współpracownikami, ale nie trać czasu na bezcelowe spotkania – używaj asynchronicznych metod komunikacji, takich jak wiadomości wideo, aby usprawnić przepływ pracy.

• doceniaj indywidualne oraz zbiorowe osiągnięcia i wykorzystuj je jako okazje do nauki i poszerzania umiejętności;

Warto również upewnić się, że zespół jest wyposażony w najlepszą technologię i narzędzia. Wszelkie wprowadzane platformy, aplikacje czy integracje powinny być łatwe w użyciu i dostępne dla wszystkich członków zespołu.

Przenieś pracę zespołową na wyższy poziom i spraw, aby na nim pozostała

Jeśli chcecie ograniczyć niepotrzebne spotkania i dostarczać więcej efektów w krótszym czasie, zjednoczyć się wokół wspólnych celów lub zbudować poczucie przynależności, Dropbox ma narzędzia, które pomogą Wam osiągnąć i utrzymać doskonałą pracę zespołową.

Dropbox zapewnia członkom zespołu jednolitą przestrzeń do pracy, komunikacji i współdziałania. W Dropbox Paper możecie tworzyć wspólne kalendarze, listy zadań, interaktywne streszczenia i plany spotkań, aby pokonać ograniczenia wynikające ze współpracy zdalnej.

Możesz także zintegrować Dropbox z innym oprogramowaniem do budowania zespołu i współpracy, np. Slack, aby w pełni wykorzystać potencjał pracy zespołowej.