Czym jest macierz Eisenhowera?

Udoskonal swoje umiejętności planowania zadań i radzenia sobie z obciążeniem pracą dzięki Macierzy Eisenhowera, narzędziu do zarządzania czasem opartemu na metodach stosowanych przez Dwighta D. Eisenhowera.

Nikt nie planuje być nieproduktywny, zwłaszcza w pracy. Ale w miarę upływu dnia i pojawiania się coraz pilniejszych próśb, lista rzeczy do zrobienia wydłuża się. Utrudnia to zachowanie koncentracji i produktywności.

Niezależnie od tego, czy umykają Ci najważniejsze terminy, czy próbujesz nadążyć z realizacją długoterminowych projektów, to właśnie umiejętność efektywnego ustalania priorytetów może pomóc Ci nadrobić zaległości. Do tego przyda Ci się macierz Eisenhowera.

Zrozumieć macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera, znana również jako Skrzynka Eisenhowera lub Macierz Pilnych/Ważnych, to prosty model służący do ustalania priorytetów zadań i zarządzania obciążeniem pracą. 

Nazwa pochodzi od imienia Dwighta D. Eisenhowera, pięciogwiazdkowego generała i 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych. Eisenhower słynął z tego, że wiele osiągnął. Jego metody wyznaczania celów i zarządzania czasem były przedmiotem badań wielu osób, w tym Stephena Coveya. W swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” Covey przekształcił idee Eisenhowera w proste narzędzie pomagające decydować, które zadania wykonać w pierwszej kolejności: Macierz Eisenhowera.

Czym jest macierz Eisenhowera? Zasadniczo jest to strategia pozwalająca wprowadzić w życie następujący cytat przypisywany Eisenhowerowi: „Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. To, co pilne, nie jest ważne, a to, co ważne, nigdy nie jest pilne. 

Musisz więc oceniać zadania pod kątem ich pilności i ważności.

Jak działa Skrzynka Eisenhowera?

Firmy i osoby prywatne mogą wykorzystywać macierz Eisenhowera, by planować i przydzielać codzienne lub cotygodniowe zadania oraz nadawać im odpowiedni priorytet. 

Umieszczając zadania w jednym z czterech kwadrantów poniżej, możesz ocenić ich pilność i dowiedzieć się, jak sobie z nimi poradzić.

Pierwszy kwadrant

Pilne i ważne (zadania do wykonania natychmiast) — są to zadania, które należy wykonać w pierwszej kolejności i które należy wykonać jak najszybciej. Zazwyczaj są to prośby składane w ostatniej chwili, ze względu na nieprzewidziane okoliczności. Zazwyczaj zadania tego typu należy wykonać natychmiast lub tego samego dnia. Przykładami mogą być zastępowanie chorego kolegi przy projekcie lub radzenie sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami awaryjnymi, takimi jak zakłócenia w łańcuchu dostaw.

Drugi kwadrant

Ważne, ale niepilne (zadania do zaplanowania na później) — są to długoterminowe cele/zadania, które są ważne, ale nie mają ściśle określonego terminu, więc można je zaplanować na później. Przykładami mogą być: zdobywanie kwalifikacji zawodowych lub planowanie długoterminowych celów biznesowych, takich jak redukcja budżetu.

Trzeci kwadrant

Pilne, ale nieistotne (zadania, które należy delegować komuś innemu) — zadania te muszą zostać wykonane natychmiast, ale mogą nie być na tyle ważne, aby wymagać Twojej uwagi, co oznacza, że możesz je delegować innym członkom zespołu. Przykładami mogą być rutynowe prace lub długie spotkania/rozmowy telefoniczne bez jasnego celu.

Czwarty kwadrant

Ani pilne, ani ważne (zadania do wyeliminowania) — zadania te rozpraszają uwagę i należy ich unikać, jeśli to możliwe. W wielu przypadkach możesz po prostu zignorować lub anulować tego typu zadania. Przykładami mogą być aktywności społeczne lub niepotrzebnie długie przerwy w pracy.

Skrzynka Eisenhowera pomaga wizualizować zadania, biorąc pod uwagę ich wagę i pilność. Kiedy myślisz o swojej pracy w ten sposób, łatwiej jest najpierw wykonać najważniejsze rzeczy i skończyć je tak szybko, jak to możliwe.

Jak odróżnić pilność od ważności?

Nie ma ustalonego sposobu na rozróżnienie zadań pilnych od ważnych podczas tworzenia Macierzy Priorytetów. Ale warto się nad tym zastanowić. W rzeczywistości zazwyczaj trudniej jest zdecydować, do której kategorii zaliczyć zadanie, niż gdy planujesz zadanie po prostu korzystając z pudełka Eisenhowera.

W skrócie: podczas gdy pilne zadania są nieuniknione i wymagają naszej natychmiastowej uwagi, ważne zadania opierają się głównie na planowaniu i długoterminowych celach. Na przykład odebranie telefonu od kluczowego klienta jest pilne, zaś śledzenie najnowszych badań w Twojej branży jest ważne.

Jakie są zalety Macierzy Eisenhowera?

Jedną z głównych zalet Macierzy Spraw Pilnych/Ważnych Eisenhowera jest łatwość jej wdrożenia. Nie ma potrzeby zakupu kosztownego pakietu oprogramowania ani poświęcania dużej ilości czasu na produkcję macierzy. 

Matryca priorytetów pomaga lepiej zarządzać czasem poprzez ustalenie jasnych priorytetów. Jest to bardzo przydatne rozwiązanie dla menadżerów, właścicieli firm i freelancerów, którzy realizują zadania z wielu projektów lub dla wielu klientów jednocześnie.

Jakie są wady Macierzy Eisenhowera?

Macierz priorytetyzacji ma pewne wady. Czasami trudno ocenić, jak ważne jest dane zadanie. Może to doprowadzić do powierzenia zadania niewłaściwej osobie, co może wpłynąć na obniżenie jakości pracy.

Co więcej, należy pamiętać, że nie zawsze można działać natychmiastowo, gdy na horyzoncie są inne pilne zadania. Brak odpowiedniej wiedzy, brak czasu, przepisy, biurokracja czy wiele ważnych i pilnych zadań – te elementy mogą sprawić, że natychmiastowe działanie będzie niemożliwe, a Macierz Priorytetów okaże się nieco mniej skuteczna w zakresie podejmowania decyzji i zarządzania czasem.

Jak wykorzystywać Skrzynkę Eisenhowera do zarządzania zadaniami

Macierz Pilne/Ważne może być doskonałym punktem wyjścia do zarządzania pracą i projektami. Następnie możesz wykorzystać tę wiedzę, aby znaleźć okazje do wprowadzenia ulepszeń w swojej codziennej pracy:

1. Łatwiejsze zarządzanie procesami

Po przypisaniu zadań do odpowiedniej ćwiartki możesz rozpocząć proces zarządzania czasem, który pomoże Ci terminowo realizować ważne zadania. Aby efektywniej zarządzać listami zadań, możesz na przykład skorzystać z Dropbox i przygotować szablon osi czasu. Za pomocą naszych narzędzi do zarządzania zadaniami możesz przydzielić pilne lub nieważne zadania różnym członkom zespołu i ustawić terminy oraz przypomnienia dotyczące realizacji tych zadań.

2. Skonfiguruj automatyzację podstawowych zadań

Warto również pomyśleć o narzędziach służących do automatyzacji pracy. Automatyzacja to świetny sposób na zarządzanie zadaniami, które trzeba zrealizować, ale które nie wymagają szeroko zakrojonego planowania ani analizy. Za pomocą narzędzi i integracji w aplikacji Dropbox zwiększającej produktywność możesz przydzielać zadania z trzeciej ćwiartki (pilne, ale nie ważne), co pozwoli Ci zaoszczędzić czas. W Dropbox Paper możesz przydzielać zadania członkom zespołu, ustalać terminy ich realizacji i przesyłać je bezpośrednio na karty Trello z plików Dropbox. Dzięki zautomatyzowanym narzędziom do pozyskiwania treści unikniesz czasochłonnych i generujących błędy zadań, które mogą powodować utrudnienia. W ten sposób zapewnisz sobie i swojemu zespołowi większą wydajność w przyszłości.

3. Zoptymalizuj zarządzanie czasem

Ponadto, by zapewnić sobie lepsze wyniki, warto rozważyć połączenie Skrzynki Eisenhowera z innymi metodami zarządzania czasem. Na przykład Eat the Frog (ang. Zjedz tę żabę). Nazwa tej metody wzięła się od powiedzenia Marka Twaina, który stwierdził: „Jeśli masz za zadanie zjeść żabę, najlepiej będzie zrobić to rano”. W kontekście biznesowym oznacza to, że najpierw powinno się realizować najbardziej złożone zadania, a dopiero potem przechodzić do tych mniejszych. Pozwala to na ustalanie priorytetów zadań na podstawie różnych czynników takich jak, na przykład, terminy. Istnieje również metoda ABCDE, która zasadniczo opiera się na przypisywaniu zadaniom odpowiednich liter w zależności od ważności zadań. Następnie realizuje się te zadania w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego.

Połącz macierz Eisenhowera i Dropbox, aby zwiększyć swoją wydajność

Skrzynka Eisenhowera może być niezwykle skutecznym narzędziem do zarządzania zadaniami i czasem – podobnie jak pakiet funkcji Dropbox. Te dwa rozwiązania doskonale się uzupełniają! Nauka ustalania priorytetów zadań pozwala pracować wydajniej, ograniczyć straty czasu i zbliżyć się do długoterminowych celów biznesowych.