Jak zachować produktywność i skuteczność w rozproszonym środowisku pracy

Aby lepiej zrozumieć wyzwania, z jakimi mierzą się dziś pracownicy wiedzy, przeprowadziliśmy we współpracy z Economist Impact badaniezatytułowane „W poszukiwaniu utraconej koncentracji”. Zebrane dane potwierdziły, że biorąc pod uwagę liczne czynniki rozpraszające uwagę występujące w nowoczesnej pracy, musimy znaleźć sposób na utrzymanie produktywności naszych zespołów.

Jednak wzajemne wspieranie swojej produktywności może być trudne, jeśli członkowie twojego zespołu pracują w różnych lokalizacjach. Utrudnia to wszystko, od wyznaczania celów po ustalanie priorytetów, dlatego musieliśmy stworzyć systemy wspierające nasze zespoły w tych obszarach.

Nasze doświadczenie z Virtual First sprawiło, że musieliśmy stać się ekspertami w zakresie utrzymywania produktywności w pracy zdalnej. Aby podzielić się zdobytą wiedzą, stworzyliśmy listę najważniejszych wskazówek, które pomagają naszemu zespołowi zachować produktywność.

1. Zdecyduj, kiedy współpracować

W Dropbox stosujemy podstawowe godziny współpracy – czterogodzinne bloki, w których odbywają się wszystkie spotkania. Wyznaczając konkretne godziny rozmów, możesz mieć pewność, że wszyscy będą mogli być na bieżąco, niezależnie od strefy czasowej.

Poza tym, tak jak wszyscy inni, Zoom nas męczy, dlatego ograniczenie spotkań i wyznaczenie godzin wolnych od nich pomaga nam zachować świeżość umysłu. Oznacza to, że mamy czas na głęboką pracę i współpracę.

Ustalamy różne bloki czasowe w zależności od obszaru, aby uwzględnić różne strefy czasowe, a jednocześnie zapewnić sobie wystarczająco dużo czasu na spotkanie, niezależnie od tego, gdzie się znajdujemy.

Staramy się, aby nasza komunikacja odbywała się domyślnie w sposób asynchroniczny. W komunikacji korzystamy głównie ze Slacka i poczty elektronicznej. Jednak ograniczenie spotkań osobistych może nie wystarczyć. Ciągłe otrzymywanie e-maili i prywatnych wiadomości może być bardzo rozpraszające, zwłaszcza jeśli Twój zespół próbuje na nie natychmiast odpowiedzieć. Badania pokazują, że w rzeczywistości może minąć nawet osiem minut, aby powrócić do zadania po odpowiedzeniu na jedną wiadomość błyskawiczną. Odkryliśmy, że najczęstszą przyczyną utraty koncentracji są bezproduktywne wiadomości na czacie.

Prawdziwą asynchroniczność komunikacji można osiągnąć, gdy oczekuje się, że użytkownik będzie mógł odpowiedzieć w dogodnym dla siebie czasie, bez presji, jaką mogłaby sugerować nazwa „wiadomość błyskawiczna”. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie miał pewność, że każdego dnia będzie miał godziny intensywnej pracy.

Zasady i wytyczne tego typu mogą stać się pomocnymi rytuałami, które pozwolą Twojemu zespołowi ustalić własny rytm pracy.

2. Określ, które środowiska pomagają Tobie i Twojemu zespołowi się skupić

Dzięki przejściu na model Virtual First nasze rozproszone zespoły mają większą kontrolę nad swoim środowiskiem pracy, co przekłada się na wzrost ich produktywności i dobrego samopoczucia w pracy. Zachęcamy nasze zespoły do określenia swoich preferencji dotyczących pracy, dając im „Arkusz pracy zdomu”.

Każdy wypełnia ten formularz z wyprzedzeniem, a następnie spotykamy się, aby omówić, jak poszczególni członkowie zespołu preferują pracę. Pozwala to nie tylko ludziom dzielić się swoimi preferencjami, ale jest również świetnym ćwiczeniem integrującym zespół, dzięki któremu wszyscy mogą się lepiej poznać. 

Po przeanalizowaniu odpowiedzi z arkusza roboczego dowiedzieliśmy się, że na produktywność największy wpływ mają cztery podstawowe czynniki:

• Prywatność: Czy mogą łatwiej się skoncentrować w kawiarni, w otoczeniu innych ludzi? A może więcej potrafią zrobić, pracując w odosobnieniu w domowym biurze?

• Hałas w tle: Czy zawsze lubią słuchać muzyki poprawiającej nastrój, gdy pracują? A może wolą ciszę i spokój, może z pomocą słuchawek z redukcją szumów?

• Wygoda: Czy mają regulowane biurko i krzesło, które zapewnia wsparcie pleców? Czy wolą pracować w pozycji stojącej i czy mają sprzęt, który im to umożliwia? Czy mają one ortezę na nadgarstki, która zapobiega kontuzjom?

• Projekt: Czy wolą mieć osobiste dekoracje biura, takie jak rośliny, dzieła sztuki lub kolorowy kubek? A może wolą mieć puste biurko, bez żadnych rozpraszaczy?

Pomagając swojemu zespołowi w zaprojektowaniu środowiska pracy na podstawie tej samoświadomości, jego członkowie będą czuli się zrelaksowani, komfortowo i skoncentrowani. Ale czasami nawet najlepiej wyposażone biuro i przemyślany plan nie wystarczą, abyśmy utrzymali się na właściwej drodze. Potrzebujemy pomocy, żeby zachować odpowiedzialność.

3. Ustal jasne priorytety zadań

W wywiadzie dla Dropbox, Oliver Burkeman, autor książki 4000 Weeks: Time Management for Mortals, powiedział nam, że wiele osób uważa, że „musi istnieć sposób, aby stać się w stu procentach idealnym pracownikiem i w stu procentach idealną osobą, mającą życie poza pracą”. Jak jednak zauważa Burkeman: „Procenty nie działają w ten sposób”. 

Nauczył nas, że skoro nasz zespół pracuje zdalnie, to my pracujemy niezależnie – tak samo jak w naszych asynchronicznych godzinach pracy. Oznacza to, że potrzebujemy dyscypliny, wiedzy i narzędzi, aby dobrze zarządzać swoim czasem. Ustalenie priorytetów w pracy i życiu prywatnym to pierwszy sposób na zapewnienie produktywności i efektywności naszej pracy. Ponadto pomaga osiągnąć zdrową równowagę, która pozwala nam czuć się skoncentrowanymi i spełnionymi. 

Dla osób pracujących zdalnie priorytetyzowanie zadań jest szczególnie istotne, ponieważ nie zawsze możemy prosić współpracowników o wyjaśnienia w czasie rzeczywistym i jesteśmy od siebie zależni. Zrozumienie, że nasza praca ma wpływ na pozostałych członków zespołu, a w konsekwencji na jej wynik, pomaga nam w ustalaniu priorytetów zadań. 

Używamy również macierzy Eisenhowera. Polega ona na kategoryzowaniu zadań wzdłuż siatki czterostronnej:

• Pilne i ważne: Wykonaj te zadania tak szybko, jak to możliwe.

• Ważne, ale niepilne: deleguj te zadania.

• Pilne, ale nieistotne: Zaplanuj te zadania na później.

• Ani pilne, ani ważne: Nie skupiaj się na tym.

Ostatni punkt jest szczególnie istotny przy ustalaniu priorytetów. Upewnij się, że Twój zespół wie, że nie powinien traktować każdego zadania tak, jakby znajdowało się na szczycie listy rzeczy do zrobienia. Mówienie „nie” może być trudne, dlatego warto mieć plan na mniej pilne zadania. Mogą na przykład delegować zadania, którymi nie muszą się zajmować osobiście.

Jeśli członkowie zespołu mają spotkanie, które nie jest niezbędne, mogą delegować je komuś uczestniczącemu lub skorzystać z narzędzia, które zapewni im dostęp do potrzebnych informacji. Nagrania spotkań i oprogramowanie do transkrypcji, takie jak Otter, może pomóc w przedstawieniu najważniejszych punktów spotkania i wyjaśnieniu, czy jakieś jego fragmenty są istotne dla osób, które w nim nie uczestniczyły. Naucz swój zespół tych umiejętności, organizując warsztaty i udostępniając zasoby dotyczące skutecznego zarządzania zadaniami, takie jak nasz „Arkusz dotyczący ustalania priorytetów w pracy”.

Mając gotowy plan i wyznaczone zadania, czas uporządkować komunikację w zespole.

4. Trzymaj się tego, co działa

Odkryliśmy, że zachęcanie naszych zespołów do tworzenia codziennych rytuałów pomaga im zachować spójny harmonogram i zwiększyć produktywność, a najnowsze badania potwierdzają nasze ustalenia. Oto kilka rodzajów rytuałów, które sprawdziły się w naszym przypadku: 

• Udostępnianie zasobów wspierających koncentrację. W naszym ćwiczeniu z Pakietu efektywności „Poprawa koncentracji w pracy” analizujemy rozpraszacze i unikamy ich. Karta rozpraszaczy jest dobra na początek, ponieważ Twój zespół może w niej rejestrować wszystkie napotkane rozpraszacze. Następnie może postępować zgodnie z instrukcjami i stworzyć małe rytuały, takie jak ustawianie telefonu w tryb „Nie przeszkadzać” na konkretne godziny.

• Praktykowanie medytacji w celu poprawy samopoczucia psychicznego. Zalecamy, aby na początku niektórych spotkań odbywać krótkie, 60-sekundowe sesje medytacyjne. To nastawia wszystkich na kreatywność i otwiera na nowe pomysły, nie wspominając o tym, że poprawia nam nastrój w stresujących dniach.

Ale jest jeszcze więcej sposobów na zwiększenie produktywności Twojego zespołu.

5. Inwestuj w produktywność swojego zespołu

Czasami zwiększenie produktywności wymaga początkowej inwestycji czasu lub pieniędzy. Dlatego dbamy o to, aby nasz zespół miał narzędzia, o które proszą. To nie tylko oszczędność czasu. Dzięki temu czują się doceniani i wysłuchani.

Na przykład, gdy Twój zespół stwierdza: „Musi istnieć sposób na zautomatyzowanie tego”, zazwyczaj warto, aby poświęcili czas na wcześniejsze ustalenie, jak to zrobić. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest wyznaczenie konkretnych przedziałów czasowych na rozwój zawodowy zwiększający produktywność. Możesz również w tych terminach organizować warsztaty, aby członkowie Twojego zespołu mogli udoskonalić podstawowe umiejętności, które chcieliby rozwinąć.

W Dropbox korzystamy również z narzędzi do współpracy, takich jak Dash, które umożliwiają wyszukiwanie, uzyskiwanie dostępu i udostępnianie materiałów roboczych z poziomu jednego pulpitu — to ogromna oszczędność czasu i sposób na zwiększenie produktywności. Aby z niej skorzystać, wystarczy wpisać, czego szukasz, np. „wydatki na media społecznościowe”, a aplikacja przeszuka wszystkie foldery, aplikacje i chmury w poszukiwaniu odpowiednich dokumentów. 

Zawiera wszystkie istotne dokumenty i podsumowanie oparte na wyszukiwanym haśle, pobierając informacje z dokumentów i oszczędzając czas, który trzeba by poświęcić na przeszukiwanie każdego z nich.

Równie ważne jak narzędzia techniczne jest zapewnienie zespołowi sprzętu fizycznego, którego potrzebuje do komfortowej pracy, np. drugiego monitora, co może mieć decydujący wpływ na produktywność. Jeśli zapewnisz dodatek, taki jak nasz dodatek na świadczenia, Twój zespół może go wykorzystać na kursy doskonalące lub wyposażenie miejsca pracy. Inwestycja się opłaca, gdy coś tak prostego jak monitor pozwala im pracować szybciej.

6. Wypróbuj przerwy regulowane samodzielnie i w stylu „Pomodoro”

W naszym badaniu dotyczącym koncentracji uwagi i pracy zdalnej odkryliśmy, że 63% pracowników zdalnych  czuje, że musi być cały czas dostępnych. Nie chcemy, aby nasze rozproszone zespoły odczuwały taką presję — jedną z najlepszych cech pracy zdalnej jest swoboda.

Dlatego stosujemy timeboxing, czyli praktykę podziału zadania na odrębne jednostki czasu i robienia przerw pomiędzy nimi. Robienie sobie przerw między zadaniami sprawdza się u nas tak dobrze, że opracowaliśmy własne ćwiczenie polegające na ograniczaniu czasu, aby pomóc innym robić to samo.

Dwa najpopularniejsze systemy przerw i timeboxingu to przerwy regulowane samodzielnie i przerwy „Pomodoro”. To, w jaki sposób ludzie robią przerwy, jest kwestią indywidualną. Jednakże porównanie obu metod przeprowadzone przez Brytyjskie Towarzystwo Psychologiczne wykazało, że samodzielnie regulowane przerwy prowadzą do niższego poziomu koncentracji i motywacji.

Ostatecznie wszystko zależy od osobistych preferencji, ale zachęcamy do wypróbowania techniki Pomodoro, która polega na pracy w określonych odstępach czasu:

• 25 minut głębokiej pracy

• 5 minut odpoczynku

• Powtórz

• 15-30 minut przerwy po czterech cyklach

Dzięki zaplanowaniu przerw w ciągu dnia pracy, Twój umysł staje się bardziej czujny i świadomy zarządzania czasem. Jednak łatwiej jest maksymalnie wykorzystać czas skupienia, gdy znajdujesz się w otoczeniu, które to ułatwia.

7. Zrób plan

Nie jesteśmy idealni. Podobnie jak 99% Amerykanów, zmagamy się z odkładaniem spraw na później. Jednak z naszego doświadczenia wynika, że najlepszym sposobem na obronę jest opracowanie solidnego planu podziału projektu na mniejsze zadania. Było to szczególnie ważne dla naszego rozproszonego zespołu, ponieważ każdy członek zespołu zarządza swoimi zadaniami i czasem.

Podzielenie dużego zadania lub fragmentu informacji na mniejsze nazywa się dzieleniem na mniejsze części. Technika ta może pomóc Ci zapamiętać wszystko, co musisz zrobić. Jedno z badań nad metodami dzielenia na fragmenty wykazało, że podzielenie dużej porcji informacji, np. liczby, na kilka mniejszych może pomóc zapamiętać ją w całości.

Oto kilka praktycznych kroków, które stosujemy, gdy podejmujemy się realizacji dużego projektu:

1. Określ cel: Kiedy zespół rozpocznie projekt, określ oczekiwany efekt projektu. Czy przyniesie dochody? Zmniejszenie kosztów infrastruktury? Stworzyć przełomowy nowy produkt?
2. Wyznaczkamienie milowe: Zaplanuj kamienie milowe, które zespół musi osiągnąć, aby zrealizować ten cel. Mogą to być dowolne cele, począwszy od indywidualnych celów sprzedażowych, aż po cele zespołowe związane z tworzeniem konkretnych funkcji produktu.
3. Rozbij to na mniejsze części: Teraz możesz przejść do szczegółów, dzieląc kamienie milowe na mniejsze, możliwe do wykonania kroki, które każdy członek zespołu może podjąć, aby je osiągnąć.
4. Ustalanie priorytetów: Najpierw skoncentruj się na zadaniach o największym znaczeniu. Wrócimy do tego tematu jeszcze bardziej szczegółowo później, ale jedną rzeczą, o której należy pamiętać przy ustalaniu priorytetów zadań zespołu, jest to, czy ktoś jest zablokowany. Jeśli postęp jednej osoby zależy od ukończenia konkretnego zadania przez inną osobę, należy nadać temu zadaniu priorytet i udzielić osobie odpowiedzialnej za jego wykonanie wszelkiej niezbędnej pomocy, aby mogła je szybko ukończyć.

Gdy zespół zdecyduje, co musi zrobić i w jakiej kolejności, jego członkowie mogą zdecydować, które spotkania i zadania wymagają przerw, a które można realizować partiami, jedno po drugim. Technika ta jest szczególnie użyteczna przy tworzeniu efektywnych bloków czasu w kalendarzu. Porady na temat tego, kiedy grupować spotkania i zadania, a kiedy oddzielać je przerwami, znajdziesz w naszym ćwiczeniu dotyczącym grupowania i buforowania spotkań.

Gdy już masz plan, czas na jego bardziej szczegółowe omówienie i ustalenie sposobu jego realizacji.

8. Stwórz systemy odpowiedzialności

Wszyscy musimy brać odpowiedzialność za siebie (lub pozwolić komuś innemu się tym zająć). Pomaga nam trzymać się planu i osiągać cele. Jest to szczególnie przydatne w środowisku rozproszonym, gdzie nadzór może być ograniczony. Oto kilka sposobów, które przez lata sprawdzały się w naszym zespole:

1. Odpowiedzialność za siebie: Niech Twój zespół ustali osobiste nagrody za osiągnięcie celów, na przykład za sprawienie sobie przyjemności (np. kolacja ze znajomym). Z drugiej strony, jeśli nie dotrzymają terminu, powinni mieć plan, jak to nadrobić, nie obciążając się przy tym nadmiernie.
2. Wsparcie rówieśnicze: Wyznacz partnerów odpowiedzialnych spośród współpracowników. Regularne spotkania pomogą wszystkim utrzymać motywację i trzymać się planu.
3. Nadzór kierowniczy: planowanie regularnych przeglądów postępów iwspólne wyznaczanie celów. Zapewnia pracownikom wskazówki i zewnętrzną weryfikację.
   

W rozproszonych miejscach pracy niezwykle ważne jest świadome wdrażanie tych systemów. W wywiadzie dla Dropbox for Remotely Curious, profesor Gloria Mark, ekspertka ds. koncentracji uwagi z University of California w Irvine, dodała, że pracownicy zdalni powinni wyznaczać sobie cele emocjonalne (jak chcą się czuć w danym dniu) i codziennie planować cele, aby zachować odpowiedzialność na poziomie osobistym i zawodowym. 

Twój zespół może na początku dnia zadawać sobie pytania takie jak: „Co chcę osiągnąć?” i „Jak chcę się czuć?”. Dr Mark powiedział: „Samo zadawanie tych pytań na początku dnia pomagało ludziom utrzymać się na właściwej drodze, ponieważ wysuwało cele na pierwszy plan i pomagało skupić uwagę”.

9. Bądź aktywny fizycznie

Odkryliśmy, że aktywność fizyczna i ćwiczenia są niezwykle skutecznym sposobem na utrzymanie motywacji i koncentracji przez cały dzień. Nie tylko sprawiają, że czujemy się bardziej produktywni i mamy więcej energii, ale są również świetną okazją do integracji zespołów przy czymś zdrowym i przyjemnym. W biurze przemieszczanie się między pomieszczeniami byłoby naturalną formą aktywności, ale pracując zdalnie, trudno znaleźć czas na aktywność fizyczną.

Dlatego właśnie uwielbiamy organizować spotkania „Meet & Move”, na których zachęcamy uczestników do rozmawiania i spacerowania. Zapobiega to wykonywaniu wielu zadań na raz i daje nam możliwość fizycznej aktywności podczas pracy.

Ale jest kilka kwestii do rozważenia. Najpierw musisz wybrać spotkanie, które najlepiej odpowiada Twoim planom. Jeśli prowadzisz prezentację lub korzystasz z pomocy wizualnych, poruszanie się może być trudne. Zamiast tego lepszym rozwiązaniem może okazać się spotkanie w mniej formalnej atmosferze lub rozmowa w cztery oczy.

Warto zaplanować trasę tak, aby znajdowała się w miejscu, gdzie nie będzie zbyt dużo hałasu w tle, np. w cichym parku, a nie na chodniku przy ruchliwej ulicy. Możesz nawet spacerować po swoim domu, jeśli zależy Ci na ciszy i wygodzie. Niezależnie od tego, jak to robisz, odrobina ruchu może przynieść poważne korzyści — jedno z badań wykazało, że zaledwie godzina ćwiczeń tygodniowo może poprawić zdrowie fizyczne i wydajność w pracy.

Chociaż Tygodnie Zdrowia odbywają się tylko raz w roku, sesje te mogą nauczyć użytkowników Dropboxa, jak uczynić aktywność fizyczną bardziej stałym elementem swojego życia. Oto kilka naszych ulubionych sposobów na to, by pozostać aktywnym przez cały rok: 

• Spotkania w ruchu: Zmień rozmowę na Zoomie w spotkanie w ruchu i zacznij dyskusję.

• Aktywne stanowiska pracy: Rozważ użycie biurka stojącego lub podkładki pod biurko. Dropbox na przykład zachęca do aktywnego korzystania z biurka i pokrywa koszty dzięki naszemu limitowi korzyści w ramach limitu korzyści.

• Codzienne spacery: Jeśli Twój zespół pracuje z domu, możesz zachęcić go do wyjścia na spacer w ramach podsumowania dnia, symulując dojazd do pracy.

• Rozpocznij zajęcia: Zachęć swój zespół do zapisania się na zajęcia fitness w połowie dnia i dodania trochę ruchu do swojego dnia.

Aby pomóc naszemu zespołowi jak najlepiej wykorzystać czas przeznaczony na aktywność fizyczną, zachęcamy ich do planowania jej w oparciu o dzienny poziom energii. Członkowie zespołu, którzy uważają aktywność fizyczną za dodającą im energii, mogą ją wykonywać przed pracą głęboką. Ci, którzy uważają to za wyczerpujące, mogą zaplanować to na czas, gdy skończą najcięższe prace. 

W ramach naszego Zestawu dobrego samopoczucia stworzyliśmy ćwiczenie„Zarządzaj swoim poziomem energii”, które pomoże Ci dowiedzieć się, co działa na Ciebie najlepiej. Ty i Twój zespół możecie używać tej funkcji, aby zapisywać godziny, w których czujecie się szczególnie energiczni lub mało energiczni, a także zadania, które Was energetyzują, a które wyczerpują. Dysponując tymi informacjami, Twój zespół może zaplanować dzień w oparciu o swój poziom energii, aby mieć pewność, że wszyscy wykonują najbardziej złożone zadania wtedy, gdy mają na to energię.

10. Regularnie dokonuj samooceny

W Dropbox lubimy oceniać swoją produktywność poprzez przeglądanie kalendarzy i analizowanie tego, jak dobrze wykorzystujemy swój czas. Spotkania i zadania oznaczamy flagą na czerwono, żółto lub zielono, aby wskazać, czy wykorzystaliśmy czas źle, w porządku czy dobrze. Następnie wykorzystujemy te informacje, aby ocenić, jak możemy zwiększyć naszą produktywność. Pomaga to naszym zespołom zachować koncentrację i mieć pewność, że wykorzystują swój czas tak efektywnie, jak to możliwe.

Innym skutecznym sposobem na zwiększenie produktywności jest rozpoznanie momentu, w którym znajdujesz się w stanie flow – charakteryzującym się głębokim skupieniem i wydajnością – a następnie ocena warunków, które pomogły Ci go osiągnąć. Może to być trochę trudne, ale badania pokazują, że łatwiej jest osiągnąć stan flow, jeśli zminimalizujesz rozproszenia i wyznaczysz jasne cele. 

Możesz nawet rzucić wyzwanie swojemu zespołowi, aby wskazał, jakie warunki i cele pomogły im osiągnąć stan przepływu w ostatnim tygodniu. Następnie zorganizuj spotkanie, na którym przeprowadzisz ćwiczenie budujące ducha zespołu, ujawniając różnice i podobieństwa w sposobie, w jaki każdy członek zespołu osiąga szczytową koncentrację.

Produktywność zdalna wygląda dla każdego inaczej

Pomaganie zespołowi w osiągnięciu maksymalnej produktywności w rozproszonych lokalizacjach może wyglądać inaczej w zależności od indywidualnych potrzeb. Wiemy, że w przypadku naszego zespołu jest inaczej. Dlatego musisz poznać swój zespół i przedstawić jego członkom szeroką gamę strategii, aby dowiedzieć się, co sprawdza się najlepiej w przypadku każdego z nich.

Wiele z tych wskazówek koncentruje się na tym, jak pomóc Twojemu zespołowi osiągnąć i utrzymać koncentrację, ale jak widać, nie są to jedyne sposoby na wykonywanie efektywnej pracy. 

Więcej wskazówek na temat zwiększenia produktywności i wywierania wpływu znajdziesz w naszym podcaście Remotely Curious: Focus, w którym występuje ekspertka w dziedzinie koncentracji, profesor Gloria Mark.