Wszyscy kiedyś rozpaczliwie szukaliśmy pewnego cyfrowego dokumentu lub pliku. Mogło to być zeznanie podatkowe potrzebne jako zaświadczenie o dochodach, zdjęcie zrobione podczas podróży na Kretę lub plik PDF podpisanej umowy. Plik na pewno jest bezpiecznie przechowywany dzięki najwyższej klasy ochronie hasłem Dropbox i zabezpieczeniu przed awariami, ale gdzie się znajduje? Jaką ma nazwę?
Dzięki tagowaniu zlokalizowanie określonego pliku jest proste jak jego przesyłanie. W kilku prostych krokach możesz zagwarantować, że Twój cyfrowy świat pozostanie uporządkowany, a jego przeszukiwanie będzie proste. Oto kilka najlepszych sposobów na uporządkowanie plików za pomocą tagów i usprawnienie procesu wyszukiwania ważnych (mniej lub bardziej) dokumentów, zdjęć i nie tylko.

Stwórz własny spersonalizowany system
Już pojedynczy tag daje dużo możliwości, natomiast przemyślany system tagowania praktycznie zapewnia dostęp do supermocy.
Zanim zaczniesz tagować pliki, zastanów się, co tagujesz i dlaczego. Być może jesteś w trakcie poszukiwania domu lub myślisz o rozpoczęciu takiego procesu, więc wszystko – sprawozdania finansowe, wyciągi bankowe, arkusze kalkulacyjne z obliczeniami płatności, dokumenty ze wstępną decyzją w sprawie kredytu hipotecznego i inne – może otrzymać tag „#dom”. Możesz oznaczyć swoje zeznania podatkowe tagiem „#zwrot_podatku”, aby szybko znaleźć je wszystkie, a także według poszczególnych lat, gdy potrzebujesz szybko pobrać zeznania za 2024 rok. Możesz oznaczać poszczególne zdjęcia lokalizacją, rokiem i osobami, które się na nich znajdują. Folder albumu ze zdjęciami może mieć te same tagi, dzięki czemu można go szybko znaleźć. (Nie zapomnij o dodaniu tagu „#wspaniałe_jedzenie” w przypadku fotografii pysznych posiłków).
Nie ma żadnych zasad tworzenia systemu tagowania. Pojedynczy plik może obsługiwać do 20 tagów, dzięki czemu możesz wykazać się kreatywnością w zakresie dodawanych tagów i tworzonego systemu. Pamiętaj jednak, że przy jego opracowywaniu, lepiej zachować konsekwencję i rozsądek niż działać nierozmyślnie albo spontanicznie. W gruncie rzeczy system tagowania działa tylko wtedy, gdy jest prawidłowo używany.
Rozpocznij tagowanie
Rozpoczęcie procesu tagowania może wydawać się zniechęcające i skomplikowane, ale w rzeczywistości jest proste. Po prostu zaloguj się na konto Dropbox, a następnie kliknij pole wyboru po lewej stronie pliku lub folderu do oznaczenia. Wyszukaj pole „Dodaj tag” w panelu po prawej stronie, a następnie wpisz tekst tagu. Jeśli jest to nowy tag, utwórz go. Jeśli jest to już utworzony tag, zostanie wyświetlony. Pamiętaj, że wszystkie tagi muszą mieć mniej niż 32 znaki i składać się tylko z liter, cyfr i podkreśleń. Aby usunąć tag, wystarczy kliknąć pole wyboru, przejrzeć listę tagów widoczną pod podglądem pliku i kliknąć przycisk X przy dowolnych tagach.
Jeśli korzystasz z usługi Dropbox Professional lub taryf dla zespołów, możesz tworzyć foldery, które automatycznie używają tagu lub tagów za każdym razem, gdy dodajesz plik do folderu. Zamiast oznaczać każde zdjęcie lub film z wakacji osobno, wystarczy utworzyć folder „#Wycieczka na Florydę 2025” i dodać do niego tagi „#Wycieczka_na_Florydę” i „#2025”, a otrzyma je każdy dodany plik.
Szybsze znajdowanie treści
Udało Ci się więc utworzyć elegancki i inteligentny system tagowania. Pliki i foldery oraz obrazy i dokumenty znajdują się na koncie Dropbox gotowe do udostępnienia w dowolnym momencie.
Jak jednak można skorzystać z systemu tagowania, aby je wyszukać? To też jest łatwe: używaj tagów do wyszukiwania. Po wpisaniu słowa lub frazy w pasku wyszukiwania u góry ekranu zobaczysz listę odpowiednich tagów. Po kliknięciu pojedynczego tagu lista zostanie zapełniona wszystkimi plikami, które są nim oznaczone. Możesz też wyszukiwać wiele tagów jednocześnie w celu zawężenia wyszukiwania. Jeśli tag „#2024” spowoduje wyświetlenie zbyt wielu wyników, dodanie do wyszukiwania kolejnych tagów, takich jak „#skok_z_klifu” lub „#zwrot_podatku”, zawęzi je.
Twój świat jest złożonym miejscem. Inteligentny i skuteczny system tagowania może jednak pomóc w zaprowadzeniu porządku, dzięki czemu Ty, Twoi znajomi oraz rodzina będziecie mogli szybko i łatwo znaleźć wszystko, czego potrzebujecie. Nie trać czasu na szukanie konkretnego filmu z Paryża lub formularza podatkowego sprzed pięciu lat. Oznacz plik raz, zlokalizuj go w dowolnym momencie i ciesz się swobodą.