To już nie są źli faceci z latarkami przeglądający zawartość szafy na dokumenty. Dziś każdy może w mgnieniu oka zobaczyć, ukraść lub zniszczyć informacje. Zagrożenie jest szczególnie poważne w przypadku danych finansowych czy danych osobowych klientów.
Ochrona za pomocą hasła nie jest niczym nowym, ale wiele firm robi to w niewłaściwy sposób. Można zaszyfrować dokumenty czy arkusze kalkulacyjne w ramach pakietu aplikacji biurowych, ale co z pozostałymi plikami i folderami?
Obrazy, filmy, pliki graficzne i pliki baz danych nie są objęte taką ochroną. Wystarczy jednak umieścić je na koncie Dropbox z opcją zabezpieczenia hasłem – i gotowe.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak zabezpieczyć pliki hasłem na komputerze Mac, komputerze z systemem Windows lub dowolnym urządzeniu z Dropbox. Najpierw jednak wyjaśnijmy, dlaczego tak ważne jest zabezpieczanie plików hasłem.
Dlaczego warto chronić swoje pliki hasłem?
Powodów, dla których warto chronić pliki hasłem, jest wiele: od uniknięcia kompromitacji i konieczności wykonania niezręcznej rozmowy telefonicznej, po utratę przewagi konkurencyjnej firmy. Niezabezpieczenie danych może się wiązać z następującymi problemami:
- Utrata pozycji: jeśli Twoje plany biznesowe, pomysły na produkty, strategie marketingowe lub dane finansowe dostaną się w niepowołane ręce, mogą zostać wykorzystane przeciwko Twojej firmie. Ustawienie hasła pozwala zachować spokój ducha.
- Utrata zaufania: czy warto powierzać swoje dane – choćby zwykły adres – firmie, która nie dba o ochronę danych osobowych? Ani my, ani Twoi klienci.
- Wypadki przy pracy: literówka w adresie e-mail, błędnie udostępnione łącze czy inne wpadki mogą zdarzyć się nieumyślnie, ale jeśli plik będzie chroniony hasłem, większość tych błędów nie będzie miała znaczenia.
- Naruszenie bezpieczeństwa systemu: nie należy polegać wyłącznie na zabezpieczeniach samego urządzenia. Ochrona plików Dropbox za pomocą dodatkowego hasła zwiększa poziom bezpieczeństwa w obrębie całej firmy.
- Niezgodność z przepisami: podpaść organom regulacyjnym przez niespełnianie wymogów bezpieczeństwa jest łatwo, a to może skutkować dalszymi konsekwencjami dla firmy, takimi jak grzywny, czy nawet pozwy. Ustawienie haseł chroni przed wieloma kłopotami.
Raport czasopisma Harvard Business Review wskazuje, że firmy, które doświadczyły naruszeń bezpieczeństwa, osiągały na giełdzie NASDAQ wyniki słabsze o 11,9% na przestrzeni 2 kolejnych lat, aspekt ekonomiczny bezpieczeństwa danych i ochrony za pomocą haseł jest zatem oczywisty.
Istnieje wiele powodów, dla których warto zabezpieczyć swoje pliki, ale kluczowym argumentem będzie zawsze ochrona zasobów i reputacji.
Jak zabezpieczyć hasłem pliki lub foldery w systemie Windows
Możesz zabezpieczyć hasłem pliki, takie jak dokumenty Microsoft Word, w pakiecie biurowym na komputerze z systemem Windows. Istnieją instrukcje firmy Microsoft, które stanowią:
- Otwórz dokument, wybierz Plik > Informacje > Chroń dokument > Szyfruj hasłem.
- Podaj hasło, a następnie podaj je ponownie w celu potwierdzenia;
- Zapisz plik, aby mieć pewność, że hasło zostało ustawione.
W systemie Windows możesz również zabezpieczyć hasłem foldery. Wykonuje się to w następujący sposób:
- Kliknij folder prawym przyciskiem w Eksploratorze Windows;
- Wybierz Właściwości.
- Przejdź do sekcji Ogólne, a następnie kliknij przycisk Zaawansowane w sekcji Atrybuty;
- Zaznacz opcję Szyfruj zawartość, aby zabezpieczyć dane;
- Od tego momentu przy ikonie każdego pliku zobaczysz małą żółtą kłódkę.
Twój folder będzie od teraz zabezpieczony hasłem. Funkcja ta działa na poziomie konta, tak że podczas korzystania z systemu Windows Twoje pliki będą automatycznie odszyfrowywane.
Korzystanie z systemu Windows do zabezpieczania plików i folderów hasłem może mieć pewne wady w porównaniu z korzystaniem z Dropboxa. Zabezpieczenia są ograniczone do konkretnego komputera z systemem Windows i konta, przez co będą mniej skuteczne w kontekście otwierania i udostępniania plików na innych urządzeniach. Również uzyskanie nieautoryzowanego dostępu do danego konta Windows może pociągnąć za sobą ich złamanie.
Niemniej, pomimo tych wad, zabezpieczenie hasłem w ramach systemu Windows może okazać się wystarczające do prostych, nieskomplikowanych zadań.
Jak zabezpieczyć hasłem pliki lub foldery na komputerze Mac
Zabezpieczenie plików hasłem jest możliwe w wielu aplikacjach, takich jak Notatki, Pages czy Numbers. W tym celu otwórz plik, a następnie wykonaj następujące czynności w obrębie aplikacji:
- Wybierz menu Plik w lewym górnym rogu ekranu;
- Wybierz opcję Ustaw hasło;
- Podaj informacje, a następnie kliknij Ustaw hasło.
Na komputerze Mac możesz również zabezpieczyć hasłem foldery. Wykonuje się to w następujący sposób:
- Otwórz Narzędzie dyskowe w folderze Aplikacje;
- Przejdź do Pliku,a następnie kliknij Nowy obraz > Obraz z folderu.
- Wybierz folder, który chcesz zabezpieczyć hasłem.
- Kliknij Wybierz.
- Wpisz nazwę pliku i określ lokalizację pliku .dmg, plik, a następnie wybierz szyfrowanie AES 128-bitowe lub AES 256-bitowe.
- Kliknij opcję Zapisz.
- Wprowadź hasło i je potwierdź.
- Kliknij Wybierz.
- Możesz także kliknąć ikonę klucza, aby system macOS utworzył silne hasło za Ciebie;
- Z listy rozwijanej Format obrazu wybierz opcję odczyt/zapis – umożliwia to późniejsze dodawanie lub usuwanie plików.
- Kliknij Zapisz. Nastąpi zaszyfrowanie folderu przez Narzędzie dyskowe.
Zabezpieczony obraz dysku znajduje się w wybranej lokalizacji. Otwórz plik .dmg i wprowadź hasło, aby uzyskać dostęp do folderu i móc zarządzać jego zawartością. Jeśli chcesz, możesz usunąć pierwotny folder.
Podobnie jak w przypadku systemu Windows zabezpieczanie hasłem na komputerach Mac jest obarczone pewnymi wadami. Solidne funkcje bezpieczeństwa w Dropboxie czynią go idealnym rozwiązaniem, jeśli nie wiesz, jak chronić dany plik, folder lub poufne informacje. Możesz to łatwo zrobić na różnych urządzeniach i w różnych systemach operacyjnych, bezpośrednio ze swojego konta Dropbox.
Szybkie, proste i skuteczne zabezpieczenie hasłem za pomocą Dropbox
Powyższe wskazówki dotyczące urządzeń Mac lub Windows będą przydatne, jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zabezpieczyć hasłem plik lub folder na swoim komputerze lokalnym. A co, jeśli chcesz przechowywać te dane gdzie indziej lub udostępnić je komuś innemu? Co ty do cholery robisz? W usłudze Dropbox możesz chronić lub udostępniać wszelkie rodzaje plików i folderów w sposób, jakiego nie oferują system Windows ani komputery Mac.
Z Dropbox wszystko jest prostsze. Nie tylko do przechowywania lub synchronizacji, ale do utrzymywania danych w bezpiecznym miejscu i pod kontrolą — gdziekolwiek się znajdują. Oto, jak Dropbox pomaga zarządzać i obsługiwać poufne dane:
- Dodaj ochronę hasłem do dowolnego pliku: Zanim udostępnisz łącze do folderu lub pliku, po prostu ustaw hasło, aby kontrolować, kto może zobaczyć Twoje informacje. Zanim ktokolwiek będzie w stanie wyświetlić lub pobrać plik, będzie musiał wprowadzić hasło.
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe: Możesz łatwo dodać uwierzytelnianie wieloskładnikowe do swojego konta Dropbox, co zapewni Ci najwyższy poziom ochrony wszelkich danych, które na nim przechowujesz.
- Ustawianie uprawnień do łączy: Dropbox ułatwia ustawianie uprawnień, dodawanie haseł i ustawianie dat wygaśnięcia łączy, dzięki czemu możesz precyzyjnie kontrolować dostęp do plików w całej organizacji.
Aby zabezpieczyć hasłem plik na dropbox.com:
- Najedź na nazwę pliku i kliknij Udostępnij.
- Kliknij opcję Ustawienia.
- Kliknij Łącze do edycji lub Łącze do wyświetlania, zależnie od tego, do jakiego łącza chcesz dodać hasło.
- Obok opcji Wymagaj hasła przełącz ją na Wł.
- Ustaw hasło do pliku.
- Kliknij opcję Zapisz.
Hasła stanowią zaledwie jeden z elementów wielopoziomowej ochrony kont Dropbox.
Kontroluj dostęp do każdego pliku za pomocą hasła
Wszystko, co przechowujesz w Dropbox, jest już chronione kilkoma warstwami zabezpieczeń, ustawienie hasła można więc przyrównać do wprowadzenia jeszcze jednej linii obrony, która zapewnia szczegółowy nadzór nad wszystkimi plikami.
Za każdym razem, gdy przesyłasz treści, udostępniasz plik lub folder za pomocą Dropbox, istnieje opcja dodania hasła. Można to zrobić łatwo na dowolnym urządzeniu lub systemie operacyjnym — wszystko w ramach swojego konta za pomocą kilku kliknięć.
