Przy zatrudnianiu nowych członków zespołu sprawny i efektywny program wdrożeniowy może mieć decydujące znaczenie dla zadowolenia pracowników. Z badań BambooHR wynika, że 89% pracowników uważa, że skuteczny proces wdrażania nowych pracowników pomógł im poczuć się bardzo zaangażowanymi w pracę. Co więcej, pracownicy ci mają 30-krotnie większe prawdopodobieństwo odczuwania ogólnej satysfakcji z pracy w porównaniu z pracownikami, których proces wdrażania nowych pracowników był zdaniem nich nieskuteczny.
Niestety, nie każdy ma dobre doświadczenia związane z wdrożeniem. Badanie przeprowadzone przez Paychex wykazało, że pracownicy małych firm (66%) i pracownicy zdalni (63%) czują się niedostatecznie przeszkoleni po wdrożeniu. Ponadto prawie jedna trzecia pracowników uważa, że proces wdrażania jest skomplikowany.
Tradycyjny proces oparty na dokumentach papierowych stanowi dość duże obciążenie dla specjalistów HR i nie sprawdza się w przypadku pracowników zdalnych. Aby go przyspieszyć i usprawnić jego przebieg dla wszystkich zaangażowanych stron, należy wprowadzić do niego nowe i inteligentne narzędzia automatyzacji.
W tym artykule omówimy różne etapy wdrażania nowego pracownika, typowe przeszkody napotykane podczas realizacji tego procesu przez specjalistów HR oraz możliwe sposoby ulepszenia go dla Ciebie i nowych pracowników dzięki narzędziom, które pozwalają zaoszczędzić czas.
Na czym polega proces wdrażania w kontekście HR?
Wdrażanie to proces wprowadzania nowo zatrudnionej osoby do firmy. W jego ramach nowi pracownicy poznają miejsce pracy, swoją rolę oraz oczekiwania związane z nowym stanowiskiem.
To kluczowy proces, który pomaga nowo zatrudnionym osobom zintegrować się z organizacją oraz poznać nowych ludzi i kulturę firmy.
Dlaczego wdrażanie pracowników jest ważne?
Według badań Brandon Hall Group, firmy, które mają skuteczny proces wdrażania nowych pracowników, zwiększają wskaźnik retencji o 82% i produktywność o ponad 70%.
Dobrze zaprojektowany proces wdrażania może pomóc w jasnym określeniu Twoich oczekiwań względem nowego pracownika i zapewnić, że poczuje się on mile widziany. Proces ten powinien umożliwiać szybką aklimatyzację, nawiązanie relacji z nowymi współpracownikami i sprawne rozpoczęcie wykonywania pracy na nowym stanowisku.
Jak wygląda proces wdrażania nowych pracowników?
Proces wdrażania nowych pracowników różni się w zależności od organizacji. Zazwyczaj jednak obejmuje pięć etapów:
1. Etap rekrutacji – wdrażanie wstępne
Proces rekrutacji często jest uważany za odrębny od wdrażania, jednak są one ściśle ze sobą powiązane. W pewnym sensie wdrażanie zaczyna się na samym początku procesu rekrutacji, gdy chcemy zrobić dobre wrażenie za pomocą przejrzystego opisu oferty pracy i rozmów kwalifikacyjnych.
Okres między przedstawieniem propozycji pracy a pierwszym dniem pracy nowo zatrudnionej osoby nazywany jest wdrażaniem wstępnym (ang. „preboarding”). Na tym etapie będziesz odpowiadać na wszelkie pytania, które nowy pracownik zechce zadać przed objęciem stanowiska, będziesz utrzymywać z nim kontakt i upewniać się, że ma wszystko, czego potrzebuje pierwszego dnia w firmie.
2. Tydzień przed dołączeniem
Gdy zbliża się dzień rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika, należy wysłać mu niezbędne dokumenty (takie jak zasady obowiązujące w firmie i formularze do wypełnienia), a także zorganizować sprzęt i zapewnić uprawnienia dostępu.
Na tym etapie wykonuje się następujące czynności:
wysyłanie dokumentów i materiałów, takich jak umowy do podpisania i podręczniki dla pracowników;
wysyłanie sprzętu (np. laptopa) i zapewnianie dostępu do zasobów, takich jak służbowe konto e-mail i sieć firmowa;
potwierdzanie danych osobowych w celu dodania ich do systemów wewnętrznych;
planowanie wstępnych spotkań i rozmowy wprowadzającej pierwszego dnia;
wysyłanie powitalnej wiadomości e-mail z ważnymi informacjami, takimi jak dojazd do biura w przypadku pracowników stacjonarnych.
3. Pierwszy dzień
Niezależnie od posiadanego doświadczenia pierwszy dzień w nowej pracy może być nieco przytłaczający – zwłaszcza ze względu na dużą ilość informacji, które trzeba przyswoić naraz.
Jednak nowi pracownicy i tak prawdopodobnie bardziej zapamiętają to, jak się wtedy czuli, niż to, czego się nauczyli. Zwłaszcza w przypadku pracowników zdalnych jedno spotkanie wirtualne po drugim może spowodować znaczące zmęczenie wideokonferencjami. Twoim zadaniem jest dopilnować, aby pierwszy dzień w pracy był dla nowo zatrudnionych osób przyjemnym i spokojnym doświadczeniem.
Rolą działu HR jest w tym przypadku powitanie nowego pracownika, wirtualnie lub osobiście na spotkaniu wprowadzającym, i upewnienie się, że ma on wszystko, czego potrzebuje. Następnie możesz przedstawić ich najbliższemu zespołowi, wskazać im odpowiednie szkolenia i pomóc im w kwestiach praktycznych, np. w przesłaniu zdjęcia profilowego do aplikacji komunikacyjnych, np. Slack.
4. Pierwszy tydzień
Zaangażowanie działu HR po pierwszym dniu będzie bardziej subtelne. Prawdopodobnie będziesz współpracować z menedżerem nowego pracownika, aby upewnić się, że ma on optymalny harmonogram na pierwszy tydzień oraz dostęp do odpowiednich narzędzi i oprogramowania, których potrzebuje do wypełniania przydzielonych mu obowiązków. Warto zaplanować spotkania z innymi zespołami w firmie, aby nowa osoba dobrze zrozumiała, jak funkcjonuje każdy dział organizacji.
Możesz także pomóc nowemu pracownikowi zaplanować regularne, indywidualne spotkania kontrolne z bezpośrednim przełożonym oraz ogólnie sprawdzać, czy aklimatyzacja na nowym stanowisku przebiega dobrze.
5. Pierwsze 3-6 miesięcy
W tym okresie celem działu HR i bezpośredniego przełożonego nowo zatrudnionej osoby jest zapewnienie, aby jej oczekiwania i rzeczywistość pracy w firmie były ze sobą zgodne.
Możesz omówić z menedżerem postępy pracownika, obszary, w których potrzebne jest dodatkowe przeszkolenie, problemy, ambicje lub cele zawodowe oraz wrażenia dotyczące procesu wdrażania. Następnie możecie wspólnie ustalić, co może zrobić każda ze stron, aby nowy pracownik stał się kluczowym członkiem organizacji.
Najczęstsze trudności napotykane podczas procesu wdrażania
Do najczęstszych trudności, które napotykają zespoły HR podczas procesu wdrażania, należą:
- Brak wdrożenia wstępnego, co powoduje, że nowi pracownicy pierwszego dnia czują się nieprzygotowani i przytłoczeni.
- Lekceważenie opinii, przez co pracownicy czują się zaniedbywani i niedoceniani.
- Informacje niskiej jakości lub niedokładne dla nowych pracowników, powodujące zamieszanie lub frustrację
- Mylący opis stanowiska pracy lub niejasne oczekiwania, co sprawia, że nowi pracownicy czują się zagubieni lub nie są pewni, jaka jest ich rola w firmie.
- Brak zapoznania pracownika z odpowiednim oprogramowaniem, co utrudnia mu wydajne wykonywanie pracy.
- Podawanie zbyt wielu informacji w zbyt krótkim czasie i zasypywanie nowego pracownika nadmiarem dokumentów.
- Brak wprowadzenia nowego pracownika do zespołu przez wspólne aktywności, co powoduje, że czuje się on odizolowany i nie ma dobrego kontaktu ze współpracownikami.
Wszystkie te elementy mogą przyczynić się do negatywnego doświadczenia związanego z wdrożeniem i ostatecznie skutkować zniechęceniem i brakiem motywacji nowego pracownika.
To niezwykle ważne, aby firmy inwestowały czas i zasoby w opracowanie kompleksowego i efektywnego procesu wdrażania, który pozwoli nowym pracownikom osiągnąć sukces. Dzięki temu nowo zatrudnione osoby będą płynnie wchodzić w nową rolę, a firmy będą rozwijać pozytywne i produktywne środowisko pracy.
Jak przyspieszyć proces wdrażania
Omówiliśmy proces wdrażania, a także poznaliśmy różne osoby i elementy, które biorą w nim udział. Jeśli jednak ten proces trwa dłużej niż powinien, jak można temu zaradzić?
Dropbox oferuje pakiet narzędzi, które mogą pomóc specjalistom HR w szybszym wdrażaniu nowych pracowników. Zawiera on przydatne funkcje:
Dostosowywanie dokumentów i szablonów za pomocą logo, czcionek i kolorów w celu uzyskania spójnego brandingu w materiałach wprowadzających.
Zarządzaj ważnymi dokumentami, śledząc wyświetlenia, przesyłanie dalej i pobieranie za pomocą DocSend
Skróć czas realizacji i zautomatyzuj przepływy pracy dzięki śledzeniu informacji i wbudowanym przypomnieniom za pomocą Dropbox Sign
Aktualne informacje o wewnętrznych postępach dzięki opcji śledzenia aktywności dotyczącej plików i powiadomień o komentarzach.
Budowanie reputacji firmy godnej zaufania wśród pracowników i kandydatów dzięki stałej ochronie poufnych informacji.
Te funkcje, zintegrowane z przepływem pracy działu HR, pozwalają zaoszczędzić znaczną ilość czasu, który możesz poświęcić na budowanie relacji z nowymi współpracownikami.
Wdrażanie nowych pracowników może być proste
Dropbox oferuje specjalistom HR kompleksowy zestaw narzędzi i zasobów, które usprawnią proces wdrażania nowych pracowników.
Dzięki funkcjom, takim jak automatyczne przepływy pracy, szablony z możliwością dostosowania oraz bezpieczne udostępnianie plików, specjaliści HR mogą z łatwością współpracować z menedżerami ds. zatrudnienia, aby zapewnić płynne przejście dla nowych pracowników.
Korzystając z narzędzi do wdrażania Dropbox, zespoły HR mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć nakład pracy administracyjnej i zapewnić pozytywne wrażenia dla nowo zatrudnionych osób, które są w trakcie procesu integracji z firmą.
