Komunikacja intrapersonalna, czyli sposób, w jaki Twój zespół postrzega siebie i swoją pracę, kształtuje nasz wewnętrzny dialog i interakcje z innymi. Odwrotna sytuacja również jest prawdziwa. Komunikacja interpersonalna – sposób, w jaki zwracamy się do innych i odwrotnie – może znacząco wpłynąć na nasze relacje z innymi i sposób, w jaki wspólnie wykonujemy pracę. Praca w rozproszeniu uwagi może utrudniać radzenie sobie z negatywnymi myślami i utrzymywanie jasnej, pozytywnej komunikacji. Jednakże oba czynniki są niezbędne dla dobrego samopoczucia i produktywności zespołu.
W tym artykule przedstawimy praktyczne strategie i ćwiczenia mające na celu usprawnienie komunikacji interpersonalnej i intrapersonalnej w Twoim zespole. Strategie te sprzyjają zdrowszemu środowisku pracy, w którym członkowie zespołu czują się pewni siebie, wspierani i zintegrowani.
Komunikacja intrapersonalna a komunikacja interpersonalna
Komunikacja intrapersonalna to wewnętrzny dialog, który kształtuje myśli i działania, i działa jak głos w naszej głowie, którego nie zawsze jesteśmy świadomi. Posiadanie pozytywnego obrazu siebie może wzmocnić ten wewnętrzny dialog, zwiększając kreatywność, koncentrację i podejmowanie decyzji.
Jednak mózg nie zawsze działa racjonalnie i pomimo wysiłków podejmowanych w celu rozwoju osobistego, nadal mogą wkradać się do niego uczucia niepewności. Jeśli nie zostaną powstrzymane, negatywne myśli mogą obniżyć morale i utrudnić podejmowanie decyzji.
Komunikacja interpersonalna natomiast odnosi się do zewnętrznego dialogu między ludźmi. Polega ona na wymianie informacji, idei i uczuć oraz na sposobie, w jaki wchodzimy w interakcje z innymi poprzez rozmowę, mowę ciała i sygnały społeczne. Wpływa na sposób, w jaki postrzegamy świat i wchodzimy w interakcje z nim, a także pomaga nam budować relacje z innymi.
Obie formy komunikacji wpływają na dynamikę zespołu.
Kiedy komunikacja interpersonalna zawodzi, może to prowadzić do negatywnego myślenia, np. nadmiernego analizowania tonu wypowiedzi rozmówcy, kwestionowania jego intencji lub marnowania czasu na próby interpretacji niejasnych komunikatów. Podobnie, jeśli mówimy o sobie negatywnie, jest większe prawdopodobieństwo, że błędnie odczytamy i zinterpretujemy opinie innych jako krytykę. Może to prowadzić do nieporozumień i nadwyrężyć nasze relacje.
Dlatego tak ważne jest, aby pomóc Twojemu zespołowi rozwinąć umiejętności komunikacyjne. Przyjrzyjmy się kilku przykładom pozytywnej i negatywnej komunikacji interpersonalnej i intrapersonalnej.
Przykłady komunikacji intrapersonalnej
Każdy z nas odbiera komunikację intrapersonalną na swój własny, niepowtarzalny sposób, ukształtowany przez nasze doświadczenia i sposób interpretacji sytuacji. Często jednak pojawiają się powtarzające się wzorce.
Pozytywna komunikacja intrapersonalna:
- Wizualizacja sukcesu: „Znam swój materiał, dam sobie radę”.
- Potwierdzanie umiejętności: „Radziłem sobie już z trudnymi zadaniami. Dam radę!”
Negatywna komunikacja intrapersonalna:
- Wątpliwości: „Dlaczego to zrobiłem? O czym ja myślałem?
- Unikanie wyzwań: „Nie mogę sobie poradzić z tym zadaniem; to dla mnie za dużo”.
Rozpoznanie tych myśli może pomóc nam zrozumieć ich wpływ na nasz styl komunikacji w życiu osobistym i zawodowym.
Przykłady komunikacji interpersonalnej
W środowisku wirtualnym istotne jest to, w jaki sposób komunikujemy się ze współpracownikami. Tekst i interpunkcja nadają ton wypowiedzi, a drobne szczegóły mogą mieć duże znaczenie.
Silna komunikacja interpersonalna:
- Udzielanie konstruktywnego feedbacku: „Prezentacja była świetna! Następnym razem moglibyśmy dodać slajd przedstawiający kluczowe wskaźniki”.
- Podawanie jasnych instrukcji: „Świetne spostrzeżenia! Aby uzyskać szerszy kontekst, rozważmy dodanie trendów sprzedaży z ostatniego kwartału”.
Niekonstruktywna komunikacja interpersonalna:
- Przerywanie rozmowy: „Poczekaj, nie, zróbmy to po mojemu”.
- Reakcje pasywno-agresywne: „Jasne, jeśli uważasz, że to najlepszy pomysł…”
Prawdopodobieństwo wystąpienia nieporozumień w środowisku wirtualnym jest większe niż w tradycyjnym miejscu pracy, biorąc pod uwagę brak regularnych interakcji twarzą w twarz. Dlatego tak ważne jest wyposażenie zespołów pracujących zdalnie w praktyki i narzędzia, które mogą włączyć do swojej codziennej rutyny, aby rozpoznawać i przeciwdziałać tym niekorzystnym wzorcom.
Jak możesz poprawić swoją komunikację intrapersonalną
Praca zdalna to umiejętność— i tak jak w przypadku każdej innej umiejętności, jej opanowanie wymaga czasu i praktyki. Kluczowym elementem doskonalenia tej umiejętności jest rozpoznawanie wzorców we własnej komunikacji intrapersonalnej i tego, jak ujawniają się one podczas pracy w zespole.
Negatywna komunikacja intrapersonalna i monolog wewnętrzny mogą zamienić normalne próby myślowe w myślenie o najgorszych scenariuszach, co może prowadzić do niekorzystnych wzorców, takich jak nadmiernie przepraszająca komunikacja lub niechęć do zabierania głosu. W przypadku pracy zdalnej poczucie izolacji może czasami nasilać negatywne myśli, jeśli nie rozpraszają nas interakcje osobiste.
Poniżej przedstawiamy ćwiczenia i ramy, które pomogą Ci przekształcić wewnętrzny dialog w źródło kreatywności i wsparcia.
Skorzystaj z ćwiczenia „Przepisz niepomocne myśli”
Kluczową umiejętnością w opanowaniu komunikacji intrapersonalnej jest nauczenie się rozpoznawania pojawiających się negatywnych myśli i określania ich źródła.
Aby łatwiej zrozumieć istotę tej zasady, wypróbuj nasze ćwiczenie„przekształcanie niepomocnychmyśli”. Stworzyliśmy ten arkusz roboczy, aby pomóc Ci zidentyfikować, ocenić i zmodyfikować myśli, które mogą wpływać na Twoje działania i decyzje.
Oto jak możesz z tego skorzystać:
1. Przejrzyj „typowe style myślenia”: Po dyskusji lub na zakończenie spotkania grupowego poświęć czas na przejrzenie „przewodnikapo stylach myślenia” i zapisz swoje odpowiedzi na pytania: „Najbardziej niepomocnym stylem myślenia, którego najczęściej używam, jest ____” i „Najlepiej przeformułowuję niepomocne myśli, gdy ____”.
2. Wykorzystaj „arkuszśledzeniamyśli”: Kilka dni po tym, jak określisz swój styl myślenia, zanotuj każdą myśl, jaka pojawiła się w ciągu dnia, na swoim „arkuszu śledzenia myśli”. Zastanów się konkretnie, jak ta jedna myśl wpłynęła na twoje działania w tej sytuacji lub na to, co wydarzyło się później.
3. Teraz spróbuj „przepisać” swoje myśli: przejrzyj swoje notatki i wybierz dwie myśli, które uważasz za „nieprzydatne”. Zapisz na arkuszu ćwiczeń, dlaczego dana myśl może być prawdziwa. Na przykład pracownik, który zastanawia się: „Czy jestem wystarczająco produktywny?”, może przytaczać dni, w których nie udało mu się wykonać wszystkiego, co zaplanował, jako dowód na to, że jego negatywne myślenie jest słuszne.
4. Przeformułuj swoje myśli na nowo: wykorzystaj zebrane informacje, aby przeformułować pierwotną, nieprzydatną myśl. Na przykład pytanie „Czy jestem wystarczająco produktywny?” może brzmieć: „Robię stałe postępy i uczę się każdego dnia lepiej ustalać priorytety”.
Choć ćwiczenie to jest pomocne, należy pamiętać, że na tym praca się nie kończy. Aby zobaczyć realną zmianę, konieczne są ciągłe wysiłki. Postaraj się wygospodarować w kalendarzu zaledwie 20 minut raz w tygodniu na autorefleksję. Pomaga to wyrobić nawyk zmiany starych schematów myślenia i wprowadzania nowych.
Ćwicz nowe sposoby „zmiany perspektyw”
Innym sposobem na zmniejszenie wpływu niekorzystnych schematów myślowych jest zmiana nawyków na takie, które sprzyjają pozytywnej komunikacji intrapersonalnej. Ćwiczenie to pomaga zastąpić negatywny dialog wewnętrzny afirmującymi, wspierającymi komunikatami, które podkreślają własne umiejętności, wartość i potencjał do osiągnięcia sukcesu.
Można podzielić to na trzy części:
1. Naucz się oduczać: Zacznij od „mentalnego porządkowania”, aby zastanowić się, w jaki sposób Twoje obecne myśli, nawyki i wartości mogą wpływać na Twoją komunikację intrapersonalną, korzystając z naszegoporadnika „naucz się oduczać 101”.
2. Zmień perspektywę: Następnie porozmawiaj ze sobą tak, jak rozmawiałbyś z przyjacielem. Użyj jako przykładów swoich nawyków i myśli z poprzedniego ćwiczenia i zastanów się, jak byś się czuł, gdybyś rozmawiał z przyjacielem tak, jak rozmawiasz ze sobą.
Weź udział w zajęciach budujących ducha uważności
Przechodząc do bardziej zespołowego podejścia w zakresie komunikacji intrapersonalnej, świetnym sposobem na poprawę morale zespołu jest proste ćwiczenie wdzięczności, na przykład utworzenie grupowej„tablicy wdzięczności”. Zachęcając zespoły do dzielenia się i słuchania pozytywnych opinii od współpracowników, możemy lepiej przyswajać tę pozytywną energię i odzwierciedlać ją w naszej własnej komunikacji intrapersonalnej. Dzielenie się chwilami wdzięczności może pomóc w tym procesie, stłumić wszelką negatywność, która mogła się nagromadzić, i sprzyjać pozytywnym rozmowom w zespole.
Oto jak to działa:
1. Jako zespół „zostaw komentarz”: Używamy Miro do utworzenia naszej tablicy wdzięczności i prosimy członków zespołu, aby zostawiali komentarz za każdym razem, gdy w ciągu tygodnia czują wdzięczność komuś w zespole. Na przykład, jeśli ktoś pomógł im w projekcie, mogą dodać podziękowania i krótką historię na ten temat.
2. Czytanie i udostępnianie: Czytamy komentarze zarządu na początku spotkań lub zawsze, gdy wydaje nam się to stosowne. Pomaga to podtrzymać wdzięczność i pozytywne uznanie. Członkowie zespołu mogą powracać do tablicy w dowolnym momencie, gdy potrzebują przypomnienia o dobrych rzeczach, które się dzieją, zwłaszcza podczas pracy asynchronicznej.
Stworzenie sobie i swoim zespołom przestrzeni, w której możemy otwarcie i szczerze mówić o wyzwaniach, z jakimi mierzymy się w kontekście komunikacji intrapersonalnej, pozwala nam nawiązać głębsze więzi, zwłaszcza w przypadku pracy rozproszonej. Dzięki temu otwartemu dialogowi możemy również podzielić się tym, jak wykorzystujemy codzienne rytuały i narzędzia do usprawnienia komunikacji.
Jak omawiamy w naszym podcaście Remotely Curious „Not Okay” — wszyscy jesteśmy istotami społecznymi i uczymy się od siebie nawzajem.
Jak pomóc swojemu zespołowi rozwinąć silniejszą komunikację interpersonalną
Pierwszym krokiem pomagającym zespołom w komunikacji interpersonalnej jest zbudowanie kultury zaufania między członkami zespołu. Zaufanie nadaje ton i wpływa na sposób odbioru wiadomości. Kiedy panuje zaufanie, członkowie zespołu czują się pewnie, mogąc zabierać głos, zadawać pytania i otwarcie dzielić się pomysłami. Jednak poznanie współpracowników i zbudowanie kultury zaufania w rozproszonym zespole wymaga celowości.
W Dropbox model Virtual First sprawdza się znakomicie, ponieważ podczas projektowania tego modelu zdaliśmy sobie sprawę z potrzeby kontaktów międzyludzkich, które pomagają budować zaufanie i poprawiać relacje. Dlatego regularnie spotykamy się osobiście i organizujemy te spotkania wokół jasno określonych celów — może to być budowanie zespołu, finalizowanie strategii lub praca nad pilnymi zadaniami.
Oto kilka sposobów na poprawę umiejętności komunikacji interpersonalnej w Twoim zespole:
Pomóż swojemu zespołowi nauczyć się pisać ze zrozumieniem
Dobra komunikacja interpersonalna w miejscu pracy polega na skutecznym, wspólnym wykonywaniu zadań. W środowisku wirtualnym, poza platformą Zoom, w celu komunikacji polegamy głównie na wiadomościach e-mail, udostępnianiu dokumentów i wiadomościach w aplikacji Slack. W związku z tym nasze przesłania i intencje łatwo gubią się w niekończących się wątkach i linijkach tekstu.
Jednym ze sposobów zaspokojenia potrzeby jasnej komunikacji pisemnej jest zorganizowanie warsztatów pisania ukierunkowanych na zrozumienie, bazujących na naszym zestawie narzędzi Write For Understanding. Podczas nadchodzącego spotkania zespołu można wykorzystać te warsztaty, aby nauczyć zespół, jak upraszczać język, koncentrować się na kluczowych punktach i strukturyzować komunikację, aby zapobiegać nieporozumieniom.
Jak zorganizować warsztaty:
1. Wyjaśnij pięć najważniejszych zasad dobrego pisania: Naucz swój zespół podstawowych zasad dobrego, zwięzłego pisania, koncentrując się na kluczowych zasadach, takich jak wysuwanie głównego pomysłu na pierwszy plan, zamiast ukrywania go w zbędnych szczegółach. Możesz skorzystać z naszego arkusza ćwiczeń Writing 101 w Dropbox Paper, aby zaprezentować przykłady tekstów zgodnych z tymi zasadami i tych, które ich nie spełniają. Dzięki temu uczniowie zobaczą dokładnie, na czym polega skuteczna komunikacja interpersonalna.
2. Zachęć swój zespół do oceny prac pisemnych: Poproś swój zespół o wybranie pierwszych trzech wiadomości e-mail ze skrzynki na wiadomości wysłane i ich ocenę. Niech wykorzystają Kartę Wyników Pisania do oceny jasności, tonu i struktury. Aby mieć pewność, że ten proces będzie bezpieczny, pozwól każdemu zachować prywatne oceny, ale zachęć wszystkich do zapisywania swoich ostatecznych wyników i identyfikowania obszarów wymagających poprawy.
3. Przećwicz, jak przepisaćwiadomość, aby była bardziej zrozumiała: Jako prowadzący warsztaty wybierz przykładową wiadomość e-mail z własnego folderu wiadomości wysłanych lub utwórz przykładowy tekst. Udostępnij oryginał, uzasadnij ocenę w Karcie wyników pisania i wskaż obszary wymagające poprawy. Następnie pomóż swojemu zespołowi w przepisaniu tekstu, koncentrując się na pięciu zasadach: najpierw główny pomysł, zwięzłość, strona czynna, rozbijanie złożonych informacji i jasność. Pokaż wersje „przed” i „po”, aby zilustrować, w jaki sposób drobne zmiany mogą usprawnić komunikację.
Dzięki nauczaniu i ćwiczeniu tych umiejętności wzmacniasz komunikację interpersonalną w swoim zespole. Inwestycja w przejrzystość tekstu pomaga utorować drogę do skuteczniejszej współpracy i bardziej spójnego, opartego na zaufaniu środowiska pracy.
Wyraźnie określ oczekiwania dotyczące etykiety
W wirtualnym środowisku pracy jasne zasady etykiety mają kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji interpersonalnej. Jak już omawialiśmy w odcinku „Remotely Curious” pt. Etiquette, przejście na model Virtual First w Dropbox wymagało zdefiniowania, kiedy i jak współpracujemy. Brak takich wytycznych może skutkować nieporozumieniami i napiętą dynamiką.
Ustalenie jasnych zasad pomaga zachować szacunek i produktywność w pracy zdalnej, w której niewypowiedziane normy obowiązujące w bezpośrednim kontakcie często zanikają. Jasność w odniesieniu do tych „niewidzialnych zasad” sprzyja lepszemu zrozumieniu i płynniejszym interakcjom.
Kilka sposobów, aby to zrobić:
- Wyjaśnij oczekiwania dotyczące spotkań: Komunikacja interpersonalna opiera się na sygnałach wizualnych, dlatego ustal wytyczne dotyczące korzystania z materiałów wideo. Poinformuj swój zespół, kiedy kamery powinny być włączone, a kiedy można je wyłączyć. Zachęcanie do korzystania z wirtualnych teł może również pomóc w stworzeniu spójnego, pozbawionego rozpraszaczy środowiska, w którym wszyscy będą się czuć bardziej komfortowo.
- Ustal harmonogram: Bez jasnego harmonogramu spotkania wirtualne mogą łatwo prowadzić do dezorganizacji. Skorzystaj z naszego arkusza „Przygotowanie do Spotkania”, aby z wyprzedzeniem wysłać plan spotkania i ustalić strukturę rozmowy. Aby utrzymać porządek, rozpoczynaj spotkania od krótkich aktualizacji lub ustal konkretne godziny sesji pytań i odpowiedzi. Takie podejście daje wszystkim szansę na przygotowanie się, zapewniając, że wiedzą, kiedy aktywnie się zaangażować, a kiedy słuchać.
- Unikaj przerw: Aby spotkania przebiegały efektywnie, wyraźnie powiedz, że chcesz poznać punkt widzenia każdego uczestnika. Ważne jest, aby w przypadku przerwania rozmowy, kierować ją z powrotem na właściwe tory, w sposób profesjonalny i uprzejmy. Dzięki temu każdy głos zostanie wysłuchany, co wzmocni relacje w zespole.
Ustalając oczekiwania dotyczące sposobu komunikacji podczas spotkań, umożliwiasz swojemu zespołowi prowadzenie wirtualnej komunikacji z jasnością i szacunkiem, co ostatecznie poprawia relacje interpersonalne. Kiedy wszyscy rozumieją zasady zaangażowania, szanse są wyrównywane, a każdy czuje się doceniany i ma możliwość wniesienia swojego wkładu.
Pomóż swojemu zespołowi przekształcić komunikację
Komunikacja interpersonalna i intrapersonalna ma wpływ na to, jak Twój zespół postrzega swoją pracę i jakie relacje budują między sobą.
Jeśli nie czują się komfortowo, mówiąc otwarcie, a ich styl komunikacji nie jest jasny, mogą popaść w negatywny dialog wewnętrzny. Podobnie, gdy członkowie zespołu utkną w tym cyklu i nie będą mieli możliwości uporządkowania swoich myśli lub zwrócenia się o pomoc, może to przełożyć się na interakcje i wpłynąć na dynamikę zespołu.
Oba typy komunikacji są umiejętnościami, których można się nauczyć i które wymagają praktyki. Rozpoznanie negatywnego dialogu wewnętrznego nie jest szybkim rozwiązaniem, a oczekiwanie dobrej komunikacji bez ustalenia jasnych wytycznych prawdopodobnie nie zadziała.
Nasza rada? Zapewnij swojemu zespołowi odpowiednie narzędzia i wytyczne, które pomogą stworzyć przestrzeń do szczerej i pomocnej komunikacji, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.
Potrzebujesz więcej ćwiczeń i ram, które pozwolą pozytywnie wpłynąć na dynamikę Twojego rozproszonego zespołu? Zapoznaj się z naszym zestawem narzędzi Virtual First.
