Wskazówki organizacyjne dopasowane do Twojej osobowości

Systemy organizacji i narzędzia zwiększające produktywność nie są uniwersalne. Niektórzy lubią, gdy wszystko jest dokładnie uporządkowane, podczas gdy inni dobrze się czują w nieładzie. Aby zapewnić idealne rozwiązanie dla każdego, przedstawiamy oparte o sześć typów osobowości strategie, dzięki którym nikt nie będzie miał problemów z organizacją i produktywnością. Pamiętaj, że nie musisz czuć się zaszufladkowany do jednego typu osobowości. Nawet jeśli jesteś głównie bałaganiarzem, prawdopodobnie niektóre zalecenia dla minimalistów sprawdzą się również w Twoim przypadku!

Multitasker

Ciągle skaczesz z jednego projektu na drugi? W oknie przeglądarki masz teraz otwartych więcej niż 46 kart? Z pewnością jesteś multitaskerem. Choć jesteś mistrzem żonglowania, zawsze istnieje ryzyko, że coś umknie Twojej uwadze. 

Strategia:

Korzystaj z list zadań w Dropbox Paper, aby być na bieżąco z różnymi procesami roboczymi. Listy zadań są szczególnie pomocne w pracy z zespołem i zarządzaniu nim. 

Jak skonfigurować listę zadań w Paper:

Po utworzeniu dokumentu w Paper znajdź przycisk listy kontrolnej na pasku narzędzi znajdującym się na dole ekranu. Aby utworzyć listę zadań w nowym dokumencie Paper:

• Dodaj zadanie do listy kontrolnej.

• Przydziel je sobie lub innemu członkowi zespołu przez użycie @wzmianki.

• Ustaw termin wykonania zadania.

Minimalistyczny

Jedno krzesło. Jedno biurko. Jeden laptop. Nic więcej. Minimalista ignoruje rzeczy nieistotne, aby móc skupić się na produktywności i zachować spokój ducha.

Strategia:

Spraw, by Twój Dropbox odzwierciedlał Twój styl życia. Zarchiwizuj to, co zbędne, i miej pod ręką tylko najpotrzebniejsze rzeczy.

Jak zorganizować archiwum:

Praca nad projektem dla klienta, sortowanie zdjęć lub przechowywanie ważnych dokumentów powoduje powstawanie dużego cyfrowego bałaganu. Zamiast przechowywać wszystko w jednym, współdzielonym miejscu, podziel Dropbox na foldery „Praca” i „Archiwum”. W ten sposób możesz mieć pewność, że zawsze będziesz mieć dostęp do swoich plików, bez konieczności oglądania ich wszystkich. Przechowuj duże ilości nieposortowanych zdjęć lub filmów w Archiwum zanim wybierzesz te, które chcesz przenieść do folderu Roboczego. Możesz też przechowywać nieużywane wersje projektów w Archiwum, do których będziesz mieć dostęp później i które możesz przerobić w innym celu.

Przodownik pracy

YOLO. Kiedy masz cel, nic Cię nie powstrzyma przed jego osiągnięciem. Wykonywanie zadań i robienie tego we właściwy sposób to cel sam w sobie.

Strategia:

Skoro masz już wszystko pod kontrolą, zaoszczędź więcej czasu, tworząc foldery udostępnione, aby wszyscy mogli być równie zorganizowani.

Utwórz udostępnione foldery do współpracy:

Udostępnianie folderu można porównać do udostępniania przestrzeni roboczej, ale bez wchodzenia sobie nawzajem w drogę. Po pierwsze, zorganizuj wszystko tak, jak lubisz, umieszczając wszystkie pliki projektu w jednym, centralnym miejscu. Następnie, gdy udostępnisz folder, każdy członek będzie mógł bezpośrednio wprowadzić zmiany, co zaoszczędzi czas wszystkim i zachęci do współpracy.

Prokrastynator

Jest 3:00 nad ranem, a Ty właśnie czytasz ten artykuł, który miesiąc temu wysłał Ci kolega. Lepiej późno niż wcale. Zawsze wszystko udaje Ci się zrobić, ale zazwyczaj tuż przed terminem. 

Strategia:

I tak będziesz zwlekać do ostatniej chwili, więc nie ma sensu próbować tego zmieniać. Zamiast tego spraw, aby ta ostatnia minuta się liczyła, dzięki usprawnieniu swojej produktywności. 

Użyj narzędzi zwiększających produktywność:

Zestaw narzędzi Dropbox zwiększających produktywność pozwala wykonać więcej zadań w krótszym czasie. Użyj Dropbox Paper do wspólnego tworzenia i zarządzania dokumentami. Wprowadzaj zmiany, przypisuj zadania, przekazuj opinie i wiele więcej w czasie rzeczywistym i we własnym tempie. Używaj Dropbox Sign, aby legalnie i błyskawicznie załatwiać wszystkie sprawy związane z podpisywaniem dokumentów. Nie ma potrzeby gorączkowego biegania na pocztę, aby wysłać dokument rekrutacyjny. Na koniec skorzystaj z aplikacji mobilnej Dropbox, aby skanować dokumenty, robić zdjęcia i zostawiać komentarze, gdziekolwiek jesteś. Nie ma powodu, dla którego nie miałbyś komentować montażu wideo, stojąc w kolejce w sklepie spożywczym.

Perfekcjonista

Zero nieprzeczytanych e-maili. Pulpit komputera jest czysty. Wszystko jest na swoim miejscu i tak właśnie powinno być.

Strategia:

Gdy wszystko jest zorganizowane w przemyślany sposób, łatwiej jest natychmiast znaleźć to, czego szukasz.

Precyzyjna struktura nazewnictwa folderów:

Stwórz spójną i przemyślaną konwencję nazewnictwa folderów i konsekwentne ją stosuj. W przypadku większości procesów dobrym pomysłem na start jest oznaczenie głównych folderów datami rocznymi, a podfolderów datami miesięcznymi. W tych podfolderach można używać nazw klientów, a następnie tytułów konkretnych projektów. Dzięki temu po latach nadal będzie można szybko i sprawnie odnaleźć konkretne pliki.

Bałaganiarz

36 789 nieprzeczytanych e-maili. Masz głowę pełną świetnych pomysłów i ciężko pracujesz, ale… czasami możesz potrzebować niewielkiej pomocy. Przypominasz multitaskera, ale często kontrolę nad Twoją pracą przejmuje chaos. 

Strategia:

Jak najczęściej wykorzystuj automatyzację. Pozwól Dropbox zająć się powtarzalnymi zadaniami, a sam skup się na szerszej perspektywie.

Foldery z automatyzacją i rolka z aparatu:

Automatyzacja Dropbox umożliwia tworzenie folderów, które automatycznie wykonają określone zadania na dodawanych do nich plikach. Folder zmieni nazwę, posortuje, oznaczy lub przekonwertuje każdy dodany plik. Innym zautomatyzowanym zadaniem, które możesz powierzyć Dropboxowi, jest przesyłanie z aparatu. Po włączeniu tej funkcji zdjęcia są automatycznie dodawane do chmury po podłączeniu aparatu, karty SD, smartfona lub tabletu. Możesz ustawić przesyłanie z aparatu tak, aby nazwy plików automatycznie zmieniały się na rrrr-mm-dd gg.mm.ss.jpg podczas kopiowania do Dropbox. Dzięki temu, gdy przyjdzie czas na wybranie zdjęć, pliki będą uporządkowane w folderze.

A teraz czas zająć się organizacją!

Mówię do Ciebie, Prokrastynatorze. Czytanie o tym, jak Dropbox może Ci pomóc w organizacji, to jedno, ale teraz czas podjąć działanie. Zacznij od stopniowego wprowadzania strategii odpowiedniej dla swojego typu osobowości, jedno narzędzie po drugim. Gdy przekonasz się, o ile ułatwia Ci to życie, na pewno zechcesz również wypróbować inne strategie. Teraz przestań się zastanawiać i zacznij się organizować!