A Digital Yalo aprimorou a colaboração e reduziu os custos com a implementação do Dropbox

Histórico

A Digital Yalo é uma agência de serviços completos, 100% de propriedade de minorias, que oferece campanhas de marketing criativas, estratégia de identidade visual, web design e serviços de desenvolvimento. Com mais de 40 funcionários, a equipe é composta por solucionadores de problemas, coloristas, ouvintes, treinadores, agricultores e músicos que buscam inspiração no cinema, na arte, na música e nos esportes para captar experiências humanas reais e elevar uma marca.

Desafio: a eficiência estava comprometida pelo sistema de armazenamento de arquivos

Desde o início, Arnold Huffman, fundador e CEO (presidente) da Digital Yalo, e sua equipe se destacaram por adotar uma abordagem única no atendimento ao cliente, com foco na entrega eficaz e eficiente de produtos. 

Após experimentar um crescimento orgânico e algumas pequenas fusões e aquisições, isso se tornou mais importante do que nunca. Com o crescimento da organização, a ênfase na eficiência entrava em conflito com o complexo sistema de armazenamento e entrega de arquivos da Digital Yalo.

Uma agência criativa como a Digital Yalo pode deixar de trabalhar em vídeos e passar para documentos do Word em um mesmo dia.

Durante anos, todos esses documentos e arquivos ficaram armazenados no computador de Arnold, mas esse sistema criou um gargalo conforme mais pessoas foram contratadas e toda a documentação precisava ser aprovada pelo CEO (presidente). Várias pessoas precisavam acessar os mesmos documentos, e todas compartilhavam informações por e-mail, onde detalhes importantes se perdiam. 

“Com o crescimento da empresa, tivemos que evoluir nossa camada tecnológica para possibilitar a expansão. E foi aí que o Dropbox entrou”, relata Arnold. 

Brandon Bradford, vice-presidente de operações, esteve à frente da criação de um processo que permitiria que todos trabalhassem de forma independente enquanto colaboravam com clientes externos.

Solução: Transição perfeita de plataforma para plataforma

Durante as fusões realizadas em anos anteriores, a Digital Yalo teve várias plataformas de colaboração descentralizadas: Dropbox, Box e Microsoft. Na busca para simplificar e unificar a colaboração, a Digital Yalo recorreu à Positive Results, um vendedor terceirizado e parceiro de tecnologia, para ajudá-los a escolher a solução certa. 

A Positive Results demonstrou como usar diversas ferramentas, incluindo Google, Box e Dropbox. Antes de fazer a seleção, era fundamental compreender os fluxos de trabalho mais importantes para as operações da empresa. Tudo se resumia a três funções principais. 

Primeiro, era necessário integrar novos funcionários e fornecer acesso e permissões a informações críticas para suas funções empresariais, sem um profissional de TI. 

Segundo, como agência de marketing e estratégia, eles colaboravam regularmente com os clientes. A máxima prioridade era ter espaços de trabalho digitais privados para clientes que fossem fáceis de configurar, gerenciar e implementar.

E, por último, precisavam conseguir integrar a solução de armazenamento de documentos com outros aplicativos que já usavam. O Dropbox foi a ferramenta que melhor atendeu às necessidades da empresa.

“Recomendamos o Dropbox devido à nossa profunda parceria, à flexibilidade da plataforma e à nossa capacidade de migrar um terabyte de dados em menos de uma semana do Box para o Dropbox sem interrupção da produtividade diária”, relata o CEO (presidente) da Positive Results, Dennis Kyle. “Ajudamos a Digital Yalo a projetar uma estratégia completa do design do sistema, uma estratégia de implementação, a migração técnica e a integração e o treinamento dos usuários finais e administradores.

Dropbox também ofereceu um sistema de estrutura de arquivos que todos na Digital Yalo acharam familiar, reduzindo bastante a curva de aprendizado para uma nova ferramenta.

Permitir que várias pessoas acessem e editem documentos em tempo real fez com que a Digital Yalo não precisasse mais compilar documentos atualizados a partir de fragmentos de edições enviados por e-mail. Com isso, a colaboração melhorou, o que possibilitou uma considerável economia de tempo. 

Hoje, cada cliente tem uma pasta compartilhada com subpastas para o pessoal interno, e uma subpasta para arquivos que podem ser compartilhados com clientes. Cada parte interessada pode receber permissões separadas e as informações podem ser compartilhadas com clientes e a equipe de serviços relevante. A equipe também usa o Dropbox Sign para obter as assinaturas necessárias dentro do fluxo de trabalho existente, uma etapa vital para eliminar gargalos de aprovação à medida que a equipe cresce.

A Digital Yalo faz uso de integrações do Dropbox com Asana, Smartsheet e Zoho. Essas integrações foram implementadas com a ajuda da Positive Results.

Quando a Digital Yalo adquiriu duas agências menores, Ninja Multimedia e My Friend's Nephew, ela novamente firmou parceria com a Positive Results para garantir que a migração não impactasse o trabalho diário da equipe da Digital Yalo. Juntas, realizaram uma migração significativa de informações e incorporaram tudo para sua marca unificada no Dropbox.

Resultados: Agilize processos e ganhe mais produtividade

Mudar do Box para o Dropbox economizou para a Digital Yalo cerca de 57% em tarifas de licença anual. Também estimam uma economia de recursos de 14% no tempo gasto entre idas e vindas de plataformas e em busca de fragmentos de documentos atualizados.

Com o crescimento contínuo, a Digital Yalo tem certeza de que o Dropbox oferece a eficiência necessária para manterem o controle das necessidades dos clientes. “Sempre há algo chegando”, afirma Arnold. “Nosso trabalho é estar sempre atentos a esse fluxo, e ferramentas como o Dropbox nos ajudam a avançar rapidamente por meio da colaboração.”

Em última análise, a métrica de sucesso é o feedback da equipe. O Dropbox ajudou a tornar os fluxos de trabalho de todos mais simples e contínuos, permitindo que a equipe da Digital Yalo chegasse à alma de qualquer marca com mais rapidez do que nunca.

“O Dropbox é uma das ferramentas de colaboração que nos permite ficar em sincronia com os clientes,” ressalta Arnold. Com o Dropbox, somos eficazes e eficientes no processamento de entregas de arquivos e na implementação de alterações. Assim, chegamos ao final do projeto com mais rapidez.”