O que é a Matriz de Eisenhower?

Melhore suas habilidades de planejamento de tarefas e gerenciamento de carga de trabalho com a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta de gerenciamento de tempo baseada em métodos usados por Dwight D. Eisenhower.

Ninguém faz planos para ser improdutivo, especialmente no trabalho. Mas à medida que o dia passa e surgem solicitações urgentes, sua lista de tarefas aumenta. Isso torna mais difícil manter o foco e a produtividade.

Não importa se você está perdendo prazos importantes ou tendo dificuldades para manter o controle de projetos de longo prazo, saber como priorizar tarefas pode ser a diferença entre ficar para trás ou liderar o grupo. É aqui que entra a Matriz de Eisenhower.

Entendendo a Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz Eisenhower ou matriz urgente/importante, é uma estrutura simples para priorizar tarefas e gerenciar carga de trabalho. 

Seu nome é uma homenagem a Dwight D. Eisenhower, um general de cinco estrelas e o 34º presidente dos Estados Unidos. Eisenhower era famoso por realizar muitas coisas. Seus métodos para definir metas e gerenciar o tempo foram estudados por muitas pessoas, incluindo Stephen Covey. Em seu livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, Covey transformou as ideias de Eisenhower em uma ferramenta simples para decidir quais tarefas fazer primeiro: a Matriz de Eisenhower.

O que é a Matriz de Eisenhower? Essencialmente, é uma estratégia que permite colocar em prática a seguinte citação atribuída a Eisenhower: "Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente". 

Tudo o que você precisa fazer é avaliar suas tarefas de acordo com a urgência e a importância.

Como funciona a matriz Eisenhower?

Empresas e indivíduos podem usar a Matriz de Eisenhower para planejar, delegar, priorizar e agendar tarefas diárias ou semanais. 

Ao colocar tarefas em um dos quatro quadrantes abaixo, você pode ver o quão urgentes elas são e descobrir como lidar com elas adequadamente.

Primeiro quadrante

Urgente e importante (tarefas a serem concluídas imediatamente): são as tarefas para “fazer primeiro”, vitais. Devem ser resolvidas o mais rápido possível. Elas são, normalmente, solicitações de última hora que surgem devido a circunstâncias imprevistas. Geralmente, tarefas como esta devem ser concluídas imediatamente ou no mesmo dia. Exemplos incluem cobrir um projeto para um colega doente ou lidar com uma emergência imprevista, como uma interrupção da cadeia de suprimentos.

Segundo quadrante

Importante, mas não urgente (tarefas a agendar para mais tarde), estas são metas/tarefas de longo prazo que são importantes, mas não têm um prazo particularmente rígido, por isso, você pode programá-las para conclusão posterior. Exemplos incluem a obtenção de uma qualificação profissional ou o planejamento metas empresariais de longo prazo, como redução de orçamento.

Terceiro quadrante

Urgente, mas não importante (tarefas para delegar a outra pessoa), estas tarefas precisam ser concluídas imediatamente, mas podem não ser importantes o suficiente para exigir sua atenção, o que significa que podem ser delegadas a outros membros da sua equipe. Exemplos incluem trabalho rotineiro ou longas reuniões/chamadas telefônicas sem um propósito claro.

Quarto quadrante

Nem urgente nem importante (tarefas a serem eliminadas), estas tarefas são uma distração e devem ser evitadas, se possível. Em muitos casos, você pode simplesmente ignorar ou cancelar esses tipos de tarefas. Exemplos incluem atividades sociais ou longas pausas desnecessárias no trabalho.

A Caixa de Eisenhower ajuda você a visualizar suas tarefas com base em quão importantes e urgentes elas são. Quando você pensa no seu trabalho dessa maneira, é mais fácil fazer as coisas mais importantes primeiro e terminá-las o mais rápido possível.

Como você distingue entre urgência e importância?

Não há uma maneira definida de diferenciar tarefas urgentes de importantes quando você está criando uma Matriz de Prioridades. Mas é importante pensar sobre isso. Na vida real, geralmente é mais difícil decidir em qual categoria uma tarefa se enquadra, em comparação a quando você está planejando com uma Caixa de Eisenhower.

Em suma, tarefas urgentes são inevitáveis e exigem atenção imediata, enquanto tarefas importantes exigem mais planejamento e contribuem para metas a longo prazo. Por exemplo, atender chamadas telefônicas de um cliente importante é urgente, enquanto acompanhar as pesquisas mais recentes em seu campo é importante.

Quais são as vantagens da matriz de Eisenhower?

Uma das principais vantagens da matriz urgente/importante de Eisenhower é a facilidade de implementação. Não há necessidade de comprar um pacote de software caro e você não precisa gastar uma quantidade significativa de tempo para criar a matriz. 

A Matriz de Prioridades ajuda você a gerenciar melhor seu tempo definindo prioridades claras. Isso é muito útil para gerentes, empresários e freelancers que lidam com tarefas de muitos projetos ou clientes ao mesmo tempo.

Quais são as desvantagens da matriz de Eisenhower?

A Matriz de Prioridades tem algumas desvantagens. Pode ser difícil julgar a importância de uma tarefa. Isso pode levar a delegar uma tarefa à pessoa errada, afetando negativamente a qualidade do trabalho.

Além disso, é importante lembrar que talvez nem sempre seja possível agir imediatamente quando você está lidando com atividades urgentes. Falta de conhecimento, falta de tempo, regulamentos e burocracia ou múltiplas tarefas urgentes/importantes podem tornar isso impossível, tornando a matriz de prioridades um pouco menos eficaz quando se trata de tomada de decisões e gerenciamento de tempo.

Como usar a matriz Eisenhower para gerenciar suas tarefas e carga de trabalho

A matriz urgente/importante pode ser um excelente ponto de partida do trabalho e gerenciamento de projetos. Depois disso, você pode usá-la para encontrar oportunidades de aplicar as melhorias a seguir no seu trabalho diário:

1. Gerenciar processos com mais facilidade

Após atribuir suas tarefas ao quadrante apropriado, você pode começar a configurar processos de gerenciamento de tempo para lidar com atividades importantes em tempo hábil. Por exemplo, você pode usar o Dropbox para gerenciar sua lista de tarefas de modo mais eficaz e criar um modelo de linha do tempo. Você pode usar essas ferramentas de gerenciamento de tarefas para atribuir tarefas urgentes/não importantes a outros membros da sua equipe, além de definir datas de vencimento e lembretes para tarefas importantes/não urgentes que podem ser agendadas para uma data posterior.

2. Configurar a automação de tarefas básicas

Também pode valer a pena pensar na implementação de ferramentas para automação do local de trabalho. A automação, onde possível, é uma ótima maneira de lidar com tarefas que precisam ser feitas, mas que não requerem muito planejamento ou análise antes serem iniciadas. Usando ferramentas de automação ou integrações no aplicativo de produtividade do Dropbox, você pode “delegar” tarefas do 3º trimestre (urgentes, mas não importantes) de uma forma oportunamente eficiente para sua empresa. Você pode atribuir tarefas a membros da equipe no Dropbox Paper com prazos ou carregá-las diretamente nos cartões Trello para membros da equipe a partir de arquivos do Dropbox. As ferramentas automáticas de ingestão de conteúdo ajudam a eliminar tarefas demoradas e propensas a erros que provavelmente causarão dificuldades, garantindo que você e sua equipe trabalhem de forma mais produtiva no futuro.

3. Otimizar a gestão do tempo

Além disso, você deve considerar combinar a matriz Eisenhower com outras abordagens de gerenciamento de tempo para obter um melhor resultado. Por exemplo, “Engula logo o sapo”. A filosofia "Engula logo o sapo" vem da fala de Mark Twain, que afirmava: "Se o seu trabalho é engolir um sapo, é melhor fazê-lo primeiro de tudo”. Em um contexto empresarial, isso significa que você deve enfrentar sua maior ou mais complexa tarefa primeiro, antes de passar para as tarefas menores que você pode priorizar com base em outros fatores, como prazos. Há também o método ABCDE, no qual essencialmente você atribui às suas tarefas um valor de letra baseado na ordem de importância, antes de completá-las nessa ordem.

Combine a Matriz de Eisenhower e o Dropbox para aumentar sua eficiência

A Caixa Eisenhower pode ser uma ferramenta extremamente eficaz para gerenciamento de tarefas e tempo, assim como o conjunto de recursos do Dropbox. Os dois andam de mãos dadas! Ao aprender a priorizar tarefas, você pode trabalhar melhor, eliminar o desperdício de tempo e avançar em direção aos seus objetivos comerciais de longo prazo.