Como permanecer produtivo e impactante em um ambiente de trabalho distribuído

Para entender melhor os desafios que os trabalhadores do conhecimento enfrentam hoje, produzimos um estudo chamado “Em busca do foco perdido” em conjunto com a Economist Impact. Os dados que coletamos reforçaram que, com todas as distrações que podemos enfrentar no trabalho moderno, precisamos descobrir como manter nossas equipes produtivas.

No entanto, dar suporte à produtividade uns dos outros pode ser complicado se você tiver membros da equipe trabalhando em locais diferentes. Isso torna tudo, desde a definição de metas até a priorização, mais desafiador, então tivemos que criar sistemas para dar suporte às nossas equipes nessas áreas.

Nossa experiência com a Virtual First significa que tivemos que nos tornar especialistas em permanecer produtivos remotamente. Para compartilhar o que aprendemos, criamos esta lista de dicas importantes que ajudam nossa equipe a se manter produtiva.

1. Decida quando colaborar

No Dropbox, usamos horas de colaboração principais, blocos de quatro horas nos quais realizamos todas as nossas reuniões. Ao designar determinados horários para chamadas, você pode garantir que todos estejam disponíveis para alguma sincronia, independentemente do fuso horário.

Além disso, assim como todo mundo, ficamos cansados do Zoom, então minimizar as reuniões e espaçar melhor os intervalos entre elas tem ajudado a manter nossas mentes frescas. Isso significa que temos tempo para trabalho profundo e colaboração.

Definimos diferentes blocos de tempo dependendo da área para acomodar diferentes fusos horários, mas ainda deixando sobreposição suficiente para nos encontrarmos, não importa onde estejamos.

Tentamos manter nossa comunicação assíncrona por padrão. Dependemos muito do Slack e do e-mail para comunicação. Mas reduzir as reuniões presenciais pode não ser suficiente. E-mails e mensagens privadas constantes podem ser muito distrativos, especialmente se sua equipe tentar respondê-los imediatamente. Na verdade, pesquisas mostram que pode ser necessário até oito minutos para retornar a uma tarefa após responder a uma única mensagem instantânea. Descobrimos que mensagens de bate-papo improdutivas são a principal causa da perda de foco de modo geral.

O que torna a comunicação verdadeiramente assíncrona é a expectativa de que você possa responder quando quiser, sem a pressão que o nome “mensagem instantânea” pode implicar. Dessa forma, cada membro da equipe sabe que terá horas de trabalho intenso todos os dias.

Regras e diretrizes como essas podem formar rituais úteis que permitem à equipe estabelecer um ritmo de trabalho.

2. Identifique quais ambientes ajudam você e sua equipe a se concentrar

Ao adotar o Virtual First, nossas equipes dispersas têm maior controle sobre seu ambiente de trabalho, o que ajuda a aumentar sua produtividade e bem-estar no trabalho. Incentivamos nossas equipes a descobrir suas preferências de trabalho, fornecendo a elas uma “Planilha para trabalhar em casa”.

Todos preenchem com antecedência e depois nos reunimos para discutir como cada membro da equipe prefere trabalhar. Isso não só permite às pessoas compartilhar suas preferências, mas também é um ótimo exercício de integração da equipe que ajuda todos a se conhecerem. 

Depois de analisar as respostas da planilha, aprendemos que quatro fatores principais afetam mais a produtividade:

• Privacidade: eles conseguem se concentrar mais facilmente em uma cafeteria onde estão cercados por outras pessoas? Ou eles realizam mais tarefas isolados no seu escritório em casa?

• Ruído de fundo: eles sempre gostam de tocar músicas que melhoram o humor enquanto trabalham? Ou preferem silêncio, talvez com fones de ouvido com cancelamento de ruído para ajudar?

• Conforto: eles têm uma mesa ajustável e uma cadeira que apoie as costas? Eles preferem trabalhar em pé e têm equipamentos para isso? Eles têm suporte para os pulsos para evitar lesões?

• Design: eles preferem ter decorações pessoais no escritório, como plantas, arte ou uma caneca colorida? Ou eles querem uma mesa vazia, sem nenhuma distração em potencial?

Ajudar sua equipe a projetar seu ambiente de trabalho com base nesse autoconhecimento os ajudará a se sentirem relaxados, confortáveis e focados. Mas às vezes, mesmo o escritório mais bem equipado e um plano bem pensado não são suficientes para nos manter no caminho certo. Precisamos de ajuda para sermos responsáveis.

3. Crie uma priorização clara de tarefas

Em uma entrevista com o Dropbox, Oliver Burkeman, autor de Quatro mil semanas: gestão de tempo para mortais, nos disse que muitas pessoas acreditam que “Deve haver uma maneira de você ser cem por cento o trabalhador perfeito e cem por cento a pessoa perfeita na vida fora do trabalho”. Mas, como observa Burkeman, “as porcentagens não funcionam dessa maneira”. 

Ele nos ensinou que, como nossa equipe atua remotamente, trabalhamos de modo independente, assim como em nosso horário de trabalho assíncrono. Isso significa que precisamos de disciplina, conhecimento e ferramentas para administrar bem nosso tempo. Priorizar o que fazer no trabalho e na vida pessoal é a primeira ferramenta para garantir que nosso trabalho seja produtivo e impactante. Além disso, ajuda a atingir o equilíbrio saudável que precisamos para nos sentirmos focados e realizados. 

Para aqueles que trabalham remotamente, priorizar tarefas é especialmente importante porque nem sempre podemos pedir esclarecimentos aos colegas em tempo real e dependemos uns dos outros. Entender que nosso trabalho impacta os demais membros da equipe e, consequentemente, o resultado, nos auxilia no processo de priorização de tarefas. 

Também usamos a matriz de Eisenhower. Isso envolve categorizar tarefas em uma grade com quatro lados:

• Urgente e importante: execute essas tarefas o mais rápido possível.

• Importante, mas não urgente: delegue essas tarefas.

• Urgente, mas não importante: agende essas tarefas para mais tarde.

• Nem urgente, nem importante: não se concentre nessas tarefas.

O último ponto é particularmente crucial na priorização. Certifique-se de que sua equipe saiba que não deve tratar cada tarefa como se estivesse no topo da lista de afazeres. Dizer não pode ser desafiador, por isso é sempre bom ter um plano para as tarefas menos urgentes. Por exemplo, eles podem delegar tarefas que não precisam cuidar pessoalmente.

Se um membro da equipe tiver uma reunião não essencial, ele pode delegá-la a alguém presente ou usar uma ferramenta para garantir que obtenha as informações necessárias. Softwares de gravação e transcrição de reuniões como o Otter podem destacar os principais pontos de uma reunião e esclarecer se alguma parte é relevante para aqueles que não compareceram. Ensine essas habilidades à sua equipe organizando workshops e fornecendo recursos sobre gerenciamento eficaz de tarefas, como a nossa "Planilha de como estabelecer prioridades no trabalho".

Com um plano em vigor e itens de ação definidos, é hora de organizar as comunicações da sua equipe.

4. Atenha-se ao que funciona

Descobrimos que incentivar nossas equipes a criar rituais diários as ajuda a manter uma programação consistente e melhora a produtividade, e estudos recentes corroboram nossas descobertas. Aqui estão alguns tipos de rituais que funcionaram para nós: 

• Fornecer recursos para dar suporte ao foco aprimorado. Em nosso exercício do Kit de efetividade “Melhore o foco no cotidiano de trabalho”, explicamos como analisar as distrações e evitá-las. O placar de distrações do recurso é um ótimo lugar para começar, onde sua equipe pode registrar todas as distrações identificadas. Depois, eles podem seguir o guia para criar pequenos rituais, como colocar os telefones no modo Não Perturbe durante horários específicos.

• Praticando meditação para o bem-estar psicológico. Recomendamos que você tenha sessões breves de meditação de 60 segundos ao iniciar algumas de suas reuniões. Isso coloca todos na mentalidade certa para serem criativos e abertos a ideias, além de melhorar o humor da equipe em dias estressantes.

Mas há ainda mais maneiras de ajudar na produtividade da sua equipe.

5. Invista na produtividade da sua equipe

Às vezes, aumentar a produtividade exige um investimento inicial de tempo ou dinheiro. É por isso que garantimos que nossa equipe tenha as ferramentas que eles solicitam. Não economiza apenas tempo. Isso faz com que eles se sintam valorizados e ouvidos.

Por exemplo, quando sua equipe diz: "Tem que haver uma maneira de automatizar isso", geralmente vale a pena que eles invistam tempo antecipadamente para descobrir como fazer. Uma maneira de conseguir isso é criando intervalos de tempo específicos para desenvolvimento profissional e aumento da produtividade. Você também pode organizar workshops durante esses períodos para sua equipe melhorar as principais habilidades que desejam desenvolver.

No Dropbox, também usamos ferramentas de colaboração como o Dash para encontrar, acessar e compartilhar nossos materiais de trabalho em um só painel, o que poupa muito tempo e aumenta a produtividade. Para usá-lo, basta digitar o que você está procurando, como “gastos em mídia social”, e ele pesquisará documentos relevantes em todas as suas pastas, aplicativos e nuvens. 

Ele fornece todos os documentos relevantes e um resumo com base no seu termo de pesquisa, extraindo informações dos documentos e poupando o tempo que você levaria para abrir cada um deles.

Tão importante quanto as ferramentas tecnológicas, fornecer os equipamentos físicos de que sua equipe precisa para trabalhar confortavelmente, como um segundo monitor, pode potencializar a produtividade. Se você fornecer um subsídio, como o nosso Perks Allowance (Verba para benefícios), sua equipe poderá usá-lo para cursos de desenvolvimento ou em equipamentos para o local de trabalho. Esse investimento vale a pena quando algo simples se traduz na agilização do trabalho.

6. Experimente pausas autorreguladas e “Pomodoro”

Em nosso estudo sobre foco e trabalho remoto, descobrimos que 63% dos trabalhadores remotos sentem que precisam estar disponíveis o tempo todo. Não queremos que nossas equipes distribuídas sintam esse tipo de pressão. Uma das melhores partes do trabalho remoto é a liberdade.

É por isso que usamos o timeboxing, a prática de dividir uma tarefa em unidades discretas de tempo e fazer pausas entre elas. Fazer pausas entre tarefas como essa funciona tão bem para nós que até criamos nosso próprio exercício pessoal de timeboxing para ajudar outras pessoas a fazerem o mesmo.

Dois dos sistemas mais populares para fazer pausas e timeboxing são as pausas autorreguladas e as pausas “Pomodoro”. A maneira como as pessoas fazem pausas é algo muito individual. No entanto, uma comparação feita pela Sociedade Britânica de Psicologia descobriu que as pausas autorreguladas levam a níveis mais baixos de concentração e motivação.

No final das contas, depende da preferência pessoal, mas incentivamos as pessoas a experimentarem a Técnica Pomodoro, na qual se trabalha em intervalos focados:

• 25 minutos de trabalho profundo

• 5 minutos de descanso

• Repete

• Intervalo de 15 a 30 minutos após quatro ciclos

Ao estruturar seus intervalos durante um dia de trabalho, sua mente fica mais alerta e você se torna mais consciente da gestão do tempo. Mas é mais fácil aproveitar ao máximo seu tempo de foco quando você está em um ambiente que facilita isso.

7. Elabore um plano

Não somos perfeitos. Assim como 99% dos americanos, nós lutamos contra a procrastinação. Mas, com base em nossa experiência, uma das melhores maneiras de reagir é fazer um plano sólido para dividir um projeto em tarefas menores. Isso tem sido especialmente importante para nossa equipe distribuída, pois cada membro gerencia suas tarefas e seu tempo.

Dividir uma tarefa grande ou um pedaço de informação em partes menores é chamado de chunking, e pode ajudar você a lembrar de tudo o que precisa fazer. Um estudo sobre métodos de fragmentação mostrou que dividir uma grande informação, como um número, em várias partes menores pode ajudar você a se lembrar da coisa toda.

Aqui estão algumas etapas práticas que usamos quando assumimos um grande projeto:

1. Defina o objetivo: quando sua equipe iniciar o projeto, identifique o efeito pretendido do projeto. Isso aumentará a receita? Reduz custos de infraestrutura? Cria um novo produto inovador?
2. Defina marcos: mapeie os marcos que a equipe precisará atingir para cumprir essa meta. Elas podem ser qualquer coisa, desde metas de vendas individuais até metas de equipe sobre a criação de recursos específicos para um produto.
3. Divida em partes: agora você pode ser ainda mais granular, dividindo os marcos em etapas menores e práticas que cada membro da equipe pode seguir para alcançá-los.
4. Defina prioridades: concentre-se primeiro nas tarefas de alto impacto. Falaremos mais sobre isso mais tarde, mas uma coisa a lembrar ao priorizar as tarefas de uma equipe é se há alguém bloqueado. Se o progresso de uma pessoa depende da conclusão de uma tarefa específica por outra, priorize essa e dê à pessoa responsável pela execução a ajuda necessária para concluí-la rapidamente.

Depois que sua equipe tiver decidido o que precisa fazer e em que ordem, eles podem decidir quais reuniões e tarefas exigem intervalos e quais podem ser agrupadas uma após a outra. Essa técnica é especialmente útil para criar blocos de tempo eficientes no seu calendário. Para obter alguns conselhos sobre quando agrupar suas reuniões e tarefas, e quando separá-las com intervalos, dê uma olhada em nosso exercício pessoal sobre reuniões em lote e buffer.

Depois de ter um plano, é hora de detalhá-lo um pouco mais e descobrir como você irá executá-lo.

8. Criar sistemas de responsabilização

Todos nós precisamos nos responsabilizar (ou contar que outra pessoa o faça). Isso nos mantém no caminho certo e nos ajuda a cumprir as metas estabelecidas. É especialmente útil em um ambiente distribuído, onde a supervisão possa ser limitada. Aqui estão algumas maneiras que aplicamos ao longo dos anos e que funcionaram para nossa equipe:

1. Autorresponsabilização: peça para sua equipe definir recompensas pessoais ao atingir metas, como se presentear com algo agradável (como um jantar com um amigo). Por outro lado, se perderem um prazo, eles devem ter um plano para compensar sem se sobrecarregar.
2. Apoio de colegas: estabeleça parceiros de responsabilização entre os colegas. Verificações regulares podem manter todos motivados e no caminho certo.
3. Supervisão gerencial: planeje revisões regulares de progresso e defina metas em conjunto. Isso fornece orientação e validação externa para os funcionários.
   

Em locais de trabalho distribuídos, é crucial ter uma intenção com esses sistemas. Em uma entrevista com o Dropbox para Remotely Curious, a especialista em foco, Professora Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, Irvine, acrescentou que os trabalhadores remotos devem definir metas emocionais (como eles querem se sentir em um determinado dia) e metas de projeto diariamente para permanecerem responsáveis em um nível pessoal e profissional. 

Sua equipe pode se fazer perguntas como "O que eu quero realizar?" e "Como eu quero me sentir?" ao começar o dia. A Dra. Mark disse: “Simplesmente fazer essas perguntas no início do dia ajudou as pessoas a permanecerem no caminho certo, porque isso colocou os objetivos em primeiro plano e ajudou a direcionar a atenção”.

9. Mantenha-se fisicamente ativo

Descobrimos que a atividade física e o exercício são altamente eficazes para nos manter motivados e focados ao longo do dia. Elas não apenas nos fazem sentir mais produtivos e energizados, mas também são uma ótima maneira das equipes se conectarem em torno de algo saudável e divertido. Em um escritório, você teria alguma atividade natural ao se movimentar entre as salas, mas ao trabalhar remotamente é difícil encontrar tempo para atividades físicas.

É por isso que adotamos as reuniões “Meet & Move”, nas quais incentivamos os participantes a se movimentarem um pouco enquanto conversamos. Ela nos impede de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e nos dá a oportunidade de praticar alguma atividade física enquanto trabalhamos.

Mas há algumas considerações. Primeiro, você deve escolher uma reunião que seja adequada aos seus planos. Se você estiver fazendo uma apresentação ou usando qualquer recurso visual, se movimentar será difícil. Em vez disso, uma reunião mais informal ou individual pode ser uma opção melhor.

Você também deve planejar sua rota para algum lugar sem muito ruído de fundo, como um parque tranquilo em vez da calçada de uma rua movimentada. Você pode até andar de um lado para o outro em sua casa para ter mais tranquilidade e praticidade. Não importa como você faça isso, um pouco de movimento pode trazer benefícios sérios: um estudo descobriu que apenas uma hora de exercício por semana pode melhorar a saúde física e o desempenho no trabalho.

Embora as Semanas de Bem-Estar aconteçam apenas uma vez por ano, as sessões podem ensinar os Dropboxers a tornar a atividade física uma parte mais consistente de suas vidas. Aqui estão algumas das nossas maneiras favoritas de nos mantermos em movimento o ano todo: 

• Reuniões em movimento: transforme uma chamada do Zoom em uma reunião em movimento para se movimentar enquanto conversa com a equipe.

• Estações de trabalho ativas: considere usar uma mesa alta ou um tapete de caminhada embaixo da mesa. O Dropbox, por exemplo, incentiva configurações ativas de mesa e ajuda a cobrir os custos do nosso programa de subsídios, Perks Allowance (Verba para benefícios).

• Caminhadas diárias: se a sua equipe trabalha em casa, você pode incentivá-los a fazer uma caminhada no fim do dia, simulando o deslocamento do trabalho.

• Comece a treinar: incentive sua equipe a agendar uma treino físico no meio do dia e agregar um pouco de movimento à rotina.

Para ajudar nossa equipe a aproveitar ao máximo seu tempo de atividade física, incentivamos que eles planejem isso de acordo com seus níveis de energia diários. Os membros da equipe que consideram a atividade física energizante podem praticá-la antes de realizar o trabalho profundo. Aqueles que acham isso desgastante podem querer agendá-lo para quando o trabalho mais pesado estiver concluído. 

Criamos um exercício “Gerencie seus níveis de energia” como parte do nosso Kit de Bem-Estar para ajudar as pessoas a descobrirem o que funciona melhor para elas. Você e sua equipe podem usá-lo para mapear as horas em que se sentem especialmente com muita ou pouca energia e quais tarefas preenchem ou drenam seus níveis de energia. Munida dessas informações, sua equipe pode planejar seus dias de acordo com seus níveis de energia para garantir que estejam realizando as tarefas mais complexas quando tiverem com energia suficiente para completá-las.

10. Autoavalie-se com frequência

No Dropbox, gostamos de autoavaliar nossa produtividade revisando nossos calendários e avaliando o quão bem gastamos nosso tempo. Marcamos as reuniões e as tarefas com as cores vermelha, amarela ou verde para indicar se foi um uso ruim, regular ou bom do nosso tempo. Em seguida, usamos essas informações para avaliar como podemos ser mais produtivos. Isso ajuda nossas equipes a permanecerem no caminho certo e a garantir que estejam usando o tempo do modo mais eficiente possível.

Outra excelente dica de produtividade é identificar quando você está em um estado de fluxo - caracterizado por foco profundo e eficiência - e avaliar as condições que o ajudaram a chegar lá. Isso pode ser um pouco difícil de fazer, mas um estudo mostra que pode ser mais fácil atingir um estado de fluxo se você minimizar as distrações e definir metas claras. 

Você pode até desafiar sua equipe a anotar quais condições e metas os ajudaram a atingir seus estados de fluxo na última semana. Depois, faça uma reunião onde vocês possam fazer uma atividade de formação de equipe, revelando as diferenças e semelhanças na forma como cada membro atinge o pico de concentração.

A produtividade remota é diferente para cada pessoa

Ajudar sua equipe a atingir o pico de produtividade em locais dispersos pode ser diferente em um nível individual - sabemos que isso acontece com nossa equipe. É por isso que você precisa conhecer sua equipe e proporcionar a ela uma ampla variedade de estratégias para ver o que funciona melhor para cada pessoa.

Muitas dessas dicas se concentram em ajudar sua equipe a atingir e manter o foco, mas, como você pode ver, essas não são as únicas maneiras de ajudar a fazer um trabalho impactante. 

Para mais dicas sobre como melhorar a produtividade e causar impacto, ouça nosso Podcast sobre trabalho remoto: foco, com a especialista em foco, professora Gloria Mark.