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Todos nós já passamos por isto: procurar desesperadamente um documento ou arquivo digital específico. Talvez seja uma declaração de impostos que você precisa para comprovação de renda, uma foto que tirou na viagem a Creta ou um PDF de um contrato que assinou. O arquivo está lá, armazenado com toda a segurança e com a proteção por senha do Dropbox, sendo inclusive à prova de desastres, mas onde mesmo, exatamente? Que nome você deu a ele mesmo?
Com as marcações, localizar um arquivo específico é tão fácil quanto enviá-lo para armazenamento. Com poucas etapas simples, você pode garantir que seu mundo digital permaneça organizado e acessível. Confira algumas das melhores maneiras de organizar seus arquivos com marcações e agilizar o processo de busca de documentos importantes (e não tão importantes), fotos e muito mais e muito mais.
Seja pessoal
Uma única tag é uma potência. Já um sistema de marcação cuidadoso é uma superpotência.
Antes de começar a fazer a marcação, pense no que está marcando e por quê. Talvez você esteja procurando uma casa para morar ou pensando em começar a procura, assim, tudo e qualquer coisa, declarações financeiras, extratos bancários, planilhas com cálculos de pagamento, documentos de pré-aprovação de hipoteca etc., recebem a tag "#casa". Você pode marcar suas declarações de impostos com a tag "#declaração_impostos" para poder encontrá-las rapidamente, e também por ano individual, para quando precisar da declaração de 2024 poder buscá-la rapidamente. Talvez você marque fotos individuais com o local, o ano e as pessoas que estão nelas. A pasta do álbum de fotos pode ter as mesmas tags para que você possa encontrá-la rapidamente também. (E não se esqueça de uma tag "#ótimas_refeições" para aquelas fotos de pratos irresistíveis).
Não há regras para a construção de seu sistema de marcação. Um único arquivo pode conter até 20 tags, para que você possa ser criativo com as que está adicionando e com o sistema que está criando. Mas lembre-se de que ao criar seu sistema é importante ser consistente e criterioso e não distraído e disperso. Afinal de contas, um sistema de marcação só funciona se você usá-lo corretamente.
Começar a marcação
Começar o processo de marcação pode parecer assustador e complicado, mas é simples. Basta entrar na sua conta do Dropbox e clicar na caixa de seleção à esquerda do arquivo ou pasta que você deseja marcar. Procure a caixa "Adicionar uma tag" no painel do lado direito, depois digite o texto da tag. Sendo uma nova tag, você precisa criá-la. Se for uma tag já existente, ela aparecerá. Tenha em mente que todas as tags precisam ter menos de 32 caracteres e só podem conter letras, números e sublinhados. A remoção de uma tag é um processo tão rápido quanto clicar na caixa de seleção, observar a lista de tags que aparece sob a visualização prévia do arquivo e clicar no X para remover uma tag, conforme apropriado.
Se você estiver usando o Dropbox Professional ou planos de equipe para trabalhar, poderá criar pastas que aplicam uma ou mais tags automaticamente a qualquer momento que um arquivo é adicionado à pasta. Em vez de aplicar uma tag em cada foto ou vídeo de férias individualmente, basta criar uma pasta "#Viagem_Flórida_2025" e adicionar as tags "#Viagem_Flórida" e "#2025" à pasta, e todos os arquivos que você adicionar receberão essas duas tags.
Encontre seu conteúdo mais rápido
Então, você criou um sistema de marcação sofisticado e inteligente. Os arquivos e as pastas, as imagens e os documentos estão todos em seu Dropbox, prontos para serem acessados sempre que precisar deles.
Mas como aproveitar o sistema de marcação para encontrá-los? Isso também é simples: use as tags para fazer buscas. Se você digitar uma palavra ou frase na barra de busca na parte superior da tela, verá uma lista de tags que se aplicam. Clique em uma tag individual, e sua lista será preenchida com qualquer item que possuir a tag. E você pode buscar por várias tags ao mesmo tempo para refinar sua busca. Se "#2024" trouxer muitos resultados, incluir buscas de tags adicionais como "#salto_penhasco" ou "#restituição_imposto" diminuirá as opções.
Seu mundo é um lugar complexo. Um sistema inteligente e eficaz de marcação, no entanto, pode ajudar na ordenação para que você, seus amigos e familiares possam encontrar tudo o que precisam de forma rápida e fácil. Não fique imerso na procura daquele vídeo de Paris ou daquele formulário de cinco anos atrás. Aplicando uma tag uma única vez você vai encontrá-lo sempre que precisar e vida que segue.
