Ao contratar novos membros para a equipe, um programa de integração tranquilo e eficiente pode fazer toda a diferença na experiência do funcionário. De fato, uma pesquisa realizada pela BambooHR descobriu que 89% dos funcionários dizem que um processo de integração eficaz os ajudou a se sentirem mais engajados no trabalho. Além disso, esses funcionários têm 30 vezes mais probabilidade de sentir satisfação geral no trabalho, em comparação aos funcionários que sentiram que tiveram uma experiência de integração ineficaz.
Mas, infelizmente, nem todos têm uma ótima experiência de integração. Uma pesquisa da Paychex descobriu que funcionários de pequenas empresas (66%) e trabalhadores remotos (63%) se sentem mal treinados após a integração. Além disso, quase um terço dos funcionários acha o processo de integração confuso.
O processo de integração tradicional baseado em papel cria uma carga de trabalho bastante pesada para os profissionais de RH e não é muito eficiente para funcionários remotos. Para agilizar o processo e melhorar a experiência de todos os envolvidos, o ideal é introduzir ferramentas de automação novas e inteligentes no fluxo de trabalho.
Neste artigo, exploramos as diferentes etapas envolvidas na integração de pessoas recém-contratadas, os obstáculos comuns que os profissionais de RH enfrentam durante esse processo e como as ferramentas que economizam tempo podem melhorar a integração para você e seus novos funcionários.
O que é o processo de integração de funcionários no RH?
A integração é o processo de apresentação de funcionários recém-contratados à sua empresa. A integração ajuda essas pessoas a ter um entendimento do novo local de trabalho, da função que vão exercer e do que se espera delas nesse novo cargo que estão assumindo.
É um processo fundamental que ajuda a integrar os novos contratados na organização e a atualizá-los sobre as pessoas e a cultura da empresa.
Por que a integração de funcionários é importante?
De acordo com uma pesquisa do Brandon Hall Group, empresas que têm um forte processo de integração melhoram a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em mais de 70%.
Um bom processo de integração ajuda a estabelecer boas expectativas para a experiência dos novos contratados na empresa e a garantir que se sintam bem-vindos. O processo deve ajudá-los a se adaptar mais rapidamente, a estabelecer relacionamentos com os novos colegas e, finalmente, a começar a trabalhar na nova função.
O que é o processo de integração de novos contratados?
O processo de integração de novos funcionários difere de organização para organização. No entanto, normalmente envolve estas cinco etapas:
1. A fase de recrutamento: pré-integração
O processo de contratação geralmente é considerado separado da integração, mas eles estão intimamente ligados. De certa forma, a integração começa logo no início do processo de recrutamento, ao estabelecer boas impressões em descrições de cargos claras e entrevistas objetivas.
O período entre o envio da carta de oferta e o primeiro dia do novo contratado é chamado de “pré-integração”. Durante esta fase, você responde a todas as dúvidas da pessoa contratada antes de ela começar, mantendo contato e garantindo que ela tenha tudo o que precisa para o primeiro dia.
2. A semana anterior ao primeiro dia de trabalho
À medida que se aproxima o primeiro dia de trabalho dos novos contratados, é hora de enviar a documentação relevante, as políticas da empresa e os formulários, bem como organizar os equipamentos e acessos que serão usados.
Nesta fase:
Envie documentos e materiais relevantes, como contratos para assinatura e manuais dos funcionários
Envie equipamentos como um laptop e finalize recursos como conta de e-mail do trabalho e acesso à rede
Confirme que as informações pessoais deles serão adicionadas aos seus sistemas internos
Agende reuniões introdutórias e a sessão de indução no primeiro dia
Envie um e-mail de boas-vindas com informações importantes, por exemplo, como chegar ao escritório se o trabalho for presencial
3. O primeiro dia
Seja qual for seu nível de experiência, o primeiro dia em um novo emprego pode ser exaustivo, especialmente porque são muitas informações a serem absorvidas de uma só vez.
No entanto, é mais provável que os novos participantes se lembrem de como se sentiram naquele primeiro dia do que do que aprenderam. Especialmente para trabalhadores remotos, uma reunião virtual após a outra no primeiro dia pode causar uma verdadeira fadiga no Zoom, o que não é uma ótima primeira impressão! É seu trabalho garantir que o primeiro dia seja uma experiência agradável para eles e deixá-los tranquilos.
O papel do RH aqui é dar as boas-vindas ao novo funcionário, virtualmente ou pessoalmente, em uma reunião de integração e garantir que ele tenha tudo o que precisa. Você pode então apresentá-los à equipe imediata, direcioná-los para qualquer treinamento que precise ser concluído e ajudá-los com questões práticas, como enviar uma foto de perfil para seus aplicativos de comunicação, como o Slack.
4. A primeira semana
O envolvimento do RH após o primeiro dia será mais sutil. Provavelmente, você vai procurar a gerência da pessoa iniciante para garantir que ela tenha de cumprir um cronograma razoável durante a primeira semana e possa acessar as ferramentas ou softwares relevantes necessários para a nova função. Considere agendar reuniões com outras equipes da empresa para que a pessoa recém-contratada consiga entender perfeitamente como cada departamento funciona dentro da organização.
Você também pode ajudar o novo funcionário a agendar encontros ou reuniões individuais com o gerente direto e, em geral, manter contato para garantir que ele esteja se adaptando bem.
5. Os primeiros 3 a 6 meses
O objetivo do RH nesse período, em conjunto com o gerente ou supervisor direto do novo contratado, é garantir que as expectativas do funcionário e a realidade da sua empresa estejam alinhadas.
Com o gerente direto, você pode discutir o progresso do funcionário, as áreas em que talvez precise de mais treinamento, questões, ambições ou objetivos de carreira e como foi a experiência de integração para ele. Depois, você pode trabalhar com o gerente direto para fornecer feedback e concordar com o que cada parte pode fazer para garantir que o novo contratado se torne um membro essencial da família organizacional.
Dificuldades comuns durante o processo de integração
Algumas dificuldades comuns que as equipes de RH enfrentam durante a integração incluem:
- Falta de pré-integração, fazendo com que os novos contratados se sintam despreparados e sobrecarregados no primeiro dia
- Ignorar feedback, fazendo com que os funcionários sintam que não são ouvidos e que não recebem reconhecimento
- Informações de baixa qualidade ou imprecisas para novos funcionários, causando confusão ou frustração
- Descrições de cargos enganosas e expectativas pouco claras, fazendo com que os novos funcionários se sintam perdidos ou inseguros sobre sua função na empresa
- Não demonstrar os softwares relevantes, prejudicando a capacidade do novo contratado de desempenhar seu trabalho de forma eficaz
- Fornecer muitas informações muito rapidamente, sobrecarregando o novo contratado com excesso de documentos
- Falta de apresentações e atividades de integração em equipe, fazendo com que os novos funcionários se sintam isolados e desconectados dos colegas
Todos esses fatores podem contribuir para uma experiência de integração negativa e, em última análise, resultar em um funcionário desengajado e desmotivado.
É crucial que as empresas invistam tempo e recursos na criação de um processo de integração abrangente e eficaz para preparar os novos funcionários para o sucesso. Com isso, podem garantir uma transição tranquila para a nova função e promover um ambiente de trabalho positivo e produtivo.
Como agilizar o processo de integração
Exploramos o processo de integração e discutimos as diferentes pessoas e materiais envolvidos. Mas, quando esse processo geralmente leva mais tempo do que deveria, o que podemos fazer para simplificá-lo?
O Dropbox oferece um conjunto de ferramentas que ajuda os profissionais de RH a agilizar a integração de novos contratados. Com isso, você consegue:
Personalizar documentos e modelos com logotipos, fontes e cores e garantir uma identidade visual consistente em todo o seu material de integração
Gerencie documentos importantes rastreando visualizações, encaminhamentos e downloads com o DocSend
Melhore o tempo de resposta e automatize os fluxos de trabalho com rastreamento de informações e lembretes integrados usando o Dropbox Sign
Manter a atualização sobre o andamento interno com rastreamento de atividades de arquivos e notificações de comentários
Construir uma reputação confiável entre funcionários e candidatos, protegendo informações confidenciais em todos os momentos
Quando utilizados como parte do seu fluxo de trabalho de RH, esses recursos economizam uma quantidade significativa de tempo, permitindo que você se concentre em cultivar relacionamentos com seus novos colegas.
Facilite ao máximo a integração de novas contratações
O Dropbox oferece aos profissionais de RH um conjunto abrangente de ferramentas e recursos para otimizar o processo de integração de novas contratações.
Com recursos como fluxos de trabalho automatizados, modelos personalizáveis e recursos de compartilhamento seguro de arquivos, os profissionais de RH podem colaborar facilmente com os gerentes de contratação e garantir uma transição tranquila para novos contratados.
Com as ferramentas de integração do Dropbox, os profissionais de RH economizam tempo, reduzem a carga administrativa e proporcionam uma experiência positiva para as pessoas recém-contratadas à medida que elas se integram à organização.
