为了更好地了解当今知识工作者面临的挑战，我们与《经济学人影响》联合开展了一项名为“寻找失去的焦点”的研究。我们收集的数据进一步证明，在现代工作中，我们可能会面临各种干扰，因此我们需要想办法保持团队的高效。
然而，如果团队成员在不同地点工作，那么相互支持生产力可能会很棘手。它使一切事情（从设定目标到确定优先顺序）变得更具挑战性，所以我们必须创建系统来支持我们团队在这些领域的工作。
我们在 Virtual First 方面的经验意味着我们必须成为远程保持高效的专家。为了分享我们所学到的知识，我们创建了这份帮助我们的团队保持高效的重要技巧列表。
我们默认为尝试保持异步通信。我们非常依赖 Slack 和电子邮件进行沟通。但减少面对面会议可能还不够。不断收到电子邮件和私人消息会让人感到心烦意乱，如果您的团队试图立即回复这些信息，则更加如此。事实上，研究表明，回复一条即时消息后，可能需要长达八分钟才能重新开始任务。我们发现，无效的聊天信息是导致注意力不集中的首要原因。
真正使通信异步化的原因在于，人们期望你能够在自己的时间回复，而没有“即时消息”这个名称可能暗示的任何压力。这样，每个团队成员都知道他们每天都会有深度工作时间。
像这样的规则和指导方针可以形成有用的仪式，让您的团队建立他们的工作节奏。
每个人都提前填写表格，然后我们开会讨论不同团队成员喜欢的工作方式。这不仅可以让人们分享他们的喜好，而且也是一种很好的团队凝聚力练习，可以帮助每个人相互了解。
通过分析工作表中的答案，我们了解到四个核心因素对生产力的影响最大：
隐私：在周围都是其他人的咖啡店里，他们能更容易地集中注意力吗？或者他们在您的家庭办公室中可以完成更多工作？
背景噪音：他们在工作时是否总是喜欢播放能让人心情愉悦的音乐？或者他们更喜欢安静的环境，或许借助降噪耳机会有帮助？
舒适度：他们是否有可调节的桌子和支撑背部的椅子？他们是否喜欢站着工作？他们是否有相应的设备来适应这种工作方式？他们有腕部支撑以防止受伤吗？
设计：他们是否喜欢拥有个人办公室装饰，例如植物、艺术品或色彩鲜艳的杯子？或者他们想要一张没有任何潜在干扰的空桌子？
帮助您的团队根据这种自我认知设计他们的工作环境将有助于他们感到轻松、舒适和专注。但有时，即使是设备最齐全的办公室和深思熟虑的计划也不足以让我们保持正轨。我们需要帮助来保持责任感。
3. 明确任务优先级
在接受 Dropbox 采访时，《4,000 周：凡人的时间管理》的作者奥利弗·伯克曼告诉我们，许多人认为“一定有一种方法可以让你成为百分之百完美的员工，同时也是一个百分之百完美的人，拥有工作以外的生活”。但正如伯克曼所指出的，“百分比不是这样运作的。”
他告诉我们，在我们的团队远程办公时，我们可以独立工作，就像我们的异步工作时间一样。这意味着我们需要纪律、知识和工具来管理好我们的时间。确定工作和个人生活中要做的事情的优先顺序是确保我们的工作富有成效和具有影响力的首要工具。此外，它有助于达到我们所需的健康平衡，让我们能够专注于工作，并感到充实。
对于我们这些远程工作的人来说，确定任务的优先级尤为重要，因为我们无法总是实时地向同事寻求澄清，而且我们相互依赖。了解我们的工作会影响其他团队成员，并因此影响结果，有助于我们确定任务的优先顺序。
我们还使用艾森豪威尔矩阵。这涉及沿着四边网格对任务进行分类：
紧急且重要：尽快完成这些任务。
重要但不紧急：委派这些任务。
紧急但不重要：将这些任务安排到以后。
既不紧急也不重要：不要关注此事。
最后一点在优先排序中尤为重要。确保您的团队知道他们不应该将每项任务都视为待办事项列表的首位。拒绝可能很有挑战性，因此制定一个针对不太紧急的任务的计划会有所帮助。例如，他们可以委派不需要亲自处理的任务。
如果团队成员要参加的会议并不是重要的会议，他们可以委托其他人员参加会议，或使用工具来确保他们获得了所需的信息。像 Otter 这样的会议记录和转录软件可以概括会议的要点，并明确会议是否有任何部分与未出席会议的人员相关。通过组织研讨会，以及为高效的任务管理提供资源（例如我们的“如何确定工作的优先顺序工作表”）来向您的团队传授这些技能。
制定好计划并列出行动项目后，就该组织团队的沟通了。
4. 坚持有效的方法
我们发现，鼓励我们的团队形成日常习惯有助于他们保持一致的时间安排，并提高工作效率，最近的研究也为我们的这些发现提供了支持。以下是一些对我们有用的习惯：
为提高专注力提供资源。在我们的效率工具包“提高工作日专注力”练习中，我们对如何分析干扰因素以及远离这些因素进行了拆分。资源的干扰记分卡是一个很好的起点，您的团队可以在其中记录遇到的所有干扰。然后，他们可以按照指南培养一些小习惯，例如在特定时间将手机设置为“请勿打扰”。
练习冥想以促进心理健康。我们建议您在开始一些会议时进行简短的 60 秒冥想。这会让每个人都有正确的心态，富有创造力，接受新想法，更不用说它还能在我们压力大的时候提升我们的情绪。
但还有更多的方法可以帮助您的团队提高工作效率。
5. 投资于团队的生产力
有时，提高生产力需要前期投入时间或金钱。这就是为什么我们要确保我们的团队拥有他们所需的工具。它不只是节省时间。这让他们感到自己受到重视和被倾听。
例如，当您的团队说“必须有一种方法来自动化这个”时，通常值得让他们提前投入时间来弄清楚如何做到这一点。实现这一目标的方法之一是创建指定的时间段来提高生产力的专业发展。您还可以在这些时间段内组织研讨会，为您的团队提高他们想要发展的核心技能。
在 Dropbox，我们还使用 Dash 等协作工具从单个仪表板查找、访问和共享我们的工作材料——这极大地节省了时间并提高了工作效率。要使用它，您只需输入您要查找的内容，例如“社交媒体支出”，它就会在您的所有文件夹、应用程序和云中搜索相关文档。
它根据您的搜索词提供所有相关文档和摘要，从文档中提取信息并节省您搜索每个文档所需的时间。
与技术工具同样重要的是，为您的团队提供舒适工作所需的物理设备（例如第二台显示器）可以改变工作效率。如果您提供津贴，例如我们的福利津贴，您的团队可以将其用于开发课程或工作场所设备。当像显示器这样简单的东西使他们能够更快地工作时，这项投资就得到了回报。
6. 尝试自我调节和“番茄工作法”休息
在我们有关专注力和远程办公的研究中，我们发现 63% 的远程办公人员感觉他们必须随时待命。我们不希望我们分散的团队感受到那种压力，远程办公最好的一部分就是自由。
这就是我们将时间分块的原因，即将任务分解为各自独立的时间单元，并在单元间加入休息时间。像这样在任务之间休息一下对我们来说非常有效，我们甚至制定了自己的时间分块个人练习来帮助其他人也这样做。
最流行的两种休息和时间分块制度是自我调节休息和“番茄工作法”休息。人们如何休息是非常个性化的。然而，英国心理学会对两者进行比较后发现，自我调节休息会导致注意力和积极性水平降低。
归根结底，这取决于个人喜好，但我们鼓励人们尝试番茄工作法，即以专注的时间间隔进行工作：
25分钟深度工作
休息5分钟
重复
四个周期后休息15-30分钟
通过在工作日内安排休息时间，您的头脑会变得更加警觉，并且您会更加注意时间管理。但是，当你处于一个有利于集中注意力的环境中时，你会更容易充分利用你的集中时间。
7.制定计划
我们并不完美。和 99% 的美国人一样，我们也在与拖延作斗争。但根据我们的经验，最好的反击方法之一就是制定一个周密的计划，将项目分解成更小的任务。这对我们分散的团队来说尤其重要，因为每个成员的任务和时间都由自己管理。
将大任务或信息分解成较小的任务或信息称为分块，它甚至可以帮助您记住需要做的所有事情。一项关于分块方法的研究表明，将大量信息（例如数字）分解成多个较小的信息可以帮助您记住整个信息。
以下是我们在承接大型项目时采用的一些实用步骤：
- 定义目标：当您的团队启动项目时，确定项目的预期效果。它会增加收入吗？降低基础设施成本？创造一个突破性的新产品？
- 设定里程碑：规划出团队实现该目标所需达到的里程碑。这些可以是任何东西，从个人销售目标到围绕构建产品特定功能的团队目标。
- 分解：现在，您可以更加细化，将里程碑划分为更小、可操作的步骤，每个团队成员都可以采取这些步骤来实现它们。
- 优先考虑：首先关注影响重大的任务。我们稍后会深入探讨这个问题，但在确定团队任务的优先级时要记住的一件事是是否有人受到阻碍。如果一个人的进度取决于另一个人完成特定任务，则优先考虑该任务并为负责执行的人提供所需的帮助，以便他们快速完成该任务。
一旦您的团队决定了他们需要做的操作以及操作顺序，就可以决定哪些会议和任务需要休息，以及哪些会议和任务可以一个接一个地进行批量处理。此技术对于在日历上创建有效的时间段特别有用。有关何时将会议和任务一同进行批量处理，以及何时在休息后再进行下一个会议或任务的建议，请参阅我们的批量和缓冲会议个人练习。
一旦你有了计划，就该开始详细思考如何执行它了。
8.建立问责制度
我们都需要对自己负责（或者让别人来负责）。它使我们保持正轨并帮助我们实现目标。它在分布式环境中尤其有用，因为监督可能有限。以下是我们团队多年来实践过的几种有效方法：
- 自我责任：让您的团队为实现目标设定个人奖励，例如犒劳自己一些愉快的事情（例如与朋友共进晚餐）。相反，如果他们错过了最后期限，他们应该有一个弥补计划，而不要让自己负担过重。
- 同伴支持：在同事之间建立责任伙伴。定期检查可以让每个人都保持积极性并保持进度。
- 管理监督：计划定期进行进度审查，并同时设定目标。这为员工提供了指导和外部验证。
在分散的工作场所中，有意地使用这些系统至关重要。在接受 Dropbox 的 Remotely Curious 的采访时，加州大学尔湾分校的专注力专家 Gloria Mark 教授补充说，远程办公人员应该设定情感目标（他们希望在某一天有什么样的感受）并每天制定项目目标，从而在个人和职业层面上保持责任感。
您的团队可以在开始新的一天时问自己这样的问题：“我想要完成什么？”和“我想要什么样的感受？”。马克博士说：“在一天开始的时候简单地问这些问题可以帮助人们保持正轨，因为它把目标放在了最前面，并有助于引导注意力。”
9. 保持身体活跃
我们发现，体力活动和锻炼对于让我们全天保持动力和注意力非常有效。它们不仅让我们感觉更有效率、更有活力，而且也是团队通过健康有趣的活动进行交流的好方法。在办公室里，你可以在房间之间进行一些自然的活动，但远程工作时很难找到时间进行体力活动。
这就是我们喜欢安排“见面动起来”会议的原因，我们鼓励参与者在聊天时稍微动一动。它可以防止我们同时进行多项任务，并让我们有机会在工作时进行一些体育活动。
但也有一些注意事项。首先，您需要选择一个适合您计划的会议。如果您正在进行演示或使用任何视觉效果，四处走动将会很困难。相反，更随意的会议或一对一的会面可能更合适。
您还应该规划路线，选择没有太多背景噪音的地方，例如安静的公园，而不是繁忙街道的人行道。您甚至可以在自己的家中走动，享受安宁和便利。不管您怎么做，稍微活动一下就能带来一些明显的好处，一项研究发现，每周只需锻炼一小时就能改善身体健康状况，提升工作表现。
虽然健康周每年只举办一次，但这些课程可以教会 Dropboxers 将体育锻炼融入到他们的生活。以下是我们最喜欢的几种全年保持运动的方式：
步行会议：将 Zoom 通话变成步行会议，以便在讨论时进行移动。
活动工作站：考虑使用站立式办公桌或桌下走动垫。例如，Dropbox 鼓励积极的办公桌设置，并通过我们的福利津贴（作为其福利津贴的一部分）来帮助支付成本。
每日散步：如果您的团队在家工作，您可以鼓励他们以散步来结束一天的工作，模拟通勤。
开始上课：鼓励您的团队预订午间健身课程，为他们的日常生活增添一些运动。
为了帮助我们的团队充分利用他们的体育活动时间，我们鼓励他们根据他们的日常能量水平来计划活动。觉得体力活动能让人精力充沛的团队成员可以在进行深度工作之前进行体力活动。那些觉得这很耗费精力的人可能想把它安排在他们最繁重的工作完成的时候。
我们创建了“管理你的能量水平”练习作为我们的健康工具包的一部分，以帮助人们找出最适合他们的方法。您和您的团队可以使用它来绘制出您感觉精力特别旺盛或特别低落的时间，以及哪些任务可以补充或消耗您的精力。有了这些信息，您的团队就可以根据他们的精力水平来安排他们的日程，以确保他们在有精力处理时完成最复杂的任务。
10.定期自我评估
在 Dropbox，我们喜欢通过查看日历并评估我们如何利用时间来自我评估我们的工作效率。我们将会议和任务标记为红色、黄色或绿色，以表明我们的时间利用情况是好、好还是坏。然后我们利用这些信息来评估如何提高生产力。这有助于我们的团队保持正轨并确保他们尽可能有效地利用时间。
另一个出色的生产力技巧是发现您何时处于心流状态（其特点是非常专注和高效），并评估帮助您达到该状态的条件。这可能有点难，但一项研究表明，如果您尽量减少干扰并设定明确的目标，就更容易达到心流状态。
您甚至可以挑战您的团队，让他们注意哪些条件和目标帮助他们在上周实现了心流状态。然后，召开一次会议，进行团队建设活动，揭示每个成员在达到最佳注意力水平的方式上的差异和相似之处。
每个人的远程生产力都不同
帮助您的团队在分散的地点达到最高生产力在个人层面上可能看起来有所不同 - 我们知道这对我们的团队来说确实如此。这就是为什么您需要了解您的团队并为他们提供各种各样的策略，以了解哪种策略最适合每个人。
许多技巧都围绕着帮助您的团队实现和保持专注，但正如您所见，这些并不是帮助完成有影响力的工作的唯一方法。
要了解有关提高生产力并带来影响的更多技巧，请收听我们的 Remotely Curious 播客：专注，这是由专注力专家 Gloria Mark 教授播讲的特别节目。
