A comunicação intrapessoal - como sua equipe percebe a si mesma e seu trabalho - molda nosso diálogo interno e interações com os demais. O inverso também é verdadeiro. A comunicação interpessoal - como falamos com os outros e vice-versa - pode impactar significativamente nossa conexão com os demais e as maneiras como trabalhamos juntos. Trabalhar de maneira distribuída pode tornar mais desafiador gerenciar pensamentos negativos e manter uma comunicação clara e positiva. Mas ambos são essenciais para o bem-estar e a produtividade da equipe.
Neste artigo, forneceremos estratégias e exercícios práticos para melhorar a comunicação interpessoal e intrapessoal da sua equipe. Essas estratégias promovem um ambiente de trabalho mais saudável, onde os membros da equipe se sentem confiantes, apoiados e conectados.
Comunicação intrapessoal x Comunicação interpessoal
A comunicação intrapessoal é o diálogo interno que molda pensamentos e ações e atua como a voz em nossas cabeças, da qual nem sempre temos consciência. Ter uma autoimagem positiva pode melhorar esse diálogo interno, aumentando a criatividade, o foco e a tomada de decisões.
Mas o cérebro nem sempre é racional e, apesar dos esforços de crescimento pessoal, ainda pode surgir insegurança. Se não forem controlados, os pensamentos negativos podem diminuir o moral e prejudicar a tomada de decisões.
A comunicação interpessoal, por outro lado, refere-se ao diálogo externo entre pessoas. Envolve a troca de informações, ideias e sentimentos e como interagimos com os outros por meio de conversas, linguagem corporal e sinais sociais. Ela afeta a maneira como percebemos e nos envolvemos com o mundo e nos ajuda a construir relacionamentos com os demais.
Juntas, ambas as formas de comunicação influenciam a dinâmica da equipe.
Quando a comunicação interpessoal falha, isso pode levar a um diálogo interno negativo, como pensar demais no tom de voz de alguém, questionar as intenções ou perder tempo tentando interpretar mensagens pouco claras. Da mesma forma, se falarmos conosco de maneira negativa, é mais provável que interpretemos mal as opiniões dos outros como crítica, criando mal-entendidos e prejudicando os relacionamentos.
É por isso que ajudar sua equipe a desenvolver essas duas habilidades de comunicação é fundamental. Vamos examinar alguns exemplos de comunicação interpessoal e intrapessoal positiva e negativa.
Exemplos de comunicação intrapessoal
Todos nós vivenciamos a comunicação intrapessoal de forma única, moldada por nossas experiências e pela maneira como interpretamos as situações. Entretanto, padrões comuns muitas vezes emergem.
Comunicação intrapessoal positiva:
- Visualizando o sucesso: “Eu conheço meu material, deixa comigo”.
- Afirmando habilidades: “Já lidei com tarefas difíceis antes, eu consigo resolver”.
Comunicação intrapessoal negativa:
- Dúvida: “Por que fiz isso? O que eu estava pensando?
- Evitar desafios: “Não consigo lidar com essa tarefa, é demais para mim”.
Reconhecer esses pensamentos pode nos ajudar a entender seu impacto em nosso estilo de comunicação em ambientes pessoais e profissionais.
Exemplos de comunicação interpessoal
Em ambientes virtuais, as maneiras como nos comunicamos com os colegas são importantes. O texto e a pontuação transmitem o tom, e pequenos detalhes podem fazer uma grande diferença.
Comunicação interpessoal forte:
- Oferecendo opiniões construtivas: “A apresentação foi ótima! Da próxima vez, poderíamos adicionar um slide de métricas-chave”.
- Fornecendo instruções claras: “Ótimos insights! Vamos pensar na inclusão de tendências de vendas do último trimestre como forma de contextualização”.
Comunicação interpessoal não construtiva:
- Interromper uma ligação: “Espere, não, vamos fazer do meu jeito”.
- Respostas passivo-agressivas: “Claro, se você acha que essa é a melhor ideia…”
O potencial de falha de comunicação em ambiente virtual é maior do que em ambientes de trabalho tradicionais, pela ausência de interações presenciais consistentes. Por isso é fundamental municiar as equipes remotas com práticas e ferramentas que elas possam incorporar em suas rotinas diárias para reconhecer e combater esses padrões inúteis.
Como você pode melhorar sua comunicação intrapessoal
Trabalhar remotamente é como uma arte que requer tempo e prática para ser aperfeiçoada. Uma parte fundamental do aprimoramento dessa habilidade é reconhecer padrões de comunicação intrapessoal e como eles aparecem no seu trabalho em equipe.
A comunicação intrapessoal negativa e o diálogo interno podem transformar ensaios mentais normais em pensamentos catastróficos, levando a padrões inúteis, como a comunicação excessivamente apologética ou a relutância em se expressar. No trabalho remoto, sentimentos de isolamento às vezes podem amplificar pensamentos negativos sem a distração das interações presenciais.
Abaixo, descrevemos exercícios e estruturas para ajudar a transformar seu diálogo interno em uma fonte de criatividade e apoio.
Use o exercício “Reescrevendo pensamentos inúteis”
Uma habilidade essencial para dominar a comunicação intrapessoal é aprender a identificar quando os pensamentos negativos surgem e descobrir de onde eles vêm.
Para ajudar você a entender isso, tente usar nosso exercício "Reescrevendo pensamentos inúteis". Nós criamos esta planilha para ajudar a identificar, avaliar e ajustar pensamentos que podem estar afetando nossas próprias ações e decisões.
Veja como você pode usá-la:
1. Revise os “estilos de pensamento comuns”: após uma discussão ou no final de uma reunião de grupo, reserve um tempo para revisar o “guia de estilos de pensamento” e anote sua resposta para os prompts: “o estilo de pensamento menos útil que eu uso com mais frequência é ____” e “Eu sou melhor em reformular pensamentos inúteis quando ____”.
2. Utilize a "planilha de monitoramento de pensamentos": alguns dias depois de descobrir seu estilo de pensamento, anote todas as ideias que lhe ocorreram durante o dia na "planilha de monitoramento de pensamentos". Especificamente, reflita sobre como aquele pensamento afetou suas ações naquela situação ou o que aconteceu depois.
3. Agora, tente “reescrever” seus pensamentos: reveja as anotações e selecione dois pensamentos que considere “inúteis”. Escreva na sua planilha por que o pensamento pode ser verdadeiro. Por exemplo, um funcionário que pensa: "Estou sendo produtivo o suficiente?" pode citar dias em que não concluiu tudo o que havia planejado como evidência de que seu diálogo interno negativo é válido.
4. Oriente-se para “reformular” seus pensamentos: use as informações que reuniu para reescrever o pensamento inútil original. Por exemplo, “Estou sendo produtivo o suficiente?” poderia se tornar “Estou progredindo constantemente e aprendendo a priorizar melhor a cada dia”.
Embora esse exercício seja útil, é importante ter em mente que o trabalho não para por aí. É preciso esforço contínuo para ver mudanças reais. Tente reservar apenas 20 minutos na sua agenda uma vez por semana para autorreflexão. Isso ajuda a criar o hábito de transformar velhos padrões de pensamento e reconectar novos.
Pratique novas maneiras de “mudar de perspectiva”
Outra maneira de reduzir o impacto de padrões de pensamento inúteis é mudar seus hábitos para aqueles que promovem uma comunicação intrapessoal positiva. Este exercício ajuda a substituir o diálogo interno negativo por mensagens afirmativas e de apoio que reforçam as habilidades, o valor e o potencial de sucesso.
Você pode dividi-lo em três partes:
1. Aprenda a desaprender: comece fazendo uma "limpeza mental de primavera" para refletir sobre como seus pensamentos, hábitos e valores atuais podem impactar sua comunicação intrapessoal usando nosso guia para iniciantes "Aprenda a desaprender".
2. Mude de perspectiva: em seguida, converse consigo mesmo como falaria com um amigo. Use seus hábitos e pensamentos do exercício anterior como exemplos e reflita sobre como você se sentiria se falasse com um amigo como fala consigo mesmo.
Participe de atividades de formação de equipes de atenção plena
Mudando para uma mentalidade mais de equipe quando se trata de comunicação intrapessoal, uma ótima maneira de levantar o ânimo da equipe é por meio de um simples exercício de gratidão, como criar um "quadro de gratidão" em grupo. Ao incentivar as equipes a compartilhar e ouvir opiniões positivas dos colegas, podemos internalizar melhor essa positividade e refleti-la em nossa comunicação intrapessoal. Compartilhar momentos de gratidão pode ajudar nesse processo, acabar com qualquer negatividade que possa ter surgido e promover conversas positivas dentro da nossa equipe.
Veja como funciona:
1. Como equipe, “deixe um comentário”: usamos o Miro para configurar nosso quadro de gratidão e pedimos aos membros da equipe que deixem um comentário sempre que se sentirem gratos a alguém da equipe durante a semana. Por exemplo, se alguém os ajudou com um projeto, eles poderiam adicionar uma nota de agradecimento e uma breve história sobre isso.
2. Ler e compartilhar: lemos os comentários do quadro no início das reuniões ou sempre que acharmos adequado. Isso ajuda a manter a gratidão e o reconhecimento positivo fluindo. Os membros da equipe podem revisitar o quadro sempre que precisarem de um lembrete das coisas boas que estão acontecendo, especialmente quando estiverem trabalhando de modo assíncrono.
Criar espaço para que nós mesmos e nossas equipes sejamos abertos e honestos sobre os desafios que enfrentamos com nossa comunicação intrapessoal nos permite conectar em níveis mais profundos, especialmente no trabalho distribuído. Por meio desse diálogo aberto, também podemos compartilhar como usamos rituais e ferramentas diários para melhorar essa comunicação.
Como discutimos em nosso podcast Remotely Curious, “Não está nada bem”, somos todos criaturas sociais e aprendemos uns com os outros.
Como ajudar sua equipe a desenvolver uma comunicação interpessoal mais forte
Quando se trata de ajudar equipes com sua comunicação interpessoal, o primeiro passo é estabelecer uma cultura de confiança entre os membros da equipe. A confiança define o tom e impacta a maneira como as mensagens são recebidas. Quando há confiança, uma equipe se sente confiante para falar, fazer perguntas e compartilhar ideias abertamente. Mas conhecer seus colegas e estabelecer uma cultura de confiança em uma equipe distribuída exige intencionalidade.
No Dropbox, o Virtual First está funcionando bem para nós porque reconhecemos a necessidade da conexão humana para ajudar a estabelecer confiança e melhorar relacionamentos quando projetamos o modelo. É por isso que nos reunimos presencialmente regularmente e planejamos essas reuniões em torno de objetivos claros, seja para fortalecer a equipe, finalizar uma estratégia ou trabalhar em entregas urgentes.
Aqui estão algumas maneiras de melhorar as habilidades de comunicação interpessoal da sua equipe:
Ajude sua equipe a aprender a escrever para melhor compreensão
Uma ótima comunicação interpessoal no local de trabalho significa fazer o trabalho efetivamente em conjunto. Em um ambiente virtual, fora do Zoom, dependemos muito de e-mails, compartilhamento de documentos e mensagens do Slack para nos comunicar. Portanto, é fácil que nossas mensagens e intenções fiquem enterradas em intermináveis linhas e tópicos de texto.
Uma maneira de atender à necessidade de uma comunicação escrita clara é organizar um workshop de redação focado com base em nosso kit de ferramentas Escrever para entender. Em uma próxima reunião de equipe, este workshop pode ser utilizado para ensinar sua equipe a simplificar a linguagem, focar nos pontos principais e estruturar a comunicação para evitar mal-entendidos.
Como hospedar o workshop:
1. Explique as cinco principais regras para uma boa escrita: ensine à sua equipe as regras fundamentais para uma boa escrita concisa, concentrando-se nos princípios-chave, como colocar a ideia principal em primeiro lugar, em vez de enterrá-la em detalhes desnecessários, por exemplo. Você pode usar nossa planilha de Noções básicas de escrita no Dropbox Paper para mostrar exemplos que seguem essas regras e aqueles que não seguem, para que eles possam ver exatamente como é uma comunicação interpessoal eficaz.
2. Incentive sua equipe a avaliar sua escrita: peça para sua equipe selecionar os três primeiros e-mails da caixa de envio e avaliá-los. Peça que eles usem o Writing Scorecard para avaliar clareza, tom e estrutura. Para garantir que esse processo pareça seguro, permita que todos mantenham suas avaliações individuais privadas, mas incentive-os a anotar suas pontuações finais e identificar áreas que precisam ser melhoradas.
3. Reveja como reescrever para maior clareza: como líder deste workshop, selecione um exemplo de e-mail da sua própria pasta de mensagens enviadas ou crie um texto de exemplo. Compartilhe o original, explique sua classificação no Writing Scorecard e destaque as áreas que precisam de melhorias. Em seguida, oriente sua equipe na reescrita, concentrando-se nos cinco princípios: ideia principal primeiro, concisão, voz ativa, divisão de informações complexas e clareza. Mostre as versões antes e depois para ilustrar como pequenas edições podem melhorar a comunicação.
Ao ensinar e praticar essas habilidades, você estará fortalecendo a comunicação interpessoal da sua equipe. Esse investimento na clareza da escrita ajuda a abrir caminho para uma colaboração mais eficaz e um ambiente de trabalho mais conectado e confiável.
Seja explícito sobre as expectativas de etiqueta
Em um ambiente de trabalho virtual, expectativas claras de etiqueta são cruciais para uma comunicação interpessoal eficaz. Como discutimos na nossa Etiqueta do episódio Remotely Curious, a transição para um modelo Virtual First no Dropbox exigiu definir quando e como colaboraríamos. Sem essas diretrizes, podem ocorrer mal-entendidos e dinâmicas tensas.
Estabelecer regras claras ajuda a manter o respeito e a produtividade no trabalho remoto, onde normas presenciais não ditas muitas vezes se perdem. Ser explícito sobre essas "regras invisíveis" promove melhor compreensão e interações mais suaves.
Algumas maneiras de fazer isso:
- Esclareça as expectativas da reunião: a comunicação interpessoal prospera em dicas visuais, então estabeleça diretrizes para o uso de vídeos. Informe à sua equipe quando as câmeras devem ser ligadas e quando não há problema em mantê-las desligadas. Incentivar fundos virtuais também pode ajudar a criar uma experiência consistente e sem distrações, mais confortável para todos.
- Defina uma pauta: sem uma pauta clara, as reuniões virtuais podem facilmente resultar em desorganização. Use nossa planilha de Preparação para Reuniões para enviar uma pauta com antecedência e estabelecer uma estrutura para a conversa. Para manter o andamento, inicie as reuniões com atualizações rápidas ou defina horários específicos para perguntas e respostas. Essa abordagem dá a todos a chance de se preparar, garantindo que saibam quando se envolver ativamente e quando ouvir.
- Evite interrupções: para conduzir reuniões eficazes, diga explicitamente que gostaria de ouvir a perspectiva de todos. É importante retomar o rumo das conversas quando ocorrem interrupções, de forma profissional e educada. Isso garante que todas as vozes sejam ouvidas, fortalecendo os relacionamentos da equipe.
Ao definir expectativas sobre como se comunicar durante as reuniões, você permite que sua equipe navegue na comunicação virtual com clareza e respeito, melhorando, em última análise, suas conexões interpessoais. Quando todos entendem as regras de engajamento, o campo de jogo fica equilibrado, garantindo que todos se sintam valorizados e capacitados para contribuir.
Ajude sua equipe a transformar a comunicação
Tanto a comunicação interpessoal quanto a intrapessoal impactam a maneira como sua equipe se sente em relação ao trabalho e aos relacionamentos que eles constroem entre si.
Se eles não se sentirem confortáveis em falar e os estilos de comunicação não forem claros, eles podem cair em um diálogo interno negativo. Da mesma forma, quando os membros da equipe ficam presos nesse ciclo sem a oportunidade de esclarecer seus pensamentos ou buscar apoio, isso pode afetar as interações e a dinâmica da equipe.
Ambos os tipos de comunicação são habilidades ensináveis que precisam de prática. Identificar o diálogo interno negativo não é uma solução rápida, e esperar uma boa comunicação sem estabelecer diretrizes claras provavelmente não funcionará.
Nosso conselho? Forneça as ferramentas e diretrizes certas para sua equipe ajudar a criar um espaço para comunicação honesta e útil, tanto interna quanto externamente.
Quer mais exercícios e estruturas para influenciar positivamente a dinâmica da sua equipe distribuída? Confira todo o nosso Kit de Ferramentas Virtual First.
