Не существует организационных систем и инструментов повышения производительности, которые подходили бы всем. Кто-то любит, чтобы все шло по плану, а кто-то в восторге от хаоса. Специально для вас мы собрали стратегии для организации и повышения эффективности работы, основанные на шести типах личности. Вовсе не обязательно придерживаться стратегии для определенного типа. Даже если в основном вы «человек-хаос», некоторые советы для минималистов, скорее всего, подойдут и вам!
Человек-оркестр
Вы перескакиваете с одного проекта на другой? В окне вашего браузера сейчас открыто более 46 вкладок? Вероятно, вы человек-оркестр. Но даже если вы умеете жонглировать, всегда есть риск, что что-то ускользнет от вас.
Стратегия.
Используйте списки дел в Dropbox Paper, чтобы оставаться в курсе различных рабочих процессов. Списки задач особенно полезны при работе в команде или управлении ею.
Как создать список заданий в Paper.
После создания документа в Paper нужно найти кнопку с изображением списка на панели инструментов в нижней части экрана. Чтобы создать список заданий в новом документе Paper выполните следующие шаги:
Добавьте задачу в список дел
Назначьте ее себе или своему коллеге, используя функцию @упоминания
Установите срок сдачи
Минималистский
Один стул. Один стол. Один ноутбук. И все. Минималист игнорирует несущественные вещи, поддерживая продуктивность и сохраняя спокойствие.
Стратегия.
Адаптируйте хранилище Dropbox под свой образ жизни. Устраните беспорядок и держите под рукой только самое необходимое.
Как организовать хранение архивов.
Работа над проектом для клиентов, сортировка фотографий или хранение важных документов создают много цифрового беспорядка. Вместо того чтобы хранить все данные в одном общем месте, разделите Dropbox на папки «Рабочие» и «Архивные». Таким образом, вы можете быть уверены, что у вас всегда будет доступ к вашим файлам, без необходимости просматривать их все. Сохраните большое количество неотсортированных фотографий или видео в Архиве, прежде чем выбрать, что именно вы хотите переместить в Рабочее. Или сохраните неиспользованные версии проектов в Архиве, к которым вы сможете обратиться позже для переработки в других целях.
Победитель
Ваш девиз — «живем лишь раз». Если у вас есть цель, ничто не помешает вам достичь ее. Суть игры в том, чтобы прийти к цели и сделать это правильно.
Стратегия.
Поскольку вы уже в курсе всех дел, сэкономьте больше времени и создайте общие папки, чтобы упростить совместную работу с коллегами и должным образом ее организовать.
Создание общих папок для совместной работы.
Совместное использование папки позволяет работать в общем пространстве, не мешая друг другу. Во-первых, организуйте все так, как вам нравится, поместив все файлы проекта в одно главное место. Затем, когда вы предоставите доступ к нему, любой пользователь сможет вносить изменения прямо в папке. Это позволяет экономить время и наладить совместную работу.
Прокрастинатор
Уже три часа ночи, а вы только начали читать статью, которую друг прислал вам месяц назад. Лучше поздно, чем никогда. Вы добиваетесь целей, но, как правило, прямо перед назначенным сроком.
Стратегия.
И вы все равно будете тянуть до последней минуты. Нет смысла пытаться что-то изменить. Вместо этого следите за временем, оптимизируя свою производительность.
Используйте инструменты для повышения производительности.
Набор инструментов Dropbox для повышения производительности позволяет вам успевать больше за меньшее время. Используйте Dropbox Paper для создания и управления совместными документами. Вносите изменения, назначайте задачи, оставляйте отзывы и многое другое в режиме реального времени в удобное для вас время. Используйте Dropbox Sign, чтобы законно и мгновенно решать все вопросы, связанные с подписью документов. Нет необходимости лихорадочно бежать на почту, чтобы отправить разрешительный документ. И наконец, используйте мобильное приложение Dropbox для сканирования документов, захвата изображений и оставления отзывов, где бы вы ни находились. Нет никаких причин, по которым вы не можете прокомментировать смонтированное видео, стоя в очереди в продуктовом магазине.
Перфекционист
Ноль непрочитанных писем. Порядок на рабочем столе компьютера. Все на своих местах, и вам это нравится. Идеально.
Стратегия.
Когда вы продумаете, как лучше организовать данные, их будет легче найти.
Точная структура именования папок.
Продумайте правила именования папок и придерживайтесь их. Лучше всего начать с создания основных папок с распределением по годам, а для вложенных папок — по месяцам. Для подпапок можно использовать имена клиентов, а для подпапок следующего уровня — названия проектов. Таким образом, вы сможете быстро и эффективно находить конкретные файлы и через несколько лет.
Человек-хаос
36 789 непрочитанных писем. У вас отличные идеи и вы трудолюбивы, но... иногда вам может понадобиться небольшая помощь. Вы похожи на человека-оркестра, но хаос чаще берет над вами верх.
Стратегия.
Автоматизируйте как можно больше процессов. Пусть Dropbox позаботится о повторяющихся делах, чтобы вы могли сосредоточиться на общей картине.
Автоматизированные папки и фото и видео с камеры.
Автоматизация Dropbox позволяет создавать папки, автоматически выполняющие определенные задачи с файлами, которые вы в них добавляете. Папка переименовывает, сортирует, добавляет теги и конвертирует любой добавленный файл. Еще одна автоматизированная задача, которую можно поручить Dropbox, — это загрузка с камеры. Если этот параметр включен, фотографии автоматически добавляются в облако при подключении камеры, SD-карты, смартфона или планшета. Вы можете настроить загрузку с камеры на автоматическое переименование файлов в формате гггг-мм-дд чч.мм.сс.jpg при копировании в Dropbox. Это позволит избежать хаоса при выборе файлов.
Наведите порядок прямо сейчас!
Прокрастинатор, мы обращаемся к вам. Читать о том, как Dropbox может помочь вам навести порядок, — это одно, но теперь вам нужно приступить к делу. Начните с постепенного внедрения стратегии для вашего типа личности. Добавляйте по одному инструменту. Как только вы увидите, насколько это облегчает вашу жизнь, вы, вероятно, захотите попробовать и другие стратегии. А теперь перестаньте думать об этом и начините действовать!
Статьи на похожие темы
6 лучших приложений для повышения производительности и улучшения управления задачами и временем
Медленные рабочие дни начинают становиться вашей повседневной жизнью? Ознакомьтесь с нашим специально подобранным списком проверенных мобильных и настольных приложений для повышения эффективности и производительности.
