Was ist eigentlich PERT?

Geschichte der „Program Evaluation and Review Technique“

Die Abkürzung „PERT“ steht für „Program Evaluation and Review Technique“ (Programmbeurteilungs- und -prüfungstechnik) und ist ein Programm, das seit über 50 Jahren von verschiedensten Unternehmen genutzt wird. Ursprünglich entwickelt wurde PERT 1958 für das U.S. Navy Special Projects Office. Es ist ein Projektmanagementsystem, das bei der Planung großer, komplexer Projekte unterstützen soll. Basierend auf einer Gesamtbeurteilung des Programms wird das zuständige Team dann dazu motiviert, das Projekt vor dem Start eingehend zu analysieren. Verwendet wurde die Technik erstmals für die Entwicklung der Polaris-Mittelstreckenrakete, aber auch bei der Organisation der Olympischen Winterspiele 1968 in Grenoble kam sie zum Einsatz. Zwar wurden seither zahlreiche ähnliche Managementkonzepte erdacht und ausgebaut, aber PERT ist und bleibt die erste Technik ihrer Art.

So funktioniert das Projektmanagement mit PERT

Wie bereits oben erwähnt, wurde PERT für die Planung extrem komplexer Projekte entwickelt, die durch die Erledigung aufeinanderfolgender Aufgaben und/oder gemeinsam mit anderen Projekten abgewickelt werden sollen. Allgemein ist es Ziel von PERT, Projekte innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens abzuschließen und während der Planungsphase ihren genauen Umfang zu bestimmen.

Den Umfang Ihres PERT-Projekts bestimmen

Die Bestimmung des Projektumfangs (Scoping) ist ein wesentlicher Bestandteil von PERT, denn während dieser Phase erstellen Sie den Handlungsplan für Ihr Projekt. Berücksichtigt werden unter anderem potenziell auftretende Probleme, Dinge, die länger dauern könnten als ursprünglich geplant, und wichtige „Meilensteine“. Im Vergleich zum normalen Projekt-Scoping im Team wirkt PERT extrem detailliert, da alle Aspekte vom Ressourcenmanagement bis zur Leistung Einzelner berücksichtigt werden. Die militärischen Wurzeln von PERT sind offensichtlich: Im Mittelpunkt steht das Thema Vorbereitung und nichts bleibt unversucht.

PERT-Begriffe für das Scoping

Im PERT-Scope werden wichtige Ereignisse, Zeitplanung und Ressourcen mit folgenden Begriffen beschrieben:

Veranstaltungen

PERT-Ereignisse dienen in Ihrem Prozess als Meilensteine. Für sie selbst werden keine Ressourcen benötigt – vielmehr kann ein PERT-Ereignis erst dann abgeschlossen werden, wenn alle bis zu diesem Ereignis geplanten Aufgaben erledigt wurden.

• Ein PERT-Ereignis kennzeichnet den Beginn oder das Ende einer oder mehrerer Aktivitäten.
• Ein Vorgängerereignis geht einem oder mehreren anderen Ereignissen unmittelbar voraus.
• Ein Folgerereignis tritt unmittelbar nach einem oder mehreren anderen Ereignissen auf.

Aktivitäten

PERT-Aktivitäten sind Aufgaben, für die Ressourcen benötigt werden:

• Im Rahmen einer PERT-Aktivität wird eine Aufgabe erledigt, für die einige Ihrer Ressourcen benötigt werden. Hierzu zählen Zeit, Materialien, Geld und sogar Maschinen oder Geräte. Sie können eine PERT-Aktivität erst ausführen, wenn Sie das ihren Beginn kennzeichnende Ereignis abgeschlossen haben. Ist also in der vorausgehenden Ereignisphase etwas noch nicht beendet, kann nicht mit der neuen Phase begonnen werden.
• Eine PERT-Unteraktivität ist eine der kleineren Aufgaben, in die sich eine PERT-Aktivität unterteilen lässt. So könnte man beispielsweise die Aktivität „Blaupausen vorbereiten“ in die Unteraufgaben „Blaupausen 1, 2 und 3 vorbereiten“ unterteilen, wenn hierzu höchstwahrscheinlich mehrere Sitzungen benötigt werden.

Zeit

PERT-Zeiten sind für die Technik besonders wichtig und sollen optimale Leistung, aber auch mögliche Rückschläge berücksichtigen:

• Die optimistische Zeit (oder Minimalschätzung) ist die für den Abschluss einer Aktivität mindestens benötigte Zeit, wenn alles reibungslos läuft und sogar besser funktioniert als erwartet.
• Die pessimistische Zeit (oder Maximalschätzung) ist das Gegenteil der optimistischen Zeit: Sie ist die maximal für eine Aufgabe benötigte Zeit, wenn alles, was schiefgehen kann, auch schiefgeht. Nicht berücksichtigt werden allerdings Totalausfälle.
• Die wahrscheinlichste Zeit ist der Mittelweg zwischen der optimistischen und der pessimistischen Zeit. Bei ihrer Abschätzung wird angenommen, dass alles wie gewohnt läuft.
• Die erwartete Zeit (oder wahrscheinlichste Schätzung) ist Ihre beste Schätzung für die Lieferung selbst, wobei Sie Zeit für mögliche Probleme einplanen. Sie basiert auf der modellierten Durchschnittsdauer, die für den Abschluss einer Routineaufgabe benötigt wird.

Management

Außerdem werden Bedeutung, Fortschritt und Zeiterwartung der einzelnen Ereignisse und Aktivitäten durch zahlreiche weitere Begriffe beschrieben:

• Mithilfe des kritischen Pfades erhalten Sie einen Überblick über das gesamte Projekt, vom ersten Tag bis zum Abschlussdatum. Der Überblick dient der Festlegung der Gesamtdauer in Tagen, Monaten oder Jahren, die Ihr Team benötigen wird, um alle Aufgaben abzuschließen. Die Methode des kritischen Pfades ist eigentlich ein unabhängiges Verfahren, das etwa zur gleichen Zeit entwickelt wurde wie PERT – heute werden die beiden Techniken aber meist miteinander kombiniert.
• Kritische Aktivitäten sind Aufgaben, die nicht länger dauern oder mehr Ressourcen verbrauchen dürfen als geplant. Wie der Name schon sagt, ist eine kritische Aktivität für einen erfolgreichen Projektabschluss unverzichtbar.
• Leerlauf oder Puffer (Float bzw. Slack) beschreibt Zeit und Ressourcen, die während des Projekts zur Verfügung stehen. Der freie Puffer (Free Float) beschreibt verfügbare Ressourcen, auf die Sie zurückgreifen können, falls sich in Ihrem Team Verzögerungen ergeben, und der negative Verzug (Negative Slack) steht für Aufgaben, bei denen ein Ressourcendefizit vorliegt.
• Die Vorlaufzeit ist die Zeit, innerhalb der ein Vorläuferereignis abgeschlossen werden muss, damit ein neues Ereignis eintreten kann.
• Die Verzögerung ist der früheste Zeitpunkt, zu dem ein Ereignis auf ein anderes folgen darf.
• Bei einer Beschleunigung, dem Fast-Tracking, entscheidet Ihr Team, kritische Aufgaben parallel durchzuführen, um den kritischen Pfad insgesamt zu verkürzen.
• Beim Crashing des kritischen Pfads fügen Sie einer Aktivität auf dem kritischen Pfad zusätzliche Ressourcen hinzu, um die dafür benötigte Zeit und so den kritischen Pfad zu kürzen.

Schritte der Projektplanung mit PERT

Nun kennen Sie alle wichtigen Begriffe und sind bereit, sie in die Praxis umzusetzen:

1. Definieren Sie Ihre Aufgaben: Stellen Sie alle Aufgaben zusammen, die für den Projektabschluss notwendig sind. Dieser Schritt ist häufig sehr zeitaufwendig. Wenn Sie aber an einem sehr komplexen Projekt arbeiten, ist es ganz besonders wichtig, sich schon früh einen guten Überblick zu verschaffen.
2. Legen Sie eine sinnvolle Reihenfolge fest: Bestimmen Sie, mit welcher Reihenfolge Sie bei jeder Aufgabe optimale Ergebnisse erzielen können. Denken Sie daran: Es ist durchaus möglich, mehrere Aufgaben parallel auszuführen. Legen Sie außerdem Aufgabenabhängigkeiten in sinnvoller Reihenfolge fest.
3. Schätzen Sie die benötigte Zeit ab: Überlegen Sie, wie lange Sie für die verschiedenen Aufgaben benötigen werden, und legen Sie optimistische, pessimistische und erwartete Zeit fest.
4. Erstellen Sie ein PERT-Diagramm: Stellen Sie Ihr Projekt visuell dar.
5. Weisen Sie Floats zu: Achten Sie darauf, dass Sie genau wissen, wie viele Ressourcen für eine Aufgabe benötigt werden.
6. Abschätzung des kritischen Pfads: Legen Sie auf Grundlage Ihres bisher erstellten Rahmens ein Datum für den Abschluss des Gesamtprojekts fest.

Planungsaufgaben in PERT

Eine PERT-Tabelle hilft Ihnen bei der Aufzeichnung Ihrer Zeit- und Aktivitätsabfolge. Dies ist nicht nur in der Planungsphase nützlich – es entsteht so auch ein wertvoller Zeitplan, auf den Sie über das gesamte Projekt hinweg zurückgreifen können. Unten sehen Sie ein Beispiel für eine PERT-Tabelle:

Erstellen eines PERT-Netzwerkdiagramms

Sobald Ihre Tabelle erstellt ist, können Sie ein entsprechendes PERT-Diagramm erstellen. Das funktioniert wie ein Flussdiagramm, um den Projektablauf visuell deutlich zu veranschaulichen. Vielleicht möchten Sie auch ein digitales Gantt-Diagramm verwenden? Ihr Diagramm sollte aus Knoten bestehen, wobei jeder Knoten eine Aktivität sowie deren optimistische, pessimistische und erwartete Zeit beschreibt.

Hier ist ein Beispiel für ein vollständiges PERT-Netzwerkdiagramm.

Vor- und Nachteile der PERT-Technik

Wie Sie unschwer erkennen können, ist die PERT-Technik selbst in der Planungsphase ein recht aufwendiges Verfahren. Sie und Ihr Team sollten sich also genau überlegen, ob PERT die richtige Managementmethode für Ihr anstehendes Projekt ist. Allgemein lässt sich PERT nur schwer auf kleinere Projekte anwenden. Wenn Sie außerdem versuchen, das Verfahren für relativ einfache Projekte zu nutzen, kann es schnell zu einer Situation kommen, in der die sprichwörtlichen vielen Köche den Brei verderben. Bevor Sie sich also für PERT entscheiden, sollten Sie folgende Vor- und Nachteile berücksichtigen:

Vorteile der PERT-Technik

• Hilft bei der Erstellung einer klaren, einfach verständlichen visuellen Übersicht über das gesamte Projekt
• Erlaubt eine tiefgreifende Analyse der Projektressourcen und -leistung vor Projektbeginn
• Hilft bei der Erstellung einer genauen Zeitachse, die für einen strukturierten Ansatz notwendig ist
• Unterstützt bei mehr Verantwortlichkeit, da alle Beteiligten über klar definierte Rollen- und Zeitvorgaben verfügen
• Berücksichtigt Verzögerungen
• Kann Teammitglieder mithilfe eines klaren Plans für die Zusammenarbeit motivieren
• Kann zu einem schnelleren Projektabschluss führen, weil jeder weiß, was er wann tun soll – zum Beispiel keine Verzögerung mehr durch schlechte Kommunikation der Erwartungen

Nachteile der PERT-Technik

• Sobald mit der Unterteilung aller notwendigen Aufgaben begonnen wird, kann es zu einer überwältigenden Aufgabenzahl kommen
• Nicht sinnvoll bei kleineren Projekten und einfachen Aufgaben
• Netzpläne und Diagramme helfen bei der Darstellung der Erwartungen, nicht aber bei der Darstellung des tatsächlichen Status
• Erwartungen werden während des Projektverlaufs nicht zwangsläufig erfüllt
• Dramatisch erhöhter Verwaltungsaufwand während des Scopings
• Strikte Zeitvorgaben können belastend wirken und die Erledigung kreativer Aufgaben behindern

Eignet sich PERT für mich und mein Team?

Wenn Sie für Ihr Projekt viele Mitarbeiter und jede Menge Aufgaben einplanen müssen, ist ein PERT-Netzerkdiagramm eine praktische Vorlage, die Ihren Kollegen ein robustes Hilfsmittel für das Projektmanagement an die Hand gibt und als Grundlage für weitere Schritte dienen kann. Sollten Sie es aber mit einem nicht allzu komplizierten Projekt zu tun haben, könnten Sie damit nur unnötig Verwirrung stiften und wertvolle Zeit für das Scoping verschwenden, was aufgrund des fehlenden Detailreichtums des Projekts gar nicht notwendig gewesen wäre.

Welche Alternativen zu PERT gibt es?

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Team einige der PERT-Aspekte gut nutzen könnte, ohne das Verfahren auf das gesamte Projekt anzuwenden, sehen Sie sich nach Tools um, die auf den gleichen Prinzipien basieren, die aber weniger Verwaltungsaufwand bedeuten. Dropbox bietet unter anderem Tools für das Aufgabenmanagement an, mit deren Hilfe Sie genau wissen, woran Ihr Team gerade arbeitet. Mithilfe praktischer App-Integrationen wie Xero, Monday oder Trello können Sie Finanzen und Teamaufgaben bequem verwalten und Probleme ganz einfach direkt von Dropbox aus lösen.

Manchmal stellen Projektmanager fest, dass ihr Team keine komplexe Planungstechnik braucht – sondern einfach einen klar definierten Arbeitsprozess und die passenden Tools, um diesen auch umsetzen zu können.