BioscienceLA сделает все возможное и невозможное, когда сосредоточится на выполнении миссии

Задача: обеспечить безопасный обмен файлами и их хранение

Компания BioscienceLA, основанная в 2018 году, считается катализатором инноваций в области медико-биологических наук и здравоохранения в большом Лос-Анджелес. Цель организации — находить новые возможности для финансирования, развития инфраструктуры и трудоустройства, а также для распространения информации и повышения осведомленности. Благодаря этой независимой некоммерческой организация в Лос-Анджелесе появилась экосистема для тесного сотрудничества, охватывающая все аспекты кластера медико-биологических наук в Южной Калифорнии. BioscienceLA используют DocSend для безопасного предоставления доступа к секретным финансовым документам членам совета директоров, рассылки информации участникам программы, а также заключения соглашений с партнерскими организациями.

Дэвид Дж. Уилан, генеральный директор BioscienceLA, рассказал, что до перехода на DocSend рассылка конфиденциальной информации совету директоров осуществлялась в виде вложений к электронным письмам. «Нам нужен был более безопасный способ обмена конфиденциальной финансовой и стратегической информацией. Вложения терялись или их было трудно открыть на мобильном телефоне, поэтому нам нужен был более удобный способ», — рассказывает Дэйв.

Решение: более безопасный способ для хранения посланий для совета директоров и предоставления доступа

Дэйв выбрал безопасную платформу обмена документами DocSend, чтобы отправлять сообщения совету директоров организации, а также принимать участников для новой программы стажировок.

Когда Дэйв только вступил на должность генерального директора BioscienceLA, он решил, что рабочая группа должна иметь возможность эффективно сотрудничать в удаленном режиме. Будучи давним пользователей Dropbox, Дэйв знал, что это правильное решение, поскольку оно обеспечивает синхронизацию и хранение файлов в облаке. Дэйв и его организация полагаются на Dropbox в том, что касается безопасного хранения всех внутренних файлов — будь то план программы, финансирования или внутренние заметки. Это позволяет сотрудникам BioscienceLA сосредоточиться на своей миссии. «Мы можем с легкостью получить доступ к документам для планирования, созданным в Dropbox, откуда угодно». Мы открываем новый филиал в Калвер-Сити, поэтому нам важно иметь безопасный доступ к файлам даже в пути».

Целью Дэйва было обеспечить защиту конфиденциальной информации при предоставлении к ней внешнего доступа. В частности он хотел защитить конфиденциальные файлы, предназначаемые для совета директоров некоммерческой организации. «Я отправляю презентации и финансовые документы участникам совета директоров до и после заседаний. Мне хотелось добавить дополнительный уровень защиты, чтобы эти материалы гарантированно не попали в чужие руки», — рассказывает Дэйв.

Другие решения для совместного использования не исключают доступ со стороны третьих лиц, но благодаря DocSend Дэйв может защитить конфиденциальные документы паролем и попросить получателей ввести адрес электронной почты для доступа к презентациям, PDF-файлам или документам Excel или Word.

Беспроблемное внесение изменений в документы

Раньше Дэйв отправлял повестки заседаний участникам правления в виде вложений электронной почты. «Отправлять подобные материалы в виде вложений было неудобно, потому что иногда нужно было внести изменения, и я не хотел, чтобы обновленные версии терялись», — продолжает Дэйв. Чтобы упростить рассылку сообщений для совета директоров, Дэйв обратился к DocSend, так как это решение позволяет с легкостью вносить изменения в документы, не внося изменений в отправленную ссылку. «Это гораздо более уважительный способ взаимодействия: мы можем внести любые изменения или обновления с помощью DocSend за кадром, не уведомляя каждый раз получателей», —объясняет Дэйв.

Регистрация участников программы с помощью виртуальных комнат данных

В рамках своей миссии по развитию потенциала и темпов инноваций в области биологических наук BioscienceLA предлагает программу стажировок BioFutures. Цель программы — помочь студентам из недостаточно представленных слоев общества получить субсидируемые стажировки в медико-биологических организациях Большого Лос-Анджелеса.

Как только компания соглашается принять стажера, компаниям-участникам отправляется ссылка на уникальное рабочее пространство в DocSend, где хранятся материалы программы и договоры об участии. Для стажеров также создается отдельное пространство с индивидуальной документацией для участия в программе. Портал содержит полную информацию о программе стажировки, включая рабочее расписание и обязанности. Это позволяет исключить потерю материалов и персонализировать взаимодействие с партнерскими организациями и стажерами. Благодаря DocSend BioScienceLA удалось обеспечить упорядоченное проведение программ для партнерских организаций и стажеров.

Заключение партнерских соглашений с помощью электронной подписи DocSend

Для заверения соглашения партнеры, участвующие в программе стажировок BioscienceLA, могут использовать электронную подпись DocSend. Аналогичным образом стажеры, зачисленные по программе, подписывают соглашения в DocSend. Студенты и партнеры могут в любое время просмотреть ознакомительные документы, в которых перечислены обязанности обеих сторон, а также заверить свои соглашения с помощью электронной подписи DocSend. Чтобы сэкономить время, Дэйв перетаскивает настраиваемые поля для подписи соглашений прямо в DocSend.