Устранение бункеров внутри организации

Что такое бункер?

По мере развития бизнеса неизменно возникают организационные бункеры. Если бы все шло по плану, то каждый участник вашей рабочей группы был бы в курсе всего, что касается важных проектов. В идеальных условиях между отделами никогда бы не было задержек в коммуникации. Но даже самые передовые и новаторские компании не застрахованы от возникновения бункеров. Впрочем, это не означает, что их нельзя искоренить или предотвратить.

Организационные бункеры являются проблемой как для крупного, так и для малого бизнеса. Но что такое бункер? Бункер — это система, разъединяющая сотрудников разных типов, обычно в зависимости от отдела, в котором они работают. Это приводит к появлению барьеров, препятствующих командной работе и коммуникации, а также снижает результативность и затрудняет обмен информацией.

Стоит отметить, что «отделения» не равнозначны «командам». Нет никаких проблем в организации, имеющей ряд специализированных небольших команд. На самом деле, специализированные команды — это отличный способ повысить концентрацию внимания и ответственность в вашей компании. С другой стороны, организационная разобщенность влияет на то, как работают команды, и не в особенно положительном смысле. 

Когда говорят, что команды «работают в бункерах», это означает, что они оторваны от организации в целом. В результате возникают трудности, недопонимание и масса проблем.

Что плохого в работе в бункерах?

Работа в бункерах может сильно влиять на ваш бизнес. Они вызывают внутреннюю борьбу за сферы влияния и недоверие внутри компании. Это приводит как к неэффективности, так и к увольнениям в отделах. На практике рабочие группы перестают общаться, прекращается обратная связь, а недопонимание срывает проекты. Вскоре ваша организационная структура начинает разрушать инновации, и небольшие трещины в фундаменте с какого-то момента все больше кажутся непреодолимыми.

Данные являются ключом к максимальному повышению качества обслуживания клиентов, а менталитет информационного бункера также может нанести серьезный ущерб удовлетворенности клиентов. Если обмен информацией в рабочих группах не поддерживается как стандарт, они могут оказаться не в состоянии эффективно использовать эти данные. В результате устранение бункеров может сыграть решающую роль в конечном успехе — или провале — вашей компании.

Как устранить организационные бункеры

Как только вы выявили организационные бункеры в вашей компании, настало время действовать. Внедрение долгосрочных масштабируемых решений на максимально ранней стадии не позволит превратить вашу организацию в косную среду изолированных, раздробленных бункеров. Так как же это сделать? Вот наша тактика устранения бункеров в вашей организации:

Делитесь информацией о происходящем в рамках компании

Во многих случаях организационные бункеры начинают формироваться, когда сотрудники укрепляют лояльность не к компании, а к своей команде или руководителю. Чтобы этого не происходило, вы должны помочь рабочим группам понять, каков их вклад в общую картину и как именно они и их работа способствуют достижению общей цели. Это позволит рабочим группам вашего отдела осознать, что все они движутся в одном направлении, а не находятся в замкнутых бункерах, защищающих свои интересы.

Прозрачность и коммуникация являются ключевыми средствами формирования командного духа, поскольку они порождают чувство общей ответственности в рамках всей организации. Как только ваши команды по продажам поймут, что происходит в отделе маркетинга, они гораздо реже будут утаивать ресурсы и информацию. Убедитесь, что вы сообщаете о миссии компании с помощью различных каналов коммуникации, чтобы она всегда была приоритетом для ваших сотрудников.

Решайте проблему организационных бункеров сверху вниз

Если посмотреть на первопричину возникновения бункеров, то это почти всегда результат действий руководства. Если ваша управленческая команда не сосредоточена на общих целях компании, маловероятно, что вы сможете эффективно справляться с информационными бункерами. Но как только руководители поверят в общую картину развития компании и поставят во главу угла концепцию сплоченной деятельности и межфункциональной командной работы, ваши рабочие группы последуют их примеру.

Что вы можете сделать, чтобы способствовать созданию единой команды руководителей? Как лидер, вы должны создать среду, в которой допускаются и поощряются дискуссии. Дайте каждому возможность поделиться своими взглядами, убедившись, что вся управленческая команда чувствует, что их мнение было услышано и учтено. Но как только вы приняли решение, руководителям необходимо начать совместную работу для достижения общей цели вашей организации.

Организуйте сотрудничество между отделами

Важно, чтобы участники рабочей группы чувствовали принадлежность не только к своей рабочей группе, но и к организации в целом. Поощряя взаимодействие между отделами, вы сможете убедиться, что участники рабочей группы формируют отношения вне своих отделов, что улучшает слаженность действий и сотрудничество во всей организации. Кроме того, это отличный способ противостоять некоторым проявлениям операционной неэффективности, возникающей из-за организационных бункеров, например повторной работе или более продолжительным циклам.

Отличным решением могут стать межфункциональные рабочие группы, состоящие из специалистов разных функциональных областей. Например, в межфункциональную рабочую группу может входить один человек из отдела финансов, один дизайнер, один инженер, один маркетолог и так далее. Такая организационная структура не только способствует конструктивному разрешению противоречий и командному сотрудничеству, но и помогает сократить соперничество и разлады в работе. Благодаря этому одна команда может управлять жизненным циклом клиента настолько, насколько это возможно.

Проводите межфункциональное обучение

Несмотря на всю важность специализации, полезно также обмениваться информацией и опытом посредством межфункционального обучения. Планирование регулярных обучающих занятий между отделами поможет вашим сотрудникам получить знания и ресурсы, которые могут быть полезны для других отделов. Это также способ поощрения профессионального развития, поскольку рабочие группы лучше понимают, какие направления деятельности компании лучше всего соответствуют их интересам и навыкам.

Есть много других способов, с помощью которых вы можете разрушить границы между отделами. Посмотрите на корпоративные хакатоны, ставшие популярными благодаря корифеям Кремниевой долины. Участников приглашают формировать группы из сотрудников разных отделов, что помогает стирать границы между отделами и выходить за рамки привычного мышления, которое не лучшим образом влияет на многие крупные технические стартапы.

Работайте эффективнее с Dropbox

Наконец, существует широкий спектр инструментов для совместной работы, которые вы можете использовать, чтобы побудить свои команды отказаться от разрозненной работы и работать эффективнее.

Dropbox предоставляет общее пространство для хранения файлов, обмена мнениями и объединения усилий. Это место, где можно собрать все материалы вашей рабочей группы и предоставить всем удобный доступ к инструментам.

Устранение разрозненности внутри организации никогда не было легкой задачей, но и избегать ее тоже не стоит. Поощряя рабочие группы стремиться к общей цели и гибкому сотрудничеству, вы можете работать над устранением организационных бункеров на своем рабочем месте, тем самым заряжая свою компанию для дальнейшего успеха.

Пришло время распрощаться с разрозненными каналами коммуникации и воспользоваться подходящим тарифным планом Dropbox.