Автоматизация документооборота направлена на оптимизацию повторяющихся, трудоемких задач, таких как создание, редактирование, утверждение, распространение или хранение документов. Автоматизируйте эти задачи, и вы сможете работать намного быстрее и эффективнее.
Автоматизация документооборота позволяет повысить производительность, уменьшить количество ошибок и улучшить взаимодействие между участниками процесса. Это позволяет вам сосредоточиться на самом важном — содержании документов. Заинтересованы? Узнайте, как Dropbox может помочь автоматизировать ваш документооборот.
Зачем автоматизировать документооборот?
Вне зависимости от отрасли, автоматизация может сэкономить время и избавить от проблем на таких важных этапах, как управление контрактами, обработка документов или создание контента.
Вот несколько примеров документооборота и того, как автоматизация может принести им пользу:
- Управление контрактами— быстрее обрабатывайте юридические документы, согласования и подписывайте их.
- Ведение документации— управляйте конфиденциальной информацией и обеспечивайте соответствие требованиям, не беспокоясь о возможных ошибках.
- Создание контента— организация черновиков, внесение правок и управление публикацией быстрее и точнее.
Автоматизация документооборота может принести пользу юридическим фирмам, отделам кадров или маркетинговым и рекламным компаниям, но она применима в любой сфере.
Это не волшебная палочка, которая сделает вашу работу за вас, но автоматизация даже небольших частей рабочего процесса экономит время и силы.
Как автоматизировать документооборот
Вот основные шаги по настройке автоматизированного документооборота.
- Определите потребности рабочего процесса: начните с анализа задач, связанных с документами. Обратите внимание на повторяющиеся действия и узкие места на этапах создания, проверки, утверждения документов и других этапах рабочего процесса. Например, когда несколько человек должны подписать один и тот же договор.
- Составьте схему рабочего процесса: опишите весь процесс, включая участников на каждом этапе, необходимые действия, зависимости и критически важные шаги. Например, рабочий процесс может предусматривать перемещение данных о сотрудниках из процесса приема на работу в процесс расчета заработной платы.
- Оцените и выберите инструменты: это зависит от ваших потребностей, но выбирайте инструмент, который соответствует целям рабочего процесса. Если вам нужны электронные подписи или платформа, способная обрабатывать множество типов файлов, Dropbox — хороший вариант, который также может обеспечить безопасность конфиденциальных файлов.
- Настройка автоматизации: В выбранном вами инструменте настройте автоматизацию. Это может включать в себя шаблоны (идеально подходящие для форм или счетов-фактур) или уведомления об обновлении файла. Вы также можете создать напоминания о согласовании документов, чтобы они отправлялись автоматически.
- Обучение команд: автоматизация работает только тогда, когда все умеют пользоваться инструментами. Обучите свою команду новому рабочему процессу, убедившись, что они понимают свои роли. Это обеспечивает плавный переход, уверенность в инструменте и повышение эффективности.
Теперь, когда мы рассмотрели основы, давайте изучим некоторые способы, с помощью которых Dropbox может автоматизировать документооборот для вашей команды.
Практические способы использования автоматизации документооборота
Юридические документы
Для юридических фирм автоматизация документооборота означает значительную экономию времени. В данном случаеэлектронные подписи в Dropbox представляют собой фантастическое преимущество для большей автоматизации рабочих процессов. Это полезно для быстрого обеспечения соблюдения правовых норм и ускорения процесса утверждения.
Функции безопасного обмена файлами в Dropbox также гарантируют конфиденциальность и целостность ваших юридических документов, поэтому вам больше не нужно беспокоиться о несанкционированном доступе.
производство контента
Для маркетинговых и рекламных компаний автоматизация может значительно упростить создание контента в больших масштабах, а также отлично подходит для работы в условиях жестких редакционных сроков.
Функции искусственного интеллекта в таких инструментах, как Dash, позволяют быстро и точно создавать сводки контента. Это может ускорить процессы редактирования в вашем рабочем процессе. Например, редакторы могли бы просмотреть краткое содержание 10 статей, чтобы определить, соответствуют ли они в целом поставленной задаче, или даже использовать его для выявления разделов в отдельных статьях, которые нуждаются в доработке.
Dropbox также предлагает функции для совместной работы с контентом, такие как редактирование в реальном времени и удобное управление версиями. Это упрощает управление правками и гарантирует, что большие команды будут работать в соответствии с планом.
Если вы хотите автоматизировать рабочий процесс с документами и сэкономить время, Dropbox — отличный вариант. Этот ценный инструмент обладает множеством других мощных функций, которые помогут вам работать эффективнее.
Используйте Dropbox для автоматизации работы с документами.
Даже незначительная автоматизация документооборота позволяет значительно сэкономить время. Это снижает количество человеческих ошибок, оптимизирует задачи и улучшает взаимодействие. Идеально подходит для заполнения форм или контрактов, хранения конфиденциальной информации или масштабного производства контента.
Изучите Dropbox, чтобы применить на практике методы автоматизации, о которых мы говорили. Вы можете создавать более эффективные рабочие процессы, которые продуктивно работают в фоновом режиме, — и все это с помощью одного инструмента, обладающего целым рядом других преимуществ для повышения производительности.
Часто задаваемые вопросы
Автоматизацию документооборота можно применить практически к любому файлу. Договоры, счета-фактуры, медицинские карты пациентов, маркетинговые материалы, кадровые документы и многое другое. Dropbox, включая функцию электронной подписи, совместим со многими типами файлов, в том числе с наиболее популярными форматами документов. А если вы хотите использовать файл неподдерживаемого нами типа, вы можете просто преобразовать его в PDF с помощью нашего бесплатного инструмента.
К функциям Dropbox, которые могут помочь в автоматизации документооборота, относятся электронные подписи, контроль версий файлов, редактирование в реальном времени, безопасный обмен файлами и автоматические уведомления/напоминания. Dropbox также является масштабируемым решением, поэтому это инструмент автоматизации документов, который может расти вместе с вашими потребностями.
Время, необходимое для внедрения автоматизации документооборота, зависит от существующих процессов обработки документов и сложности внедряемой автоматизации. На настройку базовых рабочих процессов и обучение всех сотрудников может потребоваться несколько дней. Интеграция более сложных систем, включающих несколько этапов, типов документов или пользователей, может занять недели. Помните, что затраченное на начальном этапе время сэкономит вам время в будущем.
Начните с предоставления обучения и четкой документации по использованию инструмента. С помощью таких инструментов, как Dropbox, вы получаете интуитивно понятный пользовательский интерфейс, который значительно упрощает процесс обучения. Это также может помочь мотивировать команды, объяснив, как автоматизация упростит их работу. Наличие лидера или внутреннего наставника, который будет направлять других и помогать в решении проблем, также будет полезным. Постоянная поддержка также имеет ключевое значение для обеспечения стабильного уровня внедрения продукта пользователями.
