Что такое матрица Эйзенхауэра?

Улучшите свои навыки планирования задач и управления рабочей нагрузкой с помощью матрицы Эйзенхауэра — инструмента для управления временем, основанного на методах, используемых Дуайтом Д. Эйзенхауэром.

Никто не планирует быть непродуктивным, особенно на работе. Но с течением дня и поступлением срочных запросов ваш список дел растет. Это затрудняет сохранение концентрации и продуктивности.

Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры.  И здесь ваш незаменимый помощник — матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная как «ящик Эйзенхауэра» или «матрица срочного/важного», представляет собой простую структуру для расстановки приоритетов в задачах и управления рабочей нагрузкой. 

Он назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездного генерала и 34-го президента Соединенных Штатов. Эйзенхауэр славился тем, что успевал многое сделать. Его методы постановки целей и управления временем изучались многими людьми, включая Стивена Кови. В своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови превратил идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для принятия решения о том, какие задачи следует выполнить в первую очередь: матрицу Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет воплотить в жизнь следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные». Срочные дела не важны, а важные дела никогда не бывают срочными». 

Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. 

Поместив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете увидеть, насколько они срочные, и понять, как с ними справиться.

Первый квадрант

Срочные и важные (задачи, требующие немедленного выполнения) — это задачи «первостепенной важности», которые необходимо выполнить как можно скорее. Обычно это запросы, поступающие в последнюю минуту из-за непредвиденных обстоятельств. Как правило, такие задачи следует выполнять немедленно или в тот же день. В качестве примеров можно привести выполнение проекта вместо заболевшего коллеги или устранение непредвиденной чрезвычайной ситуации, например, сбоя в цепочке поставок.

Второй квадрант

Важные, но не срочные (задачи, которые нужно запланировать на потом) — это долгосрочные цели/задачи, которые важны, но не имеют четко определенного крайнего срока, поэтому вы можете запланировать их выполнение на потом. Примерами служат получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, таких как сокращение бюджета.

Третий квадрант

Срочные, но не важные (задачи, которые можно делегировать кому-то другому) — эти задачи необходимо выполнить немедленно, но они могут быть недостаточно важными, чтобы требовать вашего внимания, а это значит, что их можно делегировать другим членам вашей команды. Примерами могут служить рутинная работа или длительные встречи/телефонные звонки без четкой цели.

Четвертый квадрант

Не срочные и не важные (задачи, которые следует исключить) — эти задачи отвлекают и их следует по возможности избегать. Во многих случаях вы можете просто игнорировать или отменить такие типы задач. Примерами могут служить общественная деятельность или неоправданно длительные перерывы в работе.

Ящик Эйзенхауэра поможет вам визуализировать ваши задачи в зависимости от того, насколько они важны и срочны. Когда вы думаете о своей работе таким образом, вам легче сначала сделать самые важные дела и закончить их как можно быстрее.

Как различить срочность и важность?

Не существует единого способа отличить срочные задачи от важных при составлении матрицы приоритетов. Но об этом важно подумать. В реальной жизни обычно сложнее решить, к какой категории относится задача, по сравнению с тем, когда вы просто планируете с помощью «ящика Эйзенхауэра».

Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из ключевых преимуществ матрицы «Срочно/Важно» Эйзенхауэра является простота ее внедрения. Нет необходимости приобретать дорогостоящий программный пакет и тратить значительное количество времени на создание матрицы. 

Матрица приоритетов поможет вам лучше управлять своим временем, расставив четкие приоритеты. Это очень полезно для менеджеров, владельцев бизнеса и фрилансеров, которые одновременно выполняют задачи по многим проектам или клиентам.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

У матрицы приоритетов есть некоторые недостатки. Иногда бывает трудно оценить, насколько важна задача. Это может привести к поручению задания не тому человеку, что может снизить качество работы.

Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица «Срочно/Важно» может стать отличной отправной точкой для управления работой и проектами. После этого вы сможете использовать его, чтобы найти возможности для внесения следующих улучшений в свою повседневную работу:

1. Управлять процессами стало проще

После того как вы разместите задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам в нужный момент реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления списком заданий, создав шаблон графика работы. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам команды, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

2. Настройте автоматизацию для основных задач

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом управления задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их реализации. С помощью средств автоматизации или интеграции в офисном приложении Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно для бизнеса с точки зрения времени. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков их выполнения или переносить их непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут привести к падению результативности. Таким образом будет обеспечена более продуктивная работа вашей команды в будущем.

3. Оптимизируйте управление временем

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Объедините Матрицу Эйзенхауэра и Dropbox, чтобы повысить свою эффективность

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами, как и набор функций Dropbox. Это два дополняющих друг друга инструмента! Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.